在组织中创建工作灵活性的5种方法(一)

在当今基于技术的世界中,在工作场所建立灵活性并确保成功的协作比以往任何时候都更加容易。由于员工无法进入办公室,因此COVID-19迫使组织更快地采用远程工作流程。一个Gartner的调查显示,用人单位74%的人打算永久留在家里的订单被取消后,一些员工从家里转移到工作。灵活的工作场所将继续存在。员工安全是第一要务,也是全球范围内迅速采用灵活的工作时间表的原因。但是,远程工作也为组织带来了许多其他好处。根据哈佛大学的一项研究,如果允许员工灵活的工作时间表,生产率将提高4.4%。 

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灵活工作的好处

根据相关研究报告,94%的远程工作者会鼓励其他人也这样做。除了提高生产力之外,允许员工远程工作将人才库扩大到组织地理区域之外的潜在员工,减少了租金支出和碳足迹,并提高了员工满意度。

但是,实施灵活的工作时间表并不容易。许多组织面临着社会和技术障碍。例如,远程工作者遭受倦怠的可能性是办公室同事的4.4倍。此外,有21%的远程工作者报告说,保持有效的沟通和在线协作是一项挑战。 

为了避免这些偏远的工作陷阱,组织需要培养一种灵活的文化。组织可以采用以下五种方式来实施成功的灵活工作策略。

1.培训经理

成功始于最高。如果您的组织希望最大程度地提高远程员工的生产力,则需要培训您的经理以适应变化。一个好的远程团队经理应该表现出以下品质: 

信任员工:经理人必须了解,虽然员工可能更容易在家里分散注意力,但他们会完成任务,松开绳索将给员工更多自由。 

良好的沟通:经理必须与员工保持频繁的沟通,这不仅限于与工作有关的对话。了解员工在工作以外所做的事情将帮助您成为更有同情心的领导者。经理可以选择SparkleComm统一通信平台与员工沟通,因为SparkleComm是一个纯软件的应用程序,它不光有IP电话功能,还提供视频会议、电话会议等功能。

积极的举止:通过创造积极的工作环境为您的员工树立好榜样。专注于正面肯定而不是负面强化。

注重性能:请记住,结果才是最重要的。如果您的员工即使工作得更快,在家中也能取得更好的结果,那就可以了。

2.建立期望

远程员工容易精疲力尽的原因之一是因为他们经常劳累过度以向雇主证明自己的价值。毕竟,在分配员工时,管理人员很难识别成就。员工展示其价值的默认方式是延长工作时间并承担额外的任务。

通过设定期望员工经常休息,签下午餐并在某些小时后停止工作的方法来与工作过度作斗争。让员工知道他们的工作质量比跳过午餐和在晚上11点回复电子邮件更重要 。

如何进行视频会议面试的6个策略

无论您是准备与您的梦想中的公司面试的未来员工,还是可能找到理想职位候选人的老板,您都在面试过程中迈出了一大步。而且很可能会成为您再进行下一次视频会议面试的机会。

在争取高级人才的竞赛中-以及寻求理想的演出而不论地点如何的竞赛-视频会议已成为连接桥梁。一家使用人工智能实现任务自动化的专家公司,发现大约63%的组织在招聘过程中使用视频会议。与传统的招聘技术相比,双向视频采访可节省多达67%的必要差旅费用,因此,视频会议的普及程度也就不足为奇了。

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视频会议已经改变了候选人和雇主的面试过程。如何进行一个完美的视频会议面试,以下给出了6条策略。

