避免开会的9种方法(一)

您是否曾经希望减少会议次数?虽然会议当然有其位置,但它们通常可以成为生产力的杀手。

如果您觉得办公室中的会议太多,那么以下建议可以帮助您不仅减少会议数量,而且可以提高每个人的工作效率。

1)从数字通信开始

减少办公室会议数量的第一种方法是询问以下两个问题:

我们可以通过通讯应用程序聊天吗?

我们尝试仅在数字通信无法完成工作时才召开会议

如果我们需要进行对话,则尝试首先使用SparkleComm会议软件进行对话。

并非每个人都同时有空,因此召开会议会打扰人们的工作流程,或者要求每个人都等到每个成员都能见面为止。

使用SparkleComm,每个人都可以在有空的时候参与对话。

这种异步对话可能看起来有些慢,但对涉及的其他每个人而言,负担却要少得多。

它还使人们有时间思考。

我们可以通过电子邮件演示和讨论吗?

SparkleComm会议通常用于更新团队的进度。好,此更新很有帮助。

但是,每个人都需要花时间在SparkleComm会议上以获取更新吗?更新可以作为电子邮件发送吗?

最终,对于更新,团队应该关注一些关键项目,所有这些项目都可以通过电子邮件传达。

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2)在电话视频通话中“开会”

群组通话基本上就像是一个SparkleComm会议,因为每个人都必须同时有空。

但是,这很重要,但并不是每个人都必须参与并关注整个通话。

如果您只需要某人发言五分钟,而该人的发言不会被其他人的发言通知,则该人只能等到轮到他们发言时才静默或取消静音。

一旦他们说完,就可以挂断电话

3)选择更好的动词

有很多充分的理由开会。

但是,如果要召开以下会议之一,也许有更好的方法来实现目标?

讨论,更新,审阅,告知,报告,呈现,检查,谈论,评估,连接,思考,考虑…

如果这些词中的任何一个是主要动词,则电子邮件和在线聊天也可能同样有效,并且还有让人们有时间和仅在需要参与时才参与的额外好处。

通过电子邮件和聊天,您可以执行该列表上的所有操作。

您的最终目标应该是仅召开和参加直接导致变更或采取行动的会议

当然,对话可能会导致采取行动,但是将要采取什么具体行动,该行动会对业务产生有意义的影响吗?

如果没有,请避免开会!

团队协作平台的终极指南(二)

保护团队协作平台

当公司为远程员工建立团队协作环境时,他们必须查看其远程工作策略和流程,以确保它们与用户与平台交互的方式保持一致。

例如,如果团队协作平台最初是由不同部门部署和管理的应用程序,则组织现在将希望通过IT集中管理,并应用单点登录和其他安全最佳实践。团队协作平台应遵循与其他公司应用程序相同的标准,并遵守法规要求。

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与团队协作平台相关的安全问题与其他业务应用程序相同:网络钓鱼,移动漏洞,合规性和数据泄漏。这些平台还使公司面临其他可能的问题,例如针对其呼叫基础架构的收费欺诈攻击可能会导致财务损失,针对网络和本地应用程序的拒绝服务攻击以及可能使用的侮辱性或不恰当语言,需要加以治理。

组织减少漏洞的一种方法是减少在企业中支持的团队协作平台的数量,因为管理多个应用程序可能具有挑战性。

以下是使用多个团队协作平台提出的一些问题:

应用程序集成;

了解风险并在众多平台上加强安全性;

部署和更新功能;

难以规范用户培训;

成本增加;

IT的故障排除负担更大;

缺乏一致的用户界面。

基于云的团队协作平台也可能给组织带来风险,需要一些基本的考虑,包括实施以下云协作安全最佳实践:

彻底审查提供商,尤其是任何第三方风险;

权衡提供商如何处理访客访问特权;

了解提供商如何支持分层的安全控制;

制定解决云风险的用户培训计划。

支持外部协作

外部协作正迅速成为团队协作平台中的必备条件,因为用户希望能够与公司范围之外的人们接触并以与同事相同的方式进行交互。但是,提供这种访问可能很棘手。

访客访问和联合身份验证 是可以实现外部协作目标的两个模型。访客访问基于邀请,并在受控的基础上扩展到各个用户,而联合则基于允许不同的平台进行交互。尽管来宾访问是一种更简单的方法,但联合会提供更多的控制权,例如限制外部协作者对某些功能的访问。

