大流行期间召开大型会议的7个步骤(一)

会议是工作的基石,并且不会很快改变。但是,在今年前所未有的转变的,是我们如何见面。现在我们大部分时间在家里工作,我们已经失去了像在办公室一样面对面联系的能力,取而代之的是通过视频进行会议。 

这个新常态带来了一些有趣的挑战。例如,当团队如此分散时,我们如何有效地沟通和协作?在办公室,我们只是在会议室见面以提出想法,视频根本无法提供这种便利。

会议的新面貌

我们是使用SparkleComm统一通信工具来模拟亲自合作经验的专家。在会议室开会的日子似乎是很久以前,但是这一天会再次出现。在此之前,业务仍在继续。

今天的视频会议需要一种不同的方法,看起来像这样:

1.会议必须确保所有类型的互动的安全

视频会议已用于非正式和正式的业务交互。从众所周知的饮水机聊天到市政厅会议,由于我们是远程工作,SparkleComm视频会议是我们亲密联系的主要形式。

您的会议解决方案对于董事会会议应该足够健壮,但是对于“走廊聊天”而言,它应该既友好又用户友好。这意味着超级安全且不受“炸弹”侵害,但同时又易于使用。 

2.会议必须毫不费力地开始

主持或参加SparkleComm视频会议必须毫不费力。这意味着加入会议并开始对话必须非常简单。无需下载,无需长时间开会的代码,无需缓冲,无延迟。 

如果开会时间太长,许多人可能会对这项技术感到沮丧。这可能会莫名其妙地导致人们完全放弃会议,或者默认为协作性较低的通信形式,例如消息传递或电子邮件。无摩擦意味着一键点击就可以进入,就好像您打开会议室门并在桌子旁坐下一样,每个人都加入并时刻准备出发。

3.会议没有时间限制

任何人为的持续时间或限制会议持续时间的功能都是无法接受的。想象一下,当视频中断时,正在进行重要的讨论。将会议限制为任意时间限制可能会严重阻碍协作,因此您的团队应得到更好的支持。

SparkleComm视频会议解决方案为每个呼叫提供无限的持续时间。通常,您只是不知道何时需要额外的五分钟时间来整理并得出最终要点或行动要点,没有人想被切断。

 如何使用SparkleComm视频会议远程招聘和雇用员工(二)

如何通过5个步骤在线面试候选人

1.注册一个视频会议平台

有很多选择-根据经验,请寻找时间限制(有些限制为每次通话40分钟)和用户限制。(是否需要几个人面试您的候选人?)

例如,SparkleComm视频会议非常适合远程招聘,并且很容易启动和运行。SparkleComm与Outlook和Google日历都集成在一起,因此您可以一键将视频会议链接添加到任何邀请中。

2.开始筛选候选人

使用SparkleComm视频会议,您可以在流程的早期阶段筛选候选人时,通过计算机,电话或移动设备进行一对一的采访。这可能包括与两位候选人的会议和它们的引用,以确保他们说他们有比赛过去的业绩经验。

借助SparkleComm视频会议系统,您甚至可以进行屏幕共享,因此,如果您正在招聘一个具有创意的职位,您可以让求职者在聊天时共享他们的作品集!

3.与您的团队分享最佳简历

一旦缩小了竞争者的范围,就该让团队加入了!您可以轻松共享文件并在SparkleComm应用中实时聊天,这是共享求职者简历并讨论流程中下一步的好方法。

4.主持人访谈以衡量“文化增值”

文化适应的时代已经过去。现在是时候寻找候选人的文化背景了。最好的方法之一是通过与团队中特定成员的小组访谈。SparkleComm视频会议小组会议最多可让100名参与者参加标准计划,使您的团队(内部和远程)有机会参加这些重要会议

