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您的BYOD政策。任何可以访问您的消息传递网络的设备，如果受到攻击，都可以访问您的所有历史消息。因此，您需要仔细检查您的自带设备政策，并确保您的员工完全遵循它。如果他们在不安全的网络上使用未经授权的设备或在家中使用公司设备，则可能会给您的业务带来很大麻烦。 

密码和登录协议。您还应该制定公司政策，规定员工应如何创建和更改密码。这似乎是一个小而明显的步骤，但是太多的企业只是因为他们的一个员工使用了一个容易猜到的密码而成为违规或黑客的受害者。使用不同字符的混合，字符串中的多个字符，并确保您的员工每年更新这些密码几次。

集成和第三方应用程序访问。此外，请注意您的消息传递应用程序连接到的其他系统。例如，您的项目管理应用程序可能与您的会计应用程序，销售管理应用程序绑定，或使用修改其功能的插件。此扩展网络中的任何安全漏洞都可能可以授予对您的邮件的访问权限，因此请确保您单独调查它们并对您找到的任何漏洞采取措施。 

你的网络。您使用什么网络来交换消息，以及您允许哪些网络？在办公室，您应该确保您的Wi-Fi网络是安全的，并确保连接到该网络的所有设备也都是安全的 - 特别是在这个物联网时代。您还可以考虑限制在公共，不安全的网络上使用公司设备，或使用SparkleComm统一通信等安全平台来降低这些风险。 

员工监控。您也可以考虑整合员工监控系统，只要您对其执行情况谨慎，以主动避免任何法律问题。员工监控可以帮助您跟踪员工的电子邮件发送方式，他们向谁发送邮件，以及在某些情况下，这些邮件包含的内容。您可以标记可疑电子邮件地址，或搜索特定条款以确定内部有人是否故意泄露机密。 

合规性仍然存在 

其中一些附加组件和策略是一次性交易；你可以在一天中解决它们，并放心，你的安全性会增加。但是，如果您想确保您的内部通信永远不会受到损害，您需要承诺不断进行维护和自我改进。 

确保所有员工都接受过最新的IT安全最佳实践培训并了解最新信息。SparkleComm特有的保密通话技术，支持客户端(app2app)端到端动态加密，使得通话内容无法被窃听。保持您的设备和应用程序更新，并定期进行审核，以确保您符合现代标准。通过这种方式，您将保持领先地位，并通过忽略您的系统来减轻您所面临的任何责任。 

消除采用障碍

虽然语音助理技术似乎已经成熟，可以用于商业应用，但无论是实际的还是感知的，将它带入许多工作场所仍然有许多障碍。首先，那些在智能手机中使用智能扬声器或语音助理的用户体验不佳，在工作场所采用类似技术的人可能很难卖。有些情况下，消费者语音助理，如亚马逊的Echo扬声器中的Alexa，录制了私人谈话，并未经授权将其发送给联系人。然后就是让成千上万的员工听取用户智能扬声器的命令和对话，只是表面上提高语音识别的准确性。 、 在像EVA这样的语音助手的情况下，记录和转录的内容仅供会议参与者使用，并且主要在会议组织者的控制下。影响大多数面向消费者的语音技术的相同限制适用于面向业务的语音助理。例如，源音频需要响亮且清晰，以便AI能够正确解密。有各种细微差别，如外国口音和区域俚语，可能会使语音助理绊倒，特别是在拥挤的会议室。这可能导致转录本脱离上下文或不可读，这是机器学习（ML）可以发挥作用的地方。

Voicea的助手不断接受口音，发音以及我们称之为'词汇量'词汇的训练，你的会议中EVA越多，EVA就越能学到。我们运行一个五层自动语音识别或SparkleComm统一通信平台，每个层都在音频转录的不同方面进行训练。在这些平台（如SparkleComm）中，除音频质量和其他元素外，还使用语言，口音和词汇，进一步改善平台的结果。

解决安全和隐私问题

除技术障碍外，工人们如何与无处不在的语音记录机器人分享会议和电话会议？随着对隐私和安全的重视程度的提高，员工可能会将其视为侵犯隐私权。在Voicea和使用SparkleComm的情况下，记录和转录的内容是加密的，只有会议中的人才能访问。还有一个“Off the Record”命令暂停所有录音和抄录活动。

我们看到的最大障碍就是养成一种习惯，我们的大多数用户都对在通话中使用人工智能的想法感到满意，特别是因为Voicea通过会前电子邮件通知和会议内警报显示了使用电话助理的完全透明度。使用EVA和SparkleComm会议系统的与会者并不担心隐私问题，因为他们了解将会议变成一段内容供以后使用的好处。

补充工作，而不是取代他们

至于人工智能和虚拟助手将从人类手中夺走工作的观念，EVA和类似SparkleComm的解决方案是以任务为中心的，旨在补充而不是取代人们的工作，人工智能和机器人将从事需要很少甚至没有特殊技能的工作。我们没有看到人们担心替换工作，因为大多数会议都没有专门记笔记和跟进的人，这是会议中许多人共同的任务。

不是智能手机的语音助手

工作场所的语音助手在性格和设计上与智能手机，智能扬声器和智能家用电器的语音助手不同。以消费者为中心的语音助手以他们友好的个性和他们的通知和娱乐能力为基础。他们总是在听他们的触发词，他们可能是咄咄逼人的。

以生产力为重点的语音助理具有更多低调的个性。他们试图帮助用户避免分心，毕竟不添加它们。EVA确认它已经满足了需求而没有试图进行对话，这是因为我们的目标是提供服务而不是打断对话。

