安全的视频会议(三)

为企业提供5种安全的视频会议最佳实践,以保持信息锁定

好的,您已经找到了自己喜欢的软件,并且已经通过了所有想要的安全功能,并且对召开安全会议感到满意。在坐下来以为自己被保护之前,可以将一些非常简单的方法引入您的流程中,以使会议更加安全:

1.密码保护您的会议

每次都使用密码保护每次会议。如果有一个选项可以要求每个用户在安排会议时使用密码,则积分可以作为奖励。您可能只是跟着设计部的一个人聊天,谈论他正在设计的一个很棒的新广告系列,但是随后他提出了上一封电子邮件的公开费率,脸书上最近发布的广告的每次点击费用,或者他决定他想和您谈谈加薪的事情。 

您永远都不知道会议中会发生什么,因此请确保您已做好充分的准备。例如,您可以直接从SparkleComm的应用程序启动视频会议,并且默认情况下密码保护功能处于打开状态。(以及自动生成的非常困难的密码!)

2.不要自动赋予参与者屏幕共享的能力

这是一个容易忽略的事件,但是有许多黑客参加视频会议,接管屏幕并发布令人难以置信的令人反感的内容供所有参与者查看的情况。避免这种情况的简单方法是将默认的屏幕共享选项更改为仅允许批准的人员或根本没有任何人。

3.锁定会议

像密码保护一样,您应在所有邀请的人加入后锁定每个会议。这将防止任何随机的人加入并可能造成破坏。

如果您举行的大型SparkleComm视频会议可能不认识所有人,也不知道应该有多少人参加,请在会议开始后几分钟锁定会议,只需确保与所有人沟通,您将锁定会议,这样他们就可以赢得会议,之后就无法加入。

4.检查每个会议的安全设置

进入例行程序很容易,而忘记执行某些安全措施,但是要养成检查和重新检查每次会议安全设置的习惯。

5.制定有关安全的公司政策

即使您决定只让IT拥有管理员权限,并且其他所有人都是常规用户,也应该传达安全性的重要性。创建一个带有安全性检查表的公司文档,员工在每次会议安排时都可以参考该文件,或者允许一些高级员工拥有管理员权限,并确保每个会议上至少有一个管理员权限,以确保一切均正确设置。

安全的视频会议(二)

安全的视频会议软件中需要寻找的5件事

我们相信您已经知道视频会议解决方案有很多选择。为了减少潜在的清单,在选择最佳的安全视频会议软件时,我们整理了五件事:

1.专为企业打造的视频会议解决方案

到目前为止,这是在安全解决方案中寻找的最重要的内容,特别是对于后排的人员来说。

您之前可能已经进行过多次视频聊天,例如与家人聊天,与朋友一起玩一些虚拟棋盘游戏,一边吃肉松面包一边读塔罗牌,所以您知道自己想要什么,并且您几乎是专家。除了那些视频会议公司之外,这些公司可能不具备开展业务所必需的复杂安全功能。 

我们劳格科技拥有一支由网络安全专家组成的全球团队,涉及平台的各个方面,其实现的功能必将使您的IT团队满意:

安全软件开发

强大的访问控制

弹性服务

威胁检测与缓解

服务运营控制

客户管理员和用户控件

内置支持法规要求

安全的应用程序编程接口(API)

预先集成

透明度

这是因为我们的SparkleComm产品是为企业而设计的,并且经过专门设计,可以最大程度地发挥您的协作能力,简化流程并与来自世界各地的同事和客户建立联系。 

2.消息和视频的端到端加密

如果您不了解,则端到端加密是一个非常简单但非常重要的概念。当您向朋友发送消息时,您的消息将发送到服务器,然后发送给您的朋友。但是,在此过程中,您的邮件内容是加密的,因此,除了收件人之外,没有人可以阅读它。如果您使用不具有此加密功能的服务,则拦截该信息的任何人都可以轻松获得该信息,文本,视频,语音等。 

SparkleComm视频会议在所有端点之间提供传输层安全性(TLS)和安全实时传输协议(SRTP)加密。这些是一些花哨的技术词汇,但是您所需要知道的就是,我们已经为您提供保护。

3.默认启用安全功能的软件

您肯定要寻找一种产品,该产品支持其所有(或至少最重要的)安全功能。这是由于两个原因:如果您不知道它的存在,您怎么知道将其打开?其次,如果您必须手动开启所有功能,那么保护就落在了所有员工的手中,即使他们可能表示很好,但人们仍会忘记或错过任何事情。 

4.定期更新的软件

当我们看到开发人员多年未更新其产品时,我们会充满怀疑的目光。没有任何应用,软件或程序是完美的,并且公司应该始终在更新其产品。如果不是这样,他们要么已经从该产品(可能转向更好的产品)发展,要么公司已经倒闭。   快速检查他们的更新日志,他们多久更新一次?更新了什么?查看评论也不错。查看是否有人对他们的客户支持发表评论,他们的更新对产品是否有帮助/有害以及公司是否回应了评论。 

