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该方法始终可以带来积极的互动。

• 呼入策略

这四个技巧将有助于确保您充分利用呼入电话渠道。

1）为最需要的人保留语音通道。

与客户直接交谈，没有比了解客户更好的方法了。不过，面临的挑战是，在考虑到劳动力成本之后，每个电话平均要花费公司9到15美元。在做生意时，有些人喜欢给公司打电话，有些人喜欢使用实时聊天，还有一些人喜欢电子邮件。

无论您是否拥有最先进的像SparkleComm这样的呼叫中心，都可以根据客户生命周期的不同阶段定制通信渠道，以确保您的客户服务团队正在与有价值的客户进行交谈。

认真考虑何时通过SparkleComm 呼叫中心打电话最适合客户，对您有利可图，这样您就可以优化电话并推动所有语音互动，从而从中受益。通常，购买产品所需的考虑越多（因为产品复杂或重要），语音渠道就越重要。相反，任务或决策越简单，越会有更多的客户想要自助。

呼叫中心中保持免费电话号码，以便客户始终可以给您打电话，但是要对您放置电话的位置有策略性的了解。将号码放在首页顶部会扩大来电的渠道，并降低其价值，特别是对于中型公司而言。考虑将数字放在产品或定价页面的底部，或在号召性用语的正下方。

根据人们在购买周期中所处的位置，还可以通过基于网站的实时帮助工具（如LivePerson和SnapEngage）更好地为他们提供服务。这样可以简化电话音量，同时确保客户可以根据需要进行一对一的关注。

其中一些工具具有高度可定制的规则引擎，使您仅可以通过实时聊天或实时呼叫邀请来定位访问者的一部分。

2）遵守您的承诺。

一旦确定只收到最有利可图的电话，下一步就是要确保有合格的人接听电话。不要让呼叫转到语音邮件或行政助理。接听人需要立即成为正确的人。

考虑使用基于SparkleComm的云托管通信系统，根据客户的兴趣或个人资料将呼叫路由到合适的人。此外，您可能要考虑为公司建立一个呼叫中心系统，特别是如果您的团队足够小，以至于一个团队成员可以独自处理一个轮班，这是合理的。

每个接听电话的人都应该使每个客户都感觉自己像世界上最重要的客户。无论公司规模大小，您都可以这样做：例如Zappos或American Express这样的公司的成功很大程度上归功于其入站语音通道的质量以及对每个呼叫的关注。尽管复制它需要大量资源，但请记住，在某些时候Zappos和美国运通也是小公司。

3）跟踪和分析您的呼入电话。

这包括代表将每天使用的呼叫中心耳机，计算机，显示器和键盘之类的必需品。

它还有助于拥有其他软件，例如提供各种支持功能的帮助台工具。例如，呼叫工具可以帮助您的团队跟踪和记录呼叫，而CRM可以提取有用的客户信息，从而帮助销售代表改善客户体验。尽管这些工具乍一看可能很昂贵，但随着时间的推移添加它们可以帮助您的像SparkleComm这样的呼叫中心以与公司相同的速度增长。

4.推广您的呼叫中心。

现在您已经准备好启动新的呼叫中心，与您的客户分享这一令人振奋的新闻非常重要。与您的营销和销售团队合作，向您的客户推广您的新客户服务渠道。如果您已经在提供其他支持渠道，例如电子邮件或实时聊天，请确保向您的客户吹嘘您的全渠道服务体验。这使您的客户更容易接近您，并显示出对客户成功的奉献精神。

宣传您的新频道的一种方法是将其作为Beta功能提供给高级用户。在SparkleComm上，当我们推出新的聊天支持频道时，我们首先将其提供给了一定数量的用户。然后，随着时间的流逝，我们慢慢为它脱毛，直到所有用户都可以使用它为止。这不仅帮助我们宣传了这项新功能，还使我们能够在正式向公众发布聊天支持系统之前对其进行测试和调整。

5.分析并重新评估您的呼叫中心指标。

当SparkleComm 呼叫中心正式启动后，最后一步就是分析您的呼叫指标。每个呼叫中心的关键绩效指标（KPI）会有所不同，具体取决于其目标受众和客户需求。通常，请查看KPI，例如平均通话时间，放弃率和呼叫量，以确定您的呼叫中心是否具备适当的能力来提供长期服务和支持。

