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随着组织继续使用视频会议平台进行会议和培训，视频记录的数量越来越多。组织必须知道如何安全地存储这些记录。

SparkleComm视频会议已成为大多数组织的常态。此外，远程工作正在改变人们处理内容的方式——特别是视频会议记录。为了保证视频内容的安全，组织必须对员工进行相关流程和合规性法规的教育。

如何管理视频记录

组织必须知道谁可以访问、查看和共享视频记录。 组织应确保如果用户共享录音，接收者是其他已批准的用户。 在组织计划保护视频会议记录之前，它必须制定管理视频记录的策略。一些重要的考虑因素包括：

• 决定组织是否将启用视频录制。视频会议录制需要 IT 配置。此外，组织必须咨询有关录音的州法律。
• 定义记录策略。组织必须围绕记录制定标准操作程序。如果员工参加其他人记录的会议，相关方必须同意不与组织或与会者列表之外的任何人共享该信息或记录。有了具体的政策，组织就可以执行这些规定。
• 确定管理录音的方式和地点。组织必须决定是否将内容上传到协作平台。
• 教育用户如何管理录音。组织必须告知员工视频录制带来的风险。员工应了解如何以符合合规性的方式管理、分发和共享内容

组织可以遵循以下六项建议来确保视频会议记录的安全。

监控用户访问

Gartner 副总裁兼分析师 Adam Preset 表示：“你必须非常谨慎的是，在对某人的角色没有必要的情况下开放对会议录音的访问。” 视频会议结束后，只有会议参与者或负责合规和质量保证的人员才能访问录制文件。

组织应确保如果用户共享录音，接收者是其他已批准的用户。

设置限制和访问控制

法律和合规官员负责制定保护组织的政策。然后，该组织培训员工如何处理录音以及谁负责录制会议。

通常，管理录制开始和停止的会议主持人或会议组织者还具有对录制的编辑能力。

会议主持人还可以决定是否剪掉录音的某些部分。例如，假设虚拟会议提前结束，并且参与者在会议仍在录制时继续交谈。在这种情况下，会议主持人负责从录音中删除不必要的信息。但是，此决定取决于组织和现行政策。

限制文件共享

许多处理录像的企业视频内容平台都有访问控制，以确保只有目标观众才能访问录像。为确保用户仅与其他授权个人共享文件，组织应实施多因素身份验证，以便只有内容的目标受众才能访问。

但是，组织可能难以阻止人们在个人设备上录制视频并将这些录音分享到其他地方。

有一些企业视频平台会对视频录像加水印，因此很明显，某个人正在查看录像，然后使用他们的智能手机或屏幕捕捉工具不当录制。

如果组织正确且安全地配置环境，这应该不是问题。

安全转录 如果用户可以访问视频记录，他们可以下载会议记录以供离线使用。

你应该避免做的是从存储它的系统中复制副本并将其保存 或发送到其他地方。如果有人下载了会议记录，该人可以在记录文档中写下与视频中所说的内容不同的内容。如果转录本的信息与录音不同，这可能会导致问题。组织应确保员工将所有资产——包括转录和录音——保存在一个地方，以确保安全。

不要在所有通话中都使用视频

员工不需要录制每个视频会议，也不是所有通话都需要视频。例如，如果有人签到或跟进客户，则员工不一定需要记录电话。

一般来说，通话需要录音是没有必要的。或者 HR 需要记录一些有关问题，他们需要记录个人电话以供将来参考。

某些工作角色，例如呼叫中心的工作角色，需要记录所有呼叫。组织应制定书面政策，解释何时要求员工记录会议。通常，部门负责人对是否记录有最终决定权。

选择企业而不是消费级选项

组织必须选择适合企业的软件来保证内容的安全。组织可以完全控制企业级选项，并可以鼓励员工使用这些安全平台。

当你拥有这些类型的企业解决方案时，它们通常会有保留政策。这些服务]只有在业务需要的情况下才能保留视频记录，而消费者账户则没有这些政策和限制。

一些用户还更喜欢第三方产品来简化流程——例如，视频转录——但这些产品也可能使重要信息面临风险。第三方工具可能没有与组织相同的政策和限制，因此用户必须谨慎。想要在日常流程中加入第三方工具的人应该咨询他们的安全官或部门负责人，看看组织是否已经有了他们可以使用的安全工具。

