中小型企业如何选择最好的电话系统

今天的企业比过去更多地依赖通信系统。部分原因是企业必须对市场变化做出快速反应。另一个原因是远程工作比以往任何时候都更受欢迎。即使是较小的公司现在也拥有分散的员工队伍,这意味着您需要一个可以处理它的电话系统。但是中小型企业要选择最好的电话系统,首先需要了解如何选择合适的供应商。

您知道 VoIP 系统是小型企业的最佳选择,并已决定根据您的需要使用托管 VoIP。然而,许多公司在实施时遇到了问题。在选择供应商时,问题就从一开始就出现了。您选择提供最便宜的计划还是功能最多的计划?毕竟,价格和功能是唯一的考虑因素,对吧?

其实提供商可以建立或破坏您的电话系统。值得多花一点钱来获得更好的支持或响应更快的客户服务团队。在购买托管 VoIP 系统时,需要牢记以下几个因素:

1.价格和功能——您需要在两者之间取得平衡。选择便宜的选择或您能负担得起的最昂贵的计划从来都不是一个好主意。查看您的需求并找到适合您预算的计划。

2.客户和技术支持——在技术领域,问题从来都不是是否会出现,而是何时出现的问题。您实际上肯定会遇到问题,但供应商如何处理问题至关重要。他们有完全了解他们系统的专家吗?他们是否提供多种联系方式?

3.服务保证- 想象一下,如果您的手机在一天中间停止工作几个小时。对于大多数企业主来说,这是一个噩梦般的场景。这就是知名供应商提供服务水平协议以保证一定水平的正常运行时间的原因。如果电话系统离线的时间超过一年中的最小值,他们甚至可以根据条款赔偿您的损失。 

4.软件升级– 您的提供商负责所有更新和升级。始终选择推出新功能以跟上行业标准的提供商。他们应该能够在不影响系统性能的情况下推出更新。

5.安全性——与传统固定电话不同,VoIP 系统更容易受到基于互联网的安全风险的影响。您的供应商应积极努力降低此类风险并保护您的系统。虽然您应该采取措施保护您的网络,但大部分繁重的工作都是由供应商完成的。

您需要什么功能?

VoIP 系统具有大量在适当情况下有用的功能。但是,如果您拥有分散的劳动力,则某些功能至关重要,并且比其他功能更重要。所以这里是你应该寻找的:

能够使用多种设备

大多数远程工作人员会在工作日期间处理多种设备。他们可能有一台(或两台)移动设备、一台笔记本电脑和一台台式机。任何称职的电话系统SparkleComm系统都应该允许员工轻松地在它们之间切换。无论他们身在何处或使用哪种设备,他们都应该能够拨打/接听电话。

灾难恢复和业务连续性

您知道备份对于任何系统都很重要,但业务连续性需要的不仅仅是几个备份。电话系统在您的业务中起着至关重要的作用,需要在任何灾难中继续工作。如果任何紧急情况迫使员工在临时办公室或其家中工作,您的电话系统应该支持它。寻找具有故障安全选项的服务,即您可以在需要时通过备用号码或站点重新路由呼叫。

统一通信

当您可以在一个服务中完成所有操作时,为什么还要强迫员工使用多个不同的语音、视频和文本应用程序?托管SparkleComm VoIP 允许您摆脱竞争应用程序并将通信整合到一个地方。在它们之间切换很容易,您不会因为它在另一个设备/应用程序上而错过客户的某些东西。

高级呼叫管理

当您的员工在多个地点工作时,您如何处理呼叫队列和管理等待时间?任何体面的托管 VoIP 服务都应该允许您使用呼叫转移、保留音乐、自动助理、IVR 和响铃组等功能。使用每个功能可以简化您的流程,将它们一起使用可以使系统更加强大。如果您的目标是确保您不会错过任何客户来电,那么SparkleComm VoIP 系统绝对是您的不二之选。

毫无疑问,托管SparkleComm VoIP 是适用于大多数中小型企业的完美电话系统。致电劳格科技进行SparkleComm的演示,体验它对您办公室的影响吧!

