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贵公司正在发展壮大，办事处遍布全球，您的员工要求灵活的工作时间表，在线会议工具以及更现代、更有效的协作空间。虽然您知道视频会议可以帮助解决这些请求并在分散的站点之间创建更好的通信和协作，但实现它的想法似乎有点压倒性。

此文章中分解了视频会议的基础知识 - 从一切开始，值得投资的原因以及为您的业务的独特需求选择正确的视频会议解决方案的一些提示和技巧。

视频会议由数字组成

80％的高管表示，开启内部通信视频正在成为常态; 84％的人对外部会议说同样的话； 与两年前相比，今天有超过87％的人使用视频会议； 75％的远程工作人员可以提高工作效率并延长工作与生活的平衡； 64％的公司在小型会议室中设有视频会议设置。

今天的视频会议解决方案包括个人设备客户端和会议室设备端点之间的中央云托管基础设施路由呼叫。但并非所有视频解决方案都是平等的：

一些通过单个数据中心运行，而另一些通过互连数据中心网络提供冗余和可靠性；一些设计和构建专用会议室硬件，而其他人提供选定的第三方供应商的推荐硬件套件；一些是以区域为重点的解决方案，而另一些则在全球范围内进行全球通信和覆盖。

会议室视频会议解决方案

SparkleComm是新一代的视频会议系统。它从客户端到后台的MCU，完全基于软件，摒弃了传统的硬件要求。基于云的交付模式可以轻松地将任何具有互联网连接和电源插座的房间转变为高质量的视频协作空间。这是举办视频会议所需的设备：

投资通信技术的最有说服力的理由是提高效率。没有人买过传真机来节省邮资，电子邮件的目的不是为了省钱。办公室的技术进步一直是关于加快业务。

视频会议的历史将我们带回到20世纪50年代后期，早期的会议呼叫技术提供了一种通过电话接待多人的方式。电话会议非常适合减少航空旅行和加快决策速度，但它完全依赖于音频，缺乏面对面会议的人性因素。今天，您可以看到电话会议的演变有两种主要形式：

网络会议

一方面，网络会议采用传统的电话会议，并通过共享演示添加一层视觉增强。这为与会者提供了查看相同演示幻灯片的能力，并有助于创建人们拨入同一房间的错觉。

视频会议

电话会议的其他增强功能来自视频会议。视频技术更侧重于面对面的人际关系和非语言交流，使会议中的每个人都能在会议桌上表达自己的声音和面孔。

随着演进的继续，我们开始看到网络会议的最佳方面与视频会议的最佳方面相融合。SparkleComm的屏幕共享内置于视频会议服务中。昂贵的内部部署基础设施和远程呈现会议室逐渐消失，有利于提供更具可扩展性的云托管会议室解决方案。而具有内置网络摄像头和智能手机的笔记本电脑等个人设备为任何人提供了一种轻松的方式来加入视频通话。

为什么企业更喜欢视频会议

在您的组织中，使用SparkleComm的视频会议解决方案不仅可以让您像在场一样进行沟通（减去差旅费用），还可以增强高效和真实协作所需的面对面沟通。

随着短消息服务（SMS）的指数增长率和普及以及其他即时消息类型的超过一亿用户，即时消息的潜在和未来范围可能令人难以置信。

与其他双向消息传递技术（如电子邮件，分页和SMS）相比，即时消息传递提供了类似的功能。Instant Messaging最重要的功能或优势在于存在。

此因素是即时消息的基本要素，因此IM（即时消息）通常称为IMPS（即时消息和状态服务）。例如比较热门的SparkleComm统一通信平台的即时通讯平台就允许用户知道与他/她交谈的其他用户的当前状态。这引入了一种新的和改进的通信方法。

不同类型的即时消息

即时消息（IM）现在非常受欢迎，并且很长时间以来可供互联网用户使用。最近出现了具有新功能和优点的不同类型的即时消息。例如，SparkleComm的视频会议系统可以举行无限数量的会议和现场直播。

高清音频，高清视频，图库和全屏视图等功能使其更具吸引力。您还可以使用SparkleComm统一通信平台安排会议。除此之外，SparkleComm还提供电子邮件，电话支持和实时聊天等等多种服务。以下是几种比较流行的即时消息类型。