团队协作供应商

团队协作平台千篇一律,以至于很难确定哪种产品最适合组织。大多数平台都具有创建持久性通道,房间或团队空间的能力,这些通道,房间或团队空间可在团队活动或项目的背景下进行小组交流,并提供一对一的私人聊天功能,从而使其成为IM平台的合适替代者。但类似SparkleComm统一通信这样的协作平台得差异化因素包括以下几点:

支持集成的SparkleComm电话和视频会议功能;

SparkleComm采用端到端加密,包括客户持有的加密密钥;

与传统呼叫和会议平台集成;

现成的集成,以及支持自定义集成和工作流程的API;

许可选项和费用;

支持跨公司协作。

另一个值得进行的练习是将组织中的两个主要选项正面交锋,并观察它们如何堆叠。例如,有公司在四个关键业务领域进行了正面对比:协作基础,视频会议功能,呼叫和电话选项以及软件集成。

团队协作平台的终极指南(一)

这份深入的团队协作平台指南探讨了如何创建虚拟环境,以促进安全的用户参与,生产力和创新。

在COVID-19大流行之前,团队协作平台是对面对面会议的补充。一旦员工变得遥不可及,这些平台(包括聊天,消息传递,状态,语音呼叫,SparkleComm视频会议,文件共享等)便成为组织员工和合作伙伴进行沟通和协作的主要枢纽。该指南深入介绍了管理团队协作平台的好处,挑战,安全问题,购买注意事项和最佳实践。

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什么是团队协作平台?

多年来,团队协作平台已经从简单的沟通渠道发展为组织的强大平台,从而实现了任务,项目和文档管理。随着新功能的不断添加,很难确定这些平台可以做的所有事情。

以下是团队协作平台的一些核心功能:讯息传递、聊天、频道、语音通话、视频会议、屏幕共享、日历、文件共享等。

其他功能可以包括以下内容:虚拟白板;与生产力应用程序,ERP系统或客户服务管理平台的应用程序集成;网络研讨会/培训;聊天机器人和AI提供更准确的会议成绩单。

团队协作平台旨在让用户在既定团队和临时团队之间创建协作虚拟工作区。大多数平台都支持保护公司数据和用户的隐私和数据安全策略。它们还使组织能够对数据共享和存储,日志记录,审计/发现和归档执行合规性和法规要求。

尽管某些团队协作平台是免费提供的,但大多数组织需要付费以确保对企业级功能和安全性的访问。

大流行对团队协作平台的影响

在大流行开始时,很少有组织为远程工作做好充分的准备。然而,似乎在一夜之间,公司不得不部署基础架构,以支持分散的员工队伍之间以生产率为中心的集成式协作,并使他们与合作伙伴,供应商,客户和业务生态系统的其他成员保持联系。

诸如SparkleComm统一通信之类的平台有助于应对这一挑战,并帮助组织将虚拟协作功能提升到与亲自协作相当的水平。对于具有不同基础架构级别(包括计算能力,移动性和连接性)的用户而言,这并非易事。所有用户都需要跨地理位置和设备的无缝,相似和安全的体验。

该平台必须与其他应用程序(例如电子邮件,日历和后端系统)进行一流的集成,因此应用程序切换保持在最低限度。对于IT团队来说,这是一个艰巨的任务,他们试图从物理办公室中站稳脚跟。

随着模式的快速变化,公司还需要与员工如何利用这些平台保持一致。例如,在大流行的早期,用户非常依赖视频会议,但是此后经历了“缩放疲劳”,这使他们减少了视频会议的使用。用户还意识到,如果他们要永久地处于远程状态,他们将需要诸如SparkleComm中虚拟白板之类的功能,以实现更好的协作。

团队协作平台的好处

团队协作平台已成为关键的业务工具,因为它们为用户和组织都带来了许多好处。以下列举了团队协作平台的一些业务优势:

会议减少;

提高生产力;

节约成本;

减少电子邮件;

由于面对客户的个人可以快速获得所需的答案,因此收入增加了。

从本地PBX切换到云的5个神话(二)

误解三:云系统不提供高级呼叫和会议功能

神话: 

使用紧密集成的系统,具有本地系统的企业可能会认为云解决方案将不会具有他们惯用的高级呼叫和会议功能。同样,他们可能认为自己的工作流程无法转移到云中。

现实:

与本地系统相比,云解决方案的可定制性和功能丰富得多。让我们来看一下通话。SparkleComm云通信解决方案可以提供高级的呼叫队列分析和实时报告,可以实时,随时随地深入了解每个呼叫的质量和参与度。