对于远程工作人员来说，视频端点安全是企业 IT 人员的一个重要考虑因素。但危险可能没有人们担心的那么大。

远程工作将继续存在。虽然我们希望在安全的情况下重新进入办公室，但这不会是完全的回归。远程工作人员已经证明，他们可以通过视频与团队保持联系来保持生产力。虽然有些人肯定会回到办公室，朝九晚五地工作，但在新常态下，许多人仍将每周至少有几天在家工作。

因此，许多员工在家中设置了一个专门的视频会议区域，视频端点硬件行业正在引起注意。大部分供应商都在大力推销带有“家庭工作者”品牌的产品或捆绑产品。

其中一些产品是一体式设备，显示器配备内置网络摄像头、麦克风、扬声器，甚至是运行您选择的视频软件的小型计算机。基本上，您可以将它们视为您办公桌上的SparkleComm会议站。

不管具体的产品细节如何，都是为了提升居家工作者的视频通话体验。它们都提供高质量的音频和视频，并且通常具有提高生产力的元素，例如消除噪音以消除干扰。它们还专为DIY 设置和配置而设计，因为公司不会将 IT 团队派往其组织中的每个家庭办公室。

评估家庭视频会议的安全风险

然而，将设置和配置留给员工可能会导致安全问题，特别是因为他们正在使用这些设备连接到工作会议。IT 部门管理工作场所的视频系统，以确保他们始终拥有最新的软件和安全更新，并以安全的方式进行配置。如果 IT 部门不亲自上门管理员工的视频设备，是否会使整个公司网络面临风险？

幸运的是，风险并不像看起来那么严重。请记住，企业视频会议系统通常直接连接到内部网络，这就是它受到如此严密监控的原因。位于家庭办公室的一体化视频终端不一定连接到办公室网络。它所能做的就是调用会议提供商的云。与任何其他视频呼叫者相比，它不会给网络带来更多风险。即使该设备以某种方式被黑客入侵，它的漏洞也只会扩展到视频通话。它没有其他访问您公司网络的权限。

同样，家庭办公外围设备的安全风险也很低。如果 IT 团队已在公司网络和家用 PC 之间配置了连接，则该连接在 Windows 或 Mac 级别上是安全的。安全性不仅限于一小部分外围设备；它可以保护公司网络免受连接到家用 PC 的任何东西的影响。想一想：如果将坏的 USB 耳机插入家用 PC 会给公司网络带来风险，那么 IT 团队根本不会让任何人连接任何东西。

新一代监控服务可以提供帮助

即使这种新型家庭办公室视频设备不一定是公司网络的重大安全问题，但最佳实践仍然是确保它们得到正确配置并始终运行最新软件。毕竟，家庭工作者的设置应该尽可能安全。幸运的是，SparkleComm供应商正在销售旨在确保这些视频端点设备安全的软件和服务。

不要让安全问题阻止您支持远程工作。这些设备本身在构建时就考虑到了安全性，IT 团队已经知道如何使家庭计算机安全地连接到工作场所，并且视频行业正在迅速提供工具，使 IT 能够轻松地远程管理家庭办公工具。一切都已准备就绪，SparkleComm视频会议适合您在家工作的未来。

组织需要灵活地在混合工作中取得成功。三个企业连接视频会议趋势将塑造企业视频战略如何驾驭未来的工作。

在家办公已经成为常态。对于如此大型的贸易展来说，在如此短的时间内取消现场活动是非常不幸的，但却是企业通信领域压倒一切趋势的令人难以置信的象征。这种趋势是不确定的。

我们只是不知道什么时候，如果有的话，事情会恢复正常。让事情变得更加不确定的是，我们并不完全知道新常态会是什么。它将涉及混合劳动力，但目前尚不清楚混合模式将如何摆脱。企业必须考虑哪些员工将返回办公室，哪些员工将继续在家工作，员工将在哪天来办公室，以及办公室布局是否保持不变或进行改造以提供更多共享空间。

