视频会议有哪些优势?

视频会议的最大优势是效率和成本。在视频会议中,参与者可以从任何地方登录,通常所需的只是基本的计算机技术和SparkleComm视频会议软件。通常节省的成本是巨大的。不仅可以节省旅行成本和运输时间,而且不必租用,保留或维护会议场所。

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随着Internet的普及,在线视频会议的使用在商业世界中变得越来越流行。SparkleComm视频会议允许公司,组织和其他贸易团体实时在线广播其会议。这使得远程参与者以及可能没有时间离开办公室或跨镇旅行的本地参与者的参与更加强大。

视频会议的早期以视频组件为标志,而这些组件原本是现实生活中的会议。这种视频会议的优点仍然有效,并且今天仍在使用。许多主要会议以在线流形式同时在线广播或网络广播,以允许远程参加。观看这些在线视频会议的参与者通常可以通过向主持人发送电子邮件或通过视频会议站点上的交互式聊天功能来参与。

视频会议的优势仅随着技术的变化而扩展。尽管网络广播仍然是使用视频会议技术集成远程参与者的常见方法,但该技术也被用于专门链接远程参与者。当今视频会议软件的主要优势之一是能够专门举办在线会议。

视频会议系统通常并不复杂,并且仅需很少的视频会议设备即可成功举办在线会议。通常只需要一台支持Internet的计算机,网络摄像头和SparkleComm视频会议软件。当然也有其他很多软件包可供选择,从基于Web的免费程序到更安全,受密码保护的应用程序。一些会议程序能够将手机变成移动办公室,并且大多数程序都可以从具有Internet连接的任何位置进行访问。SparkleComm是一个不错的选择。

视频会议的主要优势之一是能够从不同的地点和时区迅速召集人。大多数软件程序会创建一个虚拟的“会议室”,参与者可以在其中登录,激活其网络摄像头,并且可以像参加会议的所有参与者一样都在同一个会议室中。视频会议可以设计为圆桌讨论,也可以设计为一个或多个人的演示。在大多数情况下,参与者可以通过视频进行明显的聊天,而不会沦落到聊天室或电子邮件通信中。与会者还可以在视频会议过程中轻松上传和下载文档。

SparkleComm视频会议的另一个优势是随时可以存档会议记录。大多数情况下,视频会议可以在以后保存,备份和查看。这使公司可以记录会议上进行或决定的所有内容,而不必指定一位参与者为秘书或记录员。

越来越多的公司选择视频会议,而不是传统会议,既是省钱的方式,又是提高员工生产力的一种方式。有了这个,更多的人经常可以参加,而对任何人来说却很少或没有花费。尽管没有真正的面对面交流会丢失一些东西,但是对于在多个城市甚至多个国家设有办事处的公司而言,视频会议的优势很难被击败。

通讯混乱和隔离阻碍远程工作者(二)

拥抱远程工作者

将多条通信线路融合为几条是一个巧妙的解决方案,但是它不能解决其他可能导致远程工作的非技术性问题。

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一方面,无论视频会议多么出色,仍然有大量远程工作者报告FOMO,或者担心错过他们的家庭办公室同事每天都会进行的面对面的非正式互动。正如相关报道的那样,许多人感到自己脱离主流,阻碍了他们晋升和加薪的机会。

孤独是一个问题。偏远地区的人们错过了冷水机座谈会,这使办公室对许多同事来说成了家外之家。

雇主可以做什么?

在这特殊的时期,远程工作的人们常常伴有离职焦虑,鉴于这种普遍的离职焦虑,公司可以采取什么措施使遥远的员工确信他们是团队的一部分?

