用云呼叫解决方案替换 SMB 电话系统的多个理由

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您的企业还在使用传统的 PBX 电话系统吗?随着系统老化和旧电话变得过时,您需要承担管理呼叫基础设施的成本。如果您更改位置,重新布线新办公室的费用可能会令人望而却步,而限制性的现场 PBX 无法满足远程工作人员的许多需求。

另一方面,托管 VoIP 解决方案利用云的强大功能来降低您的间接成本,并随着您公司的扩展和变化提供更大的灵活性。以下是您应该考虑使用云呼叫解决方案替换传统 PBX 系统的 12 个原因。

  • 1) 降低您的电信成本

当您将管理业务电话系统的负担转移到云时,您就无需持续维护、更新、维修和更换各种组件,包括基础设施和物理电话。转向基于订阅的模式让您可以预测和控制电信成本并根据需要进行扩展,而无需花费大量费用。

  • 2)从任何连接的设备上的任何地方拨打电话

当您的电话系统基于云时,您可以随时随地拨打和接听电话,只要您使用兼容的设备。这意味着您可以支持远程员工,在现场保持联系,并通过您的手机、笔记本电脑、台式机或传统电话加入通话或会议。通话是使用现代互联网连接而不是过时的电话线完成的。

  • 3) 享受完整 PBX 的好处

托管 VoIP 提供了一个虚拟但完整的 PBX 系统,允许您创建多个分机、启用直接拨入 (DID) 号码并使用基于目录的拨号。虚拟接待员可以欢迎来电者、提供菜单选项和直接呼叫,而虚拟邮箱可以收集消息以供稍后查看。

  • 4) 享受强大的云通话功能

SparkleComm VoIP提供高级商务呼叫功能,包括保持和恢复、呼叫等待、转移、转移和请勿打扰。

  • 5) 使通话和会议变得容易

SparkleComm VoIP 通信系统支持有效和协作的工作环境。在通话期间在手机和设备之间无缝切换,轻松转移或合并通话。您还可以在一瞬间将您的一对一呼叫更改为多线会议,或将呼叫升级为在线会议以获得更多灵活性和选项。

  • 6) 按需使用消息传递和文件共享

云通话还可以包括多个消息传递和文件共享功能,让您可以连接和协作以提高工作效率。直接聊天可让您一对一地发送消息,而团队聊天室则允许通过富有表现力的消息传递、丰富的文本和轻松的文件共享进行集体头脑风暴。实时阅读和回复,或标记重要项目以供日后查看。消息和对话都被保存和存储,以便在需要时轻松检索。

  • 7) 与团队成员、客户或供应商轻松协作

SparkleComm语音通话可以转换为在线会议,让您随时将通话变成会议。这允许您利用协作工具,如屏幕共享、文件拖放功能和数字白板。有人迟到了吗?毫不费力地记录和转录您的会议,以便任何错过部分通话的人可以稍后补上。

  • 8) 从一个集中的、基于云的应用程序控制一切

借助一个易于管理的中央云应用程序,您可以从任何地方执行管理和运营业务所需的所有管理功能。您团队中的任何人都可以访问您的 VoIP 优势,只要他们拥有网络凭据和兼容的支持呼叫的设备。您还可以安排保留自己的运营商,以实现更顺畅的过渡。

  • 9)按照自己的节奏平稳地扩展您的业务

您可以使用云呼叫以更大的灵活性扩展您的业务,而不是费力地决定何时扩展和添加更多实体线路(和实体员工)到您的公司总部。添加线路可以像请求配置一样简单,并且可以将线路分配给部分或全部时间远程办公或远程工作的员工。

  • 10) 受益于高级别的安全性

SparkleComm云通话具有高度安全性,可对您的通话进行加密、通过安全渠道发送通话,并具有多种保护措施以防止恶意入侵和阻止黑客企图。当您的电话系统在云端时,可以自动应用安全更新,让您高枕无忧。

  • 11) 简化管理任务

配置线路后,云呼叫允许您从软件仪表板配置所有内容。如上所述,您可以在扩展时轻松处理任何必要的管理任务、只需点击几下即可添加新团队成员、高效分配分机等。您还可以设置服务员或电话菜单,让致电您的公司的人轻松联系合适的人 - 无需与多个团队成员交谈即可帮助指导他们的电话。

  • 12) 为员工提供可定制的设置

您可以为您的员工提供自定义他们自己的商务电话体验的选项,从选择基本设置到配置请勿打扰、呼叫转移和单号接通。简化、直观的设置过程使得每次更改都无需联系 IT。

放弃您的传统 PBX,拥抱云通话。它可以为您节省金钱、时间和挫折,并帮助您比以往更快地发展公司。

使用软电话进行销售和客户呼叫的好处

什么是软电话应用程序?

