电话会议曾经是为在海外工作和开会的大公司保留的。它们也相当奢侈，特别是因为过去的技术成本高昂且通常无法获得。随着数字化转型，这种观点慢慢发生了变化。电话会议已成为一种重要且易于使用的通信方式。现在数字会议不再只是可选的，它迅速成为必不可少的沟通渠道 。它变成联系人们的最有效方法之一。

什么是电话会议？

电话会议允许不同地点的多人同时参与群组对话。 只要参与者有一个特殊的拨入号码或一个链接可以点击，他们就可以从任何地方在任何设备上加入。

正如我们所提到的，电话会议并不是一种新现象。几年来，几乎所有的桌面电话都能够开始或加入电话会议。

不过，有些事情已经发生了变化。如今，受邀者可以通过台式机、智能手机或平板电脑等方式加入电话会议，只要他们有稳定的座机或互联网连接即可。 

交互式视频电话会议的广泛应用意味着参与者不需要仅依赖音频电话。此外，他们甚至不必再担心成本问题。SparkleComm电话会议平台可以为用户提供高效的电话会议，无论他们身在何处。

电话会议如何工作？

如果您曾经参加过电话会议，那么您可能了解电话会议的基本工作原理。您可以拨打每个参与者的号码并将他们添加到对话中，也可以发送带有链接或拨入号码的会议邀请。向受邀者发送唯一密码也是一个好方法。它将防止未经授权的人窃听您的电话。

此外，拨打拨入号码或点击邀请链接并输入密码的每个人都将加入一个特殊的虚拟会议室。所有参与者都加入后，会议就可以开始了。

不过，在没有所有被邀请者都在场的情况下开始会议不是问题。在大多数情况下，与会者可以在电话会议期间随时拨入。 

电话会议有哪些不同类型？

有两种主要类型的电话会议。它们可以同时或交替应用，并不特定于任何特定情况、部门或公司。

1 视频电话会议 

在无法进行定期面对面会议的情况下，SparkleComm视频会议系统是一个很好的工具。互联网服务通常足够快速和可靠，足以让企业举行定期SparkleComm视频会议，即使是在移动设备上也是如此。

当企业努力让员工面对面会面时，SparkleComm视频电话会议可以介入以提供人与人之间的情感联系。这种维持人际交往的形式很重要，尤其是在疫情期间。

SparkleComm视频电话会议的一大优势是参加在线会议比面对面会议便宜得多。特别是在旅行费用方面。现在可以立即联系任何人，即使他们位于不同的地区。更重要的是，您可以召开SparkleComm视频会议，费用仅为国际电话的一小部分，甚至免费。

2 音频电话会议

音频电话会议对于快速或紧急会议来说仍然非常有效。您可以在几分钟内轻松启动一个。

尽管视频通话越来越受欢迎，但大多数远程会议仍然没有视觉接触。出于多种原因，音频电话会议仍然很受欢迎。由于技术要求较低，任何人都可以更轻松地连接而不影响通话质量。

这样的调用也有利于多任务处理。 在SparkleComm音频电话会议中，您仍然可以执行一些其他任务，例如查看电子邮件。虽然这可能并不总是很好的习惯，但不可否认这可能是一个优势。 

对于其他人来说，拨打SparkleComm音频电话比承受为相机做好准备的压力要方便得多。处于聚光灯下也会让一些人感到不舒服。

然而，您不必只使用一种类型的电话会议，利用SparkleComm电话会议平台您可以随意切换您的选择。

随着通信渠道数量的大幅增加，IT 团队在降低成本的同时维护多个系统的压力也随之增加。

将统一通信和呼叫中心迁移到基于云的系统可以通过更好的员工和客户体验来节省成本和提高生产力。这些好处非常重要，可以对组织的绩效产生重大影响。例如，据报道，与多供应商策略相比，将呼叫、会议、即时通讯和呼叫中心集成到单个云平台上可将总拥有成本 (TCO) 降低 56%。同样，据说这种方法可以将所有接触点的客户满意度提高 57%。

