处理电话会议焦虑:4步指南

保持镇静并保持会议状态:如何克服电话会议的焦虑

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对于所有类型的专业人员,电话会议都是(令人惊讶的)压力大的考验。与传统的面对面会议不同,您可以部分依靠肢体语言和其他视觉提示来进行交流,与之不同的是,电话会议的成功几乎完全取决于您在电话中的表现。如果您要召开电话会议或参加电话采访,这可能会增加您的压力,以确保您说出的每个单词都是完美的。但是请不要担心,电话会议的参与者,电话会议的焦虑是非常普遍的,可以通过以下步骤来解决:

1.事先准备议程

即使您通常是那种“随波逐流”类型的人,提前准备好您打算说的话的粗略提纲也可以帮助您在参加电话会议时感到更加准备和自信。如果您是参与者,请创建一个清单,列出五到十个谈话要点或您希望在通话中提出的问题的答案。如果您要领导会议,请在会议开始时尽早与其他呼叫者一起讨论议程,以控制自己,以便每个人都知道要讨论的主题的顺序。

2.切聊天

通过电话与一群人通话时,情况会有所不同。闲聊和开玩笑可能会减轻面对面会议时的情绪并建立融洽的关系,但幽默一般不会在电话中发挥出来。在电话上有多个彼此看不见的人时,幽默以及喜剧时机的把握,很容易使他们迷路。为避免因时间不佳的玩笑而造成的任何混乱或可能造成的尴尬误解,最好还是坚持使用脚本,可以这么说,并始终保持话题话题。

3.排练,记录和检查

消除电话会议焦虑的另一种方法是预先练习并为下一个电话做准备。与朋友或同事进行电话会议练习最好是使自己熟悉电话会议程序,例如SparkleComm并排练您打算为即将到来的电话说些什么。如果您认为需要精通电话会议的技巧,则可能需要考虑电话会议录音。记录通话不仅可以让您以后有机会收听和复查您的通话,而且还可以确保记录下通话中讨论的所有内容,以备将来参考。

4.深呼吸并放松

无论对方是谁,在一天结束时,电话会议就是电话会议。尽管准备参加任何类型的会议始终是一个好主意,但花一两个字就不会成为世界末日。准备好谈话要点,深吸一口气或两次,然后在指定的时间打电话。请记住:无论您是主持电话还是邀请来宾,您都参加会议是因为您是一个聪明,有能力的人,可以为您做出有价值的贡献。

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什么是“敏捷”团队?(四)

敏捷用于高级项目管理

不仅简单任务可以从敏捷流程中受益,这种方法的动态性和快速变化性也可以帮助大型项目。例如,众所周知,业务转换IT项目很难管理。这些项目涉及复杂的需求,涉及多个系统,每个系统需要不同的技能。它们还涉及同时对许多系统进行更改,这又增加了另一层复杂性。 

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敏捷方法论和项目管理可以帮助您应对挑战。通过实施冲刺,然后进行测试和相关更改,可以确保您的项目不会偏离轨道。您不再需要等到项目完成就知道出了点问题。您也不必回顾整个工作以查明问题出在哪里。   

有了合适的SparkleComm统一通信平台和项目管理工具,就可以轻松实现甚至大型,复杂的敏捷团队所需要的高质量合作。有一种流行的工作流管理工具,如您所见,很容易看到所有正在进行的任务以及每个Sprint需要做什么。

这些管理工具中的大多数的共同点是,它们将大型项目分解为更易于管理的较小项目。拥有如此多的活动部件,这对于在整个项目完成的几周和几个月中保持团队敏捷度至关重要。另外,每次冲刺结束时,团队成员都将在同一页上关于测试人员或用户的反馈。他们还可以使用SparkleComm云电话系统,团队消息工具和SparkleComm的其他功能进行快速有效的协作。  

因此,敏捷方法论使管理人员可以更好地控制复杂的项目。他们可以更准确地了解项目进度,也可以使利益相关者随时了解。所有公司都使用相同的SparkleComm通信解决方案来支持其敏捷团队。 这使得更容易估计复杂的大型项目的时间表和预算需求。您不必猜测在过程结束时可能需要花费多长时间进行测试或调试。您将在整个项目中进行处理。

