召开国际电话会议需要做什么准备工作?

随着国际经济(jīng jì)交流活动的增加,非常多公司(Company)常常都需要召开各种国际电话会议,这也是工作的需要,那么召开国际电话会议的时候需要做一些什么准备(ready)工作呢?

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  一、国际电话会议(huì yì)的参与方 国际电话会议(huì yì)有两种,一种就是同一个大范围(fàn wéi)地区的,比如说如果本次的国际电话会议参与人都身处亚洲的话,那么大家的时差就还没有相差多大,因此召开会议的时间还是很好掌控的,也不会影响(influence)人们的正常休息。

但是另一种形式就是世界各个地方的人都有,既有亚洲的会议参与者,还有欧美、非洲等等地方的一些参会者,大家都要汇聚在共同参加(cān jiā)本次国际电话会议,说实话一般情况下都是很难在我们中国国内的正常上班时间召开的,像这种形式的国际电话会议基本上都是在晚上八、九点的时候召开(zhào kāi),甚至有的时候是深更半夜的时候举行,这都是非常正常、普遍的一个事情,如果真的遇到了这一种形式的国际会议(huì yì),大家首先要做的时候就是先填饱自己的肚子,照顾好自己,争取可以有一个比较充沛(chōng pèi)、好的精神状态才是最重要的事情,可以在案前提前放置一些小点心或者是茶水、饮料等等吃的、喝的,以备不时之需,毕竟这种会议很难有一个准确的时间范畴(category)的,如果恰好本次国际电话会议持续时间很长的话,那么就需要这些小点心、茶水饮料过来救急了。

  二、硬件方面 进行国际电话会议的设备(shèbèi),像是手机、电话以及网络等等都需要提前确认好,看看他们是不是可以正常使用,密码以及接入号码是不是需要进行更改。如果有必要的话,建议最好提前模拟操作控制一次最好。

  三、材料(Material)方面 本次国际电话会议(huì yì)所需要使用的相关(related)重要资料(Means)以及文件,最好都提前打印出来进行备用;特别是一些关键性的数据以及进程都要仔细了解(Find out)清楚,必须要做到了然于胸。

  四、议题方面 本次国际电话会议(huì yì)的议题也是需要提前调查清楚的,最好可以提前写一个简单的提纲,把自己的一些想法记录下来,当然在开会过程(guò chéng)之中的一些突出点也要完好的记录下来。

以上就是召开(zhào kāi)国际电话会议(huì yì)的时候需要提前做好的一些事情,是不是觉得很麻烦很繁琐呢?接下来就为大家介绍新一代的电话会议系统 ——SparkleComm,它的会议系统从客户端到后台的MCU,完全基于软件,摒弃了传统的硬件要求。让每个人的手机和PC电脑都可以做为终端设备,可以随时随地召开会议,不用繁琐的手续和准备了!


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Lynn

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