良好的业务沟通(三)

商业交流的主要类型是什么?

在过去的二十年中,用于通话,电子邮件和会议的时间增加了25%至50%。但是,只有四分之一的员工感到敬业度很高。为什么我们花更多的时间进行交流,但仍然无法充分利用交流呢?显然,有些东西坏了。

您可以做的最大的事情就是改善技术参与度。对于越来越多的依靠大量杂物来代替面对面交流的远程员工来说,尤其如此。因此,使您的团队能够使用正确的沟通工具更好地联系,减少误会。这意味着要提供多种选择,以便他们可以根据自己要完成的工作使用正确的渠道。

但是,让我们不要混淆选择是否需要外出购买多种不同的工具。每天只使用三个或四个不同的应用程序进行通话的想法并不是很有效,更不用说,大多数人甚至没有足够的屏幕空间来支持所有这些功能。建立有效的业务沟通的方程式的关键部分是什么?简化您要求人们使用的工具,以使他们不会被一堆不同的视频聊天应用程序和消息传递应用程序所淹没。

劳格科技SparkleComm统一通信的好处在于它的桌面和移动应用程序可以支持与内部人员的一系列通信需求(例如,视频聊天,电话,短信)。其客户参与平台使您还可以与入站和出站的潜在客户以及目标客户进行沟通,而不必费尽心思。您可能已经知道,只要可以在项目管理工具中进行跟踪,就不必为每个项目更新都发送新的电子邮件,您也不应该依赖消息传递来进行头脑风暴会议

但是,并非所有情况都如此明显,而且,并非所有人都在同一页面上谈论这些事情。因此,让我们弄清楚每种通信方式的具体含义,以便您和您的团队可以更好地协调如何使用每种通信方式

视像通话

面对面会议的最直接替代品是良好的SparkleComm视频会议。您不必将其称为“会议”来施加压力,但这是某些人喜欢提及它的方式,因为它可能意味着召开更正式的会议。

您可以使用多种工具来主持视频通话。仅此功能并不是超级独特。因此,当您在寻找视频会议应用程序时,请尝试考虑可能需要进行视频通话的特定实例。外出时需要接电话吗?您经常离开办公桌或出差吗?

准备好您的特写镜头了吗?这是在在线会议期间打开网络摄像头的6个原因

由于COVID-19促进了在线会议的成倍增长,因此,我们中那些不熟悉远程工作的人必须通过与我们的相机交朋友来进行调整。虽然像FaceTime和Snapchat之类的应用程序常与朋友和家人一起使用,但在专业视频会议方面,我们并不总是感到兴奋。使用个人视频工具,用户不会为准备好摄像头而承受同样的压力-家庭成员往往会更宽容地将背景中的那堆衣服或狗吠!

但是,无论您对网络摄像头有何看法,都有很多原因使激活它们在远程工作日中受益。毫无疑问,视频会议已帮助人们建立了 人际关系,而不再是在办公室中,因此用户在注意。尽管如此,仍然需要做一些工作来教育用户其许多好处。 因此,事不宜迟,以下是在您下一次虚拟会议期间考虑打开该摄像机的六个原因。

1.让您负责和专注

关闭网络摄像头后,轻松执行无关的任务即可。同事看不到您向朋友发短信,检查孩子的家庭作业或滚动浏览社交媒体供稿,而电视在后台闪闪发光。

但这不是帮助您保持工作效率的多任务处理方法,也不是尊重您的团队为推进项目所做的努力。

打开网络摄像头后,每个人都可以看到您在做什么(或至少专注于什么)。这种意识使您可以主动呈现并与通话中的事件保持同步。您的同事知道您正在积极参与,反过来,您更有可能专注于手头的任务和需要完成的任务。

2.与团队建立更好的联系和互动

诸如电子邮件,即时消息和聊天之类的在线交流充满了误解的机会。当忙碌的同事和队友使用表情符号和文字行话语来简化其消息传递时,尤其如此。如果不清楚它们的含义,您可能会得出错误的结论,或者您可能感觉不到真正的对话正在进行。

但是,与您的团队进行交流会鼓励真正的对话和互动。它还可以最大程度地减少误解。反过来,这种视觉连接可以建立信任和信心,使您能够完成工作,并且在需要时同事会为您提供帮助。

3.提供一种向会议添加更多视觉效果和信息的方法

即使您可以共享屏幕但仍保持网络摄像头关闭,在某些情况下,您所提供的东西也可能不在计算机上。

例如,集思广益会议将受益于拥有白板将想法写下来的人。或者,您可能要共享一些实际项目,以显示团队的投入(例如,品牌商品),而照片不能提供最佳的视觉效果。与仅仅谈论它相比,打开网络摄像头可以帮助每个人看到您想要共享的内容,并创建一个更加生动,持久的印象。