在 IT 方面，TCO 包括硬件和软件采购、管理和支持、通信、最终用户费用以及停机、培训和其他生产力损失的成本。从本质上讲，它是您的组织随着时间的推移使用产品而产生的每笔成本。当您将本地系统的成本与基于云的系统的成本进行比较时，云的争论是不言而喻的。无需购买、安置、维护和升级服务器。对专门的 IT 人员、独立的安全系统、防火墙、VPN 或复杂的布线系统的需求减少了，各种成本都被捆绑到云服务中。

采用单一供应商方法

统一通信服务意味着您只需向一家供应商支付费用，由其将技术带给您的用户，确保其安全且合规，并消除管理费用和后顾之忧。

以下是基于云的SparkleComm统一通信系统为企业优化 TCO的八种主要方式：

1. 可扩展性。基于云的SparkleComm统一通信系统不仅可以适应企业规模的正常波动，还可以轻松扩展以响应并购活动、特殊事件、季节性和业务重组。例如，为季节性促销启动云呼叫中心服务很容易，也很容易忘记在最后停止服务，这是超支和云浪费的常见来源。

2. 可预测的成本。“按用户付费”的 SparkleComm统一通信解决方案使成本可见并为运营和财务团队所了解。会计得到简化，不需要分散在不同供应商之间的多个采购订单的管理开销。

3. 访问高级功能。在云出现之前，如果企业想要利用通信包中的高级功能，他们通常必须提高处理能力并购买专门的应用程序和服务器。基础设施成本的增加会使一些企业的高级功能超出预算，但基于响亮的云服务消除了这一点，SparkleComm统一通信解决方案使他们只需为高级功能的实际用户付费。

4.敏捷工作。随着业务环境中远程和混合工作的增加，云系统意味着不需要笨重的 VPN 和防火墙等，因为每个人实际上都是远程工作者。这意味着员工和客户体验在任何位置都保持不变，并且运营成本在任何地方都是相同的。

5. 业务连续性。灾难恢复、数据恢复和故障转移能力掌握在SparkleComm统一通信云服务提供商手中，时刻保证企业的业务连续性。

6.常青更新。集成的SparkleComm统一通信单一平台解决方案背后的系统始终是最新的。这抵消了维护和项目管理开销，并且还提供了跨所有用户和站点的一致版本。使用相同版本的每个人都可以无缝共享并消除员工沟通时的摩擦。

7.人力成本。基于云的SparkleComm统一通信服务转移了与维护本地解决方案相关的人力和资本成本。它减少了招聘、培训、发展、轮班计划等方面的人力资源管理费用，更重要的是，它释放了宝贵的 IT 专业人员的时间，让他们专注于核心战略活动。同样，自动化的工作流程消除了平凡活动的苦差事，节省了用户时间并使他们的互动更有价值和有益。

8. 灵活性。也许集成的单一供应商云服务的最终 TCO 论据是它们为组织提供的灵活性来试验、适应、反应甚至转型。 在事件和市场瞬息万变、新进入者扰乱既有市场的时代，对敏捷性的需求对于生存至关重要。引入新技术的漫长交付周期和层层签收是创新的丧钟。通过提高快速新兴的基于 AI 的功能的部署速度来提高敏捷性，SparkleComm统一通信服务本质上是敏捷和灵活的，它们让您也能做到。

难怪敏捷组织正在采用基于云的SparkleComm统一通信平台，该平台提供人工智能和自动化工作流作为其云战略的一部分，以降低 TCO 并提高全面的业务效率。

2023 年被广泛吹捧为“人工智能年”，目前围绕生成人工智能（即 ChatGPT 和 Bard）的嗡嗡声已经得到了很好的验证。在这方面还有很多事情要做，但在从一个趋势跳到另一个趋势之前，IT领导者应该首先退后一步，看看更大的图景。

人工智能有多种形式，没有公认的标准来验证“AI”产品实际上是基于AI的，并且由于这个领域没有得到很好的理解，因此很难知道你真正得到了什么。也就是说，人工智能是创新的温床，随着所有令人兴奋的进步，它的潜力太有希望了，不容忽视。

