喜欢你的会议!

通过会议传播爱

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情人节不仅仅是向所爱之人表达爱意的机会。这也是一个购物和送礼的大节日,即使对于单身人士也是如此——有点像一个迷你圣诞节。

美国人口普查局报告称,2017 年 45% 的 18 岁以上美国人(超过 1.1 亿人)被认定为单身,创历史新高。尽管有大量单身人士,但与情人节相关的销售并没有受到影响。

相反,他们在 2018 年估计接近 200 亿美元,人均支出超过 143 美元。不仅仅是贺卡或巧克力:礼品卡、珠宝,甚至宠物零食,每年二月都会做大生意。

这一趋势向我们表明,情人节那天空气中弥漫着浓浓的爱意,不仅仅是对你的另一半,而是对你生命中你爱的每一个人——人们倾向于通过有意义的礼物来分享。今年,让我们将这种爱进一步传播到历史上最受鄙视但又必不可少的业务领域之一——会议。没错,是时候重新开始热爱您的SparkleComm会议了。

喜欢它或放弃它:为什么只有最好的协作技术才能做到 正如上面的情人节数字所示,购物者不会吝啬购买他们认为会给重要的其他人或朋友留下深刻印象的东西。换句话说,他们通常不会满足于二流的礼物。同样的原则也适用于团队协作和沟通的工具。

想一想您的组织当前让每个人都了解情况的方法。您是否拥有合适的技术来将您的团队聚集在一起并让他们随时随地进行协作?是否经过优化以充分利用每次会议或沟通?或者它是否让您想完全中断会议

说出会议的任何根本缺陷(时间过长、注意力不够集中等),低于标准的协作技术只会让情况变得更糟。让我们来看看阻碍有效会议的五个常见的日常挑战。

1. 一心多用,参与度不够

问题:在情人节播放电影或电视节目?即使视频一直在播放,您也可能会在某个时候看手机或平板电脑。同样的事情一直发生在纯音频电话会议上,因为参与者将注意力转移到其他地方。“对不起,我静音了”通常是“因为我正在检查电子邮件,所以我错过了你说的话。” 多任务处理很难而且不利于集中注意力。

解决方案:设置视频会议是减少多任务处理的行之有效的方法,因为它可以让每个人都被看到。对于高管和领导层来说,在在线会议期间通过不使用其他技术来树立榜样也是一个好主意。

2.“我们本可以在电子邮件中说明这一点”

问题是:在一场没有成效的会议之后,人们经常会说:“这本来可以通过电子邮件完成的。” 但是为什么不把更多的会议转移到电子邮件上呢?因为电子邮件是一种非常有限的通信媒介,而且效率并不高。如果您的收件箱和我的一样塞满杂乱,消息很容易丢失和被忽视,而且回复之间可能会间隔数小时或数天。难怪公司会求助于会议,不管涉及的缺陷如何。

解决方案:利用SparkleComm实时聊天会议期间和会议后都是有利的。与电子邮件相比,它更精简、功能更丰富,让参与者在上下文中快速获得答案。现代聊天平台还可以轻松搜索旧内容、共享文件和进行数字白板。

3.会议太难加入和参与

问题:有时,问题甚至在会议开始之前就出现了。加入的过程可能非常复杂,需要下载和 PIN 码或有限的设备支持,因此参与者需要在某个位置才能加入。

解决方案:现代协作技术可以让任何会议的开始变得简单。支持多种设备,加入就像点击或点击按钮一样简单。静音和音频控制还使主持人在会议开始后更轻松地保持活动状态。

4.谁参加会议存在不确定性

问题:想象一下有很多人参加的电话会议。有人开始说话,而你只是模糊地知道他们是谁,可能只是事先在日历邀请中看到了他们的名字。然后其他人加入,你根本不认识他们。这些差距可能会分散会议的注意力,尤其是在主题包含敏感信息的情况下。此外,如果您无法直呼他们的姓名,则很难让人们参与进来。

解决方案:我们越来越多地看到 AI 进入会议和协作技术,允许提供高级功能,例如提供从社交帐户和其他目录中提取的会议参与者的即时配置文件。或者语音和面部识别,以便您可以将姓名与面部匹配。因此,会议可以更好地进行并具有更好的参与度,因为每个人都有一些关于每个人的背景信息,并且每个人都可以通过他们的名字来称呼。随着人工智能使用的发展,会议只会变得更加顺畅和高效。

