统一通信中AI促进协作的4种方式(二)

2.语音技术

语音技术丰富了AI在统一通信中的可能性。两种流行的用例是实时翻译和实时转录。两者都正在成为协作平台中的通用功能,并且它们以不同的方式提高了生产率。

实时翻译有助于使工作场所更具包容性,而语言不再是沟通的障碍。团队可以在任何地方进行协作,这使拥有全球员工基础的企业更容易获得支持。

enter image description here

转录是语音到文本的一种形式,可以提高会议效率,因为与会者不必记笔记。相反,他们可以立即集中精力进行更身临其境的团队合作。同样,一旦语音转换为文本,它就变得可搜索,并增加了以前不存在的价值层。没有AI,翻译和转录都是可能的。但是,AI可以足够快地处理语音以实现实时,并且它的准确性随着使用程度的提高而提高。我了解到的SparkleComm统一通信平台中就把AI语音技术使用到了极致,SparkleComm提供了AI实时翻译和实时转录功能。

3.会议摘要

在语音到文本的转录功能的基础上,AI所能做的远远不只是简单地生成对话的逐字记录。此处的关键是将语音转换为数字形式,以补充其他形式的文本,例如Word文档和聊天线程。它们都具有与数据流相同的质量,并且可以由AI处理。 AI应用程序可以根据特定要求为每个团队成员创建自定义的摘要,无论有多少参与者或会议时间长短。通过指定关键字或短语,仅将相关内容解析为用户驱动的摘要。这将使与会人员能够快速生成摘要报告,以便与无法参加会议的其他人共享。

工人不再需要筛选一个小时的重播来捕获所需的关键5分钟,因此可以节省大量时间。不仅如此,人工智能还可以产生这些时光倒流的摘要。因此,结果还可能包括最近的几次会议,以更全面地了解每个团队成员需要做什么。

4.面部识别和生物识别

AI可以使工作场所中的身份验证过程更准确,更高效。主要示例是用于启动或加入会议,访问文件以及授予进入建筑物,办公室或会议空间的访问权限的身份验证。

面部识别和语音生物识别是AI驱动的身份验证的两种方法。这些现在已经作为真正的身份验证方法出现在工作场所中,主要是因为AI应用程序已经变得足够准确,可以大规模信任。在效率方面,它们比传统方法(例如ID卡,密钥卡,密码或两因素身份验证)的工作速度更快,从而节省了整个协作过程的时间。在大流行期间,随着企业试图敦促员工回到办公室,他们也变得无接触并为工作场所的安全做出了贡献,从而赢得了人们的青睐。

以最大的生产力和效率结束SparkleComm会议的7个技巧

1)我们做完了吗?

SparkleComm会议即将结束并不意味着会议已经结束。

如果您要与之会面的人感觉尚未完全解决主题或问题,他们将使SparkleComm会议充满疑问和不确定性,并且他们可能会在小组未完全受益的情况下讨论他们的疑虑。

然后,这可能会导致偏差和人员朝着不同的方向工作。

这不是在办公室完成工作的最佳方法。

在继续前进之前,先问一个问题:“在我们继续前进之前,还有人要说些什么吗?”

如果是这样,请公开谈论它们。

如果没有,继续前进。或发起凝视竞赛,这可能有助于吸引人们开放。

enter image description here

2)在同一页面上

在详细讨论了一个问题之后,您可能会发现有些人并不完全同意该小组的决定或观点。

就像划船队一样,只有所有人都朝着同一个方向努力时,您才可以加速前进。

询问小组是否真的同意,如果没有,请他们提出疑虑。

3)付诸行动

SparkleComm会议在行动计划中结束时是最有效的。

为了将思想和想法付诸行动,您需要从团队中获得每个人将要做什么的承诺。

向小组提出的一个关键问题将是“在x日期之前,将完成什么工作,由谁完成?”之类的问题。

SparkleComm会议记录或后续电子邮件中,每个可交付成果或下一步均应在其旁边放置一个名称。

4)致谢捐款

如果您想从队友那里获得明智而周到的贡献,请向他们展示您的关心程度。

指出他们做出的宝贵贡献,以及这些贡献如何发挥作用。

这不仅可以鼓励您认识的人,还可以帮助您的团队了解您对自己的贡献有何评价。

5)发出会议记录

很容易忘记讨论了什么以及谁负责每个可交付成果。

但是,如果您发送SparkleComm会议记录,则几乎不可能迷路。

SparkleComm会议之后,甚至在您走出大门之前立即发送便笺,有助于确保每个人都有他们需要自己承担的文件,以使自己和同事承担责任。

6)评估SparkleComm会议

良好地召开SparkleComm会议是一项技能,您可以随时提高自己的技能。

作为会议主持人的工作是确保会议满足每个人的需求。

因此,请确定在会议中效果良好的地方以及可以改进的地方。

问您的团队“关于这次SparkleComm会议的质量,我们做得好什么,我们可以做得更好?”