小企业有效混合工作的技巧

经过一年多以来的混合工作,我们已经知道了一些混合工作的利弊,让我们介绍一些小型企业可以避免常见陷阱并成功过渡到混合工作模式的方法:

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  1. 保持沟通

这是有效混合工作的第一条途径。通过为团队成员提供多种沟通渠道来保持他们的联系,并定期进行签到以确保每个人都开心和高效。

SparkleComm视频会议特别有用,而不仅仅是会议。考虑为新手和测验或虚拟的入职和破冰会议,以鼓励远程和办公室工作人员之间的联系。

  1. 获取(并使用)正确的工具

如果他们没有办法这样做,你就不能指望混合团队是有效的。用于沟通、协作和生产力的工具在过去几年里出现了巨大的增长,它们对混合工作场所至关重要。 

根据研究,类似SparkleComm这样的视频会议的使用量增幅最大。与六个月前相比,近三分之一的企业现在对它的看法更积极,五分之二的企业更频繁地使用它。

在一个易于使用的应用程序中使用高清视频会议和强大的团队消息传递。这正是SparkleComm所具备的,SparkleComm统一通信还具有文件共享、任务跟踪和一键翻转视频的功能。

  1. 保持灵活性

尊重人们已经学会以新方式工作的事实,并接受它。灵活的工作时间可能意味着有人留在你的公司还是离开,所以不要迟疑地接受这种文化。

在办公室本身,你可以摆脱传统的布局,创造一个更轻松的工作环境——站立式办公桌和舒适的咖啡休息区怎么样?

  1. 设定双方的期望

明确的指示对于确保办公室内和远程团队都了解他们的工作时间、任务和截止日期至关重要。信任也很重要,如果您要通过时间跟踪或电话监控来监控远程工作人员,请让他们知道并给他们提问的机会。

适用于混合工作和小型企业的最佳软件

好吧,您现在可能已经想通了……SparkleComm统一通信拥有无缝和高效混合工作所需的一切。在一个应用程序中,它为您提供视频、电话、消息传递、文件共享和任务管理,以及大量集成,包括:工作流、团队协作、OA系统、企业邮箱、微信等,甚至可以是是云电话服务。

无论您是在远程工作还是在办公室工作,SparkleComm智能工具都可以让您轻松进行交流和协作。七层安全保护您的数据受到保护,并且凭借 99.999% 的 SLA,您无需担心停机。

混合工作是未来的方式之一,因为它可以让企业和员工两全其美,转型带来了机遇和挑战,希望您将这些见解和技巧放在您的口袋里,您就可以享受混合工作带来的好处。不要忘记联系劳格科技以了解SparkleComm统一通信如何促进您的业务。

确保视频会议安全的 4 种方法

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小型企业的视频会议安全

现在专业界发现自己几乎完全在线,现在是再次强调网络安全对中小型企业的重要性的好时机。急于数字化工作流程和程序可能导致一些决策者选择最直接的消费级工具来保持业务连续性。

为什么会有安全和隐私问题?

然而,尚未彻底审查的解决方案可能存在潜在的安全和隐私问题。考虑到企业必须以闪电般的速度适应居家订单,可能并非所有解决方案都放在显微镜下。

SparkleComm视频会议软件

SparkleComm视频会议软件可能属于这一类。成千上万的人转向免费工具来填补协作和沟通的空白。但与此同时,如果企业依赖具有安全漏洞的视频会议软件,他们的运营、数据和员工可能会面临风险。

中小企业在视频会议平台上保护隐私的 4 大技巧

以下是运行安全视频聊天和选择正确解决方案以提高远程劳动力生产力的一些技巧 - 更重要的是,确保安全和保护隐私。

1) 控制邀请对象

巨魔无处不在,他们可能针对您的业务。不隶属于贵公司的人员可能会在网上进行一些破坏活动,如果他们以某种方式获得了 URL 或会议邀请链接,则会中断您的会议。它们会令人讨厌;在最坏的情况下,他们可能会向您发送带有仇恨信息和破坏性、侮辱性行为的垃圾邮件。

然而,您可以控制住巨魔。确保您邀请参加会议的任何人都是已知的员工、客户或经过验证的第三方。建议所有这些参与者不要共享会议链接。此外,请确保在开始后锁定您的视频聊天,以便只有获得批准的受邀者才能加入。

锁定视频会议是内部会议的一个问题,但对于外部参与工作更是如此。如果您正在举办公共网络研讨会并且没有采取这些预防措施,您的会议进程可能会出轨。这可能会导致多种后果,其中最重要的是损害您的企业声誉。

2) 利用管理安全选项

上面的示例是一个警示故事,它强调了拥有强大的管理安全控制对您来说是多么重要。然而,大多数消费级技术将严重缺乏这种能力。如果一个工具确实有这样的功能,它很可能是基本的和有限的。

保持对安全和隐私措施的控制至关重要。大多数免费使用的工具都不够复杂,无法满足您的业务需求。您对安全控制的愿望清单应包括以下方法:

