通过视频会议管理远程团队的11个技巧

无论您的员工在哪里,都可以开会,这对组织而言是变革性的。这是充分利用视频会议的方法。

远程团队的经理将在哪里没有视频会议

与大多数管理员使用电子邮件或即时消息应用程序(无论团队是否在办公室)不同,视频会议是远程管理员影响团队变更的主要工具。

如果他们使用正确,那就是。

想一想。顾名思义,管理者是人的联系者。他们帮助使团队运作,然后帮助该团队与其他团队一起运作。而且当无法进行面对面的互动时,视频会议确实是使经理的目标变为现实的唯一工具。通过视频通话,您可以在不到30分钟的时间内完成数十封电子邮件或许多IM消息……如果您做对的话。

最佳视频会议提示

就像其他任何工具一样,有多种方法可以充分利用视频会议,这可以使体验从不平衡的体验变成团队成功不可或缺的一部分。在过去几个月不断增加的远程工作中,您可能会通过反复试验自己找出其中的一些。

1、打开相机上:无摄像头视频会议只是一个电话。避免在镜头前参加查理的天使聚会时只是个不露面的老板。目标是联系。非语言暗示是人类交流的重要组成部分。

2、实时协作:最好的视频会议工具具有屏幕共享功能。

3、熟悉每个人:视频会议程序从简单到复杂,具有一系列功能-其中一些功能(例如化身或时髦的背景)如果被滥用,会迅速中断会议。至少,每个人都需要了解诸如静音,屏幕共享,检查声音输入/输出以及如何优化其连接的基本功能(例如,通过注销VPN并关闭程序和浏览器)。

4、留出闲聊的时间:是的,在会议中聊天可能会分散注意力并引发反向讨论,但是当每个人在社交互动受限的情况下进行远程工作时,不仅能欣赏谈论工作以外的其他事物的能力,而且还可以促进工作效率。开始时只有五分钟,可以节省您在会议后期与参与者进行争吵的时间。

5、点击“记录”按钮:大多数视频会议工具使您可以记录会议,以帮助缺勤的员工,将其记录为会议记录或用作以后的培训材料。这是一个很大的好处,但是在开始录制之前,请确保您征得所有人的同意。

避免常见的陷阱

在这种大流行期间,每个人都看到了电视会议出轨的方式。避免出现这种情况可以帮助您的团队期待下一次会议。

6、一次一个人:在现实世界中相识时,人们互相交谈是一种生活方式,我们已经开发出听力来弥补这一障碍。由于电视会议并非全向的(一次只能听到一个人的声音),因此人们同时讲话意味着单词和短语会丢失,而没人会被理解。制定一个可以一次识别一个说话者的系统,即使这就像举手一样。

7、消除干扰:在过去的几个月中,儿童,宠物和草坪的维护使许多虚拟对话脱轨。为您的团队建模无干扰的视频会议,并要求他们这样做。

8、事先分发信息:没有什么会使视频会议脱轨,就像有些与会者不愿意获取必要的文件或信息,从而导致在会议进行中共享文件(并且人们不得不等待下载)。提前将所有文档或演示文稿文件发送给所有参与者。

9、保持安全:某些视频会议工具比其他工具更安全。确保使用唯一的密码锁定会议并每次生成唯一的会议ID,而不仅仅是给出静态ID。一些工具可让您创建一个“候诊室”,以过滤不受欢迎的客人。此外,还要查看会议数据在世界上的哪个位置以及在供应商级别的安全性。

您需要的两次会议

正如许多人所发现的那样,远程工作通常会导致混合在一起的日子,尤其是在人们难以找到工作与生活平衡的情况下。结构是解决此问题的关键武器,因为某些常规事件会充当大脑的潜意识触发。例如,在大流行前,通勤上班告诉大脑进入“工作模式”,而通勤回家则相反。

这就是为什么让团队可以依靠自己的规律性参加几次会议很重要的原因:状态会议和一对一会议。

10、如果您的团队是协作的,则状态会议应该以团队为导向,而针对个人贡献者的状态会议也可能会一对一地举行。每天早上作为团队开会,以使您的工作重点顺畅。重要的是规律性。

11、但不要忘记一对一,即使它们只是每周的追赶。在这里,您更有可能听到团队成员面临的困境或瓶颈,而他们可能不愿意在团队会议上分享这些事情。在那些斗争可能与健康有关的时代,保密非常重要。

尽管对于像视频会议这样的简单应用程序,可能要记住很多事情,但它显示了实践可以拥有的力量。如果出现问题,视频会议可能会造成破坏,甚至影响团队文化。但是,在工作时,无论参与者身在何处都可以召开会议,这对组织而言具有变革性。


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Catherine

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There is no love queen of the world.