5.远程工作者连接太麻烦

问题:更多的人在传统办公室之外工作,这对于灵活性来说非常有用。但是,如果他们应该使用的SparkleComm会议软件不能在设备上正常运行或无法轻松协作,则这些工作人员保持联系可能具有挑战性。

解决方案:协作工具应该在台式机、手机、平板电脑和视频会议系统上同样适用。这样,他们就可以为可能在旅途中、在家中或偶尔在公司办公室接听电话的远程和移动工作人员提供支持。

情人节是思考如何再次爱上你的会议的完美日子。

自动化联络中心外拨电话和短信以获得积极的投资回报率

对于许多公司来说,向客户拨打电话和发短信构成了他们的现场代理今天处理的大量日常工作。出站电话和短信的使用方式多种多样,例如抢占情况或让客户了解最新情况。SparkleComm呼叫中心它们通常用于提醒客户重要的或即将到来的约会、交付和确认,通常有助于企业平稳运行。企业还使用这些电话来保持主动维护资源和防止不必要的开支。例如,通过SparkleComm呼叫中心提醒客户即将到来的服务预约,如果客户需要在最后一刻更改或取消,他们可以节省上门服务成本。

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然而,这些重复的呼叫类型每天需要进行数百次,并且通常可以构成现场代理日常工作的很大一部分。尽管有必要,但出站通知呼叫通常非常昂贵且花费大量时间,因为代理必须连续拨打每个客户。更不用说,这些电话非常乏味,特别是因为许多客户实际上并没有接听电话。

但是,robocalls 也不起作用。虽然它们既便宜又快捷,但需要进行更改或有疑问的客户必须挂断并回电,而不是能够在同一个电话中进行更改。对于只能处理是/否答案的自动出站文本也是如此。

存在另一种具有成本效益的替代方案——它只涉及使用具有自然语言功能的 AI 驱动的虚拟代理来补充现有的交互式语音响应 (IVR)。自动化可以更轻松地处理需要放置的大量出站通知,而 AI 允许从对话的角度来看更复杂的呼叫。无需依赖SparkleComm座席一次打几个电话,几分钟内就可以拨打数十万个电话。

这些也不是简单的 robocalls - 自动化允许对每个客户进行个性化呼叫。由于这些虚拟代理具有自然语言功能,因此客户可以对提示做出响应——除了是/否之外——并更改、更新、重新安排甚至取消他们的约会。客户甚至可以通过对话式 AI 提出问题并获取有关其约会的更多信息。他们还可以请求转移到实时代理,该代理保持等待故障转移。自动呼出呼叫会对呼叫中心的效率产生巨大影响,节省公司时间和金钱,同时让现场SparkleComm座席腾出时间进行更重要的对话。

公司已经开始看到好处和对 ROI 的成功影响。一个顶级的区域 DISH 安装商仅通过使用虚拟代理进行出站预约确认就能够节省超过 200 万美元。呼叫验证客户并读取预约时间,询问客户是否仍然有空。如果是,虚拟代理在系统中确认预约;如果没有,虚拟代理可以帮助重新安排约会以更好地安排约会、取消约会或转移到在线代理以获得额外帮助。这极大地影响了服务部门的效率,减少了不必要的上门服务到空房子的次数,这使公司每卷成本高达 150 美元。

关于出站虚拟代理的最佳部分:他们可以轻松轻松地与您现有的平台集成。数十家公司正在转向自动化来补充其现有的IVR,以节省他们想要的呼叫中心成本,同时为客户提供无缝和整体更好的体验。

在自然语言意图捕获、前端数据收集和重复的呼入呼叫类型之后,具有动态对话功能的呼出呼叫和文本是联络中心通过虚拟SparkleComm座席实现更多自动化的第四种也是最后一种方式。

为什么您的企业需要敏捷的呼出呼叫中心软件?