敏捷创新

阅读了有关敏捷技术的概述之后,您应该对软件开发团队以及其他领域的软件开发团队如何使用它们有一个很好的了解。记住,沟通是关键。尝试将不同的消息传递和视频会议工具整合到一个平台中,这不仅将有助于减少每月的订阅费用,还可以减少团队在软件管理上所花费的时间。 SparkleComm多合一统一通信解决方案是为商业通信而设计的工具的一个很好的例子,即使在您的团队远程工作时,也可以轻松保持敏捷。

凭借强大的敏捷框架和正确的工具,您的团队应该能够适应并蓬勃发展。毫无疑问,这会带来一些麻烦,但是凭借持久性,敏捷方法可以帮助您的团队将创造力提升到新的高度。

新年前有4个糟糕的电话会议习惯

电话会议礼节:虽然当然不难遵循电话会议的不成文规则,但要注意一些不良的电话会议习惯,这可能会使您的其他呼叫者发疯(无论他们是否告诉您)。尽管其中一些电话会议的禁忌似乎是常识(例如在会议晚些时候打来电话),但您可能会对其中一些不良习惯多久会损害所有参与者的电话会议整体体验感到惊讶。新的一年即将来临,我们认为我们应该分享一些最糟糕的电话会议习惯。

1.给会议带来噪音

当另一个呼叫者加入时,您是否曾经在电话会议中与其他人聊天,突然之间听起来好像您在一家热闹的咖啡店中?参加会议时,请注意周围环境以及通话中可能带来的周围噪音。如果必须从嘈杂的设置中拨打电话,请确保在不讲话时至少使您的线路静音,以将背景噪音降至最低。

2.扬声器给它打电话

谈到将噪音带入会议中,没有什么比免提电话更能引起噪音,回音,反馈和通话质量下降了。尽管我们意识到扬声器在某些情况下是必不可少的,但它们通常是各种电话会议干扰的根源。根据我们的客户支持团队每天处理音频质量会议问题的集体经验,除非绝对必要,否则我们强烈建议不要在电话会议期间使用免提电话。

3.分心的会议

也许您在星巴克排队,或者在收听电话会议时开车带孩子回家放学。无论您正在做什么,无论您在多任务处理方面的表现如何,都将无法全力以赴。如果您打算参加重要的电话会议,请尝试调整您的日程安排,以便您以及所有其他参加电话会议的人都可以。

4.晚点打电话

您是否曾经尝试过悄悄地潜入办公室会议室开会,却遭到同事严厉的不满而招呼?就像您想准时参加商务会议一样,按时参加预定的电话会议通常同样重要。除了可以调适呼叫开始时可能发生的任何重要的通知和介绍之外,准时呼叫还可以确保您加入电话会议不会引起任何可能引起呼叫中断的名称公告或输入提示音。进展。

