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• 如果您使用的是屏幕共享服务，请确保该功能在通话开始之前有效，并且您的对等方已安装了通话前所需的任何东西。SparkleComm提供功能丰富的屏幕共享。

• 如果您是第一次与人见面，或者真的希望人们注意，请考虑SparkleComm的视频会议。

• 就像开会一样，准时开始。

• 如果您要参加电话会议，请立即自我介绍，这样您就可以在三分钟内聆听他们认为一对一的对话时，不会感到惊讶。

• 在通话的前120秒内概述您的身份以及通话原因，然后列出您的议程或目标。通话中的其他人应该立即知道您想要从他们那里得到什么。

• 在每次通话的前几分钟，请确认每个人必须通话多长时间，以便您可以相应地管理对话。

• 如果在线人数超过三个，组织者应进行快速唱名，以确保每个人都在场，并在可能的情况下简要介绍他们。

• 如果可以帮助您完成业务并将其纳入您的日程安排中，则只进行个人介绍。否则，您会浪费很多时间。

• 除非电话是关于您共享专业知识的，否则您讲话的时间不应超过70％。如果有很多人在线，那么这个数字将下降到25％。

• 如果您是电话的组织者，那么当别人没有发言权并且其他人正在垄断谈话时，掌握是您的工作。

• 有策略地使用静音按钮。如果您静音了90％的通话，则可能没有完全注意。

• 不要成为检查电子邮件的人，而需要提出一个重复的问题。如果您发现自己在大多数通话过程中都在检查电子邮件，它们要么时间太长，涉及的人太多，要么就不需要参与其中。

• 通话结束前五分钟，警告所有人已结束，并询问是否有任何问题。 如果可能，请不要让会议延后—这不尊重他人的时间。

• 跟踪通话过程中的后续步骤，并在以后通过电子邮件将其发送以提醒您。

如果你的公司有电话会议的需求，可以选择SparkleComm。

培训员工相互依存

如果组织要实现其最终目标，就必须发挥家庭的作用。一个公司内的每个部门都有自己的目标，但至关重要的是要不断提醒他们为什么必须与其他部门合作才能实现总体目标。实现这一目标的最佳方法是使用SparkleComm统一通信平台鼓励他们彼此信任并拥抱团队合作。

不同部门的大多数职能是相互联系的，这意味着它们必须每天相互依赖。因此，对于员工而言，了解团队协作的工作和重要性很重要。让他们知道为什么这很重要，然后对他们进行培训，使他们了解如何实现相互依赖。这将是改善公司内部团队协作的重要一步。

生成团队章程

如果您不知道该小组为何存在，为什么成为该小组的成员或所扮演的角色，则无法有效参与小组项目。大多数团队项目失败的最大原因之一是缺乏清晰的准则来概述团队的目标。出于这个原因，明确提出目标，任务，角色和所有其他相关项目以确保运营顺利进行，这应该是每个团队的首要任务。

确保所有参与者都陈述并理解了最终期望，应提前草拟和共享时间表，并列出预算和资源，以供所有人了解。一旦所有人都清楚了所有这些内容，然后每个团队成员都将签约他们非常了解的内容，这将使协作不仅顺畅，有效而且很有趣！

提供行政支持

在许多组织中，管理层提出部门的目的和目标，然后将它们委派给下级员工，然后消失，直到他们回来评估绩效的截止日期为止。根据一项研究，这种破坏性文化可以归因于团队失败案例的75％。为了提高成功率，所有团队成员不仅需要内部协作，还应与上级和其他执行员工保持沟通。这有助于激励他们并使他们保持目标导向。

如果团队成员能够看到高层领导的兴趣和更直接的参与，他们更有可能感受到项目的活力。当然，这可能会暂停挑战，也许是因为执行成员的日程安排很忙，但是他们应该尽可能多地参与重要的每周或每月项目报告。他们还可以通过高度互动的方式远程参加任何其他会议视频协作软件，例如SparkleComm统一通信平台。这种支持有助于企业回答有关如何改善团队协作的基本问题。