例如有些企业通过SparkleComm视频会议举行生日或其他庆祝活动,这听起来有些荒谬。但是管理人员应该寻找创新的方式来使用技术为远程工作人员重新创建办公室工作人员可以亲自分享的个人,高度接触的交互。

毫无疑问,围绕协作建立结构是关键。工作组应通过SparkleComm平台定期召开视频会议,以进行工作跟进和休闲对话。预算允许的话,他们还应该鼓励经常出差让同事可以一年看到对方几次,如果不是在总部,然后在区域或当地办事处。

对于那些管理远程团队的人来说,尽管存在距离很远,但仍要鼓励团队合作感和独特的工作文化,这一点很重要。对于公司来说,异地集结远程团队,加强组织的使命并为员工共同创造价值是一个好主意。公司还必须强化这样的信息:员工的成功不取决于他们在哪里工作,而取决于他们提供什么。同样重要的是,远程员工自己必须建立自己的工作区,以提高生产力。而且您确实需要对工作的开始和结束时间进行纪律,并跟踪可交付成果。

一些在家工作的工人正好复制了过去的办公室布局,并且对于将他们的工作限制在该区域是虔诚的。这样的纪律使他们在“办公室”和“家”之间有必要的区分。其他人则在客厅的沙发上进行富有成效的设置。这些人不介意在步调房屋的长度和宽度时打电话。关键是要建立一个适合个人风格的工作空间。  

为远程工作人员制定指导方针

专家们认为,考虑到在紧张的劳动力市场中寻找和保留最佳人才的竞争,雇主应为偏远地区的工人建立结构和指导方针。

尽管许多公司对远程工作人员采取了临时的方法,但是有人认为,对他们而言,计划相关策略并进行清晰的沟通很重要。这样可以确保远程团队和支持它们的部门(包括IT部门)都在同一个剧本上工作。

看来许多人还没有这样做。根据办公用品巨头今年初发布的研究,接受调查的1,001名上班族中有64%表示至少部分时间是远程工作,但只有34%的雇主有正式政策来支持他们。显然,有67%的受访者表示,如果他们的工作安排变得不太灵活,他们就会辞职。

是的,太多的交流会变得混乱和适得其反,但这个问题可能是两种弊端中的较小者。

通讯混乱和隔离阻碍远程工作者(一)

远程办公室工作人员及其雇主如何应对技术激增和持续的孤立感,从而影响生产力?

职场交流是一件好事,但是,通常情况下,太多的好事,无论是巧克力,波旁威士忌,甚至是交流,通常都会带来问题。

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如今,促进远程工作人员与家庭办公室同事之间的通信和协作的技术比以往任何时候都更好。新的SparkleComm视频会议和讨论软件既易于使用,又高效。这些工具加上文本/短信,直接消息传递应用程序和电子邮件,意味着没有任何不保持联系的借口。

不利的一面是,渠道扩散意味着远程工作人员经常通过许多管道从这么多人那里收到太多消息,以致无法跟踪和管理大量涌入。(超级有组织的A型人民可能是该规则的例外,但我们当中有多少人可以主张这种区别?)

结果是,远程工作人员可能还记得最近在某平台上听到的关于主题X的消息,但不记得是通过电子邮件,短信或网页还是其他渠道听到的?所以我们应该试图找出答案。

这种混乱的趋势不仅对工人而且对雇主来说都是一个问题。公司为工人提供全部或部分时间在家工作的机会变得越来越普遍。这需要大量的在线交流。

好消息:IT专家看到了希望

首先,更好的SparkleComm视频会议对于家庭工作者是一个天赐的礼物,因为他们实际上可以看到他们的同事,并获得非语言的提示,而这些提示在其他情况下是看不见的。这对于在分布式团队之间建立更好的沟通有很大帮助。一方面,他们在现实生活中相遇时将能够彼此识别。当然,只有在通话中的每个人都使用摄像头的情况下才能实现这种好处,通常情况并非如此。

还有一些技术可以帮助在某些通信混乱中强加命令。诸如劳格科技SparkleComm统一通信之类的产品可以充当“工作场所中枢”,以连接许多渠道,从而使消息管理更加简便,可管理。

公司可以通过预先打包的集成或自己动手的工具,将员工出于不同目的使用的多种通信产品捆绑到这些集线器中。最终结果是,符合某些条件的电子邮件,文本,日历项目,推文可以自动路由到一个或几个通道,比跨多个设备运行的软件应用程序更容易监控。这些简单的集成得到了越来越多的使用,从而使员工更容易跨应用程序更好地工作。

移动协作如何在大流行中为员工提供支持?