5.控制会议安全功能的选项

除了可以控制应用程序的整体安全功能之外,您还希望寻找在实际会议中可以选择的解决方案。如果有人不想在那里(或不认识),您应该可以将他们从会议中删除。如果您发现某个团队成员没有在会议上输入密码(尤其是机密信息),即使您不是会议主持人,也应该能够实施该密码。

还有很多其他选择,因此请确保您选择的任何内容都会给您过多的控制权。

安全的视频会议(一)

您已经阅读了有关流行会议软件的文章,这些文章被发现存在严重的不安全因素,还曾听说过祖父母被骗向陌生人汇款的故事,或者最近看到网上的知名人物简介被兑现了比特币捐款的承诺。

这些示例表明,几乎任何平台上的任何人都可以随时发生网络攻击。当涉及到您的业务时,您永远也不想遭受攻击,尤其是当您可以使用安全的视频会议解决方案(如SparkleComm视频会议)来保护它时。

现在,我们已经研发出一种致力于构建多功能,专为企业使用而设计并尽可能安全的视频会议解决方案SparkleComm。今天,分享这些知识比以往任何时候都更加重要。如何确保视频会议的安全?您如何防止陌生人随机参加会议

在此博客中,我们还将解决有关安全视频会议的其他问题,包括:

为什么投资安全解决方案很重要

评估业务需求时需要寻找的5件事

遵循最佳实践以确保您的视频会议尽可能安全

为什么SparkleComm是确保视频会议安全的最佳选择之一

为什么拥有安全的视频会议解决方案很重要?

我们知道您可能在想什么,仅仅是视频会议,他们可能从我的视频中得到什么? 但是,在视频会议中,您共享了多少次文档?只说机密信息怎么办?并说“这将永远不会发生在我身上”,几乎可以保证它会在您身上发生。

可以将安全的视频会议解决方案视为在家门上有锁。即使您从未有过入侵者,这是否也意味着您不需要锁?当然不是,这只是意味着您很幸运。

对于您的公司,不仅是您自己的信息可能会受到损害,而且还会给每位员工以及他们所投保的任何人(如配偶,子女或家庭成员)带来风险。最重要的是,如果有人侵入您的帐户,他们可能会造成不可逆转的损害,这可能会破坏您的业务,这显然对您和您的员工来说是可怕的。

是的,它很吓人,听起来很荒谬,但确实如此。实际上,被黑客入侵的小型企业中有60%在六个月内破产。.最后,您想确保您的业务安全以保持客户的信任。最近几个月,您可能与客户进行了无数次视频会议。也许您谈论的是财务或预算,或者谈论的是尚未准备好公开展示的即将到来的项目。如果要将此信息公开,则可能会花费客户很多钱,而且也可能使您失去关系。 所以使用安全的SparkleComm视频会议系统会帮助你赢得业务关系。

您可以轻松解决的虚拟会议问题

由于COVID-19 ,移动到远程工作加快了每个工作场所的数字化速度。代理商所有者和项目经理必须善于与员工,客户,团队和其他利益相关者组织有效的虚拟会议,以保持组织目标的正常运行并按时完成。但是,当然,虚拟会议可能会出现问题。

无论您从事哪个行业或地区,虚拟会议对于项目管理的成功至关重要。虚拟会议可帮助业务领导者,专业服务机构和项目经理实现跨职能的协作,提供更好的项目成果,并在多个时区建立人才,创意和技术团队。

但是,仅因为虚拟会议易于建立并且不受地理位置和旅行时间的限制,并不意味着领导者和管理者应滥用对他人时间和工作时间的访问权。变焦疲劳是在家中COVID-19强制性工作期间创造和流行的术语,可以解释为当人们不得不长时间参加几次虚拟会议时出现的精神疲劳。

还建议领导者和项目经理考虑队友和员工的可用性和心理健康,以避免虚拟会议的共同挑战。

虚拟会议的挑战以及如何解决它们

通过准备和实践,可以轻松解决虚拟会议的各种挑战。通过预先花时间为您的组织或团队准备技术应急计划和视频会议指南,您可以克服在线会议问题并保持较高的团队士气和生产力。

以下是虚拟会议和智能解决方案的一些反复出现的挑战,您可以实施这些虚拟解决方案和解决方案来解决这些问题并引导有益的电话会议

变焦疲劳并降低生产率

在引言中我们定义了“缩放疲劳”一词,它的确是在线会议上最严重的问题之一。由于虚拟电话和会议的建立相对容易,因此某些领导者和项目经理可能会滥用其可访问性。

但是,具有创造性和技术性角色(如设计,编写和软件开发)的员工在流程状态下工作良好。当他们参加过多的虚拟会议时,他们的生产力和输出开始下降。

使用虚拟会议解决此问题的方法很简单:安排更少的会议。作为项目经理,您可以选择在特定日期与特定部门进行批量会议,限制会议持续时间,并使用SparkleComm等协作工作区来处理快速问题和更新。