可以从更广泛的角度看待人工智能，而不仅仅是UCaaS或CCaaS的用例。尽管这些对您的业务成功很重要，但重要的是要认识到人工智能正在推动所有形式的技术的创新，这意味着UCaaS或CCaaS所涉及的所有内容也将受到AI的影响。这就是为什么人工智能将如此具有变革性，无论你今天是否将其用于协作或联络中心，他们的未来都将被人工智能塑造。

为什么选择现在的人工智能？

关于人工智能在2023年变得如此突出的原因，有两个驱动力需要考虑。首先是云作为大多数技术形式的首选部署模型的优势。虽然这一趋势已经形成多年，但大流行确实加速了云的采用，并且考虑到云在所有这些前所未有的需求方面的表现，越来越难以证明使用传统的基于本地的技术来维持现状是合理的。

第二个因素是数字化转型的持续影响，世界正在迅速数字化。这个过程需要很多年，但随着我们的生活变得越来越数字化，将会有更多的数据点来量化我们做什么，说什么，最终，甚至思考什么。

数据是人工智能的命脉，因此将其与我们持续使用的所有数字渠道和应用程序相结合，很容易理解为什么人工智能现在有望成为主流。这种类型的转变与以前不同，在以前，人类和人类部署了新形式的技术 。然而，对于人工智能，这些新功能超出了人类自己所能管理的范围，人工智能更多地与人类并肩发挥作用，以实现其潜力。

当然，人工智能的潜力是一把双刃剑，因为它可以很容易地用于监视、控制和操纵，因为它可以用于个人和整个社会的良好目的。围绕前者的讨论需要单独分析，本文的重点将是企业有益的应用程序，即UCaaS和CCaaS。

人工智能在UCaaS中的用例

UCaaS采用趋势依然强劲，迄今为止的成功与人工智能关系不大。因此，可以公平地问人工智能可以带来什么来使UCaaS的价值主张变得更好。任何使用UCaaS的人都知道它的功能有多丰富，但与所有基于云的服务一样，进入门槛比基于硬件的技术要低得多。这使得市场拥挤，数十家云提供商提供各种风格的UCaaS。

对于买家来说，这是个好消息，不仅可以获取价格优势，而且市场上有很多选择。然而，这让IT部门有责任评估许多产品，并且由于核心功能现在很常见，UCaaS通常像商品一样出售。

大多数云提供商可以解决UCaaS解决的核心通信需求，为了区分，这些参与者现在正在转向AI。人工智能的许多用例现在都在市场上，例如语音到文本、实时转录、实时翻译、视频智能取景等。这些是高效用应用程序，根本无法通过传统形式的UC支持，考虑到支持混合工作和分布式劳动力的挑战，您现在应该考虑将AI作为UCaaS的价值驱动因素。

不过，你不应该止步于此，因为这实际上只是UCaaS人工智能驱动创新的第一波浪潮。人工智能的核心构建块——机器学习、自然语言处理等。– 使用它们的次数越多，它们就越准确、更“智能”，因此它们的能力将随着时间的推移稳步提高。

在此基础上构建的新用例正在出现，因此您还应该考虑诸如带有行动项的会议摘要和语音驱动的数字助理之类的应用程序，这些应用程序可以管理您的日程安排并帮助自动化工作流程。更多即将到来，因此最好将人工智能视为持续创新的推动者，以提高员工和团队的生产力。

AI 在 CCaaS 中的用例

虽然联络中心在云迁移方面在工作场所落后，但他们对人工智能的采用更加积极，主要是因为它解决了紧迫的痛点。大流行给联络中心带来了双重问题，人工智能带来的功能与UCaaS使用的功能不同。

首先是大流行对业务造成的业务中断而导致呼叫量增加所带来的问题，此后呼叫量一直居高不下。雪上加霜的是大辞职效应，服务业工人大量离职，包括联络中心座席。由于座席数量减少，数量增加，联络中心很难提供良好的客户服务，更不用说满足客户现在沉浸在数字技术中的更高期望了。大多数联络中心没有奢侈地花钱解决这个问题，鉴于人工智能能够在24/7的基础上自动化某些形式的客户服务，这一直是联络中心采用人工智能的关键驱动力。