了解有关不良SparkleComm电话会议习惯和会议最佳实践的更多信息

如何改善呼叫中心性能

呼叫中心操作员只是人,这就是为什么他们不能始终保持相同的高性能水平。

但是,每项业务背后的主要思想和含义是在提供利润的同时提供出色的客户服务。

这是呼叫中心可以提供帮助的地方。

他们充当公司与客户之间的调解人和信息提供者。

尝试让您的工作场所愉快而有效

您可以通过改善工作场所的关系来提高客户服务代理的效率。

它甚至不必非常辛苦——可以尝试非正式会议,而不是可能降低绩效和效率的正式会议

一杯简单的茶或咖啡和一次可爱的会议可以为提高呼叫中心的整体生产率铺平道路。

别忘了神秘购物

神秘购物是了解您的员工与客户打交道的方式的理想方式。您可以找到专业的“购物者”来了解呼叫中心的工作方式。

不要小看外部观点。他们可以从不同的角度看待您的呼叫中心,因此,您将获得一种全新的方式来查看呼叫中心的工作效率。

动机很重要

交流,交流,交流。每个呼叫中​​心和每个座席都需要一点动力,以便能够产生更好的性能并提高生产力。

有许多方法可以达到最佳的座席效率水平。

与每个座席单独交谈,以找出哪种类型的奖励是提供卓越绩效的最佳奖励。

即使在呼叫中心,培训也很重要

练习的人可以取得更好的结果。

这不仅在体育运动中,而且在呼叫中心中都是如此。

如果您要问如何提高呼叫中心的性能,答案是:定期培训。

最重要的培训是第一培训,应在雇用新代理人时进行。

速度是提高客户满意度的关键

每个客户,无论是现有客户还是未来客户,都希望主要解决他们的问题。

这意味着根据呼叫中心所关注或专长的领域(销售,退货),应尽快解决所有问题。

首先,应该对座席进行充分的培训,使其能够在第一次通话中迅速有效地解决所有问题。

呼叫中心软件必须清晰简单

为确保您的座席始终了解他们的工作情况,请为他们提供一个聪明的呼叫中心软件——SparkleCallCenter呼叫中心系统。

SparkleCallCenter呼叫中心系统 ,简称SparkleCC。它以SparkleComm统一通信的软交换技术为核心。

在支持传统语音VoIP、传真、短信接入的基础上,还可支持WAP、彩信、视频和流媒体等传输。

该软件可以非常直观、快速舒适地找到数据。并且应位于云中。

因此,您可以随时随地从任何地方访问它,这可以使事情变得更容易,以防发生意外问题。

将您的呼叫中心视为活体

每个公司都在发展。这比涉及具有标准座席数量的呼叫中心的方式多。

从不断变化的角度看待它,您会发现工作将以更高性能的形式返回。

公司只能和员工一样好。您对它们的投资越多,呼叫中心的效率就越高。

什么是“敏捷”团队?(三)

敏捷团队应该有多大?

您的敏捷团队的最佳规模将根据其正在进行的项目规模和所涉及工作的性质而有所不同。但是,作为一般规则,敏捷团队应具有五到九名成员。 

在Scrum的引导指定对Scrum团队应不小于三,不超过九个。这是因为密切合作是敏捷和Scrum方法的关键。但是,有些企业可能拥有敏捷团队,其中有10人以上,也许不可避免地涉及到反复试验的因素。每个公司都有其自己的特定工作文化和考虑的实践。

敏捷团队的角色是什么?

Scrum模型指定了四个关键角色:Scrum主管,产品所有者,项目团队和利益相关者。 

还要记住迭代和改进的重要性。在每个Sprint的末尾,您都应该准备好最终结果,可以将其交付给客户。这并不意味着它必须是一个充实而完整的项目,但是它确实需要生产一个最低限度可行的产品。

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但是,敏捷团队成员执行的精确任务可能相差很大。没有关于谁应该做什么以及何时做什么的硬性规定,但这就是重点。 

敏捷的基础项目管理

敏捷方法已在客户服务中(例如在呼叫中心)以及许多较小的项目中得到越来越广泛的采用,而不仅仅是在软件开发过程中。 

实际上,从小处着手可能是试验敏捷过程的最有效方法。有人认为敏捷流程最适合于较小的项目,但是,只要您正确地应用它们,高级和复杂的项目也可以从敏捷技术中受益。

看一下您正在进行的不同项目,然后选择一个可以为采用敏捷方法打下良好基础的项目。这将使您能够研究团队结构并收集有价值的见解,然后将其应用于大型项目。 

首先,您需要某种任务管理工具。您可以购买或注册一个新的,某些通信平台内置了此功能,可以使事情变得更轻松。例如,劳格SparkleComm统一通信桌面和移动应用程序具有一项功能,可让您创建任务并将其分配给自己和队友,设置截止日期,甚至对其进行颜色编码以使事情井井有条。然后将这些直接添加到您的小组对话中,以便每个人都可以看到它们。

你可以了解一下敏捷团队如何使用SparkleComm统一通信平台不仅可以更有效地进行交流,而且可以更好地跟踪任务。但是,在选择初始项目作为敏捷流程的测试平台时,请避免选择以下内容:

已经在进行中的项目

需要超过一两个月才能完成的项目

那些(或可能变得)特别复杂的项目

至关重要的项目