软电话是一种网络键盘工具,可以作为扩展程序或应用程序下载到您的设备上。然后,用户可以使用此软件电话从计算机、网络浏览器或智能手机应用程序拨打和接听商务电话。

大多数软电话提供商将软电话作为桌面和智能手机应用程序以及浏览器扩展提供。这样,所有用户都可以从任何位置和设备快速连接和使用他们的软件电话。这种灵活性使软件电话应用程序成为业务沟通和连接办公室、远程和全球团队的绝佳工具。

软电话如何工作?

软电话应用程序使用 IP 语音或 VoIP 技术通过互联网传输呼叫。用户将软件电话应用程序下载到他们的设备或智能手机并通过他们关联的帐户登录。

然后,他们只需要一个带麦克风的耳机,就可以拨打和接听商务电话。

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软电话内置了关键的小型企业通信功能:

拨打和接听电话的键盘 呼叫转移 呼叫转移和路由 拨出电话的双向来电显示 呼叫等待 联系信息管理 能够添加重要的通话记录 访问语音邮件 CRM 集成等。

为什么要买软电话

您的公司可以使用软件电话与新潜在客户联系,为经常性客户提供客户支持,并建立业务联系人网络,如客户、供应商和供应商。

来自虚拟电话服务提供商的大多数软件电话还具有附加功能,可让您添加和更新联系信息、通话记录、检查语音邮件或连接 CRM。所有这一切使得不仅可以轻松跟踪呼叫,还可以轻松跟踪与呼叫者的交互。

以下是额外的好处:

1.通过任何设备拨打电话

使用SparkleComm软电话的最大好处是您和您的队友可以从任何设备进行连接。这允许用户使用他们熟悉的设备和应用程序。此外,如果主设备出现故障,用户可以通过另一台设备快速登录并不间断地工作,直到他们修复他们的初始设备。

2.在任何位置都可以到达

此外,用户不限于任何物理位置。软电话或网络电话的用户可以从任何位置连接,即使在办公室外也可以访问。这意味着出差或需要在家工作的用户可以轻松完成。所需要的只是一个良好而可靠的互联网资源。

3. 启用轻松的远程团队通信

我们都知道管理远程团队并不总是那么容易。但是使用正确的沟通工具,团队可以更有效地协作。通过软电话应用程序拨打免费的网络电话,员工可以快速接听电话并进行协作和工作。无论距离多远,您都可以保持内部和远程团队的联系。

4. 安全的远程团队管理

通过使用户能够从任何位置使用任何设备工作,软电话使远程团队管理变得简单和可能。无论您的企业是因为大流行而转向远程工作,还是为了更好的员工体验,还是为了覆盖更多的地域,软电话都可以帮助您跟踪分散的团队并保持连接。

5. 提供 24/7 客户支持

使用网络电话,您遍布全国的客户服务团队可以为呼叫寻求帮助的呼叫者提供客户支持。事实上,如果您与来自不同地区和时区的客户合作,您甚至可以通过遵循太阳支持模型将呼叫从一个位置路由到另一个位置来提供 24/7 客户支持。

一些常见的呼叫路由功能包括基于时间的路由和基于位置的路由。这些路由策略旨在确保客户无论何时何地都可以联系到代表。

6. 提供外呼服务

除了仅接听电话外,您的企业甚至可以执行外呼服务和客户成功策略,例如:

提供潜在客户和销售一代 提高品牌知名度和知名度 进行市场调查 欢迎新客户并跟进最近的客户 联系废弃的电话或购物车 收集客户反馈 筹集捐款 使用SparkleComm软电话建立更好的客户关系

这样的语音通信应用程序可以支持您的销售和客户支持团队,并帮助他们建立有意义且有价值的客户关系。您可以轻松地从云电话服务提供商处获取软件电话应用程序。如果您好奇,请尝试下载SparkleComm,亲自看看结果!

