云通信适合小型企业吗

有效的沟通是任何成功企业的基石,无论其规模如何。2021 年,消费者有多种方式与企业沟通,包括电子邮件、在线聊天和社交媒体平台。然而,绝大多数人更愿意在需要帮助时打电话和某人交谈。

不仅仅是客户和供应商,内部沟通对企业也至关重要。小型企业在多个方面面临不确定性,快速沟通的能力可能意味着成功与失败之间的差异。员工可能有特定的工作角色,但他们需要经常协作。高效的通信可节省成本、提高性能并减少错失机会。 

没有语音呼叫,任何商业通信系统都不会完整或有效。它是一个重要的组成部分,是组织之间的重要区别。那么为什么小型企业会继续为低于标准的模拟技术而苦苦挣扎呢? 

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小型组织和 PBX 的问题

较大的公司一直享受采用专用交换机(PBX)的好处。这样的系统允许企业管理大量呼叫、设备和线路。您可以将客户定向到最能为他们服务的人,而无需留言或听到忙音。销售人员可以通过电话开始对话,并在讨论细节时无缝切换到电子邮件。由于更少的未接电话和更短的等待时间,大公司改善了客户的体验。

不幸的是,由于多种原因,小型企业无法从这些工具中受益。也许最重要的原因是购买和维护 PBX 系统的成本。它需要资本预算、多年服务合同和大量投资。很少有企业能负担得起这样的奢侈,更不用说那些员工少于 10 人的企业了。  此外,维护这些系统需要小公司无法获得的专业知识。当您已经有员工分担工作角色时,您可能没有资源雇佣某人来管理电话系统。更重要的是,当移动电话甚至单条固定线路可以很好地满足他们的需求时,许多企业认为他们不需要PBX系统。 

小型组织的云通信

虽然小公司有充分的理由避免使用传统的 PBX 系统,但在现代云通信工具方面则没有这样的障碍。您可能认为您的业务只需一条线就可以了。但是您知道您因为无法与销售人员交谈而失去了多少潜在客户吗?您不知道有多少客户从竞争对手那里购买商品,因为他们每次给您打电话时都会听到忙音。您错过了多少机会,因为您没有合适的工具来利用它们?

事实仍然是,缺乏有效的沟通工具会限制任何业务的增长。这正是小型组织需要利用云通信的原因,以便他们能够实现大型组织长期可用的好处。类似SparkleComm这样的云统一通信系统灵活、可扩展且具有成本效益。它们还可以快速轻松地部署,几乎不需要定期维护。 

通信系统如何管理它?在典型的云平台中,基础设施由专门从事该领域的供应商拥有和维护。然后,其他企业可以根据各自的需求,通过安全的、基于云的系统共享这些资源。最好的例子是托管电子邮件服务。许多公司不再运行自己的电子邮件服务器,相反,他们依赖第三方提供商。

基于云的SparkleComm语音通信系统也不例外。您无需在购买和设置电话系统上花费资本预算,而是每月支付访问第三方专家提供的语音服务的费用。这些服务通常通过云提供,因此得名。 

如果您仍然犹豫,这里有 5 个为什么云通信适合小型企业的原因:

1-一个数字来统治他们

每个企业都有一个与他们合作的每个人都能识别和熟悉的电话号码。从客户到供应商,这个数字就是您企业的面貌。但是如果你有一条线与之相连呢? 

单条生产线可能无法满足您现在或将来所需的容量。当您有一个客户在线并且其他人打电话时,他们听到的只是忙音。同样,当一名员工从该线路呼叫客户时,它会被占用。如果其他员工从他们的手机拨打电话,客户屏幕上显示的不是您熟悉的公司号码。这是一种不一致的体验,绝对不适合客户。 

通过SparkleComm云通信,您可以根据需要增加多个同时通话的容量。您的员工可以使用相同的业务号码从不同设备拨打电话。客户更有可能与人联系,而不是听到忙音或必须留下语音邮件。 

2- 高效和有效的呼叫管理

效率都很好,但是当客户被转移到错误的部门或人员时,它没有多大用处。云通信(如SparkleComm)使您可以有效地进行通信。在以下情况下通过电话留下良好的第一印象:

用愉快的信息欢迎来电者,并向他们提供办公时间等重要信息

通过使用 IVR 提示自动呼叫路由,以确保将客户定向到正确的队列

帮助客户第一时间联系到合适的人,不再需要等待或将他们转移到多个部门

使用保持音乐并让客户知道当前等待时间是多长时间

如果等待时间太长,请在轮到客户时给他们回电,而不是让他们搁置

无论您使用上述部分还是全部,您都可以看到体验比仅使用固定或移动线路所能提供的体验要好得多。 

3- 固网与移动相结合

移动设备越来越多地在商业世界中站稳脚跟。从笔记本电脑到平板电脑和手机,移动性至关重要。它使您的员工能够有效地响应客户。他们可以在任何地方工作,让他们可以在家中、咖啡店或其他任何地方灵活地工作。流动性使任何公司都能产生更大的效益。例如,您可以:

从世界任何地方招聘最优秀的人才,而不必只从您所在的城市/国家招聘

让员工可以选择部分在办公室工作,部分在家工作

允许一些员工永久远程办公,这样您就不必在情况发生变化时失去宝贵的员工(他们必须照顾孩子或年长的家庭成员)

使员工能够在发生自然灾害或流行病等紧急情况时从替代地点继续工作

但在传统电话系统中集成移动设备通常几乎是不可能的。如果可能的话,它是基本的并且不允许有很大的灵活性。然而,在类似SparkleComm这样的云通信系统中,这种集成是完全可行的。事实上,大多数云电话服务都提供智能手机应用程序来使用语音服务。您的员工所需要做的就是安装其中一个应用程序并开始拨打商务电话。例如他们可以使用笔记本电脑、平板电脑或个人手机在SparkleComm应用程序上拨打办公室号码。他们还可以使用多个具有相同编号的设备并在它们之间无缝切换。 

4- 便携性

在切换到电话服务提供商时,号码携带是一个重要的考虑因素。考虑到您使用电话号码的所有地方——从信头到广告——这是您不想改变的宝贵资产。借助号码可移植性,即使您更改了其背后的服务,您也可以保留现有号码。大多数云通信提供商可以在几天内将您的号码移植过来。

云通信(如SparkleComm)允许在其他情况下以及提供虚拟号码的可移植性。什么是虚拟号码?这是一个与特定位置或物理地址无关的数字。如果您想扩展到新市场但还没有办公室,您仍然可以获得本地号码供客户拨打。 

5- 跨渠道协作

云通信的另一个好处是它们与多个企业系统集成,如 CRM 软件、日程安排工具和约会日历。例如您的员工可以在SparkleComm统一通信这一个平台上进行电子邮件、文本、语音和视频通话之间切换,而无需使用多个应用程序。他们的所有对话都集中在SparkleComm一个地方,以后可以轻松检索。这种集成可以帮助您节省时间,因为用户不必停止并使用多个应用程序来完成单个任务。您还可以将数据从一个系统移动到另一个系统。

云通信的价格

使用云通信有很多好处,但如果您负担不起,则意义不大。幸运的是,这些系统不需要太多的前期投资。您像任何其他服务一样按月支付费用,您甚至可以根据需要添加或删除服务。 

一些企业可能需要升级他们的互联网速度和带宽以允许云通信,但您几乎不需要做其他事情。你还在等什么?投资SparkleComm云通信系统可能是您今天能为小型企业做的最好的事情。

如何将您的电话系统带到云端工作

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鉴于今天的环境——混合工作仍然是许多组织的首要考虑。公司正在研究如何让员工安全返回办公室,同时保持灵活的工作选择。在这种转变的过程中,呼叫以及从任何地方提供现代呼叫体验的能力至关重要。

在大多数员工很少进入办公室的情况下,采用混合工作模式自然会保持员工的生产力。争论背后的原因是由于全公司的沟通仍然不如他们全职在办公室时那么有效。对于采用更现代的通信平台(如 SparkleComm)的客户来说,这一挑战已经得到解决,使他们能够从任何地方接听电话和开会。

当您考虑约束时,答案是显而易见的。将您的呼叫基础设施带到云端,以便工作人员可以从任何位置安全地、高质量和可靠地连接。这通常是第二个障碍物出现的地方。如何将您的呼叫和协作基础设施迁移到云端,而不会中断涉及您的业务电话系统并推动业务成功的所有工作流程、呼叫流程和自定义应用程序。

  • 您需要的灵活性

幸运的是,这正是SparkleComm以设计平稳过渡到云的能力脱颖而出的地方。我们能够以独特的方式简化规划,并消除困扰纯云供应商的业务工作流程和呼叫流程的中断。因为每个客户都是独一无二的,通过我们的产品组合灵活性和合作伙伴生态系统,将客户,从小型到大型企业,成功地带到云端。

它从 SparkleComm开始,这是您能找到的最完整的协作体验,结合了市场领先的呼叫、会议、消息传递和联络中心服务,并与适用于任何工作区的智能设备集成。SparkleComm的IP呼叫,是我们云业务电话系统中的一个核心要素。它将通话体验从单纯的听、看和做提升,作为无缝协作体验的一部分来完成业务。

