统一通信如何帮助全球经济中的中小企业

大流行以多种方式影响了我们所有人,没有一个国家逃脱这种肆虐的病毒。企业苦苦挣扎,全球数千家企业永久关闭。人们因经济增长而失业,而家庭成员则因疾病而失业。旨在减少病毒传播的社会疏远规则已严重影响了老年人、儿童以及患有精神健康问题的人。 

在商业世界中,中小型企业(SME)遭受的打击最大。它们对于当地经济至关重要,但也最容易受到任何形式的冲击-无论是经济冲击还是其他冲击。较大的公司拥有通过大流行提供动力或利用远程工作等数字技术的资源。小型企业通常没有此缓冲区。他们还倾向于雇用更有可能受危机影响的弱势群体。

在大流行后的世界中,中小型企业可以做什么来生存甚至繁荣?专家和行业分析师得出类似的结论。中小企业需要采用统一通信技术,以发展弹性并在全球经济中竞争。数字化是游戏的名字向前发展。

什么是统一通信

许多公司认为,统一通信是昂贵、费时的,或者对于中小型企业来说很难实施。不必如此。数字化转型是指集成现有技术和新兴技术以增强业务流程。这也不是表面上的努力,也不是一次性的努力。建立网站或电子商务网站不是数字转换。这更多是一种文化变革,应该反映到公司的各个方面。 

统一通信如何帮助中小企业?

如果做得对,统一通信可以为中小企业节省大量时间。它可以帮助您的组织:

  • 增加收入
  • 开拓新市场
  • 提高生产力
  • 建立更紧密的关系
  • 探索更大的人才库
  • 管理大量数据
  • 在任何危机中生存并反弹

对于中小型企业来说,听起来真是太好了,以至于它是真的还是不可能?实施统一通信技术并不能保证成功。如果没有适当的计划,研究和使用正确的工具,数字化项目就会失败。但是,这也不是小公司无法企及的梦想。部署小型系统还可以帮助您进行数字化之旅。小步骤可以带来很多好处。 

中小企业在走向统一通信时应该关注5个关键领域。他们是:

数字通讯

通信和信息技术应该是您的第一要务。这是因为它为其他数字系统奠定了基础。没有基础知识,就很难利用更复杂的工具。统一通信策略应包括所有业务渠道,包括语音、电子邮件,视频消息传递、短信等。 

尽管备用通信渠道(实时聊天、社交媒体更新等)激增,但客户仍然通过语音(例如电话)与企业互动。但这并不意味着您仍然应该使用对数字经济不太适应的模拟系统。在这一点上,切换到托管的SparkleComm VoIP服务实际上是不费吹灰之力的。它便宜、有效和高效。

SparkleComm VoIP服务可以帮助您的企业: 

  • 管理电话-来电和去电
  • 与其他数字工具集成,例如电子邮件,视频会议消息传递等。
  • 与CRM和ERP等企业系统集成
  • 通过减少保留时间来改善客户服务体验
  • 首次尝试将客户吸引到合适的人选
  • 帮助销售团队实现目标
  • 通过简化业务流程来增加收入和利润

SparkleComm VoIP系统甚至可以帮助您建立品牌价值,提高品牌知名度并留住客户。SparkleComm VoIP是未来的语音通信标准,应该成为每个小型企业不可或缺的一部分。

远程工作

如果大流行显示出一件事,那就是远程工作不再是只有大公司才能负担得起的奢侈品。实际上,专家预测,在未来十年中,许多组织将过渡到仅远程工作环境。远程工作一直是大公司相对毫发无损地幸存下来的最大原因。不幸的是,小型企业无法使用必要的基础架构或数字工具来为其员工进行远程工作。

向远程工作的过渡需要进行许多更改。您将需要考虑当前的物理基础架构以支持过渡。这可能意味着在速度,带宽,硬件和软件方面改善数据网络。您还需要为员工提供正确的设备,使其在家中工作。根据他们的工作角色,他们将需要一台计算机或便携式计算机,用于拨打电话的移动设备,耳机和麦克风,用于视频聊天的摄像头等等。 

远程工作还需要强大的协作,监视和报告工具。您的员工即使不再在办公室并肩工作,也应该能够进行小组项目并成为一个团队在一起。同样,经理和主管也需要适当的工具以确保员工始终专注于自己的任务和目标。

SparkleComm VoIP服务将让您的员工保持从任何地点工作。远程工作人员可以轻松处理小规模中断,因为没有任何事情能真正真正地影响您的所有员工。同样,部署适当的备份和数据安全系统可以帮助您维护对关键业务数据的访问。 

您可以很容易地观察到,统一通信转换不是短期的事情。这是一个漫长的过程,将在您的整个业务生命周期中持续下去。新的技术创新将不断推动数字化转型。所以,花点时间,做研究,今天就尝试吧!