在SparkleComm视频会议上经常讨论的趋势也就不足为奇了。如果未来不确定，我们需要灵活。将SparkleComm视频会议放在任何地方可以让我们灵活地开会和工作。当我们不知道某一天谁将在办公室或物理会议空间时，我们需要尽可能多的灵活性。会议上的三个视频趋势强调了如何在大流行后的工作场所实施企业视频战略。

创造公平的视频体验

视频会议的一个热门话题是如何平衡每个参加视频会议的人的体验。大流行前，常见的动态是会议在实体会议室举行，远程与会者通过视频或音频呼叫。我们对室内和远程与会者在会议中的出现方式以及他们的贡献有不同的期望。基本的想法是，如果你真的想参加会议，你应该亲自出席。视频比电话好得多，但视频与会者仍然被认为是二流的。

在新常态下，最重要的会议与会者并不总是会议室里的人。项目负责人都可以在任何一天远程工作，他们不能成为二等会议参与者。

为家庭办公室配备视频设备

均衡会议体验的一个主要组成部分是在相机上看起来和听起来都很棒，这推动了家庭办公室音频和视频设备的新类别。这些产品比消费设备质量更高，但比企业设备便宜。

随着我们提高摄像头、麦克风、照明和背景的质量，我们中的许多人都发现自己正在慢慢将家庭办公室升级为家庭工作室。您几乎可以将自己展示为电视新闻播音员，具有适当的取景、良好的照明和与相机的眼神交流。与我们在沙发上使用手机进行连接相比，改进的相机外观可以让我们在会议中更有效率。每个人似乎都在考虑他们的家庭视频设置，它应该包含在企业视频策略中。

处理会议室视频

平衡体验的另一面是解决如何捕捉会议室里的人。具有讽刺意味的是，实体会议室的与会者现在已成为二等会议参与者。远程呼叫者现在都在正确地填充他们的框架，而会议室与会者都是小脑袋，在会议的画廊视图中共享一个框架。

好消息是，行业中的每个硬件和软件供应商似乎都在加班加点地开发新功能，以使远程和室内与会者在视频会议中看起来平等，包括以下内容：

放大房间中的活跃扬声器； 在画廊视图中增加会议室的大小；和 将房间中每个人的视频隔离到单独的帧中。 不管采取什么方法，结果应该是会议中的每个人在外表和经验上都感到平等。

面对面的视频会议取消使我们意识到我们仍然生活在一个充满不确定性的世界中。但是，我们仍然可以灵活地为几个可能的未来做好准备，从而为新常态准备我们的企业视频战略。如果我们设计视频部署，以便团队中的任何人都可以在家中或办公室进行连接，而不会降低会议体验，那么我们将为未来做好准备。

“你的办公室一团糟；你还没化妆；你迟到了；你真的不想脱掉那件舒适的运动衫。”我们都可以想出一千个在虚拟会议期间关闭视频的理由。

有时这正是正确的选择。然而，只要有可能，你就应该打开你的相机。

在团队协作方面，研究数据表明，当您远程工作或与混合团队合作时，视频是成功的重要因素。持续使用视频的人发现协作更容易的可能性高出 2倍以上，认为与同事联系更容易的可能性高出近 1.5 倍。

我们可以深入了解下团队协作，以及为什么视频对于有效的虚拟团队合作如此重要。

• 什么是团队协作？

团队协作是与其他人一起工作以实现共同目标并完成比你一个人所能完成的更多的行为。在业务环境中，这包括团队内部协作（例如，工程部门内的人员协作）和团队间协作（例如，工程和营销部门协作）。此外，它还可能包括与公司外部合作伙伴的协作。这种团队合作可以亲自进行，也可以通过团队协作技术（电子邮件、团队消息传递、视频会议等）以虚拟方式进行。

