改善无效的混合会议的4种方法

当几乎所有人都在场时,是否参加过团队会议?很难直言不讳,甚至很难表达想法。直到最近,我们还没有用“混合”一词来形容这些会议,我们只知道它们对于那些远程工作的人来说经常是个问题。

在任何地方工作通常意味着在任何地方开会,如今,如果管理不当,则具有许多异地参与者的混合会议很快会适得其反。类似SparkleComm的交流和协作平台可以帮助每个人营造一个公平的竞争环境,但是其他策略也必须改变。

enter image description here

优化混合会议

有四种方法可以立即影响高科技团队的混合会议的质量和生产率。

1.流动性很重要

移动通信应用程序必须与Web或桌面版本一样好,甚至要好于其他版本。这样可以使移动参与者获得平等的访问权限,从而有助于提高他们的参与度。

2.减少视频疲劳

进行协作甚至聊天时,请策略性地使用视频,而不要自动使用视频。如果摄像机时间没有增加即时价值,则不需要它,并同步(实时)和异步使用团队消息作为后续和延续。

3.建立参与度

会议主持人必须积极调解,吸引与会者并鼓励远程参与。

4.少即是多

考虑在团队消息板上共享组或个人更新,而不是在混合会议中大声朗读它们。保存会议以进行其他任何其他方式无法进行的战略性讨论或情况介绍。

认真开会

研究表明,与大流行之前相比,我们大多数人现在在会议上花费的时间约多三倍。无疑,这使得在办公时间内完成工作变得更加困难。这就是为什么我们许多人被迫执行多任务的原因之一,这当然会稀释我们的注意力,并减少我们在会议期间可以给予和接受的东西。

当大多数想法不在会议中时,您将无法召开会议。听起来很合逻辑,但是要在混合会议期间强制不执行多任务的基本规则几乎是不可能的。熟练的会议负责人必须设法使与会人员保持参与,这是一门艺术。会议专家建议让所有人参加,群组签到表和共享文档使每个人都可以根据需要参与或自愿参与项目。

对于某些工人来说,只是休息一下可以缓解他们的工作压力。微软在八月份发起的一次哈里斯民意测验发现,有70%的人认为冥想可以帮助减轻与工作有关的压力。

更聪明地工作

改善会议绩效并减轻工作场所压力的另一种方法是更聪明地工作。例如:

在会议之前,您的团队可以通过选择SparkleComm统一通信平台轻松地在移动设备和笔记本电脑之间切换。

在会议期间,利用SparkleComm团队消息传递来减少对视频的依赖。鼓励您的团队讨论和注释共享文档,而不必打开相机或在应用之间切换。

最后,在会议结束后,及时分享会议记录,并明确指出谁负责下一步工作,例如可交付成果。

无限,轻松,智能的SparkleComm使您可以通过内置的团队消息来享受免费的视频会议

弥合鸿沟

今天,无论身在何处,工作时代都是重新思考如何以及为什么以团队的方式相遇以及您希望完成“签到”之外所要完成的工作的好时机。这很重要,因为太多的会议可能导致会议疲劳,更糟糕的是,它们可能会使决策瘫痪。

您的高科技团队可以完成工作,但不幸的是,如果每个人不在同一页面上,则混合会议会使事情变得复杂。建立团队共识是很有价值的,但是使用差劲的沟通工具讨论压力大的话题更有可能产生火花,而不是平静。

解决挑战

交流和协作平台能否帮助解决诸如疲劳等高科技组织挑战?是的,因为它们提供了一次几个小时的视频聊天的替代方法。

我们已经亲眼目睹了消息,视频和电话通信的组合如SparkleComm如何改善会议和协作工作流程。并非总是需要在单个会议上决定所有事情,因此,为团队成员提供异步的团队消息传递功能(包括文件共享和线程讨论)使他们能够在想法准备就绪时做出贡献。

缩小会议在现场和非现场人员之间的鸿沟不仅仅与技术有关,SparkleComm多合一的统一通信平台可能会带来不同。当您见面时,给每个人一个机会(或理由)加入该计划并参与,否则,您将很快达到注意力不足和收益递减的地步。

把握2021年的多样性并融入技术重点(二)

2.减轻语言障碍

当今的数字经济已无国界,许多企业在全球开展业务,其员工队伍也已全球化,分支机构可以有效地支持此模型。但是,借助在家工作,企业可以进一步扩大规模并更快地发展,这就是COVID-19的现实。互联网技术是这里的主要驱动力,但是协作平台又增加了另一个重要的层。