  • 专注的体验

SparkleComm的核心组建采用最稳定可靠的C/C++开发,是目前同行业中支持操作系统产品系列。现在,客户可以更加灵活地混合完全互操作的、本地的、专用的和多租户的云呼叫服务,以满足地理法规合规性等复杂部署需求。

  • 管理简单

在我们一直专注于简化云迁移的同时,我们也一直在改进客户如何通过单一管理平台管理他们的呼叫和设备。单独的配置可能需要时间并且可能非常令人沮丧。到那时SparkleComm的部署过去需要数天的管理任务现在只需几分钟。

你准备好开始你的旅程了吗?

如果您正在考虑迁移到云 - SparkleComm可以为您提供最灵活、最全面的呼叫选项以及满足您需求的选择。无论您是小型企业、个人还是大型企业,我们都能为每个人提供一些东西。

喜欢你的会议!

通过会议传播爱

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情人节不仅仅是向所爱之人表达爱意的机会。这也是一个购物和送礼的大节日,即使对于单身人士也是如此——有点像一个迷你圣诞节。

美国人口普查局报告称,2017 年 45% 的 18 岁以上美国人(超过 1.1 亿人)被认定为单身,创历史新高。尽管有大量单身人士,但与情人节相关的销售并没有受到影响。

相反,他们在 2018 年估计接近 200 亿美元,人均支出超过 143 美元。不仅仅是贺卡或巧克力:礼品卡、珠宝,甚至宠物零食,每年二月都会做大生意。

这一趋势向我们表明,情人节那天空气中弥漫着浓浓的爱意,不仅仅是对你的另一半,而是对你生命中你爱的每一个人——人们倾向于通过有意义的礼物来分享。今年,让我们将这种爱进一步传播到历史上最受鄙视但又必不可少的业务领域之一——会议。没错,是时候重新开始热爱您的SparkleComm会议了。

喜欢它或放弃它:为什么只有最好的协作技术才能做到 正如上面的情人节数字所示,购物者不会吝啬购买他们认为会给重要的其他人或朋友留下深刻印象的东西。换句话说,他们通常不会满足于二流的礼物。同样的原则也适用于团队协作和沟通的工具。

想一想您的组织当前让每个人都了解情况的方法。您是否拥有合适的技术来将您的团队聚集在一起并让他们随时随地进行协作?是否经过优化以充分利用每次会议或沟通?或者它是否让您想完全中断会议

说出会议的任何根本缺陷(时间过长、注意力不够集中等),低于标准的协作技术只会让情况变得更糟。让我们来看看阻碍有效会议的五个常见的日常挑战。

1. 一心多用,参与度不够

问题:在情人节播放电影或电视节目?即使视频一直在播放,您也可能会在某个时候看手机或平板电脑。同样的事情一直发生在纯音频电话会议上,因为参与者将注意力转移到其他地方。“对不起,我静音了”通常是“因为我正在检查电子邮件,所以我错过了你说的话。” 多任务处理很难而且不利于集中注意力。

解决方案:设置视频会议是减少多任务处理的行之有效的方法,因为它可以让每个人都被看到。对于高管和领导层来说,在在线会议期间通过不使用其他技术来树立榜样也是一个好主意。

2.“我们本可以在电子邮件中说明这一点”

问题是:在一场没有成效的会议之后,人们经常会说:“这本来可以通过电子邮件完成的。” 但是为什么不把更多的会议转移到电子邮件上呢?因为电子邮件是一种非常有限的通信媒介,而且效率并不高。如果您的收件箱和我的一样塞满杂乱,消息很容易丢失和被忽视,而且回复之间可能会间隔数小时或数天。难怪公司会求助于会议,不管涉及的缺陷如何。

解决方案:利用SparkleComm实时聊天会议期间和会议后都是有利的。与电子邮件相比,它更精简、功能更丰富,让参与者在上下文中快速获得答案。现代聊天平台还可以轻松搜索旧内容、共享文件和进行数字白板。

3.会议太难加入和参与

问题:有时,问题甚至在会议开始之前就出现了。加入的过程可能非常复杂,需要下载和 PIN 码或有限的设备支持,因此参与者需要在某个位置才能加入。

解决方案:现代协作技术可以让任何会议的开始变得简单。支持多种设备,加入就像点击或点击按钮一样简单。静音和音频控制还使主持人在会议开始后更轻松地保持活动状态。

4.谁参加会议存在不确定性

问题:想象一下有很多人参加的电话会议。有人开始说话,而你只是模糊地知道他们是谁,可能只是事先在日历邀请中看到了他们的名字。然后其他人加入,你根本不认识他们。这些差距可能会分散会议的注意力,尤其是在主题包含敏感信息的情况下。此外,如果您无法直呼他们的姓名,则很难让人们参与进来。