视频会议礼仪的 10 个提示

无论是面试、销售电话、商务会议还是休闲视频聊天,练习良好的视频会议礼仪在专业交流中起着至关重要的作用。在当今的数字时代,重要的是要看起来最好,听起来最好,并了解如何参加SparkleComm虚拟会议的规则。

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视频会议礼仪有多重要?它比你想象的更重要。Forrester Consulting 最近代表 Polycom 进行的一项研究发现视频会议的使用正在增长,这并不奇怪。当 COVID-19 突发公共卫生事件发生时,它加速了增长,并导致使用视频会议的日常参与者显着增加。Gartner 现在预测,到 2024 年,只有25% 的商务会议将亲自举行。

这种增长——再加上现在在家工作的人数猛增——使得在直播视频中显得优雅成为一种职业要求。考虑到这一点,这里有 10 条注意事项,以确保您在下一次视频会议期间看起来和听起来都像专家:

视频会议礼仪技巧

  1. 确保适当的照明

  2. 选择合适的背景

  3. 保持眼神交流

  4. 确保高质量的音频

  5. 穿着得体

  6. 遵守参与者互动的基本规则

  7. 选择易于使用的视频会议平台

  8. 不要如果您不说话,请忘记将自己静音

  9. 不要迟到或显得毫无准备

  10. 不要等到最后一刻才测试您的技术

视频会议礼仪的注意事项

1. 确保适当的照明

充足的光线对于视频通话与专业广播公司和照片拍摄一样重要。例如,头顶照明会在您的眼睛下方产生阴影,因此请尽可能避免坐在它下方。为了增强照明,使用自然或柔和的光源。让两个或更多光源发挥作用​​确实可以产生影响。

2. 选择合适的背景

与您互动的人会看到您身后的一切。确保您的背景整洁且专业。少即是多。移除桌面或墙壁上可能影响视频通话的不必要物品。您可能还想投资改进墙上的颜色或图像,这样参与者就不会分心或提醒您在家工作。对于简单的修复,请考虑模糊或添加虚拟背景。

3. 保持目光接触

直视相机或与您互动的人的脸。避免在视频会议屏幕角落的小框架中看着自己,并避免在房间的其他地方分心。作为保持眼神交流的提醒,在网络摄像头上方放置一些东西可能会有所帮助,例如贴纸或彩色便笺。

4. 确保高音质

糟糕的音频质量会迅速降低视频通话的效率,通常会导致沟通不畅。首先,确保您有可靠的 Wi-Fi 连接以消除抖动的音频。接下来,找一个不会被打扰的私人空间。避免狗吠、儿童玩耍等背景噪音,并消除附近的任何电视或音乐。说话时要口齿伶俐,确保说话清晰、语速缓慢。

SparkleComm的杜比语音技术提供一流的音质和噪音消除。我们的空间音频让与会者感觉像是在同一个房间的不同部分讲话,从而更容易跟踪对话 - 即使声音重叠。可以听到每个人的声音,无论他们说话多轻或使用什么设备。一旦你体验了它,你就不会满足于任何更少的东西。

5. 穿着得体

即使只有你的脸和肩膀在框架内,你也应该从头到脚穿着专业。避免图案、条纹和格子。不要戴帽子。把讨人喜欢的纯色放在你的脸上,一定要检查你的牙齿、头发和妆容。避免每次移动时可能会分散注意力或发出破坏性声音的珠宝。

6. 遵守参与者互动的基本规则

如果您要举办视频会议活动,您希望鼓励与会者感觉他们可以参与。自然,不同的事件和受众类型需要不同的参与方法。SparkleComm 视频会议软件包括各种互动功能,可让您的观众参与其中,包括私人和群聊、问答、反应以及参与者在镜头前发言的能力。通过查看规则开始您的会议 - 如果您是参与者,请确保遵守这些规则 - 以确保一切顺利进行。

7. 选择一个易于使用的视频会议平台

尽管“视频会议”通常描述两方或多方之间的虚拟会议,但也有许多变体。如果您正在主持视频会议,您选择的平台应该易于使用并且非常适合您的观众的直觉。无论是桌面、基于浏览器、移动设备还是会议室,拥有合适的视频会议解决方案都将增加参与度、消除用户沮丧并改善整体与会者体验。

视频会议礼仪的注意事项

8. 不说话时别忘了让自己静音

没有什么比电话会议期间的背景噪音更糟糕的了,让您的麦克风不静音会从您的计算机端传输任何噪音。如果您有孩子或其他家庭成员与您一起在家,或者在背景混乱的公共场所参加会议,则此视频会议礼仪技巧尤其重要。键盘打字、咀嚼噪音、旁听和交通声音很容易分散和惹恼其他参与者。另外,您将避免其他人听到他们不应该听到的东西时出现任何尴尬或尴尬的时刻。确保您的麦克风始终处于静音状态,只有在轮到您发言时才打开它。

9. 不要迟到或显得毫无准备

这不言而喻,但良好的视频会议礼仪的一个关键方面是准时出现并做好充分准备。准时参加视频通话表明您尊重参加会议的其他人,并且您不想浪费他们的时间。如果可能,请在通话前多花几分钟准备物理空间、熟悉议程、收集材料并登录。