首先,工作人员不完全精通您的母语,但仍然能够跟进工作,可以进行协作,而无需深入交谈。结合聊天的SparkleComm视频会议可以很好地工作,尤其是在使用视觉提示(例如手势)时。借助AI和机器学习,SparkleComm UC平台可以帮助这些工作人员随时随地学习和开发语言,尤其是在将实时转录和翻译工具添加到混合语言中时。当采用这些新的多样性和技术能力的包容性时,语言问题就不再是参与的障碍,从而使企业能够支持更加全球化的劳动力。

enter image description here

3.保持尊重的环境

工作场所的人口结构从未如此复杂,协作平台可以发挥关键作用,使每个人都能参与并保持参与。如今,多代员工已成为常态,通常跨越三个或四个年龄段,每个年龄段的沟通方式各不相同。数字移民更多地依赖于传统应用,例如电话和电子邮件,而数字本地人则更喜欢移动性,文本和视频。没有UC,这项技术可能会成为无用的巴别塔,但是当这些工具驻留在SparkleComm这一个通用平台上时,工作人员可以在各种模式之间无缝切换并仍然尊重不同的通信偏好。

除年龄以外的人口统计媒介(其中包括性别,种族和信仰)也日益多样化。公司的文化和环境越和谐,其员工的生产率就越高,并且到2021年生活已成为现实,这并非易事。如前所述,可以在一定程度上强制执行支持多样性的政策,但是并不总是会尊重差异。

一方面,技术平台中的多样性和包容性可以通过非正式的渠道和模式(例如简短的聊天和表情符号)来控制事物。使用这些工具可以使人们在行为(无论是否有意无意)开始越界时安全地退出。此外,这些数字模式被记录下来,为这些行为变得更成问题并需要更正式的响应提供了线索。显然,这里有许多敏感性超出了本技巧的范围,然而,最重要的是要了解SparkleComm UC协作工具可以是一种自我调节的形式,它将允许尊重差异,并使员工能够专注于手头的任务。

 把握2021年的多样性并融入技术重点(一)

优先考虑多样性和协作技术中的包容性可以帮助公司保持其文化接触点,即使在大流行期间也是如此。

由于COVID-19,企业没有大规模在家上班的准备,但与任何干扰一样,它也有其优点和缺点。这种趋势已经存在了一段时间,但主要是出于自愿或例外。并非所有工作线都可能遥不可及,但在已成为常态的地方,正在重新考虑雇用做法。

员工绩效的基本规则和期望肯定已发生变化,不仅对于现在以家庭为基础的现有工人,而且对于新员工也已发生变化。当今企业面临的最大挑战之一是建立和培育一种文化,使该组织不仅仅是一群散落的员工。

企业一如既往地具有竞争力,但在当前的大流行时期,还必须考虑底线以外的其他因素。许多远程员工在不理想的工作环境中辛苦劳作,而围绕COVID-19的安全问题使一切黯然失色。同时,一些企业仍在继续生存,而将工作与家庭隔离开来对精神健康和身体健康提出了挑战。

enter image description here

增加技术的多样性和包容性以填补空白

这些只是COVID-19之前没有引起关注的一些压力。结果,仅仅考虑一个人的工作技能已不再足够,不管该人是现有员工还是新员工。文化扮演着核心角色,到2021年,这意味着多样性,包容性和具有社会意识。

这些目标中的某些在不同程度上是法律规定的,但是文化和共同价值观无法立法。例如,文化是人类有机互动的副产品。但是,远程工作对维持工作场所文化提出了严峻挑战。这是统一通信(如SparkleComm)和协作平台可以帮助填补空白的地方。虽然您的组织文化无法在虚拟的分布式环境中完全复制,但类似SparkleComm这样的统一通信工具是不错的代理,尤其是在支持更大包容性方面。让我们研究统一通信协作平台(如SparkleComm)可以帮助您的公司保持其文化形象的三种方式。

1.更大的可及性

随着在家工作,办公室里的物理障碍将消失。今天要提高生产力,所需的就是一台PC,宽带连接和一套出色的SparkleComm统一通信协作工具。这为那些由于身体或社会挑战而可能面临可及性障碍或在物理办公环境中无法发挥生产力的人开放了劳动力。

大城市生活:通过VoIP和网络电话节省电话计划

住在大城市中心可以是一种有益的,丰富的经历,尤其是对于工作和学习的年轻人而言,但要维持每天的昂贵生活成本也很困难。住房,交通,食品和其他必需品足够昂贵,而无线计划中的数据成本则构成了已经难以管理的预算。为什么不通过VoIP省钱?

enter image description here

幸好,对于学生和年轻专业人士而言,SparkleComm可以满足您的免费网络通话需求。我们的基于浏览器的服务适用于任何具有浏览器和Internet访问功能的设备,无需下载,注册或付款,只需享受无间断的通话即可。

