在现代世界中，我们可以访问数百种不同的通信媒介。从表面上看，这似乎是一件好事 - 拥有更多选择意味着更有效的沟通途径和更多不同情况的选择。但是，如果我们按照预期的方式使用它们，这些介质才有效。
每个平台都有明显的优点和缺点，在某些情况下比其他情况更有用。例如，短信是告知小组紧急变更的理想选择，而电子邮件更适合转发非紧急的单向信息。如果您不满足这些优点和缺点，您的信息可能会被误解，无法传达您的原始信息，或者更多地分散注意力而造成不必要的误会。
但是你怎么知道你是否正在错误地或低效地使用这些媒体？
这些是专业人士在日常生活中滥用传播媒介的一些最常见且最令人震惊的方式：
1.使用电子邮件处理紧急请求。即使现代工作场所越来越多地要求员工定期检查他们的电子邮件，即使电子邮件是即时发送的，您也无法合理地期望收件人立即收到您的邮件 - 即使在正常工作时间也是如此。如果您使用电子邮件发送紧急请求，可能会浪费时间，特别是因为您不知道收件人是否看到了您的邮件。相反，选择更快的连接方式，如文本，聊天或电话。
2.使用电子邮件进行持续对话。大多数平台（如Gmail）提供了在“对话”中查看与一个主题相关的所有电子邮件的方法，以便您可以更好地跟踪讨论。但是，使用电子邮件进行长于一两条消息的会话效率很低。电子邮件是一种向目的地传递信息的方式;如果您需要解决问题，或者如果您有需要对话的问题，那么有更好的来回话语媒介，例如SparkleComm即时消息，电话或面对面的视频会议。
3.在不适当的时间发短信。您的员工可能都有公司通讯录，但这不会授予您在不适当的时间发短信的许可。每个人都需要休息，并且在晚上9点之后不愿意收到消息。这会破坏员工非常重要的“放松”时间。如果有紧急情况并且没有其他选择另当别论，但在工作日期间尽量将发短信限制在正常工作时间。
发短信非紧急信息。除非您与发短信的人保持个人关系，否则请避免使用短信来传达非紧急信息。例如，如果您尝试开始对话，请考虑使用聊天或电话，这样可以更快速，更轻松地在双方之间进行通信。
4.使用电话会议进行多人会议。正如这个讽刺性的“现实生活中电话会议，一般的电话会议总是很糟糕。声音质量通常是一个问题，人们无法用语言来做出适当的反应。如果你需要进行电话交谈，并且有多个参与者，请选择SparkleComm电话会议来辅助你，其清晰的音质能让每个人都更清楚地参与进来。如果使用团队视频聊天的方式一次性传递大量信息。SparkleComm视频通话是一种很好的工具，可以在面对面视频通话或并以小组形式发言。它也非常适合非紧急对话，因为它不会立即让人们远离他们的任务。
5.面对面会议对于协作头脑风暴和重新联系关键问题或项目的团队非常有价值，但在大多数情况下，他们会浪费大量时间和金钱。如果您非要参加这场会议，可以使用SparkleComm视频会议，即节约了不必要的时间成本和金钱，又能随时随地参与会议，最重要的是你可以同时进行你手中的其它业务事项，为企业创造价值的同时提高了生产力。
平衡优势和劣势
当然，没有一种通信媒介在所有情况下都有用。每种沟通方式都有缺点，使用时会引起问题。那么，成为一个有效的沟通者的方法是学习如何恰当地使用每种媒介，并相互平衡这些优点和缺点。避免过度依赖任何一种媒介，而是在多个领域提高技能，根据情况需要进行切换。