5.随时随地安全地登上任何人

一旦您选择了新的团队成员并被他们接受,就该入伍了!在与人力资源团队面对面交流时,SparkleComm视频会议可以节省时间,因为您可以同时吸引多名新员工,并轻松共享重要的培训文档或视频,以供他们自己查看。

远程招聘的时候到了

从来没有比现在更好的时候来切换远程招聘了。站在这一增长趋势的最前沿,并借助SparkleComm视频会议平台保持作为小型企业的竞争力。您将拥有更广泛的招聘资源,从而扩大团队的人才深度,同时无论居住在何处,都可以安全地审核和入职新员工。

如何使用SparkleComm视频会议远程招聘和雇用员工(一)

由于不幸的必要性,远程工作在过去几个月中确实爆发了,但是,不要将其称为一夜之间的革命,多年来,在家工作的趋势一直在上升。实际上,在过去的12年中,远程工作增长了159%1,在2019年,据预测,到2028年 73%的企业将拥有远程团队成员。根据2020年前几个月的情况变化,这个数字很可能被淘汰了。

今天,我们将介绍在线面试和招聘候选人的4大好处以及如何以SparkleComm视频会议为例,通过5个步骤在线面试候选人。

在线面试和招聘候选人的好处

当危机消除后,许多小型企业可能会重返100%的实体生活,而其他企业则在注视着他们的团队在远程工作中找到了槽。灵活地适应团队的工作有一些重大好处,例如:

更加多样化的人才库

当您不受办公室门外20-30公里半径的限制时,世界就是您的牡蛎!通过招募远程团队成员,您可以在全国乃至全球范围内建立起拥有强大头脑的更多元化的团队,从而将您的业务提升到一个新的水平。

留住员工

招聘新人才可能会花费很多,而坚持下去的关键之一就是工作的整体幸福感。通过提供远程工作,可以使您的团队更好地平衡工作与生活(甚至对于领导者而言),这只是招募和保留您最好,最聪明的员工的许多方法之一。

敏捷度提高

现在,我们已经准备就绪,可以随时随地工作对于您来说多么重要。不可能知道未来会发生什么,但是拥有一支随时待命的团队似乎是当一切倒置时对冲您赌注的一种方法。

银行里有更多的钱,每个人都可以

当您经营小型企业时,每一分钟都很重要。事实证明,为您的团队提供更大的灵活性可以提高效率并降低成本。不必四处招募候选人来满足团队中更高职位的人,这是节省开支的来源之一,并且不要忘记其他好处,例如不必整天预订会议室和董事会会议室以进行面试。在某些情况下,减少通勤就意味着您的团队也节省了钱,这才是真正的双赢。

无论您对未来有什么计划,了解如何面试求职者并远程聘用他们都是随着业务发展而拥有的一项宝贵技能。幸运的是,借助像SparkleComm这样的超级直观的视频会议软件,这些技能很容易掌握。

准备使用VoIP吗?(四)

6)更清晰的语音质量

VoIP服务首次推出时,其最大的缺点之一就是通话质量差。呼叫会无缘无故掉线,语音质量本身是虚假的,而延迟是一天来的事情。

今天,只要您具有快速稳定的Internet连接,语音质量就不会成为问题。VoIP呼叫通常清晰明了,没有延迟问题,延迟或呼叫丢失。以前我们都参加过一场惨痛的语音和视频会议

VoIP通话质量的关键是具有良好带宽的坚固连接。没有这个,这可能是一场噩梦,尤其是当您经常发现办公室同时进行通话时。总是有人用手机打电话,而其他所有人都会受到回声、延迟和背景噪音的影响。

VoIP电话结束了这些干扰,因此您可以专注于会议的议程。诸如降噪麦克风和高级音频压缩之类的创新使VoIP电话能够获得卓越的音质。

7)支持多任务

VoIP与传统电话一起,使您可以在进行对话的同时发送文档、图像和视频。因此,您可以与来自世界其他地方的客户或员工无缝地举行更多集成的会议。

8)软电话更具灵活性

尽管有名称,软件电话也不是硬件设备。相反,它们是安装在计算机或其他智能设备(如平板电脑或智能手机)上的程序。一个很好的例子是SparkleComm,尽管SparkleComm之类的企业VoIP提供商专门为其业务量身定制了他们的应用程序。