由于每个人都在家工作,因此打开网络摄像头还为一些有趣的“展示和讲述”课程提供了机会,您可以在其中分享更多的个人生活,包括宠物,孩子或家庭。这样的社交互动可以帮助团队成员相互了解,并增进彼此的欣赏。

4.最小化您可能感到的孤立感

即使是最内向的人也发现,在过去六个月中的某个时候,仅通过很少的旅行,跑腿和社交活动就可以在家中工作是一个挑战,这是与常规活动的区别。当您长时间不能亲自见同事,朋友和家人时,就会有一种孤立和孤独的感觉。

使用网络摄像头可以提供比电话,SMS或即时消息之类的通信渠道更接近亲身连接的环境。看到这些面孔可以使您更加熟悉,并且使您想起在一起时的感觉。

5.帮助您阅读他人言外之意

面部表情和其他类型的 肢体语言 会发出声音,并帮助我们理解他人的真正含义。通过关闭网络摄像头,您会从这些非语言提示中丢失大量上下文。看到对方在说什么以及他们怎么说,可以澄清含义并减少误解。

6.激励你穿衣服

虽然有时候穿睡衣很不错-坦白地说,我们已经做到了-随着时间的流逝,它实际上可能会对您的思维产生负面影响并阻碍生产力。(对你的潜意识来说,出汗很容易与放松和看电影联系在一起!)

打开网络摄像头意味着您有充分的理由穿衣服并看起来像样。这样可以使您处于进行生产工作的适当心态。因此,当您将房屋用于生活的两个方面时,您会发现更容易将工作时间与个人时间区分开。

所以点击SparkleComm,专业的视频会议平台,让你的团队之间的合作更轻松!!

如何切换到VoIP(五)

常问问题

作为VoIP服务提供商,我们有很多有关切换到VoIP的问题。我们已经回答了以下最常见的问题。

1)您需要什么设备才能切换到VoIP服务

要切换到VoIP服务,您需要启用IP的电话或VoIP电话适配器,路由器和Internet连接。

使用托管的VoIP,您可以直接从计算机或智能手机处理语音呼叫。您根本不需要任何额外的设备。

2)我可以将普通电话与VoIP一起使用吗?

如果您具有Internet连接和路由器,则可以将常规电话与VoIP适配器一起使用。当然,您还需要VoIP提供商才能拨打和接听电话。

一些提供商甚至可以选择隐藏您的呼叫者ID。这意味着您可以使用个人电话拨打商务电话。您正在呼叫的人将无法看到您的个人号码;而是显示您公司的VoIP电话号码。

3)什么是免费的VoIP电话号码?

VoIP电话号码的工作方式与常规电话号码完全相同。您拨打号码,并且到达另一端的VoIP电话

使用托管的VoIP,它们的工作原理略有不同。您可以将号码自由重定向到其他位置。假设有一个客户叫您的德克萨斯分公司。如果所有业务代表都忙,则科罗拉多州的某人可以应答呼叫者。

这也有助于避免区号混乱。如果客户在不同的省市,则他们可能无法接听电话。但是,该系统允许您使用具有本地号的VoIP电话号码来呼叫他们-他们可以识别。

4)VoIP号码可以接收文本吗?

很有可能,您已经在发送和接收VoIP文本,甚至没有意识到它。即时消息传递平台(如SparkleComm)通过互联网发送文本。

这就是为什么您仍然可以在没有网络连接或没有任何额外费用的情况下发送SMS消息的原因。

同样,VoIP电话号码可以接收文本,但这取决于提供商。有些不提供短信功能作为其包装的一部分。

5)如何将座机切换为VoIP ?

您可以通过投资VoIP电话或适配器将座机转换为VoIP。另外,注册VoIP服务以获得基本和高级功能。

有关更详细的说明,请遵循此综合VoIP实施指南中的步骤。

6)如何设置VoIP电话

要设置VoIP电话,请使用以太网电缆将其插入路由器或网络交换机。如果不是支持PoE的设置,请同时插入交流适配器。如果来自VoIP提供商,则无需进行任何其他设置。

如果您是从非VoIP服务提供商处购买的电话,则可能必须先注册电话的MAC地址并输入SIP服务器设置,然后才能使用它。

有关Internet语音协议技术和功能的更广泛的疑问和解答,请务必阅读我们的VoIP常见问题解答。

如何切换到VoIP(四)