(1)允许用户安全地存储他们的电子邮件地址和姓名,以便他们将来可以快速加入。

(2)要求对所有想要访问该站点的主持人和与会者进行身份验证。

(3)执行各种锁定控制和会议参与者弹出协议。

(4)使主持人能够在预定义参数内自定义会议访问安全性。

(5)允许从公共日历中取消列出会议

(6)控制屏幕共享和录制功能。

(7)在一定时间后自动结束会议,或者如果只剩下一个参加的会议

(8)要求与会者拥有经批准的帐户才能加入。

如果至少没有这些控制措施,您的企业可能在视频会议中实施安全和隐私方面准备不足,从而使您的运营和员工面临风险。

3) 查看隐私政策

该技巧来自联邦贸易委员会,该委员会发布了一份适用于现在依赖视频会议的 SMB 的最佳实践列表。检查隐私政策是 必须的,您真的不应该在没有这样做的情况下继续使用解决方案。

然而,安排应急计划对许多企业来说是一种狂热,审查视频会议工具的隐私政策可能已经被忽视了。如果您假设某个工具以一种方式存储您的数据,但它实际上不符合预期或安全要求,则这可能会导致严重问题。正如 FTC 建议的那样,始终检查SparkleComm会议软件收集的数据类型、使用您的数据的政策以及它是否与任何第三方共享信息。了解思科在开放协作世界中对客户的安全承诺。

4) 专注于加密

选择具有端到端加密的SparkleComm视频会议解决方案是确保您的业务通话和会议安全的唯一真正方法。加密不仅是某些企业的优势,而且对于法律、金融和医疗保健等特定受监管行业的其他企业来说也是强制性的。

该部门缺乏大多数消费级解决方案,而且它们提供的加密远非您业务所需的强大的端到端保护。

提供密码加密、SHA-2 散列和基于网络的录音等功能的工具是安全会议的最佳选择。

在网络会议如何利用分组会议的最佳实践

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任何参加过大型面对面技术会议的人都可能参加过分组会议。这些会议提供了与相对较少的参与者一起讨论想法、提出问题和/或观看演示的机会。

分组讨论活动有助于加深对主题演讲所涵盖主题的理解,从而在有数十或数百名与会者的片面演讲中提供更多互动和其他元素。通常,会议会在会场的不同分组讨论室同时举行多个会议,让与会者有机会选择与他们最相关的会议。

许多活动——以及日常会议和培训——现在都以虚拟方式进行,重要的是要周到地利用SparkleComm视频会议平台的虚拟分组会议来创造引人入胜的体验。让我们看看虚拟分组讨论如何工作以及它们提供的好处。

音频和视频会议解决方案中分组讨论的概述

虚拟分组会议的工作方式与实体分组会议非常相似:它是从大型会议中分离出来的小型会议。也就是说,每个分组会议都是一个独立于主会议的论坛。参与者可以在会话之间移动并根据需要重新加入主会议。

音频或视频会议主持人可能会出于多种目的选择设置分组讨论,包括但不限于:

举办研讨会或演示。在面对面的会议中,实体分组讨论室非常适合为感兴趣的小规模参与者群体举办有针对性的研讨会或演示。虚拟分组讨论非常适用于类似目的。演示者的优势在于能够与相对较小的活动参加者群体进行互动、回答问题并在更加轻松和轻松的氛围中进行协作。

举行简短的侧边栏聊天。也许主要会议的主持人需要与少数与会者私下交谈几分钟,要么在开始时做更多准备,要么在会议中间重新集结。分组会议使这成为可能,而不必跳到一个全新的会议或电话。

组织团队头脑风暴会议。在大型团队会议或培训课程中,您可能希望人们分成较小的分组,共同制定项目战略或共同开展项目。在这些虚拟头脑风暴会议之后,您可以将每个人带回主会议,向整个团队展示他们的想法。

虚拟分组会议允许参与者通过他们在主会议中使用的大多数相同功能进行交流。他们可以利用视频、音频和聊天进行实时协作。

总体而言,分组讨论提供了一种在活动期间促进小组互动并在项目上更有效地协作的方法。现在让我们回答一些与在线分组讨论相关的常见问题。

音频和视频在虚拟分组讨论中如何工作?

SparkleComm中,每个分组会议都在其自己的网络会议中。如果有人在参加主会议然后进入分组讨论,他们的音频将切换到该会话,然后在分组讨论结束时返回到主会议。同样,如果启用了视频,该设置也会在会话之间传输。还可以使用相同的静音和取消静音以及停止和开始视频的控件,从而可以对背景噪音和隐私进行精细控制。

分组讨论中存在哪些角色?

SparkleComm分组讨论中有三个主要角色:主持人、管理员和与会者。三者的权限不同,但都可以在会话期间使用音频、视频和聊天进行通信。

会议主持人或联合主持人如何管理分组会议?

