统一通信-即时通讯-视频会议-电话会议-科技新闻及文章

在与IT影子的斗争中，CIO面临着比现代消费者消息传递应用更大的挑战。在许多情况下，WhatsApp，Facebook Messenger，iMessage和Google Hangouts等应用程序的流行已经为企业中的消费者通信工具带来了更加开放的IT方法。

当企业领导者让员工使用他们的个人设备工作时，可以安全地假设多个消费者即时消息应用程序也将发挥作用。Gartner的研究主管Adam Preset表示，CIO和IT团队有责任减轻因在工作中不小心使用此类应用程序而可能带来的潜在问题。CIO应该意识到消费者消息应用程序可以提高员工效率，但他们也应该尝试让员工做出不会威胁他们组织的选择，他说。

消费者消息传递，加密和企业

幸运的是，对于CIO来说，安全性已经成为许多制造这些应用程序的公司的首要任务。拥有超过10亿月活跃用户（MAU）的WhatsApp 在2月份将端到端加密作为默认消息传递标准，今年夏天超过10亿MAU的 Facebook Messenger 表示它目前正在端到端测试加密。拥有大约1亿MAU的Telegram称自己是 “大众市场信使” 的“更安全”替代品。谷歌也在其最近发布的视频通话应用程序Duo中构建了端到端加密技术，并计划为即将推出的Allo消息传递做同样的事情。

Preset表示，许多首席信息官欢迎消费者信息应用程序中加密协议的兴起，但他们的担忧并非以“发送”和“接收”结束。“消费者应用程序的条款和条件不利于企业，在最好的情况下，这些应用程序内传输的信息由个人拥有，”他说。缺少核心企业功能的中央帐户配置，企业领导者“依赖于个人聊天线程所有者，跟踪谁应该在一个群组中，谁应该被驱逐出去，这可能意味着错误的人可以访问敏感数据。”

据业务VoIP供应商Nextiva的首席信息官Josh Lesavoy称，安全漏洞和网络漏洞是消费者信息应用的主要问题。“我们无法控制在这些应用上讨论和分享的内容，以及谁可以入侵应用并访问信息，”他说。“安全性始终是一个巨大的问题，但我们采取了更积极的方法来教育我们的团队正确使用消息传递应用程序。”

IT部门在观察时会更加小心

Lesavoy试图通过强化员工注意他们使用这些应用程序共享和存储的信息来限制消费者消息传递应用程序的负面潜在影响。他说，当员工知道他们的IT部门监控消息应用程序的使用时，他们也会更加谨慎。

Preset表示，一旦企业领导者了解员工使用某些应用程序的原因，他们就可以开始培养一种有组织的文化，其中包含旨在促进负责任行为的指导方针。企业领导者应提醒员工应保留机密对话，更新沟通政策并特别关注管理关键信息的团体或个人。“沟通就像水，”Preset说。“它通过阻力最小的路径流动。”

在Nextiva，Lesavoy知道该公司的许多员工使用Facebook Messenger和WhatsApp，但他说他的员工无法在个人设备上密切关注这些应用程序。“我们专注于让我们的团队成员保持参与和忙碌，这样他们就有更少的时间花在消息应用上。”

而不是完全阻止这些应用程序，IT的最佳选择通常是促进减轻相关风险的最佳实践。虽然Facebook，WhatsApp和其他流行的消息传递应用程序可能会出现问题，但是Lesavoy担心的选择较少，而且新手们也很担心。“今天最让我关注的应用程序是我们还不了解的应用程序，”他说。“技术发展如此迅速，以至于很难预测即将发生的事情，而且不确定性很难规划。”

早些时候，谷歌启动孵化区120的第一个应用是live，但仅限于iOS应用商店。值得庆幸的是，没过多久，第一个应用就出现在了Play商店，你难道不知道吗，这是另一个即时通讯应用。

这款跨平台应用程序名为Supersonic Fun Voice Messenger，与众不同之处在于，它无需键盘，只需口述文本。这有点像对讲机的现代旋转。当你说话的时候，你的单词会自动转换成文本和任何相关的表情符号，所以即使你不能分辨出做鬼脸和咧嘴笑的表情符号，你也可以像12岁那样说话。消息是实时传递的，因此没有编辑，即使它选择了一个你不完全理解的表情符号。

另一方面，朋友可以阅读转录的内容或听取你所说的内容。消息听到之后就会消失，顾名思义，它的设计非常随意，所以你可能不会向你的老板发送任何Supersonic消息。消息可以发送给个人或团体，但您需要让您的朋友加入Supersonic应用程序才能开始使用。

在我们有限的测试中，语音识别很明显，尽管表情符号在时间上是难以辨认的。例如，我指出，“这是对我的Google Pixel手机上的Supersonic Fun Voice Messenger的测试”，您可以通过查看右侧的最后一条消息来查看上图中的结果。然而，音频选项应该清除任何混乱，它可以使一些有趣的Rebus谜题。

应用中没有太多设置，但它确实考虑了表情符号建议。例如，如果你认为它应该显示一个钱口表情符号而不是钱包，当你说“现金”这个词时，你可以向应用程序的开发者推荐它。此外，您可以选择在收到新消息时自动播放，并选择是通过主扬声器还是电话接收器播放消息。

从表面上看，Supersonic Fun Voice Messenger是Google员工在他们业余时间制作的一个愚蠢的虚荣项目，但这里面也有一些有趣的事情。对讲机概念是快速消息传递的有趣旋转，表情符号组件虽然肯定不适合所有人，但却为对话增添了一丝乐趣。这是我们可以看到进入未来Allo版本的功能。