我们仍处于让人工智能驱动的聊天机器人处理自助服务以减轻座席负担的早期阶段，但如上所述，这些应用程序不断改进，无疑将在联络中心发挥更大的作用。第一代聊天机器人几乎没有对传统IVR的改进，但对话式AI的最新进展显然将这种形式的客户服务提升到了另一个层次。

生成式 AI 只是 AI 的最新版本，联络中心用例已经进入市场。对于代理，像 ChatGPT 这样的应用程序可用于动态生成脚本响应;客户可以使用 DALL-E 等文本到图像应用程序来直观地描述其情况设置的产品或环境。其他新兴用例包括用于欺诈检测的语音生物识别技术，以及情绪分析，以首先识别客户的焦虑，然后指导座席做出反应以恢复平静并产生积极的结果。

利用 AI 迈出下一步

这些只是人工智能实际用例的几个例子，还有更多的例子即将出现。毫无疑问，人工智能在不良行为者手中可能会非常成问题，IT领导者必须保持警惕，以监控危险信号。此外，为了不被竞争对手抛在后面，供应商对人工智能有一种淘金热的心态，将炒作与现实分开并不容易。这种谨慎是意料之中的，但它们不应该成为完全避开人工智能的理由。

这里最重要的是认识到为什么人工智能现在获得了如此多的牵引力，以及它如何为一系列全新的、不同的创新奠定基础。今天的UCaaS和CCaaS平台在没有AI的情况下可以很好地运行，但是一旦你看到添加AI的可能性，你就会开始以不同的方式思考通信，协作和客户体验。

IT领导者还应该记住，客户和员工都主要来自数字一代。这群人天生了解数字技术和数字体验。他们的期望与植根于模拟世界的期望不同，虽然人工智能对某些人来说似乎是科幻小说，但他们今天已经准备好了，你可能会惊讶于他们如此容易接受它。所以IT领导者选择一个成熟且与时俱进，不断优化与不断创新的智能统一通信平台至关重要，SparkleComm统一通信平台在夯实现有通信业务平台的基础上，同时紧追潮流，努力将人工智能应用到统一通信平台，百舸争流之中力争上游，是值得企业优先考虑的选择。

今天的专业人士将大量时间花在云端。混合和远程工作的兴起意味着像统一通信 和呼叫中心平台这样的云环境正在迅速成为劳动力的数字中心。无论您的团队成员身在何处，这些空间都可以让您更敏捷、更灵活地访问技术。但是，不同云工具之间的断开连接可能会导致问题。

每天使用的工具如此之多，团队很容易在断开连接的数字环境中不知所措。结合 统一通信和呼叫中心的通信环境有助于最大限度地减少这些问题，提高生产力，甚至推动成本节约。以下是 2023 年推动云整合的一些最热门趋势。 

云与 XaaS 的融合

也许今天将统一通信即服务和呼叫中心即服务结合在一起的最重要因素是各种“即服务”云解决方案的整合。随着越来越多的公司将人员和流程转移到云中，XaaS（即“一切即服务”）越来越受欢迎。统一通信即服务环境越来越灵活，允许与从 CRM 系统到劳动力管理解决方案的其他 SaaS 工具进行更多集成。

灵活的云环境可以为跨各种平台的更一致的云技术打开大门。UCaaS（统一通信即服务） 和 CCaaS（呼叫中心即服务）产品越来越交织在一起，许多供应商还提供额外的 XaaS 服务。例如，SparkleComm UCaaS/CCaaS 平台中包含 CPaaS 和 API 产品变得越来越普遍。

借助整合的云环境，公司可以利用端到端生态系统的力量进行内部和外部通信。通过访问 CRM 数据和其他有价值的见解，这可以让呼叫中心进行更多上下文对话。这也意味着公司可以为客户体验构建更通用的全渠道战略，团队可以在其中轻松连接和协作。