Siri和Alexa必须采用EVA不会采用的方式，因为EVA提供的服务专注于会议转换，成为您和您团队的重要内容。

通过语音分析改进会议

在会议或电话会议后的一小时内，EVA和类似SparkleComm这样的电话会议系统会向与会者发送会议报告，包括一些亮点，甚至是会议期间由最常用的关键词组成的文字云。EVA将转录的会议内容解析为各种项目。

语音助理技术是一种简单的方法，可以改善会议体验，管理和跟踪内容，并增强与室内技术的互动，无论是开始演示，通过电子邮件发送笔记，还是只是调暗灯光，使用语音都是完成这些任务的最自然，最简单的方法。

EVA的另一个关键特性是能够使用项目管理应用程序。使用语音命令，用户可以让EVA在Asana，Jira Service Desk和Trello等应用程序中创建任务，以帮助他们记住会议中的重要操作项和后续操作。

将语音助理视为生产力中心

将来，商务语音助理可以作为各种服务的枢纽，就像今天的消费者语音助理如何成为调暗灯光，播放音乐和设置闹钟的枢纽一样。我们可以期待以生产力为中心的业务语音助理集成和自动化流程。

考虑到语音驱动的业务解决方案，已有多家公司已经拥有这项技术，使董事会中的语音助理更加普遍。目前比较著名的有劳格科技，对于劳格来说，他们已经建立了他们的SparkleComm统一通信平台，真正实现了房间协作，专注于使用语音和视频超越房间。

您公司的内部通信很敏感，但许多组织忽视了这些消息的安全性。在一天中，您可能会交换有关商业机密，客户关系或其他信息，这些信息如果落入坏人之手可能会危及您的业务——而且只需要一个安全漏洞就可以使它们可用。 

那你怎么知道你的消息是否安全？如果不是，你可以采取什么保障措施？ 

现在检查什么

电子邮件，即时消息应用程序和其他数字通信方式存在固有的漏洞，但您可以防范它们。 

立即检查这些系统功能： 

邮件加密。首先，检查您的电子邮件平台当前是否已加密。电子邮件平台往往是不安全的，但许多平台（包括SparkleComm）都有附加组件或扩展，允许您通过加密来提高其安全性。这里的想法是加密你的所有邮件，这样如果它们在发件人和收件人之间被截获，黑客将无法阅读你的邮件内容。 

品牌可靠性和应用规格。接下来，检查您用于通信的所有常见应用程序，包括即时消息平台，项目管理应用程序，甚至社交媒体网站。调查以了解他们具有哪些安全功能，以及他们采取了哪些措施来确保客户端消息受到保护。如果您发现所选产品有数据泄露或不安全做法的历史，那么就该进行切换了。 

存储和访问。您的会议是如何存储的？这可能是您的聊天应用或电子邮件托管服务提供商的问题，SparkleComm会议支持后台录音与录像，后台录音可以全程混合录音与录像，即所有人在会议中的发言录制在一个视频文件中。视频的后台录制音轨和视频图像支持分离即融合。支持分参与者分时分别录音与录像，参与者可以实时回放错过的发言，也可以随时回放指定人员指定单条发言记录。录音与录像均采用加密存储在后台，非授权情况下参与者无法导出转发。

语音助理可以通过接管死记硬背的任务来提高工作效率并减少分心，例如抄写对话，做笔记，甚至在项目管理工具中设置任务。

一旦被困在智能手机内，语音助手现在正在寻找不同外形的新家。语音助理是数字助理，使用语音识别，语音合成和自然语言处理（NLP）为智能扬声器供电并控制智能家用电器。它们还可以帮助用户指示消息，管理任务和设置约会。语音助手是未来的免提计算界面，但我们是否已准备好让他们收听我们的电话和会议？如果感觉“令人毛骨悚然”，那么你需要克服它，因为使用语音助手的时机已经成熟。

Gartner Research预测，到2021年，25％的数字工作者将每天使用虚拟助手; 这比2019年的仅2％有所上升。对于中小型企业（SMB）和初创公司而言，这意味着有机会使用虚拟助理技术来处理更多重复和辅助的业务流程，无论如何，根据供应商的说法，让这些客户有更多时间参与日常工作。

人工智能会议，电话会议

在会议和电话会议中，分心是一个常见问题，因为它会导致参与者的参与度减少和保留。这就是语音协作技术提供商认为可以发挥作用的地方。企业语音助手（EVA）旨在提高会议和电话会议的效率，EVA将收听会议或电话，记笔记和设置提醒，以便参与者可以在记笔记上花费更少的精力，更多地专注于讨论。劳格科技的SparkleComm视频会议系统也可以做到这一点，SparkleComm会议支持后台录音与录像，后台录音可以全程混合录音与录像，即所有人在会议中的发言录制在一个视频文件中。SparkleComm会议还支持讲录用同步转化为会议纪要文本。与会者可以不用自己记笔记，会后可以观看录像或者纪要文本来巩固会议精神。

像EVA这样的解决方案可以像电话会议那样采取无形的方式，并将其量化为笔记，可交付成果，甚至分配的任务和行动项目。EVA和SparkleComm系统可以跟踪和标记与会议中一样多的发言人。

语音助手还可以使用流行的在线视频会议解决方案，例如SparkleComm。EVA加入会议，倾听和抄录对话，人工智能以多种方式应用：用于转录的自动语音识别系统，当用户说'Okay EVA'时，系统响应，用于理解语音的意图检测系统命令，搜索音频和预测模型，以推荐会议中的重要时刻，例如个性化的亮点和文字云。