“协作是一个比沟通或简单的团队合作更丰富的过程。它涉及创造超出传统沟通或团队合作所能创造的价值（Schrage，1990）。只有当团队成员意识到他们无法独自完成所有工作并开始接受和尊重他人的见解、问题和想法时，协作才开始发生。根据 Schrage (1990)，协作努力的成功可以通过其结果来衡量。换句话说，人们普遍认为，有效协作的团队比不协作的团队更具创新性、生产力和满意度。”

这个定义提供了一个鼓舞人心的提醒，即正确完成协作的力量——创造比你自己更伟大的东西的能力。然而，它也标志着协作的挑战以及做好协作的难度。

• 为什么视频会议对于有效的团队协作很重要？

即使相隔数千里，SparkleComm视频会议也能让您“面对面”地看到您的同事。当您打开视频时，您可以确保不会错过任何重要的非语言提示，并有望与人们建立更深入的联系。

通过给自己最好的机会去理解和被他人理解，你可以让自己在有效协作所需的各种技能方面表现出色，包括谈判、达成共识、提供建设性反馈和倾听以寻求理解。

这一切听起来都不错，但数据说明了什么？虚拟面对面交流真的有助于促进有效协作吗？最近研究的数据表明确实如此。

经常使用视频的人是：

说协作更容易的可能性高出 2.4 倍；
2.6 倍的可能性表示他们从同事那里获得了更多的同理心；
与任何地点的同事联系更容易的可能性增加 1.5 倍。

相比之下，很少使用视频的有：

• 与公司战略相关的可能性降低 2.7 倍； 3.2 倍的可能性表示他们对目前的公司不满意。

除了让您获得有价值的非语言提示以实现最佳理解之外，虚拟面对面交流还提供其他好处，有助于创建理想的协作环境。

虽然每个组织的视频会议需求会有所不同，但有几个因素都必须考虑。这里有一些例子。

最终用户的地理位置

一些视频会议工具对它们支持的地区或国家有限制。在将统一通讯（UC）视为服务时尤其如此。新冠肺炎大流行确实使许多服务提供商能够进一步扩大其全球影响力，这可能在未来不再成为问题。

从传统视频会议平台迁移路径

一个组织可能已经拥有一个传统的视频会议平台。因此，尽可能重复使用昂贵的基于房间的视频会议硬件通常是明智的。该组织应验证新的视频会议平台支持哪些设备，因为它最终可能会节省资金。

截至 2021 年，技术的进步和高清视频会议硬件的显着下降让许多组织完全放弃了现有的视频会议系统，转而以合理的成本迁移到全新的硬件和云或虚拟化平台。

与同一供应商和第三方服务的集成

许多视频会议平台可以与SparkleComm统一通信UC 和协作工具完全集成。当所有协作工具都来自同一供应商时，这种集成通常是最简单的。

此外，企业开始寻求使用 API 与流行的第三方应用程序集成。这包括与电子邮件、日历和 CRM 的集成，以及与第三方视频会议软件、硬件和平台的兼容性。由于新冠肺炎的影响，视频会议提供商一直在努力提高他们与流行的商业工具和服务集成的能力，以吸引新客户。

定价和许可模式

SparkleComm视频会议平台提供广泛的定价和许可模式。在比较内部部署和 SaaS 架构部署时尤其如此。这就是为什么了解最终用户的需求以及每种视频会议技术可以提供哪些特性和功能至关重要的原因。

当企业在新冠肺炎大流行期间首次完全远程迁移时，大多数组织按月购买和维护基于 SaaS 的视频会议服务。但是，既然在家工作和混合劳动力很可能会留在这里，IT 部门应该重新考虑他们的长期许可和支付策略。

技术支持选项

虽然视频会议服务比以往任何时候都更容易部署，但从故障排除的角度来看，它们仍然是一个挑战。由于员工的分布式特性，越来越难以确定用户或用户组是否遇到与会议平台、软件或硬件相关的问题，或者问题是否存在于最终用户和远程会议服务之间。因此，重要的是要评估每个供应商的技术支持选项、方法、能力和跟踪记录，以确定问题出在哪里、应该归咎于谁或什么以及如何解决它。一些供应商比其他供应商更愿意加倍努力帮助找到问题的根本原因。

