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尽管大多数高级管理人员高管和销售主管都认为高效的呼叫中心对于客户的获取，保留和满意度至关重要，但很少有人探索或实施最新技术来改善和优化呼叫中心的运营。著名分析公司Forrester的最新研究证实，语音仍然是使用最广泛的客户服务渠道，有73％的客户呼叫呼叫中心来解决问题，而不是使用其他通信方法。尽管呼叫中心大量使用，但在客户服务以及呼叫中心运营受到影响的情况下，许多组织仍处在黑暗时代。销售也是如此。

在我的行业中，由于数字护理协调的不断采用，我们看到了效率和服务的惊人发展。

网络的SparkleComm 呼叫中心的操作人员，只需单击按钮，即可访问整个组织的计划数据库。尽管您所在行业使用的特定技术和工具可能有所不同，但为客户和组织带来的许多好处在各个方面都是相同的。我想分享一下在将数字医疗协调纳入其呼叫中心运营后，客户已经获得的一些好处，希望它能激发有关技术如何同样改善您的客户体验，销售数字和底线的想法。

1.缩短通话时间

采用支持技术的SparkleComm呼叫中心，例如许多医疗保健组织所使用的数字医疗协调模型，通常会报告显着减少了平均客户呼叫时长。如果可以自动执行典型客户呼叫的各个方面，则SparkleComm呼叫中心代理可以更快地满足客户的需求。不再浪费时间在旧的模拟系统上导航或使客户停滞不前。花费在狩猎和协调上的时间更少，这意味着代理商和客户在电话上的时间都更少。

2.降低通话量

在某些情况下，由于采用了新技术，组织的总通话量可能会降低。例如，数字医疗协调允许患者寻找并预订自己的医疗服务预约-这种系统的主要优势之一。当患者可以选择在方便时在线安排会诊时，这意味着更少的患者会首先选择致电卫生系统呼叫中心。这样可以减少总体通话量，并减少繁忙的呼叫中心工作人员的工作量。

3.答案的有效位置

优质的技术可以帮助客户更快地找到他们需要的东西，无论呼叫中心工作人员是否支持。虽然可能需要几个问题来指出正确的方向，但不一定需要昨天的操作。数字医疗协调为使用它的组织提供了机会，其他技术工具在医疗保健领域之外也提供了类似的好处。

4.通过电话或短信进行自动外联

虽然大多数客户仍然喜欢在有疑问或问题时打电话，但是现在可以通过自动消息和文本共享一些信息。在医疗保健领域，我们使用这些渠道直接与患者进行会诊安排。现在，患者可以使用其电话键盘或文本功能来接受或更改会诊，以响应此自动扩展，从而节省了患者的时间，并从座席呼叫列表中删除了更多的患者姓名。这使SparkleComm呼叫中心代表可以将时间和精力集中在需要人机交互的患者身上。

5.消除三通电话

过去，许多组织的呼叫中心依靠三方呼叫来解决更复杂的客户问题。需要更多的人来进行故障排除，这导致更多的低效率，更多的人力和更多的时间浪费。随着数字技术的出现，现在可以在SparkleComm呼叫中心在线访问信息知识库以解决复杂的问题。有了正确的技术，三路呼叫的繁琐，耗时且经常出错的过程就不再需要。

6.增强代理商的工作满意度

节省时间的技术带来的好处可能是对呼叫中心员工的士气的提高，这对组织运营最有利。在线系统为繁忙的呼叫中心代表节省了时间，精力，资源和麻烦，使他们可以达到更高的生产率和效率水平。随着时间的流逝，这通常意味着更好的员工留任率和整个组织的盈利能力。

当一个组织（无论该行业如何）在最新技术，工具和系统上投入时间和资源时，每个人都会取胜。客户欣赏更简化、更令人满意和更轻松的体验。呼叫中心团队的工作满意度和士气更高，销售团队获得了更多的潜在客户和推荐人，随着时间的慢慢推移，企业将会获得投资回报。现在该重新考虑一下您公司的呼叫中心了，应该淘汰那些过时的工具？技术如何帮助改善运营？

客户呼叫中心可能是一个压力很大的环境-对于必须处理无数查询和投诉的代表以及必须将宝贵时间花在电话上的客户而言。而技术可以为每个参与人员创造更好的日常现实。

考虑为您的业务提供不同的号码以跟踪您的呼叫渠道的效果。使用来自诸如Ifbyphone，Invoca，Century Interactive和SparkleComm的供应商的呼叫分析服务，该服务可帮助您根据来电的兴趣和质量对来电进行分类。您可以为Yelp列表提供一个号码，为黄页提供一个号码，为Zagat提供一个号码。

