电子通信使用的最佳实践: 文字和即时消息(四)

电子通信使用的最佳实践: 文字和即时消息(四)

5.安全

所有用户都应将其设备视为信息窃取的潜在途径。那些使用设备进行公共业务的人应该保护他们,因为他们可以访问任何安全信息。员工应遵守北卡罗来纳州信息技术部颁布的所有州政策并鼓励当地机构员工遵循这些准则作为最佳做法。

用户可以遵循一些简单的规则来保护自己免受安全风险:

- 不要让陌生人使用工作场所发布的设备;
- 不要让设备无人看管,因为这可以为其他人提供安装软件或窃取信息的便捷途径;
- 不要使用不安全的设备发送有关工作场所业务的敏感或机密信息。

六,结论

文本和即时消息为工作场所带来了新的功能,并承担相应的责任。员工有责任根据法规和准则正确维护记录,无论其格式如何。这些媒体的用户还必须了解文本和即时消息引发的安全性和生产力问题。随着这些媒体在工作场所内不断发展,员工必须始终注意他们在文本/即时消息或类似类型的通信方面的职责,这些通信符合G.S.§132中的公共记录定义。

与任何沟通工具一样,员工必须平衡这些技术的能力与记录保存,透明度,安全性和专业性的标准和指南。

应以最大化透明度,维护网络安全性和遵守专业标准的方式使用所有机构通信工具和方法。 这将有助于确保员工避免使用这些新的通信方法的潜在问题,同时仍然收获好处。 DNCR强烈鼓励州政府机构和地方政府评估IM和短信通信的使用,并为其员工提供有关这些消息的保留和管理的指导。


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印义丹

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