电子通信使用的最佳实践: 文字和即时消息(三)

电子通信使用的最佳实践: 文字和即时消息(三)

4.记录和保留

G.S.§132通过内容而不是媒体或格式来定义公共记录。当员工用于开展公共业务时,个人和工作场所发布的设备将导致构成公共记录的通信符合G.S.§132的要求,并得到北卡罗来纳州自然和文化资源部的指导。

员工有责任了解并遵守所有适用的保留时间表,这些保留时间表规定了记录应保留多长时间以及是否应永久保留,销毁或转移到国家档案馆保管。如上所述,记录由内容而不是给定通信的格式定义,因此员工必须适当地识别记录的类型。

尽管代理商记录保留时间表可能没有明确提及文本或即时消息,但仍然涵盖了通过这些媒体进行的通信。记录保留和处置计划包括适用于文本或即时消息的各种项目。

通常可以同时保留对话,以便从头到尾显示交换。许多移动设备和即时消息服务和程序允许保存和转发整个会话。来自不同平台的操作软件可能具有保留消息的工具,或者可能存在执行此操作的第三方应用程序。员工有责任确保保留消息,以便在响应记录请求或诉讼时生成消息。

注意:代理商和员工不应依赖服务提供商提供由文本/ IM创建的记录。服务提供商可以保留自己的文本和即时消息记录,但他们不会自动承担向政府实体提供这些记录的副本。使用个人设备的员工负责管理这些记录并确保按照要求保留这些记录。记录保留和处置计划。为不同平台开发的应用程序和工具可以帮助员工解决这个问题。

向员工提供工作发布设备的代理商应注意这些问题,并寻求在与服务提供商签订的合同和服务水平协议中解决这些问题,以确保他们能够获取其公共记录的副本。

以下是代理机构和地方政府的模型合同语言,用于从雇主发行的移动设备上获取服务提供商的公共记录副本:

“服务提供商同意允许代理机构从其电子邮件系统收集所有短信。服务提供商同意代理商有权访问所有数据,无论是谁创建了内容以及出于何种目的。服务提供商将根据以下时间表[特定程序]提供短信:[时间表]。机构内的以下职位有权向[服务提供者内部]提出此类请求。


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印义丹

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