  • 1.检查您的技术

您不希望因任何会干扰面试过程的技术故障而感到惊讶。因此,在安排SparkleComm会议之前,请检查并再次检查您的音频,视频和Internet连接是否良好。

  • 2.做一次测试

“模拟”面试可以减轻您的烦恼,因此可以找一个朋友来帮助您测试问题答案,掌握视频面试平台的功能并与照相机而不是计算机屏幕对话。

  • 3.设置气氛

一间光线充足的房间,中性的背景,以及一个安静的地方,访调员和被访者都可以听到对方的声音,并提供面试所需的专业环境。

  • 4.着装得体

您的着装方式可能会影响您的肢体语言和思维定势。因此,最好打扮得像是在欢迎应聘者进入您的办公室或亲自会见面试官。因此,即使没有人看到您,也请不要穿睡衣裤或拖鞋。

  • 5.消除干扰

您会在面试中回复一条短信吗?如何快速拨打您的配偶电话?像这样的中断不仅使面试流程停滞不前,而且完全是不专业的。通过与其他人交流SparkleComm视频会议面试与面对面面试相同,避免有事情打扰您。

  • 6.放轻松

参加视频会议面试可能具有挑战性。无论您是代表公司还是代表自己,都有很多事情要做。但花点时间呼吸并集中精力。

到目前为止,您已经做到了,现在是时候展示什么使您的公司成为令人赞叹的工作场所,或什么使您与其他候选人脱颖而出。

SparkleComm使您可以轻松地设置视频会议并邀请其他人加入,只需单击按钮即可。

如何让视频会议通话更加舒适

可以理解,视频会议通话会使某些人感到紧张。毕竟,在小组协作会话中启用视频可以使其他人直接看到您以及您在的背景环境。对于害羞的参与者,视频会议似乎是要克服的主要障碍,并且可能比电话或电子邮件讨论之类的方法更不受欢迎。但是,它却有很多好处。

视频会议的好处和挑战

近几年来,视频会议变得越来越流行。以前与视频质量和易用性相关的技术问题已基本消失,因为许多设备已变得不能够支持高清视频源。根据研究,使用视频会议的组织中有94%表示可以提高生产力。在不必要的会议上花费的每一分钟本可以花在一项更有价值的任务上。

这样有什么帮助?首先,它有效地要求视频会议中的每个人都专注于手头的任以减少分心,而不是在通话或团队聊天时尽可能地进行多任务处理。视频还非常适合演示和使用视觉辅助工具,例如在网络研讨会或演示中。最后,设置视频链接可以为远程工作者提供有用的上下文和清晰度,否则他们可能不会经常看到其他团队成员。

尽管如此,对每个人来说,上镜(这是进入视频会议所必需的)并不是一件容易的事,并且会使视频会议变得可怕。因此,让我们看一些在视频会议中变得更舒适的技巧。

  • 1.使用笔记使您的想法保持正确

参加SparkleComm视频会议时的不适感通常会使充满激情的参与者迷失思路。这是有道理的,因为他们可能主要是在考虑会议的压力和审查,其次才是正在讨论的内容。

通过书面或打字准备可以更轻松地解决此问题。在数字笔记应用程序中写下并在另一个窗口/应用程序中打开的便笺或评论和问题会有所帮助。它们提供了一个可靠的框架,用户可以在进行视频会议时在其中工作。

基本上,准备和使用笔记可帮助参与者避免尴尬的沉默以及因感觉自己无法参与对话而产生的不适感。

  • 2.在通话开始之前设置正确的环境

当您的脸出现在视频源上时,请注意照明以及背后的光线。选择一个带门的安静房间可能会有所帮助,因为它可以最大程度地减少噪音并为您提供更多控制。例如,您可以防止他人在您上摄像机时走在您后面或发出可能分散参与者注意力的声音。这是有关如何在远程工作时如何在任何地方更智能地工作的更多信息。

  • 3.使用静音

与电话会议一样,视频会议总是伴随着有害的背景噪音(例如,狗叫,孩子们玩耍,外面的交通等),这些噪音会干扰会议的进行。此外,使用视频还有屏幕分散注意力的额外风险。

这是视频会议解决方案中的静音派上用场的地方。现代视频会议使呼叫者可以使自己的音频静音,如果您是主持人,则也可以使其他参与者静音。静音可最大程度地减少噪音,这对于当前不讲话的参与者特别有用。