解决方案:我们越来越多地看到 AI 进入会议和协作技术,允许提供高级功能,例如提供从社交帐户和其他目录中提取的会议参与者的即时配置文件。或者语音和面部识别,以便您可以将姓名与面部匹配。因此,会议可以更好地进行并具有更好的参与度,因为每个人都有一些关于每个人的背景信息,并且每个人都可以通过他们的名字来称呼。随着人工智能使用的发展,会议只会变得更加顺畅和高效。

5.远程工作者连接太麻烦

问题:更多的人在传统办公室之外工作,这对于灵活性来说非常有用。但是,如果他们应该使用的SparkleComm会议软件不能在设备上正常运行或无法轻松协作,则这些工作人员保持联系可能具有挑战性。

解决方案:协作工具应该在台式机、手机、平板电脑和视频会议系统上同样适用。这样,他们就可以为可能在旅途中、在家中或偶尔在公司办公室接听电话的远程和移动工作人员提供支持。

情人节是思考如何再次爱上你的会议的完美日子。

自动化联络中心外拨电话和短信以获得积极的投资回报率

对于许多公司来说,向客户拨打电话和发短信构成了他们的现场代理今天处理的大量日常工作。出站电话和短信的使用方式多种多样,例如抢占情况或让客户了解最新情况。SparkleComm呼叫中心它们通常用于提醒客户重要的或即将到来的约会、交付和确认,通常有助于企业平稳运行。企业还使用这些电话来保持主动维护资源和防止不必要的开支。例如,通过SparkleComm呼叫中心提醒客户即将到来的服务预约,如果客户需要在最后一刻更改或取消,他们可以节省上门服务成本。

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然而,这些重复的呼叫类型每天需要进行数百次,并且通常可以构成现场代理日常工作的很大一部分。尽管有必要,但出站通知呼叫通常非常昂贵且花费大量时间,因为代理必须连续拨打每个客户。更不用说,这些电话非常乏味,特别是因为许多客户实际上并没有接听电话。

但是,robocalls 也不起作用。虽然它们既便宜又快捷,但需要进行更改或有疑问的客户必须挂断并回电,而不是能够在同一个电话中进行更改。对于只能处理是/否答案的自动出站文本也是如此。

存在另一种具有成本效益的替代方案——它只涉及使用具有自然语言功能的 AI 驱动的虚拟代理来补充现有的交互式语音响应 (IVR)。自动化可以更轻松地处理需要放置的大量出站通知,而 AI 允许从对话的角度来看更复杂的呼叫。无需依赖SparkleComm座席一次打几个电话,几分钟内就可以拨打数十万个电话。

这些也不是简单的 robocalls - 自动化允许对每个客户进行个性化呼叫。由于这些虚拟代理具有自然语言功能,因此客户可以对提示做出响应——除了是/否之外——并更改、更新、重新安排甚至取消他们的约会。客户甚至可以通过对话式 AI 提出问题并获取有关其约会的更多信息。他们还可以请求转移到实时代理,该代理保持等待故障转移。自动呼出呼叫会对呼叫中心的效率产生巨大影响,节省公司时间和金钱,同时让现场SparkleComm座席腾出时间进行更重要的对话。

公司已经开始看到好处和对 ROI 的成功影响。一个顶级的区域 DISH 安装商仅通过使用虚拟代理进行出站预约确认就能够节省超过 200 万美元。呼叫验证客户并读取预约时间,询问客户是否仍然有空。如果是,虚拟代理在系统中确认预约;如果没有,虚拟代理可以帮助重新安排约会以更好地安排约会、取消约会或转移到在线代理以获得额外帮助。这极大地影响了服务部门的效率,减少了不必要的上门服务到空房子的次数,这使公司每卷成本高达 150 美元。

关于出站虚拟代理的最佳部分:他们可以轻松轻松地与您现有的平台集成。数十家公司正在转向自动化来补充其现有的IVR,以节省他们想要的呼叫中心成本,同时为客户提供无缝和整体更好的体验。

在自然语言意图捕获、前端数据收集和重复的呼入呼叫类型之后,具有动态对话功能的呼出呼叫和文本是联络中心通过虚拟SparkleComm座席实现更多自动化的第四种也是最后一种方式。

为什么您的企业需要敏捷的呼出呼叫中心软件?