10. 不要等到最后一分钟才测试你的技术

没有什么比技术故障更能扼杀视频会议的势头了。在虚拟会议之前,请确保给自己足够的时间来发现和解决连接问题,并有机会测试会议软件的主要功能。最安全的视频会议平台将帮助您在会议开始前测试您的摄像头、扬声器和麦克风。您还需要确保您的互联网速度足够快。如果您使用的是 Wi-FI,请确保您有可靠的连接,以便您的视频会议服务可以全力运行并防止音频和视频抖动。

谈到视频会议礼仪,第一印象很重要。遵循SparkleComm 提供的这 10 个简单提示,将帮助您打造更精致、更专业的视频形象。

视频会议新手?查看我们全面的SparkleComm视频会议指南,然后立即申请免费试用视频会议

5种方法来优化呼叫放弃率

什么是被放弃的电话?

放弃的呼叫是在呼叫者被路由到代理之前断开(或被呼叫者终止)的呼叫。入站呼叫者通常在IVR或等待队列中放弃。

在当今客户对实时、个性化服务的期望不断提高的环境中,您必须成功地与尽可能多的入站客户建立联系。

但是,应该过滤掉短时放弃(或在预定秒数之前断开的呼叫),以免影响呼叫中心的呼叫放弃率并损害合理的管理决策。

放弃呼叫不应与:

未接来电。由于座席未能在达到ACD 系统设置的最大等待时间限制之前接听电话而被呼叫中心故意断开的呼叫。 挂断电话。无意断开的呼叫,通常是由于技术故障。此外,联络中心通常会定义一个时间阈值,低于该阈值的呼叫将被视为掉线。 丢失的电话。未接来电、未接来电和掉线均归类为未接来电。 短电话。如果来电者在SparkleComm座席接听后几秒钟挂断,则视为短电话。短呼叫不被视为放弃。

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优化平均呼叫放弃率的 5 种方法。

  1. 使用劳动力管理工具并改进呼叫高峰预测。

呼叫放弃率与给定时间内可用座席的数量成正比和负相关。因此,断言联络中心的历史数据可以帮助访问过去的呼叫量模式。

由于平均呼叫放弃时间全天甚至每天都在变化,因此按一天中的某个小时或一周中的某天对联系人进行细分是支持呼叫高峰预测和改进调度的最佳实践。

然而,更有效地分配代理只是第一步——您还应该专注于分配最佳可用代理。劳动力管理解决方案可以通过自动分配最熟练、可用的座席来帮助团队更快地解决问题。

2. 自动执行重复性任务,以便座席可以专注于取悦客户。

SparkleComm座席不在时,这意味着他们要么接听电话,要么处理电话后的工作。考虑使用 AI 驱动的工具来处理简单且经常重复的任务,让SparkleComm座席能够专注于重要的交互。

自动化基于 AI 的客户信息转录和呼叫后工作可减少平均处理时间 (AHT)。此外,使用座席辅助技术可以更准确、及时地解决问题,在处理呼叫的同时为SparkleComm座席提供相关信息并减少新员工的上岗时间。

3. 使用全渠道策略转移呼叫。

客户服务需求的突然激增不一定会给联络中心带来高压环境。相反,分析您可以在客户旅程中添加哪些其他联系渠道来帮助应对呼叫高峰。它不仅有助于转移呼叫,而且还推动了数字频道24/7 和点播的优势。

此外,人工智能驱动的对话助手或“虚拟代理”可以通过语音或支持文本的渠道快速提供答案和结果,同时将更复杂的问题转移到代理,共享关键的上下文信息,从而提高对话效率。

全渠道战略为联络中心提供了经济高效且可扩展的自助服务解决方案,有助于降低呼叫放弃率。

4. 实施回调选项。

回电不一定会影响呼叫放弃率,但可以减少放弃后果。如果您仔细想想,放弃的电话要么是失去了销售机会,要么是无法提供一流的客户服务,这两者都会影响整体客户体验 (CX) 并降低客户满意度 (CSAT) 分数。

降低呼叫放弃率的一种简单方法是提供回叫请求。这种方法可确保您保持联系机会,并且是客户服务需求高峰期的一种经济高效的选择。

5.利用排队时间传递重要信息。

不要使用重复的音乐或标准的语音消息,例如“请等待,直到代理准备好为您提供帮助”,而是利用客户在队列中等待的时间来传递相关消息。

例如,传达其他渠道可用并可用作替代品,告知预计等待时间,或为SparkleComm座席收集相关信息。

零售店中有效利用 UC 的 5 大技巧

由于各种不连贯的业务和通信应用程序,当今的零售员工在彼此沟通时面临着生产力问题。部门之间共享前所未有的大量客户数据,无论是电子商务、CRM、库存管理还是销售点 (POS)。零售商如何利用这些数据来组织并将其转化为有意义的客户洞察?