确保您分配给团队的日常目标和配额是可以实现的。如果您发现您的团队在一个领域中挣扎，则可能需要重新评估您的KPI，以更好地满足客户的需求。通过不断地重新评估像SparkleComm这样的呼叫中心的性能，您的电话团队将保持最新状态，以了解最新的客户需求，并创造更加愉悦的服务体验。  

这些基础知识应有助于任何企业为其客户服务和支持团队构建有效的呼叫中心。但是，尽管这些步骤可以帮助您建立一支接听电话的团队，但它们并不能为您提供如何有效解决呼入电话的深刻见解。

在第一次交互过程中解决呼入电话可能是贵公司的宝贵资产。实际上，研究表明，如果在与公司首次互动后解决了问题，则可以避免67％的客户流失。准备呼入电话策略是您的团队开发有效的呼入电话方法的好方法，

或者同时提供这两种服务。在其他文章中，我们讨论了客户服务和支持之间的区别，这些区别在建立呼叫中心时会发挥作用。

如果您的公司专注于为呼入电话提供响应式支持，那么您将需要专注于创建客户支持呼叫中心。如果您要推广产品并推动针对客户成功的长期解决方案，那么您将倾向于建立客户服务呼叫中心。在许多情况下，企业培训销售代表以处理这两种功能，从而在扩大客户服务带宽的同时为公司削减了成本。

设计SparkleComm 呼叫中心策略的下一步是确定座席将接听的电话的类型。客户支持呼叫中心可能会发出更多入站呼叫，而客户成功中心将进行出站呼叫。同样，公司通常会根据客户的需求和企业当时可用的资源来执行代表的工作。

最后，您将需要考虑随着业务的扩展像SparkleComm这样的呼叫中心将如何发展。随着获得更多客户，您将需要制定计划以处理更多的呼叫。您还需要准备处理可能会影响业务的危机的方法。提前考虑这些类型的因素可以帮助您的呼叫中心应对未来的障碍，并使其长期保持稳定。

2.确定所需的代表数量并雇用他们。

人工成本从来都不便宜，而当建立一个新的呼叫中心时，有时很难确定理想的雇用人数。为避免雇用过多或过少的代表，您需要估计给定月份内您公司的预期接听电话数量。

查看您的产品使用情况报告并获取客户反馈，以更好地了解客户与您的企业互动的频率。它可以通过提供一个电子邮件支持渠道来开始，以评估不那么复杂的媒体上的客户参与度，从而帮助您开始。另外，如果可能，您可以调查和分析竞争对手，以了解您所在行业的公司通常雇用多少代理商。

估算之后，就该雇用您的电话团队了。招聘时，重要的是要寻找有魅力且热情洋溢的人。最好的电话代表具有很强的情商，可以处理困难或压力大的客户互动。寻求有耐心并且有解决问题技巧的强大沟通者。优质的客户服务始于提供服务的员工，因此在招募新的团队成员时，对您的招聘过程进行投资很重要。

3.投资呼叫中心设备。

如果您希望自己的呼叫中心有效，则需要采用一个呼叫中心系统来帮助您的团队部署和分配呼叫。诸如Avaya，Twilio，Nextiva和SparkleComm之类的公司出售可以处理呼叫并将其传送给您的代表的通信软件。随着公司的发展，可以升级和扩展该软件。

除了呼叫中心系统，您还需要投资与团队一起使用的适当硬件。

他们可以安排时间与代表讨论问题。客户将在致电之前说明问题，从而使代表有一些时间在致电之前提出解决方案。

这不仅使客户可以更轻松地与客户服务联系，还可以防止他们被长期搁置。客户可以提前提交问题，并继续工作，因为您的客户服务团队将分别调查问题。

像SparkleComm这样的呼叫中心的入站呼叫量可能会因业务和行业而异。一些入站呼叫中心会经历大量的呼叫，并且整天都在持续活跃。要了解座席每天应接听的电话数量，您的团队将需要深入了解您的每日呼叫中心指标。

• 入站代理应接听多少个电话？

很难估计您应该从客户服务团队成员那里接到多少电话。这是因为入站调用是一种响应函数，很容易受到各种内部和外部因素的影响。例如，当GDPR立法生效时，HubSpot支持团队看到有关该特定问题的电话突然涌入。这迫使HubSpot的客户服务经理制定了一个游戏计划，以准备代表处理GDPR问题的代表。

