远程会计事务所如何与客户保持联系(三)

只需5个简单的步骤即可设置虚拟CPA办公室

现在来到了有趣的部分:设置您的会计公司进行视频会议。遵循这些步骤,您将可以为客户提供更加愉悦的服务,并为员工提供更加灵活的工作体验。

1.找到适合您的服务并注册

有大量的视频会议平台供您探索。例如,SparkleComm Video允许您从浏览器加入视频通话,而无需下载任何内容,而且我们已经在讨论平台所满足的特定于会计的安全标准。

2.将软件与日历集成

如果新的交流工具为您的流程增加了额外的步骤,那么值得麻烦吗?我们不这么认为。SparkleComm与您选择的日历无缝集成,可以轻松启动并运行。

3.开始安排这些客户会议

查找一种与您的日历配合使用的视频会议软件,因此您可以一键选择将视频会议链接添加到您所做的任何新约会中。例如,在Outlook中将SparkleComm视频会议链接添加到您的电子邮件邀请很简单。

4.在预定时间启动会议

整理好您的电子文档,然后开始会议!请务必与您的亲朋好友分享您的视频,以带给您宾至如归的感觉。使用“共享我的屏幕”功能可引导他们浏览需要审阅的所有财务文件。而且,如果您在SparkleComm视频会议系统上,您将体验高清视频和声音,因此在翻译中不会丢失任何重要内容。

5.寻求反馈

在向客户推出新功能时,重要的是要确保他们像您一样喜欢它。SparkleComm具有与调查应用程序集成的功能,因此您可以使用远程记帐选项找出正在运行的功能以及需要调整的功能。

会计师可以在家工作吗?有了技术,才有可能

在这个充满挑战的时代,我们被迫更加仔细地研究财务状况,客户正在寻找新的方法来使用技术来了解问题,快速响应并与财务顾问进行交流,无论他们身在何处。

SparkleComm视频会议可以为您的客户提供帮助,帮助他们在自己的财务流程中导航,该服务使您与竞争对手区分开来,也使您的会计师感到满意。

远程会计事务所如何与客户保持联系(二)

4.通过面对面的联系增加信任

讨论客户财务状况的电话可以在某种程度上起作用,但人类是视觉上的生物。最终,我们希望看到并能够与某人面对面交谈。如果您希望为客户提供方便的会计服务,则可能需要包括视频通话选项。

SparkleComm视频会议可以使客户更频繁地看到您的面孔,也可以通过物理呈现客户信息为他们提供更多价值,从而帮助您提高信任度。您和您的客户可以彼此共享演示文稿和屏幕以及笑脸,因此每个人都在同一页面上。

5.长期留住更多客户

随着时代的变迁,保持工作留住客户比以往任何时候都变得越来越重要。为什么?千禧一代和90后是两代人,他们可以毫无困难地摆脱服务不足的公司。您今天为客户创造的生活越容易,他们坚持的可能性就越大。在任何设备上都可以在家中舒适地提供有关他们的税费或其他需求的SparkleComm电视会议选项,这可能是在保留方向上迈出的一大步。

6.提高员工满意度和忠诚度

您是否知道,如果雇员辞职,可能要花6到9个月的薪水才能替换掉他们?类似于人们四处逛逛寻找商品和服务时,今天的人们希望对工作地点感到满意。如果他们不这样做,他们会离开。

为您的会计团队创造更加灵活的工作/生活平衡可能是在保护利润的同时保持最佳和最聪明的一种方法。有了合适的视频会议软件如SparkleComm,您的团队可以在任何地方与彼此及其客户保持联系,以提高工作满意度。如您所知,更快乐的员工通常为更快乐的客户服务。

准备好将您的会计远程了吗?