从这里，您将能够跟踪广告费用的成功情况，同时仍然能够响应单个客户。个性化您在名片和电子邮件签名上放置的数字，以便为各种潜在客户提供特定的数字。

您甚至可以考虑根据SparkleComm 呼叫中心服务级别对入站呼叫通道进行细分。例如，您可以将金，银和铜类别分配给客户。如果金级客户致电，无论时间或麻烦如何，都可以接听。如果为银牌客户，请指定延长时间，以确保通话能够顺利进行。如果是铜牌客户，请确保有空时可以接听电话等。

像上面提到的那样，任何类型的分层都可以帮助您跟踪电话号码的效果，改善广告支出并提供更好的呼叫中心客户服务。采取这些措施不仅可以帮助您最大程度地提高营销收益，还可以帮助您提高保留率和客户忠诚度。

4）使您的客户数据为您服务。

接到电话固然很棒，但是知道电话后该怎么办更好。研究表明，如果员工在通话时可以访问CRM数据，他们的生产率将提高15％。随时随地访问所有这些累积和记录的信息可能会极大地改变呼叫中心呼入通道的性能，尤其是在将呼叫路由到现场或技术人员时。

确保无论何时何地在呼叫中心系统接到电话，您都可以利用您的CRM数据。将您的CRM数据与社交信息结合起来，使其个性化，这样，如果您从现有的潜在客户或潜在客户那里接到电话，则可以根据合同价值，截止日期或一些社交媒体的更新，来吸引来电者。

考虑使用诸如AMC之类的计算机电话集成（CTI）适配器或诸如Klink之类的大数据解决方案将CRM与像SparkleComm这样的呼叫中心电话系统集成。这样可以确保通话结束后就记录呼叫，并确保提示销售人员更新记录。这不仅可以改善入站工作的性能，还可以显著减少平均处理时间并提高客户满意度。

随着智能手机已不仅仅是呼叫设备，而且消费者正在寻找数字化一对一的体验，很容易忘记语音通道对于发展业务的重要性。拥护并执行入站呼叫策略，以在依赖自助服务和自动化的竞争对手中获得优势。也不要害怕宣传您的电话号码，只要您将电话号码放在正确的位置，它只会对您的业务有所帮助！

该方法始终可以带来积极的互动。

• 呼入策略

这四个技巧将有助于确保您充分利用呼入电话渠道。

1）为最需要的人保留语音通道。

与客户直接交谈，没有比了解客户更好的方法了。不过，面临的挑战是，在考虑到劳动力成本之后，每个电话平均要花费公司9到15美元。在做生意时，有些人喜欢给公司打电话，有些人喜欢使用实时聊天，还有一些人喜欢电子邮件。

无论您是否拥有最先进的像SparkleComm这样的呼叫中心，都可以根据客户生命周期的不同阶段定制通信渠道，以确保您的客户服务团队正在与有价值的客户进行交谈。

认真考虑何时通过SparkleComm 呼叫中心打电话最适合客户，对您有利可图，这样您就可以优化电话并推动所有语音互动，从而从中受益。通常，购买产品所需的考虑越多（因为产品复杂或重要），语音渠道就越重要。相反，任务或决策越简单，越会有更多的客户想要自助。

呼叫中心中保持免费电话号码，以便客户始终可以给您打电话，但是要对您放置电话的位置有策略性的了解。将号码放在首页顶部会扩大来电的渠道，并降低其价值，特别是对于中型公司而言。考虑将数字放在产品或定价页面的底部，或在号召性用语的正下方。

根据人们在购买周期中所处的位置，还可以通过基于网站的实时帮助工具（如LivePerson和SnapEngage）更好地为他们提供服务。这样可以简化电话音量，同时确保客户可以根据需要进行一对一的关注。

其中一些工具具有高度可定制的规则引擎，使您仅可以通过实时聊天或实时呼叫邀请来定位访问者的一部分。

2）遵守您的承诺。

一旦确定只收到最有利可图的电话，下一步就是要确保有合格的人接听电话。不要让呼叫转到语音邮件或行政助理。接听人需要立即成为正确的人。

考虑使用基于SparkleComm的云托管通信系统，根据客户的兴趣或个人资料将呼叫路由到合适的人。此外，您可能要考虑为公司建立一个呼叫中心系统，特别是如果您的团队足够小，以至于一个团队成员可以独自处理一个轮班，这是合理的。

每个接听电话的人都应该使每个客户都感觉自己像世界上最重要的客户。无论公司规模大小，您都可以这样做：例如Zappos或American Express这样的公司的成功很大程度上归功于其入站语音通道的质量以及对每个呼叫的关注。尽管复制它需要大量资源，但请记住，在某些时候Zappos和美国运通也是小公司。

3）跟踪和分析您的呼入电话。

这包括代表将每天使用的呼叫中心耳机，计算机，显示器和键盘之类的必需品。

它还有助于拥有其他软件，例如提供各种支持功能的帮助台工具。例如，呼叫工具可以帮助您的团队跟踪和记录呼叫，而CRM可以提取有用的客户信息，从而帮助销售代表改善客户体验。尽管这些工具乍一看可能很昂贵，但随着时间的推移添加它们可以帮助您的像SparkleComm这样的呼叫中心以与公司相同的速度增长。