这不仅可以帮助您确定问题,还可以显示您的谦卑和改进的意愿。

7)准时结束

准时结束SparkleComm会议对表达您对同事时间的尊重很长的路要走。

如果您使用的是SparkleComm之类的会议室调度软件,则在房间预订即将结束前5分钟,您会听到声音警报。

这将使您有所准备,需要开始总结该会议

当您的同事看到您尊重他们的时间时,他们将更有可能给您他们的时间。

停电期间保持VoIP连接的8种方法(三)

3)将呼叫转移到另一个营业地点。

对于某些公司来说,他们迫不及待地要停电。如果您的办公室需要像呼叫中心一样接听入站电话,则您必须快速采取行动,因此通话不会掉线。

如果您的公司有多个位置,则可以将所有呼叫转接到另一个办公室。当呼叫中心天气恶劣并且需要将所有呼叫路由到另一个异地团队时,这种快速解决方法在呼叫中心中很常见。

假设您在迈阿密的办公室停电。您可以配置电话系统以将呼叫转移到您的圣安东尼奥办公室。对于系统管理员来说,熟悉如何将传入呼叫重新路由到其他位置是一个好主意。使这成为您业务连续性实践的一部分,以增强信心。

确保您的电话服务提供商具有执行此操作所需的功能。传统电话系统需要大量的配置和终端级别的访问。使用SparkleComm,您只需告诉我们您要激活位置转发,我们就可以完成它。

4)拥有备用Internet服务提供商(ISP)。

除了停电外,您可能还需要备用WAN提供程序。IP语音仅需要与互联网的低延迟连接,因此任何类型的宽带连接都可以使用。您也不一定需要其他电缆或DSL帐单。

可以将高速无线互联网提供商用作备份。借助4G LTE技术,您可以将蜂窝提供商用作办公室的备用ISP。您只需要一个LTE调制解调器,就可以在停机期间将其打开以恢复Internet连接。

而且,不仅是您。大约64%的美国成年人说,他们不可能超过一天没有Wi-Fi!

对于无论如何都需要Internet和电话服务的小型办公室,该备份提供商非常具有成本效益。

VoIP停电不必打扰您的电话。 

断电时可能会有些不安。当办公室断电时,您可以:

等一下 某些电源中断会在几分钟内得到解决,而无需采取进一步措施。

使用VoIP智能手机应用程序。一些VoIP提供商包括一个用于拨打和接听电话的移动应用程序。在停电期间,许多蜂窝服务保持在线状态。

电话转接到您的手机。如果您的手机工作正常,则可以将呼叫转接到其他电话号码。

直接呼叫您的语音信箱。您可以将呼叫者定向到语音信箱,而不是忙碌的信号,以便以后再回叫他们。

设置不间断电源。这些不仅仅是大型配电盘。它们为您的网络设备(包括电话)提供数小时的电力。

使用SparkleComm,您可以获得比VoIP高的正常运行时间。

VoIP停电不仅令人沮丧。无论您是小型企业还是大型呼叫中心,离线都是件大事。

SparkleCommVoIP电话系统具有强大的功能,可保持团队的正常运转。拥有99.999%的正常运行时间很不错,但是更好的是我们的支持团队,他们随时可以为您和您的企业提供帮助。

惊人的服务意味着您可以从友好和知识渊博的VoIP专家24/7获得帮助。一旦您告诉我们发生了什么事,我们便可以为您实施快速修复。SparkleComm涵盖了您的业务沟通,即使在停电期间,我们也有您的支持。

停电期间保持VoIP连接的8种方法(二)

enter image description here

3)切换到VoIP智能手机应用程序。 

VoIP电话系统的诱人优势之一是您可以在任何地方拨打电话。您甚至都不需要建筑物的互联网连接。您的电话可能还有足够的电池寿命,可以接听断电期间可能接到的任何商务电话。

另外,近来用于手机的电池组比较普遍。充满电的电池即使长时间使用也可以为您充满电。只需抓住多余的电池并将其插入即可。

SparkleComm提供免费的商务电话应用程序为用户,以补充其电话服务。下载后,登录后,您可以在几分钟内开始拨打电话。

4)将来电转移到语音信箱。

如果您无法在iPhone或Android上接听电话,则没问题。来电者仍可以在您的语音信箱中留言。与传统的座机不同,即使您断电,语音邮件也完全由VoIP服务提供商处理。

如果您设置了语音邮件到电子邮件,您也可以在电子邮件中接收语音邮件。这项出色的功能使您可以聆听他们的声音,转发给同事或在电源恢复时做出响应。

如何防止将来的VoIP中断:

虽然不能排除断电的可能性,但是您可以设置一些冗余以使VoIP电话系统保持在线状态。最好的部分是它很容易!