专家指出：“团队之间的交谈方式将决定其运作的良好程度，如果缺乏尊重，那么就不会有协作。”因此，团队协作主要围绕团队成员的工作方式进行。彼此交流和互动。团队成员之间的这种协作听起来很简单，但要实现这种协作比大多数人想象的要难。因此，为了改善团队协作，不同的组织尝试采用各种策略，但是在这些杰出的策略中，哪些可以保证结果呢？

有关如何改善团队合作的提示

鼓励工作以外的社会化

大多数组织一直在使用的最古老的短语之一是“不要将工作与娱乐混合在一起”。该声明在某种程度上是正确的，但在您试图改善团队协作和员工之间的互动时也构成了挑战。允许团队成员在工作场所以外的地方开展视频会议，可以帮助他们正确认识彼此，并改善彼此之间的互动方式。

组织实地活动，午餐或其他团队建设活动，使人们可以在没有工作的情况下彼此自由交谈。在这样的环境下，人们更容易彼此放松并放松。因此，这将反映在工作场所上，使他们所有人现在都可以更自由地进行协作，从而提高公司的整体绩效。

提供团队协作工具

多年来，设计工作场所的方式旨在激发员工之间的协作。这就是为什么有这么多开放式办公室希望使个人更有效地协作的原因。不幸的是，仅此还不够。如果您希望团队合作并在必要时保持彼此联系，那么您不仅需要了解办公室的设计方式。您必须投资于协作工具。这包括视频通讯和聊天软件，例如SparkleComm统一通信平台。通过多平台的SparkleComm软件，无论您身在何处，您都可以持续连接整个员工队伍。由于该软件还可以用于与现场的其他人员进行交互，因此可以改善内部和外部的团队合作。因此，将加强沟通，使员工能够在需要时进行小组任务，项目以及参加会议。

SparkleComm这样的视频会议，这种低成本极大地减少了新业务所需的启动资金，消除了立即获得成功的压力。

如今，整个企业都可以在没有实体店的情况下运营。有了SparkleComm视频会议作为他们的交通工具，员工们可以通过远程办公在网上一起工作——40%的中国人已经至少在某些时候这样做了。

因此，躲在这家银行的孵化器里，领导虚拟企业的创业团队可以使用视频会议来进行：

1. 与潜在的投资者面对面交流，旅行费用为零；

2. 寻找、面试和招聘在国内任何地方的员工；

3. 不管在什么地方，都要亲自和客户沟通；

4. 通过基于web的视频会议链接提供客户服务；

5. 拥有一支全球化的员工团队，让他们的企业24小时运转；

6. 与来自任何地方的会计师、顾问、营销专家和财务规划师保持联系并与之进行互动。

最后一点触及了这家银行真正为创业企业家提供的核心，就是随时待命的导师。有了像SparkleComm这样的视频会议，一旦年轻的创业公司离开了银行，这种关系就可以继续蓬勃发展。

• 视频会议的导师

商业世界充斥着自助书籍、如何成功的研讨会和财务规划指南。这些辅助手段都无法应对日益增长的业务的日常现实。在忙碌的一天结束时，他们中没有人能和你安静地交谈。

然而，像SparkleComm这样的视频会议正越来越多地用于建立长期的业务指导伙伴关系。在这样的安排下，经验丰富、往往已退休的商界人士可以定期进行视频聊天，传递他们的智慧。它们提供联系、捷径、法律和财务方面的见解，或者只是鼓励和一个可以依靠的肩膀。

目前，这家国外的银行在其StartLabs中为年轻专业人士提供指导，但这种关系只会持续到初创公司加入该项目为止，最多有6个月。在瞬息万变的数字世界里，6个月可能是一段很长的时间，但对于一家成功的企业来说，这段时间并不长，也不足以发展一种能够真正帮助维持一家有前途的小企业的关系。

或许，这种最初的指导可以随着业务的增长而增长，即使它离开了银行提供的空间，转而使用像SparkleComm这样的视频会议平台。这种对初创企业的长期投资，不仅限于银行的几个月，还可以提高这些初创企业的成功率，并对年轻创业者产生重大影响。在帮助年轻的商人实现梦想的过程中，拥有几个固定的空闲时间和拥有一间免费的办公室一样重要。

像SparkleComm这样的视频会议已经改变了在商业通信中可能实现的功能。视频会议使地球两端的人成为了伙伴关系，而不必亲自乘坐飞机一趟。它允许公司与客户面对面交流，而无需开设真实存在的店面。它允许团队成员在同一时间进行同一项目的协作，而不必亲自离开他们的家。