在这个数字时代,利用零售统一通信的力量似乎是超越客户期望的答案。在一个界面上结合使用电子邮件、电话和消息传递应用程序可以帮助简化跨商店、仓库或存储楼层的通信。在此文中,我们将分享有关如何利用SparkleComm 统一通信解决方案支持零售业务增长的五个重要提示。

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  1. 统一零售店的多种沟通渠道

在零售业,时机就是一切。从服装到杂货,从药房到电子产品,新的营销活动和转换必须无缝进行,没有任何延迟。产品召回也需要有效执行,否则可能会发生灾难。统一的通信工具可以让您花更少的时间担心您的员工是否收到您的消息和完成任务。这样,您将有更多时间处理影响您业务的严重问题。 

SparkleComm统一通信允许将多个通信系统语音、视频和消息)集成为一个系统。可以使用您现有的基础设施来实现这一点,这允许部门之间轻松的信息流动。投资SparkleComm这一种工具,让您的员工可以通过单一界面管理日常通信并无缝协作完成任务。

  1. 轻松访问和管理内部零售店通讯和零售文件

在零售等强大的环境中,关注与该特定部门的员工相关的信息至关重要。例如,视觉营销团队不需要每天更新库存。采用简化的内部零售通信方法,通过群聊或每日一对一视频聊天发送相关信息。通过团队聊天,零售商可以减少每位员工收到的消息数量,确保相关信息得到应有的关注。

SparkleComm统一通信工具可以轻松共享和查看相关文档,例如产品指南、培训文档、商店清单或程序,可帮助商店经理或员工更好地完成工作。商店员工无需被迫对电子邮件线程或共享驱动器进行分类,而是可以随时随地访问、共享和交换信息。从一处访问信息也使零售商能够更安全地管理数据。而且SparkleComm统一通信还部署了标准安全协议,以确保宝贵的企业数据安全无虞。

  1. 为您的零售手持 POS 设备提供可靠的语音通信

在掌上电脑上部署先进的SparkleComm语音技术,您可以将它们转换成功能强大的移动设备,支持高清语音和视频通话功能。通过无线连接,您的员工可以访问SparkleComm统一通信中的所有功能以保持联系,与其他客户、同事、主管或任何其他所需的外围设备,无论是在店内还是在路上。从简化库存数据到实现追加销售机会,移动掌上电脑或计算机可打造更具凝聚力的零售环境并帮助提高员工生产力。改进的仓库通信具有更强大的保护功能,这些功能可以通过使用掌上电脑促进零售业务的发展来促进销售运营。 这些设备不仅使零售商能够为他们的移动员工提供支持,而且还能最大限度地提高硬件投资的投资回报率。 

  1. 使用高级协作工具提供适当的零售培训和入职培训

您如何确保您的店员、新员工或现场团队获得适当的、品牌一致的培训?零售组织越大,如果没有简化的内部沟通流程,运作起来就越困难。有了正确的零售通信系统SparkleComm统一通信平台,就可以在多个地点和不同时区进行入职培训和培训课程。这可确保所有全球员工通过一致的消息传递保持最新状态。SparkleComm统一通信还有助于轻松交换信息、共享文档或在关键项目上进行协作,从而提高跨部门员工的工作效率。

  1. 零售店的沟通系统必须有一个集中的反馈回路系统

想象一下,您已经广播了一个重要的公告并跨商店发送了任务,但是您的团队无法将消息发送回连锁店或澄清指令。员工经常被迫依靠各种不同的沟通渠道来管理他们的任务。

通过提供双向通信平台,SparkleComm统一通信系统有助于确保零售商的消息被其员工阅读和响应。在SparkleComm这一个平台上集中通信有助于关闭反馈循环并减少执行商店任务时的任何不确定性。

当今的客户希望获得更高的购物体验并轻松访问有关商品或服务的准确、一致的信息。SparkleComm统一通信支持全渠道零售通信和更好的管理系统来控制内部通信,最终有助于提供更具吸引力的客户体验。

希望使您的零售通讯现代化?劳格科技为零售店提供的SparkleComm统一通信解决方案可以帮助提高员工的工作效率并提供更好的客户体验,让您的零售环境对客户更具吸引力。