混合工作的兴起

混合和远程工作策略比以往任何时候都更受欢迎。在一项研究中，约76%的员工表示，他们的公司正在转向混合工作模式，而且更灵活的工作模式不断涌现。随着公司发现灵活工作在参与度、生产力和效率方面的优势，他们也认识到越来越需要合适的云环境来增强其分布式员工队伍的能力。 

虽然单个 UCaaS 和 CCaaS 工具可以支持混合和远程工作者，但这些断开连接的环境可以降低生产力和信息孤岛。将这两个空间结合在一起的SparkleComm平台可确保团队成员无论身在何处都可以访问相同的信息、支持和指导，即使是通过移动应用程序。 

通过结合使用 UCaaS 和 CCaaS的SparkleComm系统，业务领导者可以让他们的混合团队提供更高水平的客户服务、更高的生产力、效率和准确性。同时，一体化环境使 IT 和安全团队更容易跟踪团队成员的绩效和流程，无论他们身在何处。我们甚至看到为公司间协作而扩展的云环境正在兴起。

员工福利

“全面体验”等概念和对雇主同理心的日益关注最近改变了工作场所。为了在整个呼叫中心留住最优秀的人才，企业必须确保他们正确地支持他们的团队。今天的SparkleComm UCaaS 和 CCaaS 解决方案可以帮助解决这个问题。 

协调两个通信平台可确保团队成员在最需要时获得同事的支持和帮助，从而减少他们在远程工作时感到孤立的可能性。SparkleComm统一通信和呼叫中心工具还可以更轻松地了解员工敬业度以及员工可能从额外培训或指导中受益的领域。 

SparkleComm UCaaS/CCaaS 平台甚至配备了劳动力管理工具和协作环境，企业可以在其中优化和增强他们的团队。将团队协作系统作为云中的中央工作中心，企业领导者甚至可以实施游戏化方法将分散的员工聚集在一起。 

改进协作

将统一通信与呼叫中心技术相结合可以改善内部协作，使座席能够在组织内找到合适的资源来解决客户查询并根据他们的技能联系他们。

集成的SparkleComm统一通信和呼叫中心系统可直接解决遗留问题，并通过呼叫中心与其他业务之间的成功协作取而代之。这种集成还可以将座席生产力提高三倍，因为它减少了座席寻找信息所花费的时间。

当统一通信和协作功能与呼叫中心系统集成时，座席工作效率会提高，因为座席花在解决客户查询上的时间会减少。这种集成还使座席更容易实时共享信息和协作，这意味着他们可以更快地响应客户问题。统一通信可以提高座席生产力、效率和敏捷性，从而为您的呼叫中心带来显着的商业利益。

分析和报告

通过整合统一通信技术和呼叫中心技术，企业可以从语音、电子邮件、聊天和社交媒体等多个渠道收集和分析数据。这些数据随后可用于深入了解客户行为、确定需要改进的领域并优化座席绩效。

这可以通过多种方式使企业受益，包括客户旅程、绩效和语音分析。

客户旅程分析涉及分析整个客户旅程，从最初的接触到最终的解决方案。通过分析所有渠道的客户旅程，企业可以确定客户遇到困难或沮丧的领域，并采取措施改善整体客户体验。

绩效分析涉及跟踪座席的关键绩效指标 (KPI)，例如通话量、通话时长和客户满意度。通过分析座席绩效数据，企业可以确定需要改进的领域，并提供有针对性的指导和培训。 同时，文本分析分析客户互动，例如电话和聊天对话，以了解情绪、意图和关键短语。此数据可用于识别常见的客户问题并开发有针对性的解决方案。

UC 工具的个性化

在不断变化的工作场所中保持员工的参与度和满意度的一部分是确保他们能够在个性化空间中使用所需的工具。通过调整 UCaaS 和 CCaaS，企业领导者可以为团队提供一种定制工作场所体验的方法。作为新的工作中心，SparkleComm等软件工具越来越受欢迎。

