使用正确的在线会议解决方案(一)

视频会议是新的常态,因此使用正确的在线会议解决方案至关重要。但是,有这么多的选择余地,这并不总是一件容易的事。

每个系统都具有或多或少适合不同团队和项目需求的功能。

1.高品质的视频和音频

高质量的音频和视频是绝对必要的。如果您看不到或听到您的声音,则会议将不会成功。

如今,大多数公司都使用视频,以便每个人都能看到彼此并感觉成为团队的一员。没有亲眼见面的能力,很容易错过交流的视觉细微差别。这些对于与员工和客户建立良好的关系至关重要。

在在线SparkleComm视频会议中,主持人还可以检查每个人是否参与。如果没有视频方面的内容,就无法看到参与者在会议中是从窗口望出去还是在执行其他任务。

因此,高清视频质量是大多数企业的首要任务。像素化图像会分散注意力,使会议效率降低。

如果没有可靠的高质量音频,会议体验将大大减少,结果受阻。当涉及音频选项时,同时包括进行在线视频通话和电话通话的能力是有意义的,因此与会者可以选择如何参加活动。

如果您要与国际受众主持会议,请考虑添加本地,国际和免费电话号码供与会者使用。

2.安全性

根据最近的报道,到2021年,网络犯罪的年度成本将上升至6T。您选择的任何软件都应具有鲁棒性和安全性。

如果安全对您来说至关重要(例如,如果您在严格监管的环境中工作),那么请选择使用加密的在线会议系统。同样,采用允许您添加权限级别的系统也很有意义,这样只有合适的人才能访问敏感的对话。

您可能希望使用需要PIN才能访问会话的软件,以提高安全性。

3.记录和报告

将此功能作为函数确实很有帮助。它使您可以回顾并反思会议上的发言。这可以使您对会议进行的方式以及是否需要为将来的通话进行调整而提供有用的见解。

能够共享录制内容还使参与者能够赶上他们可能错过的部分,并让您提醒他们项目的截止日期。有了回放功能,与会者就不必花时间写大量笔记了。录音也可以与无法亲自参加的人共享。

您可能还需要使用SparkleComm会议软件,该软件可让您访问报告:事件发生后的出席,键入的消息等。如果是这样,请选择一个可以轻松导出报告并与CRM交互的工具。

4.实时聊天和文件共享

具有键入实时聊天功能的功能是一种流行的功能,因为它使参与者可以在其他人交谈时进行交流。一个聊天框可以让人们添加注释和问题,使主持人可以看到它们,但它不会打断会议流程。

您还可以从在线会议解决方案中受益,该解决方案使团队可以共享文件并设置任务。这样可以避免员工彼此之间通过电子邮件发送手册,议程和演示文稿。也可以选择将某些文档设为不公开,以便只有选定的主持人才能看到它们。

选择启用桌面共享的软件有助于进行深入培训。通过让所有学习者看到共享的视频演示,白板和网站,可以实时进行辅导。

电话系统的三种主要类型(一)

许多人有一种幻想,即只有“电话”才是他们的商务电话。实际上,在幕后,还有很多事情要做,以确保世界各地的大量办公电话能够正常工作并到达其呼叫目的地。商务电话使用的电话系统是此方法中的参数之一。它甚至不是放在办公室后墙上的盒子。 

电话系统的三种类型是什么

有三种主要类型的商务电话系统。他们是: 

让我们了解大多数这些商务电话设备的功能以及它们如何变化。

PBX本地 

PBX在分解时的工作原理非常清楚。这是电话公司的真实版本,并且已经使用了几十年。该设备是企业内部的电话亭,可以接听所有已接电话和线路上的所有电话,并为它们提供适当的服务。 

现在,本地PBX系统还包含其他一些功能,但是,传统的PBX可以管理位于系统核心的组织的电话。 

常规系统正迅速被其更年轻,更现代的替代产品:VoIP PBX取代。

VoIP PBX

常规电话系统的改进变体是VoIP PBX或VoIP电话系统。 

好吧,您可能会想,“有什么不同?” 您会发现,传统商务电话系统和VoIP PBX系统之间的主要区别在于它们的操作方式以及所使用的各种技术。 

本地PBX使用称为ISDN的模拟或数字线路,而VoIP PBX使用宽带或数据链路拨打和接听电话。这可能比替代方案便宜一些。 

与替代的PBX相比,使用VoIP PBX的优点是质量更好的语音通话,用户之间的免费通话以及将一个设备用于多个站点的能力。

托管的VoIP电话服务 

这将我们带到了最后但并非最不重要的公司电话系统。最现代的便携式电话系统是托管的VoIP电话系统(例如SparkleComm VoIP)。在办公室的墙壁上,此模型将盒子拆下,并将所有呼叫都带到云中。这种方法需要您的呼叫和文本,将它们转换为数字字节,将其传输到云中,然后以毫秒级的方式将其发送到呼叫的另一端。 

