推出协作工具的三大障碍,以及如何克服它们

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随着业务的发展,生活变得越来越复杂。现在,通过电话可以实现的目标涉及更多的人。为了完成工作,您的员工需要彼此之间以及与外部合作伙伴和客户轻松地进行协作。

劳动力及其期望也在迅速变化。普华永道最近的一项研究发现,41%的千禧一代更喜欢通过电子邮件或其他电子方式进行交流,而不是亲自或通过电话进行交流。为了适应他们的喜好,企业需要一个移动优先和云连接的协作和通信解决方案,例如SparkleComm VoIP电话解决方案。云通信为他们提供了更大的灵活性,并支持不同的工作风格。

由于我们的世界是如此紧密地联系在一起(通过电子邮件,社交媒体,智能手机等),因此员工带着自己所有的移动设备,应用程序和期望。一方面,这种自带设备(BYOD)可以工作,从而可以节省小型企业的硬件支出。

但是这里有麻烦。如果您的组织没有提供良好的协作工具,则员工就不会有自己的协作工具。结果是生产力损失和效率低下。团队成员由于在不同项目中使用的工具缺乏一致性而感到迷惘、不知所措。而公司也很容易失去对安全数据的控制,而且,对于客户和合作伙伴而言,这也不是一件好事。使用“免费软件”以及不一致或不可靠的应用会投射出一种不专业的形象。

您的组织需要一套一致,易于使用的团队协作和沟通工具。但是,在做出任何决定之前,回顾一下企业在实施这些过程中遇到的一些典型障碍以及如何克服这些障碍将很有帮助。

障碍1:“虽然这是一个非常酷的工具,但未集成到我们的其他系统中。”

如果是这种情况,那么它并不是一个很酷的工具。这将令人头痛。您需要一个可以解决所有问题的协作解决方案-电子邮件,日历,文件,公司目录。例如,云通信解决方案使员工能够管理来自Web浏览器的呼叫,并直接通过电子邮件或日历事件进行连接。他们可以通过单击设置音频和视频电话会议,甚至可以邀请外部参与者。强大的协作工具还应包括桌面共享,个人和群组聊天,业务文本消息。您想让您的员工能够通过多种渠道交流和共享想法,轻松地从一种切换到另一种。

Internet协议语音SparkleComm VoIP系统可以提供所有这些功能以及更多功能。通过选择基于云的解决方案,您可以摆脱传统电话系统的束缚,因此不必担心软件升级或购买新硬件的麻烦。

SparkleComm VoIP解决方案还使您的员工可以移动,即使在旅途中或远程工作时也能保持质量。由于他们通过Web门户进行连接,因此通信就像所有人都坐在办公室的桌子一样保持一致和可靠。

障碍2:“这会使我的生活更加困难吗?”

推出新软件的另一个常见障碍是员工的抵制。但是也许他们有充分的理由抗拒。由于新工具可能会对人们的日常工作产生重大影响,因此管理层必须说明其目的和商业价值。例如,该工具是否有助于销售更多产品,降低成本或提高生产率?它会使员工的工作更轻松吗?任何更改都是困难的,因此人们需要了解其中的内容。如果没有强大的业务案例,人们将很难接受它。

举个例子:麦肯锡报告说,平均而言,员工花费了将近20%的时间在组织内寻找信息或试图寻找可以帮助他们的同事。而借助新的协作工具可以帮助员工快速了解同事的情况,借助在线状态技术,员工可以设置他们的身份以及如何最好地联系他们。

为了加强对新工具的接受程度,请首先确定您的用户及其需求。您有在现场或远程工作的员工吗?您是否有需要经常在项目上进行协作,共享文件和会议的人员?需要快速联系内部专家或现场人员的销售和服务人员(例如,联络中心)如何?您选择的任何协作工具都必须满足所有这些用户的需求。

障碍3:“学习需要多长时间?”

直观易用的协作和交流工具,而且供应商可以随时回答你所咨询的任何问题,同时,首先肯定会提供培训并定制适合您业务的解决方案。借助SparkleComm VoIP电话解决方案,您的员工可以通过Web门户访问所有功能和业务信息。无论您是坐在办公桌前还是坐在汽车中,界面都是一致的。

寻找合适的协作工具 当需要简化通信系统时,请确保与任何供应商都涵盖了这些要点。

它具有这些团队协作功能,确保您的VoIP电话系统将具有轻松安全的文件共享,点对点视频以及跨多个通道的持久通信。它还应启用来自台式机和移动设备的实时私人聊天和群组聊天以及实时视频聊天。

它具有强大的团队沟通功能,任何值得一提的VoIP电话系统都将提供状态和感知信息,单号可访问性以及可修改通信选项和路由的动态配置文件。它还应具有移动优先的设计,以便员工可以从任何支持Web的设备进行通信。

电话系统可以与我们当前的IT框架一起使用,您想让工作变得更轻松吗?所以,您需要一个与现有IT基础架构相辅相成的系统,以便易于管理并降低总拥有成本。

SparkleComm VoIP电话解决方案可为您提供所有这些以及更多功能。当与SparkleComm VoIP结合使用时,您的员工可以进行有效的沟通和协作,从而提高生产力,减轻压力并为客户和合作伙伴提供更好的服务。


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本文发布者:

李珊珊

李珊珊

山不在高 有仙则名 水不在深 有龙则灵