移动协作应用程序可帮助远程工作人员在在家下订单期间保持联系。当工人开始返回办公室时,它们也是沟通灵活性的关键。

事实证明,使用移动应用程序使用户能够访问其通信和协作工具是对当前和正在进行的大流行的有效回应。实际上,转向移动协作应用程序是多少组织能够对隔离和在家定单的流动性做出如此迅速的反应。

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这有两个原因。最重要的因素是易于部署。远程工作人员能够在其设备上安装移动协作应用程序,例如安装SparkleComm统一通信应用程序时,无论是公司管理的还是BYOD的设备,就像应用程序商店中的任何其他移动应用程序一样简单。在大多数情况下,安装应用程序并使用其凭据登录是所有员工都需要启动,运行并立即连接到其语音和协作服务。

就敏捷部署而言,移动应用程序在桌面客户端方面具有特殊优势。与使传统的硬件端点(例如台式电话和视频会议端点)在用户的家庭环境中工作相比,它们在操作上的麻烦明显减少。就像劳格SparkleComm统一通信软件那样,它是新一代融合语音、视频、即时消息、文本、图片等移动互联网的数据融合的通信平台,SparkleComm完全基于软件,摒弃了传统的硬件要求。

移动协作支持似乎可以发挥重要作用,因为在组织内部可以发挥回办公室或扩大的在家工作的场景。为了符合提议的社会疏远要求,许多企业正在考虑交替使用办公室/在家工作的时间表。

对于希望在这两种环境之间切换的员工,将其协作工具随身携带在移动设备上将是最有效的方法。此外,锁定后的工作环境可能会阻止使用台式电话等共享设备。具有移动通信功能和协作应用程序的智能手机等个人设备和类似SparkleComm这样的移动统一通信平台将受到办公室和前线工作人员的更大关注。

呼叫中心顾问应该处理电话,电子邮件和聊天吗?(二)

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提高技能

通常,与其他专业相比,呼叫中心的工作人员还很年轻,平均呼叫中心顾问年龄在30岁以下。因此,重要的是要帮助呼叫中心顾问学习新技能,并为职位中的个人发展提供机会。

通过提供新的职责,您还可以提高SparkleComm 呼叫中心顾问的技能,从而提高其未来的工作前景。这可能会引起热情的增加,这在激励,生产力和对角色的热情方面非常有利。

另外,通过增加责任感,您正在为即将到来的职位描述增加新技能。这意味着您将来很可能会向更合格的申请人开放工作。或者,您可以为经验丰富的员工提供“混合呼叫中心顾问”角色,以促进职业发展和价值认可。

降低损耗

呼叫中心顾问损耗在呼叫中心行业仍然是一个大问题,2019年的报告显示平均比率为22%。

在讨论语音和文本操作之间的移动呼叫中心顾问时,史蒂夫·莫雷尔(Steve Morrell)表示:“无论是临时还是通过更正式的混合方法,这种方法在过去几年的数据中已被多次证明与呼叫中心顾问损耗的改善呈正相关。”

这种相关性可能是由于呼叫中心顾问在跨渠道移动时所经历的敬业度,生产力和技能的提高所导致的。

因此,由于现在招聘和培训新员工的费用如此之高,以至于呼叫中心顾问需要花费数月的时间来偿还他们的费用,因此多技能代理商正成为减少与减员相关的成本的好方法。

  • 多渠道顾问的缺点

多渠道突出了顾问的弱点

史蒂夫声称:“在混合多媒体环境中,有66%的呼叫中心顾问被允许同时进行电子邮件和语音工作,这一数字与去年同期相比一直在增长,但是最近一直稳定。”

这证实了采用多技能呼叫中心顾问的想法的像SparkleComm 呼叫中心这样的呼叫中心的数量有所增加,但是由于这种情况已经“稳定”,因此建议一些呼叫中心不相信他们的呼叫中心顾问会表现出色在多个频道上。

再次使用电子邮件和语音的示例,史蒂夫观察到:“电子邮件需要某些技能,包括语法和标点符号,即使在电子邮件管理系统的响应模板的帮助下,那么这个并非每个呼叫中心顾问都具备。

因此,许多大型呼叫中心都拥有专门的人员来处理电子邮件,以确保达到近乎完美的准确性。