与本地和VoIP PBX相比,SparkleComm VoIP的优势在于更低的成本,更高质量的音频和视频通话,更大的用户通用性以及减少的维护和实施成本。 

如何利用这4种协作方式来发挥自己的优势(五)

4.电话:对于可以理解地不喜欢视频通话的人(例如想加快对话速度的导演),电话可以带来(或更高)生产力。您猜对了,SparkleComm也提供电话服务,您也不必粘在办公桌上也可以打电话。由于所有通信都是在SparkleComm一个应用程序下以数字方式进行的,因此您只需单击一下即可将呼叫切换到任何设备(退出即可在手机上拨打电话)。

面对面的协作风格: 

1.会议:这些会议不一定总是在会议室举行。尝试将其切换并在一个共享的空间(休息室,厨房区域,午餐时间等)开会——您可能会发现保持非正式状态使每个人都有机会提出自己的不同版本。

2.果酱会议:没有人喜欢坐在三个小时的对话中,每个人都在无休止的辩论中来回走动。取而代之的是,举行一次有组织的果酱会议,该会议利用互动来激发创造力。尝试使用白板,让合作者轮流在视觉上分享他们的想法。使用便签对它们进行投票,并在更短的时间内提出针对复杂问题的商定解决方案(除非您拥有数字白板,别忘了在离开时给它拍照)。 

3.研讨会:引入外部参与者可以扩大团队的视野。邀请来宾演讲的人谈论与您正在进行的项目相关的经验教训,可以激发反思性思考更好的合作方式。

不同的协作方式意味着不同的合作方式

说实话,您不能总是建立所需的团队。董事很自然会倾向于与其他董事合作,因为他们很相似。但是,最有效的团队可以利用个人优势以更多维的方式发挥作用。想象一下,一个团队中有八个人具有相似的协作和冲突管理风格。虽然这乍一看可能是有利的,但在实践中,相似的观点实际上可能会阻碍分辨率。想象一下,让大多数人回避问题,而不是为此找到折衷方案……

但实际上,您也不能总是保证所有四种协作样式都可以在一个团队中出现。但是,您仍然可以确保在整个项目过程中都能体现其价值和方法。

从主任的角度来看,请确保明确阐明任务并有效地做出决策。从协调者的角度来看,确保每个人都尊重他人的差异,并以同理心对待方法上的冲突。从发起者的角度来看,请确保寻求外部资源以寻求灵感和采用新方法来处理过时的过程。从分析师的角度来看,请确保为关键声明建立支持数据,并且不要让细节掉入裂缝。

别忘了,多样性具有价值,但是首先,让我们了解一下您的不同之处。

如何利用这4种协作方式来发挥自己的优势(四)

远程和面对面的方式,以促进更好的沟通和团队合作

根据团队成员所处的位置,可以通过多种方式进行协作。远程协作样式:

1.小组渠道:每个人都有一个可以交流,共享文件和管理任务的空间,对团队的整体效率产生了巨大的影响。例如,尝试找到通用的应用程序或软件,使您可以通过语音,视频或文本进行实时聊天,在共享文件上留下注释,以及直接在一个位置分配任务,而不是让您在窗口之间切换和标签不断。例如,类似于SparkleComm统一通信应用程序。

更不用说,对于个人可以如何选择连接的选项可以使每个人以他们喜欢的方式与他们交谈。例如,一位分析师可能更喜欢一封电子邮件,上面写着要参考的信息,而协调器则喜欢发送快速的即时消息来检查同事的工作情况。

2.视频会议:使用支持屏幕共享的会议软件,使您的虚拟会议更加轻松,如SparkleComm视频会议那样:无需在会议之前(或更糟糕的是,在会议期间)提取正确的文档并将其分发给队友,您只需单击一下即可共享屏幕上的内容,从而使所有人都在同一页面上。

