如何充分利用电话会议和国际会议(一)?

我们都生活在一个地球村。

随着世界变得越来越小,我们正在与我们最喜欢的肯尼亚地区一起喝咖啡,同时与来自美国和澳大利亚的同事进行通话。

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如今,这几乎就是做生意的方式。

在过去的十年中,美国远程工作人员的增长达到了惊人的91%。

此外,每年都有更多的企业走向国际,为国外客户提供服务。

要管理工作环境中的此类更改,您必须进行顺畅的沟通。

在这里,技术尤其是电话会议非常方便。

在本文中,您将找到有关如何领导有效的虚拟会议的有用提示。

1.准备是关键

与常规会议一样,会议的成功取决于您的准备情况。

如果您的职责是组织会议从A到Z,并且从头开始,请注意选择正确的工具。

这将使您的会议顺利进行,并使您能够专注于其业务价值,而不是解决技术问题。

选择易于设置的工具

如果您担心为电话会议引入新系统可能需要花费很多时间,请不要担心。

使用诸如SparkleConference电话会议之类的解决方案,只需五分钟即可设置您的帐户。

您需要开始通话的是互联网连接和耳机。

牢记安全

您可能会遇到与在线会议有关的恐惧之一,那就是对谁参加会议以及访问共享信息的控制较少。

使用SparkleConference电话会议

每个被邀请者都必须在进入会议室之前输入PIN码,以确保只有想要的人才能参加会议

检查工具是否可靠

您不想浪费电话会议的前五分钟来解决连接问题或遇到技术问题-尤其是在与客户开会期间。

尽管您无法避免每个问题,但最好进行一些研究并仔细阅读G2联络中心软件类别中的评论。

寻找免费电话

如果您的被邀请人从国外的电话而不是在线加入到您的电话中,则免费电话至关重要。

这样,您可以确保设置会议没有任何经济障碍。

注意排程

找到合适的日期和时间可能会让您头疼,尤其是在国际会议中。

如果您想安排一个适合所有人的时间,为什么不将其委托给您的被邀请者呢?

使用诸如SparkleComm之类的工具,您可以让您的被邀请者选择完美的时刻。

此外,它会自动识别用户的时区,因此每个人都将确定何时应出现在通话中。

事先设定议程

精心准备的议程是成功的关键。

首先确定会议目的和预期结果。

这将帮助您确定您可以花多少时间专注于每个主题。

一个好主意可能是在电话会议结束时留出一些时间来提问和疑问。

发出材料

为了从电话会议中获得最大收益,请考虑会议期间可能需要的材料。

如果目的是讨论某个主题,发送相关材料将帮助您节省每个人的时间并鼓励讨论。


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Liuyi

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