如果您的呼出呼叫中心软件效率低下、过时且成本高昂,则会给组织带来负面价值。因此,它应该是先进的、高效的和具有成本效益的。幸运的是,呼叫中心工具和技术在过去几年中发生了重大变化,并且在各个方面都变得非常先进。

一种这样的呼叫中心技术被称为敏捷外呼呼叫中心软件。

您的企业需要呼出联络中心软件的 8 个理由

以下是外呼呼叫中心软件的 8 个最佳优势,说明了您为什么需要一个。让我们快速浏览一下它们中的每一个。

1. 简化和自动化活动

外呼呼叫中心解决方案的第一个关键优势是它简化和自动化了各种程序,使呼叫操作变得简单快捷。

此外,呼出呼叫中心软件将根据其紧急程度对队列中的每个呼叫进行优先级排序。

2. 减少空闲时间

高空闲时间是大多数呼叫中心的主要关注点。呼叫中心代理经常在对话之间从事其他非生产性任务,从而导致高空闲时间。幸运的是,您可以借助呼出呼叫中心软件解决这个问题,例如以SparkleComm为基础的呼叫中心系统的拨号功能会在前一个呼叫结束后立即分配新呼叫。

这减少了座席从事其他非生产性任务或在通话之间长时间闲置的可能性。此外,您还可以实时监控每个座席的工作效率并采取适当的措施。

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3. 提高效率

如前所述,呼出呼叫中心软件(比如:SparkleComm)将减少空闲时间。从长远来看,减少的空闲时间将提高呼叫中心的效率。由于座席不会将时间浪费在非生产性活动上,而是专注于他们的工作,因此他们的工作效率将会飞涨。

此外,由于拨号器会自动将呼叫分配给每个座席,他们将不再需要浪费时间决定接下来拨打哪个电话号码。这将节省大量时间,然后可以用来拨打更多电话并接触更多潜在客户,从而产生更多业务和收入!

4. 更好的潜在客户转化率

其中的最关键的外拨呼叫中心的指标是导致转化率,这是前景的百分比谁接触,并最终转化为客户。出于多种原因,您可以通过使用灵活的外呼呼叫中心软件来提高潜在客户转化率。

5. 高性价比的解决方案

外呼呼叫中心软件将提高座席生产力,同时也提高流程效率。无论是呼叫跟踪、潜在客户生成还是潜在客户转换,所有操作都以系统的方式和智能的方式进行,以确保最有效地使用资源,包括人力资源。

6. 帮助识别和处理紧急呼叫

在客户服务方面,优先考虑潜在客户或紧急呼叫很重要。这将提高客户满意度和品牌忠诚度。例如,假设客户联系您的客户服务寻求帮助,但未能联系到合适的人员或部门。

在这种情况下,设置呼叫中心软件将识别这些客户并将其标记为高优先级呼叫。

这些呼叫最终会移至呼叫队列的顶部并尽快联系。总的来说,这将防止错过任何重要的电话,同时还保证客户及时收到解决方案,以提高他们的客户体验水平。

7. 为数据提供卓越的安全保护

客户的数据对任何组织都极为宝贵,因此,必须不惜一切代价保护它免受未经授权的访问和恶意网络攻击。但是,如果您没有适当的高级系统,保护数据可能是一项艰巨的工作。

尽管如此,由于呼出呼叫中心软件具有现代特性和功能,例如云备份,并受到各种安全协议的保护,因此您可以确定您的数据是安全的。此外,您无需聘请安全专家来管理您的系统,因为一切都将由服务提供商处理。

8. 更好的客户支持

外呼呼叫中心软件的所有这 7 项优势最终都将有助于提高客户满意度。与此同时,我们都同意这样一个事实,即客户将永远青睐一家重视客户、拥有积极主动的客户支持和协助部门以提供及时解决方案并保护他们数据的公司。

幸运的是,在最好的外呼呼叫中心软件的帮助下,这一切都是可能的。例如,客户可以使用SparkleComm软件毫不费力地接触品牌,并且他们还可以从合适的代表处得到及时的响应。

从长远来看,所有这些帮助都会让客户满意,并把他们变成狂热的客户。

加起来:

呼出呼叫中心软件是小时的需要。这些技术不仅通过提高生产力和收入使企业受益,而且还通过为客户提供及时准确的解决方案而使客户受益。此外,呼出呼叫中心解决方案将保护您的数据、降低运营成本、消除硬件维护成本并提供具有成本效益的解决方案。另外,当您决定拥有一个呼叫系统时,不要忘记考虑SparkleComm

如何充分利用视频会议并避免团队倦怠

如果您发现您和您的团队在经过一整天的视频会议后筋疲力尽,那么您并不孤单。视频会议倦怠是真实存在的,部分原因是视频要求我们长时间盯着屏幕而没有任何精神上的休息——这是一项繁重的提议。从长远来看,为了让视频通话对您的公司来说不那么累人,而且效率更高,请尝试使用一些基于研究的技巧。