它远远超出了仅调用功能。在集成流行的第三方应用程序时,SparkleComm云统一通信系统具有比本地系统固有的优势。例如,销售和营销团队可能希望拨打电话或安排SparkleComm会议,而不必离开他们的Salesforce应用。或者,您的用户可能会喜欢在Outlook中查看他们的会议安排和其他优先级。

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误区四:云中没有控件或自定义项

神话: 

总会有一个权衡,对吗?即使云的质量和可靠性具有吸引力,切换到外部管理的云服务也意味着失去控制和灵活性。

现实: 

实际上,集中式管理工具使您的IT团队可以更轻松地向组织中的每个人(无论他们身在何处)提供云通信。 

尽管并非所有提供商都提供相同级别的管理员访问权限和功能,但是提供自助服务管理工具的云解决方案使从任何地方管理用户和物理资产变得简单。 

无论是启用新功能还是扩展功能,在会议之前检查会议室电话视频设备的运行状况,还是分析通话质量或用户趋势,集中式管理门户都可以为IT团队提供关键的可见性,并提供远程进行更改的灵活性。

误区5:迁移到云端很昂贵

神话:

乍一看,采用云通信服务的成本似乎令人生畏,尤其是当添加到本地成本中时。 

现实:

研究表明,实现这一目标的企业在第一年就可以节省近20万美元的成本。这怎么可能?当您淘汰了旧系统时,所有维护和保养成本都将大打折扣,并且IT员工可以腾出精力来专注于其他任务。同时,通过更大的灵活性和更少的远程工作障碍,员工可以更高效地工作。各种规模的企业都将生产率提高了21%。

灵活,可靠的通信:仅在云中

我们的工作方式正在发生变化,并且旧的本地PBX解决方案无法完成任务。当今的员工需要可靠,安全且功能丰富的SparkleComm统一通信,无论他们身在何处,都能为他们的员工和客户提供服务。SparkleComm云通信正在实现这一目标。

如何计划更换商务电话系统

一些因素可以表明是时候更换商务电话系统了。了解什么时候该切换,以及如何决定一个行动方案。 enter image description here 出于多种原因,您可能需要更换商务电话系统。如果电话系统的价值已完全贬值或出现硬件故障,那么该更换它了。

更换商务电话系统可能会带来负面影响,例如潜在的停机时间,语音邮件丢失或以前系统的客户联系,这可能是您选择更换系统的限制因素。如果您的系统已完全折旧,并且产生了这种后果,请查看是否有任何以旧换新的促销活动。

重要的是要知道是否存在批发交换之外的升级路径。您的销售人员可能知道年终以旧换新或愿意购买旧设备的公司。

为发生故障的硬件做准备

硬件故障可能表明该更换您的商务电话系统了。确定本地或人员支持是否可以处理出现故障的硬件。如果资源在本地不可用,那么确定以后如何执行这些服务就很重要。

如果您有必要的支持,下一步就是确定哪些故障部件更换成本最高。您还应该考虑修理或更换故障硬件所需的服务和时间,以使您拥有适当的预算。

在某些情况下,原始制造商可能会提供备用零件供您购买。有多个零件来源是一个好主意。存在用于维护和维护报废设备的整个行业。这些公司购买二手资产,从知名制造商处购买零件,并提供所有发电机的维护合同,包括发电机,电话交换机和网络交换机。

另外,调查网关或其他过渡设备是否可用于扩展您的投资或使您能够在过渡期间通过旧系统使用新服务,从而简化营业额。

SparkleComm电话系统供应商 strong text 信息请求(RFI)是检查供应商可以提供的可用性和容量的好方法。另外,值得询问供应商在客户中寻找什么,以确保您很合适。例如,如果供应商主要关注50至100名员工的公司,那么拥有1000名员工的组织将不是一个很好的选择。

服务和硬件正在发生变化,未经尽职调查,您不应该接受第一个选项或建议。这包括了解蜂窝移交,在这种移交中,您的PBX会转移到外部电话(例如手机),以减少为所有员工购买台式电话的需求。蜂窝移交可以减少与VoIP电话相关的额外硬件成本,因为组织无需购买交换机端口,维护计划或软件许可。始终在您的RFI中包含对节省成本的替代产品的要求。可以通过使用SparkleComm电话系统来处理以上问题。

选择如何处理电话系统的使用寿命绝不是一件容易的事。一个过渡需要很好地研究和计划,权衡所有的选择和财务影响。SparkleComm电话系统受广大用户喜爱,是一个不错的选择!