会议主持人可以广泛控制分组会议。他们甚至可以将与会者预先分配到特定的分组会议,以在会议期间节省时间。主持人和管理员也可以:

开始和停止分组讨论
从分组讨论中删除参与者
关闭所有分组讨论
静音和取消静音参与者
重新呼叫参与者

如何每次都获得正确的视频会议设置

当您从一个会议赶到另一个会议时,很容易降低确保您的视频会议设置正确的优先级。但是,为了让您的视频会议最高效,花一些额外的时间来确保一切就绪是值得的。您如何确保每次视频通话都尽可能顺利,并且尽量减少干扰?

顶级视频会议解决方案带有直观的框架和大量工具,可引导您朝着正确的方向前进。在您开始下一次视频会议之前,请查看以下最佳做法。

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  • 互联网连接

现代视频会议发生在云中,通过互联网连接将视频和音频信号转换成数据包,通过可用带宽传输到会议的另一方或多方。如果您没有具有足够带宽的强大、快速的连接,数据包可能会出现瓶颈并被延迟。结果是画面和声音断断续续、滞后并且不能正确同步。

这种“抖动”可以通过稳定的互联网连接来避免,该连接使您可以访问足够的带宽来满足在任何给定时间传输的数据包数量(称为流量)。使用以太网连接或将您的设备靠近 Wi-Fi 路由器以获得最佳效果。将您的互联网计划升级到更高的速度也可能有所帮助。还要寻找一种视频会议解决方案,以适应较低的速度和带宽,最大限度地减少质量损失。

  • 良好的音响设备

虽然您不需要精心设置,但您需要一个合适的音响系统来举办富有成效的会议。理想情况下,这将包括一个带麦克风的耳机。无线或支持蓝牙的耳机可为您提供更多的移动性,并可与一系列连接的设备配合使用以加入通话。

耳机应具有一些降噪功能以帮助您更好地听到其他声音,麦克风应具有非干扰功能以减少反馈或背景噪音。为获得最佳音频,还应考虑采用自身具有强大的背景噪声消除功能的高质量SparkleComm视频会议解决方案。

  • 兼容的连接设备

要主持或加入视频会议,您需要一台台式机、笔记本电脑、平板电脑、智能手机或多合一协作显示器。同样,您需要通过具有足够带宽的稳定连接来访问 Internet,以支持音频和视频。

如果您使用的是台式计算机或笔记本电脑,则可以通过浏览器选项卡或专用应用程序访问会议。如果您使用平板电脑或智能手机,则更有可能使用移动应用程序。可以通过链接或呼入号码和访问代码访问该会议。

  • 合适的背景

由于您将参加视频,请弄清楚您将坐在哪里,然后仔细查看您的背景。使用您的视频会议软件的视频预览功能,确保一切看起来都很专业,并且您在屏幕上的构图很好。

通常最好使用具有最小杂乱的中性墙以避免分心。如果您没有合适的背景,请选择将您周围的空间变成纯色的虚拟背景;微妙的图案;或精致的专业场景。

  • 高质量的相机

虽然您的手机或笔记本电脑可能有内置摄像头,但为了获得最佳效果,请考虑购买单独的高质量网络摄像头或具有出色摄像头的一体式协作显示器。

还要确保您的相机已定位,以便您可以直接查看它而不是向上或向下。还要确保您的工作区光线充足,以便其他人可以清楚地看到您。瞄准均匀照明,避免坐在你身后的灯或窗户,因为这会产生有问题的背光。

  • 直观的视频会议平台

智能的SparkleComm视频会议平台可以帮助您保持会议正常进行、做笔记、会议结束后进行回顾,并跟进会议记录以备将来参考。确保您使用的是高质量、直观的会议平台并利用其提供的所有功能。

寻找具有 AI 驱动功能的解决方案。这些可能包括手势识别、实时翻译或可以在会议期间处理笔记的虚拟助手。还可以考虑利用问答或现场投票来确保听到每个人的声音。此外,探索与其他工具的任何可用集成,以最大限度地提高生产力。

  • 准备好开始视频会议了吗?

一切就绪后,测试您的设置。与几位同事的练习会议可以帮助您确保从视频质量到声音的每个组件都正常工作。熟悉任何可能派上用场的功能,例如文件共享、消息传递和隐藏式字幕。

在仔细检查您的视频会议设置是否准备就绪后,您就可以满怀信心地开会了。研究表明,经常使用视频有明显的好处,因此确保您在视频会议期间能够全力以赴地发挥作用尤为重要。