作为会计专业人士,当您是在家工作的会计师时,您可能已经在考虑客户私人信息的安全性。而且你是对的,当涉及到像金融这样敏感的领域时,几乎所有旧的通信软件都不会使用。

如果您想为客户提供便利和安心,请确保为远程会计团队找到最安全的平台。一种方法是审查该平台,以对其特定于行业的安全标准进行独立审核。例如,SparkleComm平台会定期接受注册会计师协会制定的法规和合规性要求审查。

远程会计事务所如何与客户保持联系(一)

必要性促使世界重新想象各种领域的工作。由于冠状病毒的大流行,我们从未想到的专业可以做到如此遥遥领先,而且成功了。由于视频会议软件(如SparkleComm)的可用性,医生能够“看”他们的病人并在远处开处方。甚至很多的大型科技公司也开始致力于让其整个团队永久在家工作。

那么,如果您在会计师事务所工作,这对您意味着什么?视频会议不仅是技术和健康的趋势。它也是功能强大的远程工作工具,可帮助您更有效地与新客户和新员工竞争,并抓住他们。

如果您能够适应这一新的常态,那么与那些调整缓慢的会计师事务所相比,您将拥有明显的优势。

在这篇文章中,我们将介绍:

通过视频会议进行计费的6大好处

准备好将您的会计远程了吗?

如何通过5个简单的步骤设置虚拟CPA办公室

通过视频会议进行计费的6大好处

既然我们知道所有类型的企业都可以进行远程处理,那么我们应该问的问题是,远程计费如何使您的企业在 COVID-19期间及以后受益?

也许在过去的几个月中,您已经看到一些在家工作的会计师的短期奖励,并且您想知道是否甚至需要回到传统的办公方式。也许您这段时间一直在使客户对电话感到满意,但是在讨论重要的金钱问题时,每个人都错过了那种更加个人化,面对面的方法。无论带给您什么,以下是视频会议可以为会计师事务所带来收益的一些方法:

1.保留来之不易的收入

过时的流程会增加成本,并随着时间的流逝导致收入损失。借助正确的基于云的类似SparkleComm统一沟通渠道,您可以将所有财务,项目管理工具和客户关系流程集成到一个地方,从而节省了时间和金钱。

2.吸引更多潜在客户

您可以从任何地方通过SparkleComm视频会议吸引客户,而不仅仅是从局限的本地地理位置吸引客户。这为您可能无法单独提供现场服务提供了无限可能。

​ 3.通过满足客户不断变化的期望来保持竞争力

我们生活在体验经济中,人们会根据自己的感觉选择消费的东西,而不仅仅是钱包的感觉。当涉及到人们的财务状况时,无论您身在何处,知道您的身影都是无价的。如果您可以与客户进行安全的远程视频会议,则可以使他们的生活更轻松,感觉更好。

如果您可以轻松地设置定期会议或临时会议来讨论客户的财务需求,安全地来回共享敏感文档,甚至包括可能需要保持联系的其他利益相关者,该怎么办?与仅在现场举行会议的公司相比,所有这些都为您带来了可观的竞争优势。您可以使用SparkleComm视频会议来完成所有这些操作。

视频会议的常见问题解答

    1. 什么是视频会议?

视频会议是使用电话或Internet技术进行的双向交互式通信,可让不同位置的人们聚在一起开会。视频会议可以像私人办公室中两个人之间的对话(点对点)一样简单,也可以涉及多个站点(多点),而在不同站点的大房间中可以有一个以上的人参加。

基本的视频会议设置有一个摄像头和一个麦克风。来自摄像机的视频和来自麦克风的音频被转换为数字格式,并使用通常称为“编解码器”的编码和解码设备传输到接收位置。

在该接收位置是另一个编解码器设备,它将接收的数字流解码为可以在监视器或电视上看到和听到的形式。同时,来自接收位置的摄像机和麦克风的视频和音频将发送回原始位置。

视频会议可节省旅行时间和金钱。参与者可以看到和听到所有其他参与者,并通过语言和视觉进行交流,从而形成面对面的体验。PowerPoint和其他屏幕图形以及其他相机也是可用的演示选项。通过消除航班准备,机场延误,酒店住宿和所有其他商务旅行的不便,减少了人员停机时间,并提高了生产率。在远程教育中,视频会议为无法旅行或负担不起搬迁到传统校园的学生提供了优质的访问。视频会议也可以通过多种方式进行录制和提供,例如DVD,流视频。除远程教育外,其他应用还包括会议,论文和论文答辩等。

如果您不知道如何选择,可以先免费试用SparkleComm视频会议

  • 2.视频会议的好处?