技术问题和浪费时间

技术可以管理但不能控制。通过最佳的设置和实践会议,您可能仍会发现自己在虚拟会议中面临技术挑战。

解决虚拟会议中这一反复出现的挑战的最佳解决方案是制定一个经过测试的备份计划。作为项目经理,您应该发送备份计划的详细信息以及会议的其他相关信息和议程。

这样,如果您遇到技术挑战,您和其他与会者就可以快速切换到备份会议计划,而不会浪费会议时间。确保与会者熟悉您使用的虚拟会议选项。

沟通差距

虚拟会议仅限于音频和视频提示,而面对面的会议则不像肢体语言,语调,步调和手势来增加说话者的语音。

这里有几个步骤可以解决反复出现的虚拟会议难题,并帮助您清楚地传达关键点。

 1. 事先分配清晰,简洁的会议议程。这向与会者阐明了他们对会议的期望以及何时需要参加。
 2. 为您的演示文稿创建幻灯片。这解决了虚拟会议的主要问题之一:消除单调并确保与会者遵循关键会议要点。
 3. 要求所有人在不讲话时将其麦克风静音,并在通话期间坐在安静的地方。
 4. 使用文件和屏幕共享工具吸引与会人员,并记住当您需要每个人的回应或贡献时,请按姓名呼叫每个人。
 5. 坚持会议计划。禁止同事或队友闲逛,偏离议程或延长会议时间。如果您的队友知道您主持了切实可行的会议,那么他们很可能会准备就绪,精力和精力更加集中。
 6. 始终在虚拟会议上为每个与会者提供确切的操作项目。在休会之前,请每个人问他们接下来的步骤,以确保每个人都知道自己的责任。

遥远的时区

有时,您的虚拟会议与会者可能包括其他大洲和时区的队友,客户或利益相关者。

作为项目经理,您可能会习惯于优先考虑自己以及团队的时间和时间表,但是明智的做法是也要考虑其他参与者。花些时间思考如何使每个人都可以在合理的时间参加会议,特别是在经常性会议的情况下。

当您为每个参与人员安排最方便的时间时,您就表示他们得到重视和考虑。这营造了更好的虚拟会议,充满动力的团队以及成功的总体机会。

使用SparkleComm,使虚拟会议中的问题成为过去

从面对面会议过渡到远程会议可能需要很多时间才能适应。幸运的是,SparkleComm帮助团队组织会议记录,创建和分配任务,跟踪项目进度以及管理团队工作量。

试用我们的技巧应对虚拟会议的挑战,然后开始使用我们灵活,强大且协作的工作管理软件。立即申请免费试用

使用正确的在线会议解决方案(二)

5.移动应用

在Covid-19危机期间,在线商务应用程序的下载量猛增。 

应用程序受欢迎是有原因的。您的在线SparkleComm会议软件具有允许您进行在线视频通话的应用,与会者可以从任何地方访问会议。如果Internet连接速度慢或计算机出现故障,它还提供了备份解决方案。

6.技术支持

不幸的是,即使安排得最好的在线会议也不一定总是按计划进行。当您遇到连接问题时,随时获得支持将是非常宝贵的。然后,您可以对问题进行排序并尽快重新建立连接。一些软件供应商提供了比其他软件更好的技术支持。

如果没有可用的内部资源,则需要一个在程序包中包含全面支持的解决方案。

7.用户友好且易于与当前系统集成

您的会议软件不会是技术的第一块中,你已经投入了。因此,您需要找到适合您现有系统的解决方案。例如,您可能需要一个可以共享Dropbox文件或与员工时间表应用程序集成的工具。

由于参加者可能使用任何数量的设备,因此重要的是您的软件应具有足够的灵活性以应对。从平板电脑,智能手机到计算机和笔记本电脑,您都不会遇到任何人都无法访问会议的问题,因为该软件不兼容。

另外,请确保您的软件易于使用。提供广泛功能的系统可能很难学习和导航。如果员工难以登录或导航系统,这将浪费宝贵的时间,并导致沮丧和沟通不畅。

8.定价

您可以为在线会议软件支付任何费用,从零到最高。通常,额外的功能和技术支持的价格较高。尽管价格是一个问题,但拥有合适的系统可以为您提供帮助,着重提高生产率更为重要。这将取决于您的业务规模以及您必须花费多少。

花时间了解您的软件的实际成本。有些基于软件的托管方式,而另一些则基于每个用户。视频录制或拨入选项可能会产生费用,并且总费用可能会按分钟,一个月或每年估算。

9.别人怎么说?

在寻找解决方案时,请找出其他企业对该软件的评价。他们是否对自己的经历感到满意,还是遇到故障和停机时间?该工具可以应付大型会议,也可以应付10个或更少用户的较小呼叫吗?

在这个数字化转型的时代,有大量的在线会议解决方案可供选择。尝试比较平台可能会让人不知所措。要确定正确的解决方案,请查看您的业务需求,并确保您提出的解决方案具有所有相关功能。在这里推荐SparkleComm统一通信平台,安全稳定且可靠。

仅仅为此选择一个具有所有“风吹草动”的解决方案是一个错误。花费一些时间来确定最适合您的组织的工具是值得的。