第三步：进行通话

1.为后来者增加五分钟。

有一些便于在通话开始时进行小谈话的笔记。通过他们的名字，头衔和角色介绍所有与会者。如果有人在五分钟延迟后到达或加入呼叫，请勿中断正在进行的讨论。等到演讲者结束或主题结束后允许后来者自我介绍。

2.回顾会议礼仪。

要求与会者拨入电话以使手机静音以避免背景噪音。要求他们避免使用保留按钮来阻止广播他们公司的保持音乐。告诉在场的所有人静音他们的手机并使他们远离会议电话以防止干扰。确保所有与会者都能听得清清楚楚，以便每个人都能听到他们的声音。

3.坚持议程。

密切关注时钟，以满足与会者和演示者的需求。如果您的时间用完，请先解决最重要的问题。如果有人提出你无法回答或没有预料到的问题，请告诉他们你会尽快回复他们。

4.如有必要，安排一个后续电话。

不要等到通话结束才能这样做。在你得到议程上的问题和答案（Q＆A）之前做好。向大家询问下次通话时最方便的日期和时间。如果大多数与会者未定，请在通话结束后发出调度调查。

5.至少需要15分钟才能完成问答。

在电话会议中，您可能无法让每个人都参与其中。为防止这种情况发生，请不要问是否有人有任何问题。相反，要求与讨论主题相关的特定人员提出问题。
例如，您可以问：“Bob，您是否获得了创建主题文本所需的所有信息？”

6.关闭电话。

开始在预定结束时间前约五分钟结束。如果Q＆A仍在进行中，请告诉每个人您还有时间再问一个问题。感谢大家的时间，祝他们有一个美好的一天或一周（结束）。

第四步：通话后采取行动

1.创建一个回顾。

通话结束后立即开始这样做。向您的记录员询问会议记录副本。确保列出每个人的责任清单。如果以后出现任何差异，会议记录将以书面形式记录对话。
在发送之前请一位同事校对回顾。无论你有多少次校对材料，第二双眼睛都可以捕捉到你可能忽略的错误。

2.将回顾发送给所有与会者。

您在校对员推荐的任何编辑后立即执行此操作。邀请所有收件人发表评论或提出可能在通话过程中误入歧途的问题。如果您承诺为后续呼叫发送调度调查，请将该链接包含在回顾中。

3.遵循承诺和截止日期。

采取呼叫期间讨论的行动。如果您承诺在以后回答任何问题，请在不超过一周的时间内跟进。满足您设定的截止日期。确保在合理的时间内将任何承诺的工作交付给适当的收件人。

第二步：让自己准备好主持

1.起草你的笔记或谈话要点。

充实已经列入议程的项目，以避免失去焦点。不要起草准备好的声明。坚持一个关键点，短命令和不完整句子的项目符号列表。这样可以防止你发出机械声。一些例子包括：目前的招聘需求状况：会计现已配备齐全。还需要市场营销新任经理和广告新行政助理。两个开口的预算限额= 100,000美元。
福利变化：总部逐步淘汰401k。为新员工制定新的403b计划。健康，牙科，视力保险目前尚未改变，但仍在审核中。

2.列出与会者名单。

包括他们来自哪里以及关于他们的一般个人信息。当您向彼此介绍每个人时，请使用此信息。您还可以在等待其他与会者加入时使用此信息进行聊天。
为您的记录员制作此列表的副本。记录员可以在他们到达或登录时简单地检查每个人的姓名，而不是花时间写出每个人的姓名。

3.检查你要展示的信息。

不要等到最后一分钟。在完成笔记和/或演示后的第二天开始查看信息。尝试将主要点提交到内存中，以便您可以在不停顿查看纸张或屏幕的情况下进行讨论。您保存的每一秒都可以用于其他演示者或问题。

4.在通话前一两天调查房间。

确保所有设备都存在且工作正常。如果您正在使用大房间并且预计有大量的与会者，请寻找具有战略意义的扬声器。如果遗失或发生故障，请尽快通知相关部门。

5.设置通话。

如果可能，请提前10分钟登录电话会议。有些工具不会让您在计划的时间之前登录。其他人不会让任何人沟通，直到有特殊密码的领导者登录。最后一次测试桥，以确保它运行顺利。
如果您不知道如何使用该设备，请提前几天学习。如有必要，请从贵公司的IT部门获取帮助。不知道如何操作软件或硬件可能会让你看起来不专业。

网络视频会议，可以实现在两点和多点间实时传输图像，语音和应用数据（电子白板、图形）等信息。适合远程会议，远程面试，小规模网络讨论。目前，网络视频会议主流分屏在25-30分屏显示。

视频会议系统可适应各种网络条件，不仅实现了高性能视频和音频通信，而且还提供了各种会议管理和数据功能。用户不需要投资高成本的硬件视频设备，只要使用普通PC，标准的视频采集设备，耳机，就可以轻松实现高品质，高可靠性，远程视频会议功能，而且还有效地节省时间和资金，提高效率。

视频会议软件为您的业务价值：

1，时间和距离不再是障碍，使会议开放更有效率;

2，节省大量会议成本和差旅费，使会议开的更经济;

3，最大化减少旅行疲劳和旅行消耗，使会议开启更加舒适;

4，避免疾病滋扰和意外入侵，使会议开的更加安全;

5，音视频，数据，文件等交流，使会议开放更全面;

6，方便的即时通讯和实时会议，使沟通更加彻底。

web会议系统高清视频会议，以便捷、高效、低成本的绝对优势引领互联网音视频浪潮，参会人员只需打开浏览器输入网址变可轻松参加会议，同时支持网页视频会议、web视频会议、视频会议客户端，手机视频会议等方式方法快速接入会议，特别适合公司老板、领导、高层管理和企业员工快速高效的召开全球网络会议。