  • 4.与朋友或同事一起进行练习

人们最初在SparkleComm视频会议上可能会感到不适,这可以归因于对格式的简单不熟悉。不定期参加这些会议的人可能会担心参加会议,因为整个设置对他们来说似乎很吓人。

实践是解决这些问题的好方法:

首先,它使参与者熟悉界面和基础技术的工作方式,包括用于静音和暂停的呼叫中控件。

其次,它使他们习惯了在相机上的外观以及其他人在后台看到的内容。

第三,它使他们能够练习演说,并且对使用摄像头讲话的想法更加满意。

SparkleComm从始至终使视频会议体验尽可能简单直观。

5个迹象表明您已准备好进行商务VoIP(二)

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2.您的公司错过了太多电话

随着业务的增长和电话的增加,您可能会发现您的员工正在努力跟上。这不是他们的错,只是您当前的电话系统不具备处理它的能力。您的公司可能由于多个原因而错过电话,包括:

  • 客户因长时间等待而挂断电话。
  • 服务代理无法跟上呼叫,特别是在高峰时间或意外情况下。
  • 员工浪费太多时间为客户找到合适的人来解决他们的问题。
  • 没有人有时间检查语音邮件收件箱并跟进留下留言的客户。
  • 员工忙于处理诸如帐户状态或账单查询之类的简单问题,并且没有时间来处理更复杂的问题。

丢失电话 的后果对于任何企业而言都是可怕的。您可能会失去重要的合同或大客户。如果这种情况持续下去,即使是忠实的客户也可能会去其他地方。您非常忙于赶上昨天的工作,以致没有时间去探索新的机会或发展业务。如果这种情况每天在办公室中发生,那么该是时候了。

SparkleComm VoIP如何缓解这些问题?VoIP电话系统具有许多功能,可帮助用户管理大量呼叫。例如,您可以将自动话务员与简单的交互式语音响应(IVR)系统结合使用。该系统可以:

  • 欢迎来电者。
  • 向他们提供有关您的业务的基本信息,例如营业时间,路线,节假日等
  • 回答简单的查询,例如帐户状态,当前账单金额,包裹跟踪等等。
  • 如果查询对于系统来说太复杂了,请将他们定向到合适的员工。

IVR不是您拥有的唯一功能。还有其他诸如可视语音邮件,自动转录,呼叫队列等。您可以根据需要使用任意数量,以确保您的业务不会再错过任何一个呼叫。

5个迹象表明您已准备好进行商务VoIP(一)

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如果您拥有或经营一家企业,您可能已经听说过VoIP。有时,感觉就像其他所有人都从传统座机转移了一样。也许您认为将所有员工转移到新电话系统上太麻烦了。或者您想知道炒作是否真实。即使您确信升级的好处,您可能也不知道何时是最佳的升级时间。

如果您仍在辩论是否要转向商务VoIP,以下5个迹象表明您已准备就绪。

1.您的电话账单高昂或在增加

您的业务正在扩展,员工感到满意,利润也很高。但是,只要您能以某种方式减少天价账单。或者您的企业正处于艰难时期,您正在寻找削减成本的方法。您会注意到您的电话账单非常高,远远超出了您可以承受的范围。而且,这些年来,它们一直在缓慢增长。增长是如此缓慢,以至于您几乎没有注意。但是,您为电话服务支付的费用比以前要多得多。

如果您的企业面临类似的问题,那么该考虑考虑改用VoIP了。升级到新技术会不会更加昂贵?这是大多数人错的地方。SparkleComm VoIP电话服务入门快速,简单且便宜。在某些情况下,您甚至不需要信用卡!只需要下载一个软件,如果在客户端使用,只需要保证有网络即可。

切换到VoIP后,即使您每月的账单也将减少。许多企业发现升级后的账单减少了50%以上。这有两个原因-内部通话免费,而使用VoIP的国际通话费用要低得多。无论您的员工在哪里工作,拨打内部同事的电话都是免费的。SparkleComm VoIP电话服务是一种在不牺牲功能,质量或生产率的前提下削减成本的好方法。