当您遵循这四个步骤时,在停电期间您的业务沟通将不会完全陷入黑暗。

1)选择可靠的VoIP提供商。

事实上,电话提供商会发生某些电话系统中断的情况。研究提供商的实际跟踪记录,以了解可靠性以及维护记录的方式。

SparkleComm,我们的正常运行时间为99.999%。我们已经投资了数百万元来创建和维护由多家公司信任的可靠的业务呼叫网络。我们所有的数据中心都具有弹性,并具有离网电源冗余和自动故障转移功能,因此通话不会中断。

快速检查通常会基于用户反馈和社交媒体更新来揭示有关提供商正常运行时间的真相。

2)设置不可用时的自动呼叫转移。

防止电源中断或互联网中断的一种方法是在您的VoIP电话不可用时转接呼叫。

可见,SparkleComm VoIP电话与VoIP提供商保持持续联系。电话提供商会知道您的台式电话或计算机何时无法访问。

您可以激活自动转接到其他电话(例如您的手机)的电话,因此无论如何都可以接听来电。

此特殊功能称为“无法访问时转接”。单击该链接,了解如何在SparkleComm中进行设置。设置完毕后,除非您愿意,否则可以忘记对其进行更改。

如果您有台式电话或商务电话应用程序等可运行的SIP设备,则将向那里定向入站呼叫。当电源关闭时,您的手机会像其他任何电话一样响起。

停电期间保持VoIP连接的8种方法(一)

enter image description here

您是否已从传统的电话系统切换到互联网协议语音(VoIP)?您应该了解VoIP电话(例如SparkleComm)在断电期间如何工作。

尽管VoIP系统往往比传统的座机更为可靠,但由于整个网络都位于互联网上,因此仍然存在宕机风险。失去该互联网连接,您就失去了商务电话服务。

当您最不希望发生电源故障时,就会发生电源故障。通过中断来保持电话服务正常工作的最佳方法是进行计划。

当您开展业务时,电源故障可能会导致您错过客户电话、销售会议、甚至电话会议。永远看起来都不好看,但不要绝望。

准备是您最好的防御。我们将在本指南中介绍一些对策。另外,我们将向您展示几种在VoIP停电期间保持通话在线的方法。

为防止中断: 

选择可靠的VoIP提供商

设置自动呼叫转移

将呼叫转移到另一个位置

拥有备用ISP

中断后: 

确认您断电

连接到备用电池电源

切换到VoIP智能手机应用

将来电转移到语音信箱

VoIP停电的四种处理方法:

刚走进办公室就发现整个商务电话系统崩溃了吗?为此,您可以快速启动并运行。

1)确认电源中断。

停电是令人惊讶的,因为它们很少发生。如果只有一个房间或某些设备(如SparkleComm VoIP电话或计算机)无法开机,则应检查电气服务面板。您可能因消耗过多功率而使电路跳闸。将断路器翻转到“ ON”位置即可将其修复。

查看断电是否仅影响您或您的邻居的另一种快速方法是检查Wi-Fi。打开智能手机的无线网络设置。如果您几乎看不到可用的Wi-Fi网络可供选择,则很可能您所在的社区已经断电。

检查外面是否天气不好。在恶劣天气或高电力需求(夏季)期间,功率波动和停电频繁发生。

最后,使用手机检查当地电力公司的网站,查看他们是否发布了有关停电或电源线断开的信息。在大多数情况下,停电时,手机信号塔仍可以提供数据和语音服务。

2)连接到备用电池电源。

短期解决方案是将电话系统连接到备用电源,例如您可能拥有的不间断电源(UPS)。

要恢复连接,请为您的互联网设备供电。也就是说,您需要将调制解调器、路由器、交换机和VoIP电话连接到UPS,以便它们打开。UPS是一种备用电池,可在一定期间内为设备供电,直到电力公司恢复电气服务为止。

仅当您的互联网提供商不受停电影响时,此解决方案才有效。例如,电线杆断开可能会立即影响成千上万的有线互联网用户。

典型的不间断电源可以使SparkleComm VoIP电话系统保持在线状态大约六个小时。如果断电持续的时间更长,那么您可以做更多的事情。