此外，企业应检查技术文档的访问、运营支持时间、联系方式和现场支持能力等因素，以验证供应商能否提供组织所需的支持水平。

我们都听过这样的表达：“给名字加上脸真好。” 在当今混合工作场所的商业世界中，这种说法尤其正确。

许多现代通信方式，如电话、传真机、电子邮件和即时消息（IM），已经完全消除了面对面的接触。这通常会导致团队、客户或合作伙伴的关系脱节、冷漠和冷漠。除此之外，许多企业已经接受了在家工作或混合工作模式，这进一步危及同事和客户之间共享的个人联系。

然而，有一种技术被证明可以在没有物理位置限制的情况下提供即时通信。视频会议技术通过使人们能够看到他们正在与谁进行交互来提供个人风格。企业对视频会议的接受程度远远超出了传统会议，以至于他们已将其完全集成到许多日常业务工作流程中。

视频会议架构、平台和软件

多年前，视频会议产品由复杂且昂贵的硬件和软件设备组成，几乎完全安装在会议室或会议室中。情况不再如此。 现代视频会议仍然在会议室内进行。然而，今天的会议现在可以在办公桌、家中或任何远程位置进行。单用户硬件，连同桌面和移动设备视频会议软件，现在让任何人都可以通过高保真音频和高清视频随时加入会议。

个人视频会议与会议室会议选项

今天的视频会议选项可以大致分为两类。一方面，有传统的会议室和会议室可供选择。这通常是永久安装在会议室中的硬件设备。然后，保留房间以与现场和远程参与者开会的员工共享基于房间的视频或沉浸式远程呈现资源。远程会议参与者使用他们自己的会议室视频会议系统或个人使用的视频会议系统进行连接。

所有其他视频会议端点都可以归入个人使用的视频会议类别。个人使用的视频可以包括桌面上的专用终端设备、桌面电话内置的终端设备或使用桌面或移动设备摄像头的基于软件的视频会议产品。基于软件的视频会议技术通常被称为网络会议。

本地、SaaS 和混合视频会议架构

从架构的角度来看，存在三种不同的视频会议部署选项。

一个完全本地化的视频会议平台。这种类型的系统将所有硬件和软件都放在公司中。在新冠肺炎大流行之前，这种传统架构模型被认为最适合需要控制会议流并有专职人员管理视频会议设备和服务器组件的大型组织。然而，这种情况发生了变化，因为大多数企业转向完全的远程工作模式，证明内部部署不灵活。

SaaS 模型。在这里，服务提供商管理公共云中视频会议平台背后的智能。然后，该企业部署受支持的基于硬件的摄像头和个人使用软件。然后硬件和软件端点通过互联网连接到视频会议云。

这种架构的好处包括需要维护的后端硬件更少、可扩展性更高以及对内部专职人才的需求减少。缺点是该组织严重依赖互联网和视频会议服务提供商向所有参与者提供高质量的音频和视频流。虽然一些企业曾经担心第三方视频会议服务提供商管理超出公司边界的敏感音频和视频流，但新冠肺炎大流行消除了这些担忧，因为 IT 团队不得不争先恐后地为远程访问提供视频会议技术劳动力。一旦员工大量返回办公室，这些担忧可能会再次浮出水面，对于这些公司来说，从隐私角度来看，混合云方法可能更合适。

混合云方法。在某些情况下，从质量、弹性和数据丢失的角度来看，首选本地部署。在其他情况下，SaaS 模型中的灵活性和易于部署可能被证明是理想的。因此，组织可以选择部署不同的SparkleComm视频会议架构，这些架构可以合并形成一个统一的产品。

独立视频会议与SparkleComm统一通信工具的集成

视频会议技术可以作为独立产品部署，也可以与SparkleComm统一通信 (UC) 和协作工具结合使用。这包括 IP 语音、在线状态、即时消息、团队聊天、网络研讨会软件以及文件和屏幕共享等工具。大多数 IT 决策者都发现，从长远来看，组合式协作平台可以节省组织的时间和金钱。