使用软件电话进行业务通信的好处是多方面的:

  • 释放办公桌空间
  • 减少额外的设备成本
  • 允许更大的便携性
  • 使员工队伍不断联系

不仅如此,软件电话还可以让您变得灵活。它们使您可以访问支持您的远程工作风格的功能。

9)增强安全性

大多数人不在乎花费更多的时间来考虑电话系统的安全性。电话系统的安全性很重要,尤其是对于企业而言。对个人身份信息(PII)的需求从未如此高过。

典型的切入点是通过欺诈性电话(通常称为社交工程)来欺骗员工。

VoIP可以通过利用IP技术的进步(包括加密和改进的身份管理)来减轻此类安全威胁。托管VoIP提供商可以全天候工作以保护其网络,因此您不必这样做。

保护VoIP系统的安全意味着您应该与值得信赖的VoIP提供商合作,该提供商应经过独立的安全审核,确保员工实践健康的密码习惯,并为出现可疑呼叫行为配置自动警报。

此外,始终建议始终如一地完成操作系统更新,以确保您的业务不会受到新漏洞的威胁。

从以上的利弊来看,很明显VoIP的好处远大于缺点。在SparkleComm,我们一直在帮助企业从传统电话系统过渡到统一通信解决方案。

在为您建立新电话系统的过程中,我们将让您专注于其他重要的业务方面,而将干扰降到最低。

准备使用VoIP吗?(三)

在越来越多的员工流动中,远程可访问性使您的业务变得灵活。移动员工无论身在何处都可以保持生产力。

更重要的是:VoIP会根据员工的工作方式进行调整。员工无需亲自到办公室。他们可以在任何地方使用智能手机和平板电脑工作。

3)完整的可移植性

VoIP号码(也称为虚拟号码)是完全可移植的。这意味着无论您身在何处,都可以使用相同的号码。

对于经常出差的人来说,这不只是令人欣慰的消息。更好的是,如果您的公司更改了地址,则可以保留相同的VoIP号码。

我们已经为您完成了研究。下载VoIP电话系统购买者指南,其中包含最佳做法和建议。

4)更高的可扩展性

可扩展性是许多SparkleComm VoIP优势中的另一个,这使其成为正在成长的企业的诱人主张。尽管这是VoIP经常被谈论的一个方面,但这到底是什么意思呢?

如果有这种选择,每个企业主都希望拥有一个与其业务同步发展的电话系统。

VoIP解决方案无需随着您的成长而购买昂贵的硬件或专用线路。像您这样想所有可能出现的情况:

在假期期间为需求激增做准备开设新的分公司 。 无论在哪种情况下,都可以立即切换您的偏好,而无需购买额外的线路或专用硬件。

5)小型和大型团队的高级功能

SparkleComm VoIP具有自动话务员和呼叫转移之类的高级功能,甚至允许一个人操作即可投射更大公司的形象。

另一方面,它可以使大型企业更加平易近人。这就是充分利用所有可用功能。

通过与SparkleComm之类的提供商进行注册,尽管您位于其他位置,但仍可获得带有本地区的VoIP电话号码。这使客户将您视为本地人,即使您并非如此。

同样,自动助理功能可以使您看起来比实际的更大。例如,您可能是独资经营者,但仍将自动助理设置为听起来像您是一家拥有多个部门的公司。

与传统电话系统相比,SparkleComm VoIP具有多方通话功能,因此具有优势。大型组织和小型组织通常需要单独的电话会议提供商,使许多人可以加入同一电话。

商业VoIP提供商在其服务中内置了强大的电话会议功能。