SparkleComm还可以让您录制视频会议,以备以后观看,以防万一某人无法参加会议或您只是想错过要回滚的某个点(没有人能幸免于偶尔的思想游荡)。 

3.虚拟注释:通过使用视觉辅助工具,可以轻松进行头脑风暴。这种面对面的协作方式没有一次要说话的亲自限制,它邀请多人在开放的视觉空间中发表想法。

使用SparkleComm视频会议的注释工具,您可以标记文档,幻灯片或其他屏幕上的内容(在史诗独白中最大程度地减少不必要的分发的好方法)。

在这种情况下,参与者还可以使用内置的聊天框功能对彼此的想法进行评论,而不会中断演示流程(分析师或协调员可能会倾向于使用的另一个强大功能)。 

如何利用这4种协作方式来发挥自己的优势(三)

导演

每个小组都可以从董事中受益。您通常被视为决策者和经常发起讨论的人(因为您对表达自己的想法非常满意)。由于您受到切实成果的激励,并按时,按预算达到了里程碑,因此,您天生就有担负责任和履行职责的天赋。

团队合作的优势: 

在项目开始时或不确定期间建立订单

具有影响力和激励能力

划定团队角色和职责,并帮助组织团队的任务

您最擅长的环境: 

快节奏/敏捷(工作快速连续进行,之间的干扰最小)

有条理(工作有据可查并已计划好) 

高效(团队可以在更短的时间内完成更多工作)

小心提防: 

代表他人发言或超越他人发言,给同行蒙上阴影

主导对话

遇到要求很高的要求

协调器 

您就是人与人之间的纽带。您以建立良好的关系并以优雅和谦逊促进团队互动而闻名。因为您受到真诚合作的激励,所以您要付出更多努力以确保听到每个人的意见。就像有时您用SparkleComm即时通讯系统来了解对方的想法,对于那些需要更多帮助的人,您始终可以作为支持资源,采取更委婉的方式让其得到抚慰。

团队合作的优势: 

能够以耐心和理解来解决冲突

坚定地鼓励和激励他人发挥潜力

高度的情商可以利用他人即使没有外在表达时的感受

您最擅长的环境: 

平静(可以进行审议的空间)

和谐(团队成员通过言行举止表现出信任和尊重)

友善(与队友的关系不止于工作)

小心提防: 

不愿说出您的想法有冒犯他人的风险

过度适应他人的需求

对变化过于谨慎并适应现状

发起者

您将各种东西带到桌上,无论做什么都可以轻松看到更大的图景。其他人知道您经常提出一些好主意并展开讨论,以便每个人都可以一起探索新领域。因为您受到新颖性和新发明的激励,所以您不断探索寻求灵感或创造力的外部手段,这对您跳出框框进行思考并不陌生。

团队合作的优势: 

成为变革的拥护者并定期提出建议以改善团队 

通过定期提供新观点来促进令人发指的讨论

通过扮演魔鬼的拥护者来限制集体思考的想法

您最擅长的环境: 

刺激(积极鼓励以不同的方式思考)

表达自由(每个人都可以不经判断就表达自己)

积极而有创造力(失败被视为学习的机会)

小心提防: 

冲动地行动,例如在SparkleComm会议期间模糊未完成的想法或打断讨论

在安排任务优先级或按时完成任务时会感到混乱

将东西放在后燃器上的时间过长(您可能很容易拿起任务,但请务必遵循!)

分析师

您喜欢潜入一个复杂的问题,并以各种方式将其分解,直到找到答案。众所周知,您具有极强的分析能力,并且喜欢按顺序线性地处理工作,先完成一件事,再开始另一件事。因为您受数据及其准确性的激励,所以您非常注重流程,并且希望花一些时间来思考新的想法。  

团队合作的优势: 

提供基于研究的信息,以更好地指导团队的决策

一心一意地专注于情况的真实事实,而不是依靠猜测或假设

观察别人可能忽略的细节

您最擅长的环境: 

自主(大量停机时间可独立处理)

例行活动(每周同一天举行的SparkleComm视频会议,将任务变成习惯等)

安静(能够更轻松地集中注意力和倾听自己的想法)

小心提防: 

过度分析情况并因此而浪费时间;难以付诸行动(分析瘫痪!)

对自己,以及别人的言行举止过于挑剔(特别是如果他们不在您的范围之内)

害怕犯错并因此无视任何批评