尽管此类意外障碍使难以计算代表应接听的确切电话数量，但您可以使用一些SparkleComm 呼叫中心指标来确定该值的粗略估计。首先查看整个呼叫中心的每月呼叫量。然后将该数字除以您的销售代表总数，即可查看每个销售代表平均一个月的通话次数。然后，您可以将该数字除以一个月中的天数，以获得每个代表接听电话的每日平均值。

举例来说，假设我的公司记录了1月份的1万个呼叫，而我的呼叫中心有25个座席。这意味着每个座席每月平均约有400个呼叫（10,000 / 25 = 400）。如果我将该值除以一月份的天数，则可以看到我的座席每天平均大约有13个呼叫（400/31 = 12.9）。然后，我可以将此号码用作确定客户服务代表的通话配额的基准。

现在您可以计算出代表每天应接听的电话数量，是时候启动电话线路并开始接听电话了，对吗？不完全是的。在像SparkleComm这样的呼叫中心完全运行之前，您还需要采取一些其他步骤。在下一部分中，让我们回顾启动呼叫中心所需的操作。

• 如何启动呼叫中心

1.创建呼叫中心策略。

2.确定您需要的代表数量并雇用他们。

3.投资呼叫中心设备。

4.推广您的呼叫中心。

5.分析并重新评估您的呼叫中心指标。

1.创建一个呼叫中心策略。

在开始聘请代理商在像SparkleComm 呼叫中心的呼叫中心工作之前，您需要首先确定如何实施此新客户服务渠道的策略。您必须回答的第一个问题是您的呼叫中心将提供技术支持，还是主动的客户服务，

提供出色的客户服务最重要的方面之一就是可访问性。当客户遇到需要解决的问题时，您的企业有责任提供足够的渠道让他们与您联系。电话渠道是提供即时客户服务的传统方式。

大多数公司会建立或采用呼叫中心（比如劳格科技的SparkleComm 呼叫中心）来处理客户服务请求和投诉。这些呼叫中心组织电话支持队列，并将呼叫平均分配给服务团队的代表。尽管呼叫中心是大多数客户服务团队的常见功能，但为您的企业设置一个呼叫中心并非易事。   这篇文章将分解构成呼叫中心的不同组件，以及您的团队如何制定呼入呼叫策略。

• 什么是呼入电话？

入站呼叫是由公司的客户服务或支持团队拨打的电话。这些呼叫通常由组织的呼叫中心或服务台提供，然后由该服务台处理消费者的投诉或请求。响应呼入呼叫是大多数希望增强客户体验的客户服务团队的主要功能。

入站呼叫是客户服务和支持SparkleComm 呼叫中心的基本方面。大多数公司都会提供一个电话号码，客户在有投诉或要求时可以与他们联系。

这些组织拥有一个内部呼叫中心或一个接听电话的远程中心。一些公司甚至设有远程呼叫中心，员工可以在家中舒适地工作。由于他们的员工在不同时区工作，因此客户服务团队可以更轻松地提供24小时支持。

SparkleComm 呼叫中心还将利用呼叫中心工具来协助分配入站呼叫。根据行业的不同，呼叫系统可以筛选来电并分析客户的请求。然后，软件会将呼叫转移给最适合解决问题的代表。这可以显著提高呼叫中心的工作效率，同时改善客户体验。

连接入站呼叫后，销售代表将在首次交互过程中尝试解决问题。如果无法做到这一点，那么代表可以通过电子邮件或电话再次跟进客户。在这种情况下，销售代表可以设定对沟通的期望，并继续处理案件，直到解决为止。

大多数客户服务代表每天都会进行入站呼叫，但这不是代表所接听的唯一电话类型。许多客户服务团队将为其呼叫中心提供呼入和呼出选项，比如劳格科技的SparkleComm 呼叫中心就拥有这样一项功能。

• 呼入和呼出电话

呼入和呼出电话是大多数客户服务和支持团队执行的两个基本功能。当呼入呼叫由客户发起时，呼出呼叫发生在公司代表首先呼叫客户时。这是一种主动支持的措施，可以使客户更轻松地与客户服务团队联系。

客户服务团队提供呼出电话，以提高对客户的可用性。如果客户需要服务或支持，