使用VoIP进行远程工作并减少旅行时间和成本

许多现代工作场所变得越来越灵活,可以在家中或其他地方进行远程工作。互联网当然是其中的基石,它已经迎来了一种新的专业工作文化(这种转变早就应该发生了)。在家工作可让您受益于照顾家人(如果有的话),在舒适的个人环境中工作,并节省交通时间和金钱。

使用VoIPSparkleComm的网络通话,就像您从未离开办公室一样—清晰的视频和音频通话使您无论身在何处都可以与同事保持紧密联系。视频通话比纯音频通话更具个性,因此您可以更轻松地与远方同事保持有意义的关系。

在纽约,东京或洛杉矶这样的大城市中,运输也非常困难。举这个例子;您居住在布鲁克林的日落公园(Sunset Park),并计划在下午1点与客户开会,该客户的办公室在曼哈顿上东区。你们中的哪个人为什么要在世界上最繁忙的城市之一的交通高峰期旅行?在这种情况下,免费的网络通话真是天赐之物—互联网使工作变得更轻松,即使是基本的事情,例如到城里逛逛。您甚至可以查看各种文档,而无需通过我们的屏幕共享功能进行下载!

停车很贵,公共交通又很不方便,为什么还要花上一个小时才能到达20分钟的会议,而此时您只能使用免费的网络电话?更聪明而不是更努力地工作,将为您和您的雇主带来成果!

在家获取所有联系

生活在大都市中可能会与世隔绝-在拥有数百万人的城市中,容易感到迷失和孤独。对于远离您的家乡的那些寂寞时刻,它总是有助于找到一些远离您的城市居住的老朋友或家人。与亲人保持联系会使您感到不那么孤独,并且有时会给您提供我们所有人都需要的情感支持,这对于远离家人和朋友生活的学生而言尤其重要。

SparkleSoftphone全面集成语音、视频、电话、即时消息和邮件功能,可安装于智能手机、电脑(PC/Mac)的软件客户端。

通话功能为基本功能,主要包括:视频与语音同步发起、视频与语音异步发起、通话中视频启闭、视频设备切换(如前置摄像头、后置摄像头)、通话时长显示、支持多方通话、视频分辨率显示等

心动了?立即申请试用账号

如何减少Web会议中的干扰

当一群人需要讨论一个项目并且很难面对面见面时,网络会议可以提高他们的工作效率。但是,就像办公室中的任何活动一样,您周围的各种干扰都会影响您在Web会议中的工作效率。

enter image description here

下次您必须召开在线会议时,请牢记以下提示,而这些分心的事情只不过是回忆!

关上门

您是否在可以关门的办公室或会议室中?办公室其他地方的嘈杂声和can不休会使您在网络会议的另一端听到别人的声音变得更加困难。此外,敞开的大门可能会鼓励人们进来与您交谈,从而进一步分散了您的网络会议的注意力。您可以通过在关门的外面张贴一条声明说您正在开会来最大程度地减少分心。这样,人们不太可能打扰您!

戴上耳机

如果您无法关门,请尝试戴上耳机。耳机可帮助您专注于网络会议中的人员。这是因为它们有助于最大程度地减少办公室中其他人发出的任何背景噪音。耳机还有第二个目的。就像关闭的门表明您正在忙一样,耳机使别人打扰您的可能性降低,除非这很重要。

全屏显示

网络会议很方便,这毫无疑问。但是,许多人都知道他们的计算机有多分散注意力,尤其是当他们考虑Internet提供的功能时。当您参加这种会议时,请将其全屏显示!这样,您将无法在Internet浏览器中打开新标签页并屈服于它提供的干扰因素。

如果您无法完全进入全屏状态,或者需要访问与Web会议相关的另一个程序,请至少使会议窗口尽可能大。屏幕上打开的东西越少,分心的事情就越少。

静默通知

许多人将其计算机和手机设置为在收到短信,电话或电子邮件等时通知他们。在大多数情况下,这些只是在网络会议期间分散注意力。您可能要等到结束后再回答该电子邮件,电话或短信。在开始之前,请关闭所有功能。如果您无法关闭某些功能,请至少关闭通知或将其置于静默状态。

阻止分散注意力的网站

如果只有某些网站通常会分散您的注意力,而不是让您分心,请使用浏览器来发挥自己的优势。禁止在通话过程中将所有注意力从Web会议上移开的网站。即使您认为自己可以抵制诱惑,也无法避免分散注意力,这可以确保它消失了。实际上,例如,即使在您知道可以上微信时尝试抵制诱惑,也可能使您无法参加网络会议

了解更多关于web会议的相关信息,请点击SparkleComm