4.推广您的呼叫中心。

现在您已经准备好启动新的呼叫中心，与您的客户分享这一令人振奋的新闻非常重要。与您的营销和销售团队合作，向您的客户推广您的新客户服务渠道。如果您已经在提供其他支持渠道，例如电子邮件或实时聊天，请确保向您的客户吹嘘您的全渠道服务体验。这使您的客户更容易接近您，并显示出对客户成功的奉献精神。

宣传您的新频道的一种方法是将其作为Beta功能提供给高级用户。在SparkleComm上，当我们推出新的聊天支持频道时，我们首先将其提供给了一定数量的用户。然后，随着时间的流逝，我们慢慢为它脱毛，直到所有用户都可以使用它为止。这不仅帮助我们宣传了这项新功能，还使我们能够在正式向公众发布聊天支持系统之前对其进行测试和调整。

5.分析并重新评估您的呼叫中心指标。

当SparkleComm 呼叫中心正式启动后，最后一步就是分析您的呼叫指标。每个呼叫中心的关键绩效指标（KPI）会有所不同，具体取决于其目标受众和客户需求。通常，请查看KPI，例如平均通话时间，放弃率和呼叫量，以确定您的呼叫中心是否具备适当的能力来提供长期服务和支持。

确保您分配给团队的日常目标和配额是可以实现的。如果您发现您的团队在一个领域中挣扎，则可能需要重新评估您的KPI，以更好地满足客户的需求。通过不断地重新评估像SparkleComm这样的呼叫中心的性能，您的电话团队将保持最新状态，以了解最新的客户需求，并创造更加愉悦的服务体验。  

这些基础知识应有助于任何企业为其客户服务和支持团队构建有效的呼叫中心。但是，尽管这些步骤可以帮助您建立一支接听电话的团队，但它们并不能为您提供如何有效解决呼入电话的深刻见解。

在第一次交互过程中解决呼入电话可能是贵公司的宝贵资产。实际上，研究表明，如果在与公司首次互动后解决了问题，则可以避免67％的客户流失。准备呼入电话策略是您的团队开发有效的呼入电话方法的好方法，

或者同时提供这两种服务。在其他文章中，我们讨论了客户服务和支持之间的区别，这些区别在建立呼叫中心时会发挥作用。

如果您的公司专注于为呼入电话提供响应式支持，那么您将需要专注于创建客户支持呼叫中心。如果您要推广产品并推动针对客户成功的长期解决方案，那么您将倾向于建立客户服务呼叫中心。在许多情况下，企业培训销售代表以处理这两种功能，从而在扩大客户服务带宽的同时为公司削减了成本。

设计SparkleComm 呼叫中心策略的下一步是确定座席将接听的电话的类型。客户支持呼叫中心可能会发出更多入站呼叫，而客户成功中心将进行出站呼叫。同样，公司通常会根据客户的需求和企业当时可用的资源来执行代表的工作。

最后，您将需要考虑随着业务的扩展像SparkleComm这样的呼叫中心将如何发展。随着获得更多客户，您将需要制定计划以处理更多的呼叫。您还需要准备处理可能会影响业务的危机的方法。提前考虑这些类型的因素可以帮助您的呼叫中心应对未来的障碍，并使其长期保持稳定。

2.确定所需的代表数量并雇用他们。

人工成本从来都不便宜，而当建立一个新的呼叫中心时，有时很难确定理想的雇用人数。为避免雇用过多或过少的代表，您需要估计给定月份内您公司的预期接听电话数量。

查看您的产品使用情况报告并获取客户反馈，以更好地了解客户与您的企业互动的频率。它可以通过提供一个电子邮件支持渠道来开始，以评估不那么复杂的媒体上的客户参与度，从而帮助您开始。另外，如果可能，您可以调查和分析竞争对手，以了解您所在行业的公司通常雇用多少代理商。

估算之后，就该雇用您的电话团队了。招聘时，重要的是要寻找有魅力且热情洋溢的人。最好的电话代表具有很强的情商，可以处理困难或压力大的客户互动。寻求有耐心并且有解决问题技巧的强大沟通者。优质的客户服务始于提供服务的员工，因此在招募新的团队成员时，对您的招聘过程进行投资很重要。

3.投资呼叫中心设备。

如果您希望自己的呼叫中心有效，则需要采用一个呼叫中心系统来帮助您的团队部署和分配呼叫。诸如Avaya，Twilio，Nextiva和SparkleComm之类的公司出售可以处理呼叫并将其传送给您的代表的通信软件。随着公司的发展，可以升级和扩展该软件。

除了呼叫中心系统，您还需要投资与团队一起使用的适当硬件。