这些工具也不是老牌大企业的专利。只要有网络连接、网络摄像头和只需要极少的花费的SparkleComm账户，任何人都可以使用它们，它们可以被用来从零开始创业，就像它们可以让一个企业持续运转一样有效。

SparkleComm视频会议为初创公司提供了一种廉价、有效的途径，可以获得新公司所需的几乎所有东西，从资金到员工，再到客户和客户。事实上，视频会议已成为银行的一种必要的工具，来确保其支持的初创企业具备通过视频会议进行有效的沟通。

• 初创企业视频会议

国外的一家银行是把视频会议交到最新投资手中的金融支持者之一。该行在中国的一家银行中开设了一系列初创企业“孵化器”，帮助为初创企业提供融资，以及纽约、都柏林和戈尔韦也开设了这样的“孵化器”。这些StartLabs为初出乍到的创业者提供办公室、会议室和视频会议设备。

数字技术的普及意味着为好几十个人提供办公空间，为多达15家独立的新企业提供了一个跳板。视频会议日报之前曾报道讨论过共享视频会议资源的好处，如果这家银行能给每个人都提供自己的私人设备，那就更好了。

StartLabs位于银行分行楼上，但它们的功能与其他办公室一样。每家初创公司都有实体店，用来招待潜在的投资者和合作伙伴，也有空间把自己的财务蓝图铺满办公桌。

然而，更重要的是，视频会议设备，我们假设是闪亮的高清电视，因为银行通常不缺资金，为每家企业提供了一个数字平台，向客户、潜在员工、风险投资家，任何对此感兴趣的人展示专业的形象。

• 创业从未像现在这样容易

像SparkleComm这样的视频会议等数字技术的出现意味着创业比以往任何时候都要容易。互联网已经成为一个蓬勃发展的市场，全球电子商务每年创造超过十几万亿元的收入。在这条数字主街上，空间是无限的，而从头开始建设和托管一个网站的成本约为每月上千元的费用，而在纽约，你每年为每平方米的零售空间支付上万元。通过利用像

随着越来越多的小型企业转向Internet协议电话系统上的语音，难道您不就该考虑VoIP可能为您的公司带来的成本和设备优势吗？

尽管VoIP技术不是新技术，但是许多小型企业现在才开始研究是否应替换其原有的固定电话系统。对于大多数人来说，这是正确的举动。

但是，企业VoIP比您家中的简单系统要复杂得多，在您尝试之前，还需要进行其他考虑和计划。对可用的各种计划进行研究将获得回报，值得您花些时间聘请一位对本地销售或租赁的各种系统有丰富知识的独立顾问。

要考虑的关键因素

您的业务需要考虑的关键因素包括VoIP服务所需的灵活性级别，从第一天开始要使用的总数以及所需的集中程度。

企业级VoIP带来了免费VoIP到VoIP通话的主要优势。如果您的公司在必须通过电话连接的多个地点设有办事处，这将开始为自己付费。同样，VoIP至VoIP通话是免费的，如果您的主要客户也使用VoIP系统，则可以进一步降低成本。在这里推荐SparkleComm统一通信平台，在这种情况下，企业VoIP可以迅速开始收回成本。

VoIP也是整个公司SparkleComm统一通信系统的重要组成部分。安装它可以为您的公司提供将语音通信与其他应用程序和技术集成的机会，包括即时消息、语音邮件、电子邮件和数据存储。

VoIP计划的灵活性使您的公司可以在短时间内快速进行更改。借助VoIP通信，可以更轻松地添加或删除号码，更改服务级别，集成应用程序和其他技术，或监视公司电话系统中正在发生的事情。

在家中或路上拨打电话

通过管理门户，高级经理可以更好地了解公司沟通套件中发生的一切。只需在智能手机上安装应用程序，您的员工就可以更轻松地在家中或出差时使用公司VoIP系统。

在您的公司中安装VoIP网络是合理化和现代化现有电话系统的绝佳机会。最初不需要进行大的更改，因为VoIP系统的模拟适配器可让您将电话信号转换为可以在光缆上传输的数据包。无需购买数十部新手机。

