成功召开会议的7个技巧

在这篇文章中,我们为安排、运行和管理会议提供了策略性建议和工具,这些建议和工具不会浪费任何人的时间,并允许完成工作,我们可以保证他们会帮助你完成团队的工作。

1.仔细想想你要解决的问题

在为任何人的日历预定时间之前,花点时间思考一下你试图解决的问题——以及你希望如何与同事合作。回答以下一些问题将有助于你弄清楚应该安排什么类型的会议,以及应该邀请谁参加。

例如,如果你在寻找想法,你可能需要安排一次头脑风暴会议,从你团队的其他成员那里获得新的想法和反馈。如果您希望发起一个需要在多个移动部件上进行跨职能协作的活动,则可能需要安排项目启动会议。

至少,仔细考虑一下你希望从会议中得到什么,以帮助你计划一次成功而富有成效的对话。这将帮助你领导会议,制定议程,实现你的目标。

2.选择与会者列表

一旦你确定了你需要召开的会议,你就需要找出谁需要出席才能召开一个富有成效的会议,并开始实现你的目标。如果您正在举行一个启动会议或状态更新会议,则可能需要与您合作的团队成员或组织中的一名代表。如果你正在领导一个培训或展示一个项目,你可能需要所有的团队成员出席。 但是,如果您的会议出席者列表不断增长,您可能需要安排多个会议,才能最有效地与这么多人会面。

换句话说,之前最大的10-15参会者是最佳的会议规模,但是当组织变得如此之大,继续保持小规模会议会降低生产力,因为传达效果变得缓慢了,与其这样召开多个规模较小的会议,不如召开一次人满为患的会议。

说到大规模会议,SparkleComm视频会议就能完全符合,先不说它能容纳上千人集体参会,最重要的能通过不同的桌面PC端、移动手机端、客户端等方式连接参会,能很大地提高工作效率。

3.制定议程并在会议前分享

SparkleComm视频会议邀请中,为您要讨论的主题包含一个议程,以便与会者可以为富有成效的对话做好准备。会议议程应不迟于会议前一个工作日公布,但理想情况下,您给与会者一周时间收集使用工具状态更新、准备幻灯片或其他材料。

会议议程有助于以各种不同的方式确保会议更有成效。日程安排有助于与会人员在有限的协作时间内保持正常工作。没有议程,旁白或思考不同的问题可能会占用分配的全部时间,但议程确保每个人都准备好并准备好工作。

此外,提前发送会议议程可以在会议最终举行时创造更具包容性的体验。如果任何与会者远程加入会议,议程将确保他们在会议期间有时间发言而不被打断。如果与会者比其他人更内向或说话更温和,让他们有机会提前准备反馈和评论,而不是期望他们在会议期间与一个团队进行交流,这将确保您在会议期间听到所有人的意见。

最后,会议议程有助于组织者跟踪会议内容、仍需讨论的内容、行动项目和下一步,以便推进项目。

4.提供视频会议链接并录制会议

有可能,如果您计划在2019年前或之后召开会议,请通过SparkleComm视频会议软件远程加入对话。别忘了在日历邀请中添加一个会议链接,这样远程参与者就可以加入到对话中,而不必等待您随时将其发送给他们。

SparkleComm视频会议软件对于录制会议也很有用,无论您是否让远程参与者调谐到会议中,都应该这样做。如果需要,会议记录可以为无法出席会议的同事提供参考,如果对当前讨论或商定的主题有任何疑问,则可能会有所帮助。

5.与与会人员分享对话。

即使你有重要的观点,控制谈话也是会议的禁忌。会议的目的是接收来自团队的反馈,如果只有一个人发言,这种情况就不会发生。问那些还没有机会谈论自己观点的人,并添加一些问题,比如“你们都怎么看这个?”鼓励他人捐款。 一个平衡的对话会让与会者感到轻松,并使他们有能力发言和提供意见。随着更多的想法来自每个人,你更有可能得到一个全垒打的想法或解决这个巨大的问题。

6.不惜一切代价避免一心多用

会议中的多任务处理是会议礼仪的一大罪过。打字不仅让你的同事感到恼火,而且让你不太专注于手头的事情。你很可能会错过一个针对你的问题,或者对别人要说的话显得不感兴趣。

时间是宝贵的,因此与许多人进行多任务的无焦点会议可能会拖下去。如果没有一个明确的观点,会议就更有可能偏离正轨。其他人则认为你每周的站立不值得参加。参加一个会议,期望不要看你的笔记本电脑或回复电子邮件。禁用松弛或电子邮件提醒,以便出现问题时不会分心。你要集中精力,全神贯注,不要一下子做十件事.

7.主动包括远程与会者

远程工作者经常感到不自在和被遗忘,特别是在会议期间。由于要参加更多的会议,远程工作者需要有一个座位。 让虚拟会议与会者感觉自己是团队的一部分,是项目和团队成功不可或缺的一部分。这需要SparkleComm视频会议工具和技术的正确组合。SparkleComm视频会议软件包括屏幕共享和三方软件集成。这些生产力工具允许增加协作,并使远程工作者更可见。

这种更自然的体验能将团队聚集在一起,使交流变得更好。有了正确的技术,你和你的远程团队成员将比你想象的更加成功!


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zhangyue

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There is no love queen of the world.