SparkleComm解决方案不仅在同一个地方支持 UCaaS 和 CCaaS，而且还允许用户添加特定于他们需求的应用程序和集成，而不会影响其他团队成员的工作效率。公司可以通过使用SparkleComm解决方案将现有通信提升到个性化的体验。

借助多功能的云环境，公司可以调整他们的技术以适应员工队伍中的各种员工角色，同时确保每个人都可以访问相同的中央工具。团队甚至可以选择如何通过视频、聊天或电话与同事交流。

新的增强体验

最后，整合 UCaaS 和 CCaaS 解决方案使企业能够为新时代的工作和客户体验构建敏捷且适应性强的环境。有了您的团队在同一个地方进行内部和外部沟通所需的一切，在出现新的和破坏性的工具时就可以更容易地实施它们。   例如，公司可以将人工智能功能添加到云端，让团队能够为客户提供自助服务解决方案。然而，这些相同的自助服务机器人也可以帮助员工在云端工作时快速找到信息和帮助。正确的工具还可以为与同事和客户举行更多会议打开大门。

许多供应商不仅更多地尝试使用 VR 协作和 XR 工具来提供客户服务，而且他们还在寻找将更多上下文洞察力引入对话的方法。这可能意味着使用 AI 获取有关用户联系人的信息，无论他们是在召开内部会议还是在与客户讨论服务。 

我们在工作中与客户或同事联系时常常会用到语音信箱功能，请遵循以下最佳实践会让你看起来更加专业。

保持简短

在业务中保持语音邮件问候语简短是很重要的。语音信箱问候语通常是客户与企业的第一个联系点，冗长而复杂的问候语会给人留下负面印象。

保持问候语简明扼要有助于确保来电者收到清晰的信息，并且可以在需要时快速留言。一句简单的问候也有助于传达专业和效率，这可能是与客户建立信任和信心的重要因素。

此外，简洁的语音邮件问候语有助于节省时间并提高工作效率，因为呼叫者不太可能因冗长的消息而感到沮丧或困惑。

专业而有礼貌

专业而礼貌的问候语有助于营造积极的印象并与客户建立信任。

利用SparkleCommVoIP电话系统录制您的语音信箱问候语时，请确保您说话清晰，口齿清晰。使用友好和邀请的语气。避免使用口语或非正式语言，并确保您的问候没有任何背景噪音或干扰。

除了专业和礼貌之外，让您的语音信箱问候语简明扼要也很重要。

提供明确的指示和相关信息

语音信箱问候语的目的是通知呼叫者他们试图联系的人不在，并向他们提供如何进行操作的说明。

清晰简洁的问候语可以节省时间，并防止呼叫者和接收者感到沮丧。重要的是要包括诸如企业或组织名称、呼叫者试图联系的人的姓名以及任何其他相关详细信息（如办公时间或其他联系方式）的信息。

此外，重要的是要提供关于如何留言的明确说明，包括提示来电者说清楚并留下他们的姓名和联系方式。这将确保收件人可以轻松访问和响应消息，从而改善通信和业务的整体效率。

及时回复语音邮件消息

当客户或委托人留言时，他们希望能及时收到回复。延迟响应会给人留下糟糕的客户服务印象，并可能导致沮丧或不满。

因此，建立一个定期查看语音邮件消息并及时回复的系统至关重要。这可以通过SparkleCommVoIP电话系统来设置管理语音邮件消息并建立在特定时间范围内响应消息的协议来实现。

通过这样做，企业可以证明他们对提供优质客户服务的承诺，并提高他们在客户中的声誉。

使用语音信箱进行下班后的沟通

使用SparkleCommVoIP的语音邮件进行下班后的沟通对于企业来说可能是一种有用的做法。它允许客户即使在营业时间后也可以留言和查询，这可以提高客户满意度。这可以通过在公司网站、电话目录或语音信箱问候语本身中包含一条消息来完成。

但是，重要的是要确保语音信箱问候语清楚地说明营业时间，并且响应时间可能会在营业时间以外延迟。对于企业来说，在工作时间定期检查和及时回复下班后的语音邮件消息以保持高水平的客户服务也很重要。