一些公司选择将专用座机电话直接连接到路由器，或者只是开始在公司手机上安装VoIP应用程序。

关键要点：

尽管VoIP技术已经使用了一段时间，但许多企业仍然依靠旧的固定电话，还没有享受VoIP系统可以节省的资金。

VoIP网络的安装不需要在公司内部造成混乱，甚至不需要付出可观的额外硬件成本。

该技术现在具有高度的灵活性，并且有提供商和计划来支持它。这意味着您的公司可以随着发展而改变其计划。

VoIP网络的安装为企业提供了重新访问其整个电信设置并将其与其他软件系统集成的机会。

企业／组织机构对于办公会议的需求是刚性的。各种类型的会议在工作中的各个环节有着广泛的重要作用，如项目启动会、工作总结会、进展汇报会和协调会。这些会议的面对面召开会对组织者及参与者耗费大量的人力物力。拥有高效便捷的电话会议即可大幅度地削减组织者及参与者的时间资源。同时也给会议带来了传统会议无法比拟的便捷性。

SparkleComm电话会议系统的设计理念就是“让使用者只需要关心会议的内容，会议的其他一切管理工作交由SparkleComm系统完成” 。

但是，每天接听那么多的电话会议，总还是有不令人舒服的地方。都是细节礼节，看起来很简单，从可以避免的技术故障到不良的时间管理，任何事情都会真正影响客户和同事对您的印象，更不用说工作效率了。

因此，就像电子邮件和会议有不成文的规则一样，每个人都应遵循商务电话和电话会议的准则。这将永远带来更高效率（更少烦人）的电话！

• 在通话前同意哪个人正在呼叫谁以及以哪个号码。通话后三分钟以电子邮件发送“应该在哪里打电话给您？”浪费大家的时间。

• 通常，如果您要问别人，您应该主动给他或她打电话。如果您正在帮助其他人，请该人给您打电话，以免将任何人追赶。

• 安排呼叫所需的时间长度，并记住这可能是5分钟，10分钟或20分钟。您不应四舍五入到最近的30分钟增量。

• 如果您提前知道自己要打个电话迟到，请通过电子邮件告知对方，并准备好后打电话给他或她。

• 如果您要呼叫的人没有接听，请勿在第一时间留言。 1-2分钟后再试一次，如果他或她没有接听，请留言并发送电子邮件，让他或她知道您打过电话，并说出您还有多少时间可以使用。除非紧急，请勿在此之后再次致电。

• 如果两个以上的人在通话，请设置拨入电话的功能。有很多相关服务，例如SparkleComm可以帮助您。

• 尽量减少与其他人的通话，并确保开会的每个人都确实有必要。上线的人越多，每个人关注的越少。

• 确保您从安静且信号良好的位置接听电话。只要有可能，使用线路有助于避免信号问题。

• 如果您被困在嘈杂的地方，请立即让人们知道您将保持静音，除非您说话。这是一件值得尊重的事情。

• 如果您不是从经常使用的电话拨打电话，请确保您知道如何操作。当使用未知的办公室电话系统时，这一点尤其重要。

• 不建议使用幻灯片在通话中演示某些内容，除非您正在演示，否则，请不要通过电子邮件发送幻灯片。而是使用SparkleComm之类的屏幕共享服务来确保人们不会窥视，向前跳然后停止关注。

另一个机会是更广泛的故障排除功能，可以识别和修复整个网络甚至端点的问题。然后考虑需求，例如即时实施升级或软件补丁，或对突然造成安全威胁的端点实时阻止网络访问。这些只是物联网如何使IT的工作变得更轻松的几个示例，并由此扩展了SparkleComm统一通信的效率。

3.可以为IT创建新角色

从更具战略意义的角度来看，物联网可能是IT部门在利用技术获得竞争优势方面发挥领导作用的绝佳机会。这是物联网的另一个方面，需要进行更多讨论，但重点是通过积极拥抱物联网，IT可以把握机会。没有成功的保证-这就是为什么许多IT部门采取相反的策略-但如果竞争对手开始在这方面领先，那么避免物联网的使用可能会对业务造成不利影响。到那时，IT的战略价值几乎降至零，您可以放心，管理将继续使用基于云的替代方案来完成工作。