如果您的呼出呼叫中心软件效率低下、过时且成本高昂,则会给组织带来负面价值。因此,它应该是先进的、高效的和具有成本效益的。幸运的是,呼叫中心工具和技术在过去几年中发生了重大变化,并且在各个方面都变得非常先进。

一种这样的呼叫中心技术被称为敏捷外呼呼叫中心软件。

您的企业需要呼出联络中心软件的 8 个理由

以下是外呼呼叫中心软件的 8 个最佳优势,说明了您为什么需要一个。让我们快速浏览一下它们中的每一个。

1. 简化和自动化活动

外呼呼叫中心解决方案的第一个关键优势是它简化和自动化了各种程序,使呼叫操作变得简单快捷。

此外,呼出呼叫中心软件将根据其紧急程度对队列中的每个呼叫进行优先级排序。

2. 减少空闲时间

高空闲时间是大多数呼叫中心的主要关注点。呼叫中心代理经常在对话之间从事其他非生产性任务,从而导致高空闲时间。幸运的是,您可以借助呼出呼叫中心软件解决这个问题,例如以SparkleComm为基础的呼叫中心系统的拨号功能会在前一个呼叫结束后立即分配新呼叫。

这减少了座席从事其他非生产性任务或在通话之间长时间闲置的可能性。此外,您还可以实时监控每个座席的工作效率并采取适当的措施。

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3. 提高效率

如前所述,呼出呼叫中心软件(比如:SparkleComm)将减少空闲时间。从长远来看,减少的空闲时间将提高呼叫中心的效率。由于座席不会将时间浪费在非生产性活动上,而是专注于他们的工作,因此他们的工作效率将会飞涨。

此外,由于拨号器会自动将呼叫分配给每个座席,他们将不再需要浪费时间决定接下来拨打哪个电话号码。这将节省大量时间,然后可以用来拨打更多电话并接触更多潜在客户,从而产生更多业务和收入!

4. 更好的潜在客户转化率

其中的最关键的外拨呼叫中心的指标是导致转化率,这是前景的百分比谁接触,并最终转化为客户。出于多种原因,您可以通过使用灵活的外呼呼叫中心软件来提高潜在客户转化率。

5. 高性价比的解决方案

外呼呼叫中心软件将提高座席生产力,同时也提高流程效率。无论是呼叫跟踪、潜在客户生成还是潜在客户转换,所有操作都以系统的方式和智能的方式进行,以确保最有效地使用资源,包括人力资源。

6. 帮助识别和处理紧急呼叫

在客户服务方面,优先考虑潜在客户或紧急呼叫很重要。这将提高客户满意度和品牌忠诚度。例如,假设客户联系您的客户服务寻求帮助,但未能联系到合适的人员或部门。

在这种情况下,设置呼叫中心软件将识别这些客户并将其标记为高优先级呼叫。

这些呼叫最终会移至呼叫队列的顶部并尽快联系。总的来说,这将防止错过任何重要的电话,同时还保证客户及时收到解决方案,以提高他们的客户体验水平。

7. 为数据提供卓越的安全保护

客户的数据对任何组织都极为宝贵,因此,必须不惜一切代价保护它免受未经授权的访问和恶意网络攻击。但是,如果您没有适当的高级系统,保护数据可能是一项艰巨的工作。

尽管如此,由于呼出呼叫中心软件具有现代特性和功能,例如云备份,并受到各种安全协议的保护,因此您可以确定您的数据是安全的。此外,您无需聘请安全专家来管理您的系统,因为一切都将由服务提供商处理。

8. 更好的客户支持

外呼呼叫中心软件的所有这 7 项优势最终都将有助于提高客户满意度。与此同时,我们都同意这样一个事实,即客户将永远青睐一家重视客户、拥有积极主动的客户支持和协助部门以提供及时解决方案并保护他们数据的公司。

幸运的是,在最好的外呼呼叫中心软件的帮助下,这一切都是可能的。例如,客户可以使用SparkleComm软件毫不费力地接触品牌,并且他们还可以从合适的代表处得到及时的响应。

从长远来看,所有这些帮助都会让客户满意,并把他们变成狂热的客户。

加起来:

呼出呼叫中心软件是小时的需要。这些技术不仅通过提高生产力和收入使企业受益,而且还通过为客户提供及时准确的解决方案而使客户受益。此外,呼出呼叫中心解决方案将保护您的数据、降低运营成本、消除硬件维护成本并提供具有成本效益的解决方案。另外,当您决定拥有一个呼叫系统时,不要忘记考虑SparkleComm