基于对视频会议系统方案要求高雅格调和优美音质、清晰图像演示、方便快捷的控制、高度集中的管理等特性，规划和设计了一套由大屏幕显示、多媒体音视频信号源、音响、切换和中央集成控制几大部分组成的视频会议系统方案。
为了让视频会议系统更高效、实时地控制，需要配备一套中央集成控制设备，控制室内所有影音设备、信号切换、灯光、屏幕升降、音量调节等等功能，大大提高工作效率和简化复杂的操作，能适合所有人士使用而不需要具备专业知识。
通过这样设计的视频会议系统方案才会为用户带来真正的效益，视频会议专家介绍了视频会议系统方案的四大原则，以供用户进行参考。
一、先进性原则。高起点高标准设计，确保视频会议系统在未来一定时期内保持先进；视频会议系统的设计采用先进的、开放的体系结构，选用高度智能化、高技术含量的产品，建立系统开放式的架构，以标准化和模块化为设计要求，既便于系统的管理和维护使用，又可保持视频会议系统较长时间的先进性。保证与现有或在可以预见的将来可以采用的设备相兼容。
二、可扩展原则。视频会议系统解决方案对在线路工艺设计及系统设备选型上充分考虑其扩展能力。视频会议系统以后的升级预留空间，系统设计和规划方案时必须支持将来的扩容和平滑升级。在保障满足现有需求的同时，为将来的系统扩展打下基础。系统采用模块化，并在设备选型方面有一定的可替换性。
三、实用性原则。视频会议系统解决方案的设计思想是最大限度的满足实际工作的要求，把满足视频会议室系统的业务管理作为第一要素进行考虑，在保证系统先进、可靠和高性能价格比的前提下，通过优化设计装修方案达到最经济性的目标。视频会议系统设计和设备选型应注重实用功能、降低总体投资，求得先进性与经济性的完美统一，做到视频会议设备性能/价格比的最好综合。