1.电子邮件信使

这是目前最流行的即时通讯服务之一。大多数电子邮件消息平台都提供具有其他功能的即时消息功能，例如SparkleComm统一通信平台，自定义状态消息和地址簿集成。

除此之外，他们还允许其用户访问聊天室。Android和iOS用户还可以进行视频通话和语音通话。电子邮件信使还为其用户提供文件共享和语音邮件功能。甚至可以共享大小为2 GB的文件。

这些信使还为用户提供了创建不同的插件并收听付费和免费的无线电服务。电子邮件信使仍被信任为世界上最好的即时通讯服务之一。

3.检查您的设备

准备必要的设备并在会议前进行检查。预先调整并仔细设置麦克风，视频和电话设备，以便在会议期间不会出现操作故障。

对于在线会议，您需要检查业务会议的通信和软件。如果您的会议因技术问题而中断，那将是非常侮辱性的，所以提前解决它们要好得多。我们建议您仅使用经过验证的现代软件进行在线商务会议和会议，例如SparkleComm。

4.完成会议的准备工作

检查所有座位，在桌子上摆放讲义材料，不要忘记书写材料。安排具有桌子上所有参与者姓名的平板电脑。此外，您还需要准备在商务会议期间可能有用的任何其他材料。如果您的办公室安排了会议，请致电并带领您的客人前往会议室。

您和您的合作伙伴应做好准备并为任何谈判选择做好充分准备。有时在谈判中，需要专业专家的参与。然后，有必要在会议之前与他商定所有条件。

5.从商务会议中获益

即使在准备在线会议的阶段，也值得考虑事件发展的可能选择，并设定最低目标和最大目标。通过这种方法，商务会议将毫无意外地举行，并且肯定会带来计划好处。

要进行在线商务会议，您需要现代软件，例如SparkleComm。这是一个现代计划，借助它，您可以在高层次上进行在线会议。SparkleComm统一通信平台提供无限制的高清视频会议，每次视频会议最多可容纳100人，还有许多其他有趣的功能，如共享屏幕、即时消息等等。

在业务会议之后，记录和发送会议的关键结果（包括决策，操作和未解决的问题）非常重要。一旦业务会议结束，就必须在参与者之间分发这些结果，例如，您可以向每个参与者发送后续邮件。在了解上面讨到论的这些商务会议提示后，您可以召开有效且高效的商务会议。

如何召开商务会议？这使许多管理员和项目经理和公司感到担忧。为什么如此关注这个主题呢？因为在任何企业的核心，总是有很多协议，你需要花费大量的资金和资源。

如果您需要举行商务会议，您必须记住，您的活动的成功直接取决于其准备情况。您不应忽视任何重要细节，只有这样您的商务会议才会在最高级别举行。要做到这一点，您需要知道如何组织业务会议并熟悉这5个有用的业务会议技巧。

1.确定会议的日期和时间

首先，您必须为业务会议设置确切的日期。为此，有必要事先通知会议的所有参与者。根据此活动的格式以及您举办活动的形式，可以是电话，口头或书面邀请，可以通过电子邮件发送。如有必要，有必要向所有与会者发送议题，以便进一步讨论，制定条例，主旨发言人和参考材料。

重要的是不要迟到你的商务会议，所以你应该提前到达。如果是在线会议，您还需要准时准备并开始会议。如果是紧急会议，您可以考虑SparkleComm的视频会议，它具有唤醒功能，无论您是否身处何地是否打开了APP，都可以快速加入会议中，不必担心错过重要会议。

2.选择举行商务会议的地方

有必要考虑哪个地方最适合商务会议。一个合适的地方可以是公司的个人会议室或特殊的会议室。确保您的同事当天不举行商务会议。会议的便利选择是您租用的会议室。这种服务由许多酒店，教育机构和商业中心提供。

有时商务会议安排在餐馆和咖啡馆。当少数参与者出席会议时，此选项可能适用。如果您决定将商务谈判与早餐或午餐结合使用或者在晚餐时进行，那么您必须提前在咖啡馆或餐厅预订餐桌。

您想举行商务会议的地方不应该太吵，因为谈判业务很困难。人们希望拒绝选择充满异国情调和奢侈的地方。因此，你应该选择一个古典环境中的地方；您也可以在办公室举行在线商务会议。