6)选择您的VoIP硬件

下一步是确定哪种VoIP硬件将是您办公室的最佳选择。

要保持台式电话的设置,请使用VoIP电话

如果需要免提选项,则需要VoIP耳机。

要使用您已经拥有的连接互联网的设备(例如在iOS上运行的手机),VoIP软电话是最佳选择。

是否要改造您当前的模拟电话或PBX设置?使用VoIP适配器。

您使用VoIP应用程序来处理来自计算机,智能手机或任何其他移动设备的语音呼叫。

这意味着您的Android设备或iPhone可以通过简单的移动应用程序构成新VoIP系统的一部分。无需对设备进行彻底检修。使用您已经拥有的手机。

SparkleComm为需要最低前期成本的企业提供包括租赁在内的每月付款计划。

7)培训员工

工作场所的任何形式的变化都会给您的员工带来压力。新技术是压力变化清单的顶部。

在宣布日期并切换到VoIP之前,请运行培训计划。对关键人员进行新软件和硬件的教育。

您的IT经理应了解新设备如何与网络配合使用。数据分析师和管理人员需要熟悉分析和CRM。

企业还需要弄清楚这如何影响他们的IT团队结构。您是否应该任命VoIP系统管理员?

SparkleComm已帮助成千上万的企业过渡到VoIP。我们的支持技术人员会在转换之前为您和您的员工做好准备。

8)安装VoIP电话系统

一旦您将所有鸭子都排成一团,就该进行安装了。复杂性因企业而异。它还取决于您选择的硬件设置。

对于中小型企业来说,这就像在办公室插入几部电话一样简单。对于具有多个交换机的大型办公室,这可能是一个供多个人使用的项目。

使用以太网电缆将VoIP电话连接到网络交换机。对于非PoE设置,您还需要插入随附的AC适配器。

9)节省多达90%的国际电话费用

对于许多小型企业来说,您的企业电话账单是一笔可观的费用。电话公司为公司需要的其他功能收取高额费用。切换到VoIP后,这笔费用将直线下降。

借助SparkleComm,您可以获得先进的商务电话功能和无限制的通话服务。

而且,最好的部分是:VoIPVoIP通话是一项免费服务。如果线路末端的人也使用VoIP系统,则无需为您的业务付费,也无需为来电者付费。无论客户身在何处,这都是拨打免费电话的最佳方式之一。

如何切换到VoIP(三)

enter image description here

–自动服务员

一个自动应答是基础的现代呼叫中心。致电您公司的客户总是可以使用电话拨号盘上的号码引导到相应的部门。现在,较小的企业将其功能内置到公司的电话服务中。

– IVR(交互式语音响应)

IVR(或交互式语音响应)是一种电话菜单,可以帮助公司路由来电。呼叫者输入基于语音识别。然后,IVR将其路由到适当的号码或代表。

–忙时自动呼叫转移

有时有两个客户同时打电话。使用自动呼叫转移,可以确保VIP客户不必等待。

–呼叫排队

客户讨厌忙碌的信号比保持音乐或回铃音更讨厌。如果他们无法联系到您的客户服务,他们可能会放弃尝试。

呼叫排队(也称为呼叫等待)始终保持线路畅通。呼叫者等待轮到;当您的座席下次可用时,线路会连接。

–会议桥

VoIP系统的优点之一是能够免费主持电话会议。这消除了长途通话费用并改善了协作。必须先建立会议桥,然后才能使用电话会议

一些VoIP提供商甚至在其包装中包括视频通话。这使得协作变得更加容易。您无需为启用视频会议付出高昂的费用。

–分机拨号

通过扩展,您可以为业务中的每个代理或团队创建一个唯一的号码。您的客户在拨打您的主线或免费电话时可以直接拨打相应部门的电话。

上线时设置分机至关重要,这样员工才能轻松转移呼叫。另外,客户可以在致电时快速找到合适的员工。

–语音邮件转发

VoIP电话上留下的语音邮件会保存在云中托管的服务器上。您可以从任何地方访问它们。可以为电子邮件和短信设置语音邮件转发。

该功能非常适合您的团队远程工作。如果您很忙,则可以轻松地将客户需求委托给功能更强大的团队成员。

VoIP号码移植

移植号码意味着您可以保留与模拟电话相同的电话号码。您的客户不会因为打电话给老客户而感到困惑或沮丧。保留您的本地号码,并让您的客户满意。

SparkleComm,我们可以为您处理所有电话号码的移植。SparkleComm的功能远远超出此列表。您可以在此处阅读有关我们所有VoIP功能的更多信息。