更具体地说，物联网为大数据趋势提供了动力，如果不采取正确的措施，这些连接的设备将创建24/7的所有新数据将使IT不堪重负。解决此问题的关键是发展分析专业知识，这将来自两个方面。首先，这可能很快成为IT投资的重中之重，因为开发或获取此专业知识将使IT能够推动大数据的管理和使用。 

其次，这是一个快速增长的领域，统一通信供应商正在其中开发自己的应用程序。在考虑使用SparkleComm统一通信供应商时，IT部门应将其视为关键能力，因为它可以帮助缩短学习过程，以帮助您处理大数据。无论哪种方式，IT都有很多机会。随着管理层顺应基于度量标准的决策趋势，拥有某种形式的分析专业知识将成为IT部门的必需品，而不是奢侈的东西。

通过良好的计划，这应该不会出现问题，但是在物联网的情况下，连接性更加广泛，还有很多事情要做。这可能令人生畏，但也可以使IT的工作更加轻松。随着越来越多的“事物”连接到您的网络，将有更多机会自动化与统一通信相关的功能和流程。 

考虑将音频或视频设备中嵌入的传感器用于协作会话。借助智能路由，这种级别的连通性可以让您的网络确定最适合该会议的会议室，每个参与者应使用的端点，并且在会议期间它可以自动调整变量，例如会议室照明，音频级别，摄像机位置等，以优化体验。 

另一个示例是在员工加入SparkleComm统一通信时利用员工可能使用的所有设备和应用程序之间的连接来提供个性化的自我指导教程。否则，IT将不得不花费时间和精力在每个需要帮助的员工上，这将大大减慢采用时间。

2.更好地管理网络和IT资源

这完全是一门独立的学科，但是随着IT资源的不断减少和组织需求变得越来越复杂，这里存在着持续的需求。统一通信的采用和物联网的影响都将对网络性能提出更高的要求，而要跟上这一步，IT将需要增强的功能。

设备本身就是一个例子。随着越来越多的智能设备或支持Internet的设备连接到网络，IoT将创建实时的双向数据流，这些数据将以多种方式帮助IT部门。考虑一下这将如何帮助IT部门优先分配带宽，以支持与重要客户的大规模协作或高清视频会话。 

这篇文章简要概述了物联网–互联网–以及它如何通过包含人和“物”来扩展连接性的概念。我们仍然处于物联网的发现阶段，虽然没有人真正知道这将带给我们什么，也没有人真正掌管，但毫无疑问，它将对通信产生重大影响。这不仅关乎我们如何交流或与谁交流，还关乎我们为什么交流。 

人与人之间的交流非常好，但人与机器之间的交流又是另一回事。后者已经存在了很长时间，但是当您考虑到机器学习和AI（人工智能）之类的东西时，它终于到达了一个点，我们可以做很多事，而不仅仅是遵循IVR提示。想想IBM Watson，当您与“了解”的“事物”比手头的事情要了解更多时，不难想象未来的情况。如果没有反乌托邦的话，那么从2001年开始我们将谈论HAL 9000，您将以与今天不同的方式与“事物”（基本上是任何支持Internet的设备或端点）进行通信。 

展望未来是另一个话题，但现在的重点是这对统一通信意味着什么。更具体地说，我将探讨业务中三个利益相关者群体的含义-IT，最终用户和联络中心。每个人都会以不同的方式受益，我将首先介绍通常推动向统一通信迁移的人员，即IT。在部署统一通信时，以下三种方法可以使IoT对IT产生（主要是）积极影响。

1.自动化更多流程

在考虑使用统一通信或其他任何新技术/解决方案时，IT必须考虑两组需求。更大的需求是对整个企业最好，主要围绕适当地支持员工作为最终用户，以及确保实现管理的战略目标。这始终是很难达成的平衡，随着本系列文章的继续，通过使用SparkleComm统一通信平台，我将解决其中的一些问题。

然而，离家近一点，IT还必须满足其自身的需求。这些会因业务规模而异，但是即使在SMB内部，围绕网络的正确大小调整和管理与之连接的所有内容都将存在核心要求。当涉及到统一通信时，IT将有新的需求要满足，尤其是在支持分布式环境中的实时通信方面。