人们在以下情况下使用视频会议

需要进行实时对话;
视觉信息是对话的重要组成部分;
对话双方不能实际到达同一地点;
旅行的费用或时间是一个考虑因素。
视频会议如何使校园内的人们受益的示例:

客座讲师应邀从另一所机构上课。
研究人员定期与其他机构的同事合作。
另一所大学的论文答辩。
来自校园不同部分的管理员需要就诸如校园战略计划之类的管理员问题进行协作。
  • 3.视频会议的礼节

    等待几分钟以设置和关闭视频会议。 遵守时间限制。 切记在不讲话时将麦克风静音。 轮流讲话,并留出时间进行音频延迟。 如果未将麦克风静音,请注意可能引起的音频干扰-咳嗽,纸张打乱,空调装置,笔记本电脑和投影仪风扇,电话铃声等。

    • 4.需要考虑哪些环境问题?

使用SparkleComm视频会议软件时,您应该考虑这些:

服装:

纯色最好。相机上忙碌的衣服会模糊。更简单的模式有助于视频压缩。

灯光:

想想“电视演播室的灯光”。最好使用柔和的白色前灯。标准的头顶灯会投射阴影。相机无法在弱光下正确对焦。

回落:

没有硬线或复杂的图案。
可以使用干擦板,但要注意眩光。
纯色较深是理想的。
避免使用红色背景,因为它们可能很难在查看站点上使用。
给观众一件事要专注-您。
好主意-使用标牌指示您的位置

音频设置:

使麦克风远离扬声器所在的位置。这可能会导致音频环回。
提前测试音频电平。进行测试通话。使用视频会议系统的内置功能进行测试。
确保麦克风远离无关的噪声源:空调,笔记本电脑/投影仪风扇。
可能需要添加回声消除硬件。由于会议系统在处理音频方面变得越来越好,因此这种情况不太常见。

大型会议室注意事项:

放置摄像机以查看主要讲话者和听众。
可能要添加其他相机。
考虑投资购买优质照明。
在特别大的房间中,用麦克风指定进行问答的位置。
避免过度摇摄相机。使用端点“预设”。

视频会议设备概述

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  • 什么是视频会议设备?

视频会议设备是启用类似SparkleComm视频电话会议的视听硬件。其中包括摄像机,麦克风,扬声器,遥控器等。它们安装在带有监视器的会议室中,以便会议参与者可以与远程位置的同事进行协作。现代部署可能支持一对多会议(例如,直播广播),或与遍布不同地点并能够互相交谈和看到对方的同伴进行多对多协作。

“会议室系统”是视频会议设备的另一个通用名称。这个空间中的许多供应商都提供会议室系统软件包,其中包括设置虚拟会议室所需的硬件和软件。

  • 视频会议设备的功能

视频设备可以提供以下主要区别:

逼真的高清视频质量
高清音频质量,支持多个麦克风
可与网络会议软件互操作
可与VoIP服务互操作
自我诊断和简单的故障排除
房间预订,日历安排
预定事件提醒
事件记录到软件平台,视频服务
动态响应式摄像机(聚焦扬声器)
多显示器(例如双显示器)支持
屏幕共享,支持Web会议类型的功能
  • 视频会议设备比较

为了在评估视频会议设备时帮助您确定一种产品与另一种产品的不同之处,请考虑以下四个关键因素:

语音质量和视频质量至关重要。大多数供应商都在努力使音频和视频流尽可能逼真,以便高质量的SparkleComm视频会议可以代替差旅/面对面会议,而不会牺牲生产力。但是,不同产品之间的音频和视频质量可能有所不同。

性能不仅影响会议的质量,还决定了IT管理员需要花费多少时间对设备进行故障排除。每个设备的性能也可能有所不同。

与网络会议软件,VoIP提供商,约会安排功能等的互操作性是买方的另一个主要考虑因素。通过为较大的空间和组添加多个摄像机和/或麦克风来进行升级的能力也很重要。在购买视频会议设备之前,请检查并确保已安装的任何软件都与计划购买的硬件兼容。

除了将会议参与者面对面联系在一起之外,某些视频会议设备还允许用户从他们的移动设备或计算机与小组共享内容。如果您企业的最终用户将需要此功能,请确保检查您购买的设备是否具有此功能。