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简化您的视频应用程序

超过60% 的公司报告使用三个或更多视频会议平台,这可能会给您的员工带来不必要的挫败感。考虑使用 UCaaaS(统一通信即服务)平台将您的所有通信整合到一个应用程序中。一个不错的选择是SparkleComm,它提供高清视频、消息、文件共享,甚至电话工具,因此您的员工不必经常在产品之间来回切换。

让团队协作更轻松

没有什么比加入视频会议并在前 10 分钟空闲更令人沮丧的了,因为每个人都没有提前沟通。同样,当人们在 会议后没有保持强有力的沟通时,项目往往会因为信息在电子邮件和文本中分散而停滞。利用一个平台,让您的团队在视频会议之前、期间和之后保持联系,将有助于减少时间浪费和沮丧。同样,SparkleComm在这里是一个不错的选择,因为其创新的“团队连接”工具允许用户创建团队消息组,以便他们可以与团队中的每个人发送消息、共享文件和管理任务。

建立在休息

人类根本不是为了整天盯着显示器而设计的,所以鼓励你的员工休息一下以保持精力充沛。他们可以通过最小化会议窗口并从现实生活中的窗口向外看一点(毕竟可以不盯着屏幕听)来做到这一点。您还可以考虑进行 25 或 50 分钟的会议(而不是标准 30 和 60),让您的团队有足够的时间让他们的眼睛休息。

切换您的平台

请记住,视频并不是召开会议的唯一方式。 如果您的视频会议在下午 4 点召开并且团队精力不足,请让人们选择通过电话拨入。在背靠背视频会议期间保持新鲜感的另一种方法是改变您的 环境。利用灵活的视频平台,让您和团队不单单只能用SparkleComm手机版本进行会议,还可以使用SparkleComm PC版。

避免在会议期间同时处理多项任务

我们都知道在进行视频通话时在其他工作中取得优势是多么诱人。但根据《哈佛商业评论》,多任务处理似乎让您完成了更多的工作,但这并不意味着您的工作效率更高。鼓励您的员工关闭任何选项卡或程序,并在会议期间保持在场。如果您的团队可以避免分心并更有效地吸收信息,则可能意味着他们在后端的工作量会减少。

SparkleComm统一通信推动投资回报率和生产力

作为中小型企业,您可能会发现一天中几乎没有足够的时间来完成所有工作,并且使用标准的本地 PBX 系统,您可能会遇到高昂的电话费和单独的消息服务费用。您的通信堆栈应该推动整个企业的价值,提高您的生产力并提高您的投资回报率——业务成功的关键驱动因素。 

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当您使用SparkleComm将消息、视频和电话解决方案捆绑到一个系统中时,您可以毫不费力地提高生产力、增加投资回报率并降低 TCO:一个应用程序、一张账单、一个供应商、一个解决方案。使用 SparkleComm,您还可以访问高级集成分析门户,以帮助您跟踪绩效。因为SparkleComm统一通信平台,除提供语音的IP电话视频通话外,也让企业能够有效的整合现有的数据业务流程。企业或组织机构可以从一个统一的软件界面(iOS/Android/Windows/macOS),采用熟悉简单的操作模式进行语音通话、视频通话、电话会议、视频会议、即时消息、文件传递,而不用担心信息遗漏、延迟和误发等,从而拥有企业或组织机构专属的内部通讯解决方案。

想了解SparkleComm如何帮助提高您的业务的投资回报率和生产力?SparkleComm的中小型企业客户报告说他们的投资回报率和生产力有了可衡量的改进,平均投资回报率为52% ,员工生产力提高了33%。他们的客户满意度也提高了 50%,面对面的会议减少了 50%。当您评估一种新的通信工具时,请确保它可以像SparkleComm统一通信一样提供可衡量的结果。

许多企业通过改用 SparkleComm提高了他们的生产力和投资回报率。他们甚至能够通过利用 CRM 和项目管理平台集成来简化工作流程来提高他们的生产力。 

由于他们的员工能够从任何地方进行通信,他们还能够消除在其所在位置常见的恶劣天气条件下通勤上班所浪费的时间以及扩大实体办公空间的费用。结果,他们的收入增加了 230%。

自从许多小型企业使用SparkleComm统一通信以来,他们的收入翻了一番多。他们已经审查了所有其他因素,看看还有什么可能是负责任的,他们已经将SparkleComm做为主要驱动因素。