如何编写有效的SparkleComm会议记录?

良好的会议记录对于最大化任何会议的影响至关重要。

但是,许多团队负责人都在努力从会议中获取良好的笔记,以至于许多人只是决定录制会议并播放音频(这很慢)。

或者让转录服务为他们创建会议笔记(这可能很昂贵)并且需要很长时间才能完成)。

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知道如何记下有效的会议笔记对于扩大团队会议的影响非常重要,并且通常是至关重要的会议管理技能。

在寻找最佳方法来捕获团队会议信息时遇到麻烦吗?您可以使用哪些方法来提高会议记录的效果?

模板真的可以帮助您最大程度地发挥影响吗?

以下以SparkleComm会议记录模板示例:

准备好用于做会议笔记的模板可以帮助组织您的想法并确保您捕获最重要的信息。

这是SparkleComm会议笔记模板的示例,您可以将其应用于自己的会议记录(或进行调整以使其更适合您的特定会议管理风格):

达成目标

为什么举行这次SparkleComm电话会议电话会议的主要目标是什么?定义以下目标:

主要利益相关者

谁参加会议?他们的作用是什么?在下面添加列表:

SparkleComm电话会议议程/主题

突出显示下面的主题列表。添加时间戳可以帮助保持会议的进展:

利益相关者的想法

利益相关者在分享想法吗?如果是这样,请将它们记录在下面:

优先事项

哪些议题/会议项目最重要?在下面建立优先顺序,以便可以首先处理最重要的问题:

成功指标

SparkleComm电话会议/项目/产品成功的衡量标准是什么?在下面建立您的成功标准:

关键资源清单

电话会议之后,员工应使用哪些资源?在下面创建一个列表(带有适当的链接或文件名):

SparkleComm电话会议后行动项目

员工在电话会议之后应采取什么行动?谁负责每个行动项目?在下面建立行动项目和责任清单​​:

执行摘要

SparkleComm电话会议的主要收获是什么?总结以下重要注意事项和要点:

跟进时间表

电话会议结束后,安排与各个团队成员的跟进安排以检查进度并进行调整可能会有所帮助。在下面创建后续会议列表:

电话会议记录是任何会议的重要组成部分,因为它们可以定义明确的动作并确保完成任务。

使用SparkleComm的会议室,您将可以访问共享文档,实时查看会议记录等。

您可以编辑会议的私人注释以及与选定会议成员共享的公开会议纪要。

保持电话线畅通无阻的6种方法

技术改变了我们沟通,组织和开展业务的方式。现在,如果您想吸引布鲁塞尔的客户,则无需跳飞机;如果您想要的人才是佛蒙特州,则无需提供移动奖金。但是,即使是改变生活的技术也需要一点帮助才能达到最佳状态。当涉及虚拟演示和会议时,对于所有参与者来说,明确的分界线至关重要。获得并保持一条清晰的路线并不是仅仅靠运气。实际上,您可以做一些事情来确保电话会议中的每一个电话都具有出色的音频质量。

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1、改善/优化您的免提电话状况:

在大多数情况下,设备制造不佳是嗡嗡声线背后的罪魁祸首。避免使用便宜的电话加入通话,并请注意免提电话或二流耳机。如果必须使用免提电话,请确保将其放置在远离任何空气管道的地方,并避免将本机放在金属表面上。您可以通过在木质表面上放置免提电话来减轻大多数音频困难,但是如果遇到进一步的振动,只需将鼠标垫滑到本机下方即可。同样,在不讲话时使用此类设备使自己静音时,通常是礼貌的。根据您使用的电话会议服务,会议主席可能需要主持人控件才能为您执行此操作。

2、消除回声:

电话会议中,回声通常是人们抱怨的第一件事。但是请振作起来,因为在大多数情况下,回音消除并不难实现。实际上,在电话会议中修复回声非常简单:只需将音量调低至少一半即可。在大多数情况下,回声是由麦克风拾取扬声器的声音引起的,因此最好的礼节是在不讲话时使自己静音。如果您发现回音并意识到您的团队成员忘记了静音,只需使用SparkleComm的“主持人控件”来查明源并将其静音,或者切换到“演示模式”以使线路上的所有人静音。

3、注意您的零食礼节:

在您进行电话会议时保持近水只是很好的感觉,但是当您的同事概述您的团队进度时打开一罐汽水完全会分散您的注意力。警惕薯片袋,保鲜膜和过于松脆的小吃。如果您不能忽略桌上的三明治,请沉迷自己,然后沉迷。

4、将笔记保存在可以看到的位置:

无论您有几张提示卡还是一份十页的报告,都应将笔记放在桌子上。在麦克风上打乱纸张的声音可能很大声且分散注意力。将笔记保存在可以看到的地方,可以省去在压力不断增加时寻求完美统计信息的麻烦,从而使听众免于刺耳。

5、查找安静的位置:

如果您有打来的电话会议,请避免将自己放在有电视的房间里,其他人在讲话,打字或四处乱逛。选择理想的位置后,请确保关闭窗户以最大程度地减少街道交通的声音。请记住,办公室外的走廊可能和下面的街道一样繁华,因此请确保在通话过程中保持门关闭。

6、等待备份:

如果您确实对通话的音频质量有疑问,请不要挂断电话。如果呼叫仍在进行中,则您首选的服务提供商只能识别并解决特定问题。一旦确定了任性的声音,大多数服务都可以在四十五秒内为您解决问题或为您提供一些简单的解决方案。是的,这需要一点耐心,但最终将使您免于在以后的通话中遇到相同问题的可能性。

移动电话会议应用程序打破了时间和空间的界限

组织知道会议对于保持员工团队之间的交流是必要的。

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不幸的是,您拥有的员工越多,分布的越分散,在同一时间将合适的人集合到同一房间的难度就越大。

幸运的是,您不必成为爱因斯坦就能弄清楚如何使所有这些人都参与到时空中。简单的解决方案是使用Web会议进行会议。

即使您都在同一栋楼里工作,电话会议也消除了“差旅和组装”部分,使您可以自由地,轻松地使员工团队更好地进行沟通。

移动电话会议应用打破了时间和空间的界限,将这种自由提升到了另一个层次。

使用移动电话会议应用程序自由定位

假设您需要在周一上午10点与整个城市的客户见面,但是您的定期员工会议是在9点举行。使用手机上的SparkleComm移动应用程序,您可以将车停在客户的停车场,并坐在汽车上或附近的咖啡厅参加召开的员工会议

您的员工正在开会视频会议吗?没问题,您已连接。屏幕共享是否显示信息?没问题,您可以浏览手机上的文档。

上午9:55,与同事们道别,您将比客户会议早一分钟。借助SparkleComm移动电话会议应用程序,您可以一次无处不在。

时间自由

有时,即使是通过电话,我们也无法召开员工会议。也许我们在不同的时区,或者有安排冲突。但是我们仍然需要确切地知道会议上发生了什么。新员工做得很好吗?收到好评吗?

决定是什么?会计支持吗?现在您知道了。

即使您无法虚拟出现,也可以使用“呼叫记录”来追赶发生的一切。电话会议录音会制作整个会议的Mp3文件,因此您将拥有所有文件。或者,如果您没有时间观看整个节目,请使用“转录”来获取书面会议记录,您可以快速扫描所需的信息。

全球自由

当然,移动应用程序在地球上的任何地方都运行良好。也许您必须飞往另一个城市。您可以使用方便的免费电话号码,而不必费心跟踪费用。

即使您必须从路边或机场休息室设置会议,也可以使用电话会议移动应用程序访问“呼叫计划”,并快速启动SparkleComm服务。声音质量将是完美的,因为您正在使用手机讲话和收听,同时使用Internet来保持通话井井有条。

您用来节省时间的所有常规电话会议功能仍然可以在移动应用程序上使用。没有令人困惑的“新闻明星”命令;您正在访问常规的在线个人会议室。

移动应用程序时空连续体

电话会议一直为您节省时间,但是我们新的SparkleComm电话应用程序也使您成为“空间”的主人。这足以使爱因斯坦嫉妒。他所要做的只是一块黑板和一支粉笔。

SparkleComm移动电话会议应用程序是宇宙中唯一可以逃脱物理会议的“事件视界”的事情,但是您不想使用它们做两件事。

当然,一种方法是不要同时移动和交谈,除非您舒适地坐上通勤火车。另一个是;确保您暑假不带手机去小屋,否则所有的工作自由都会削弱您的游戏自由!

监控员工的生产力跨越隐私界限(二)

创建有意义的指标并保护员工数据

用于衡量和监视员工生产力的特定指标因业务而异,组织将需要定义和确定对他们重要的指标。公司应该根据业务中的职位角色评估指标。此外,组织应使用工具使他们能够自定义数据并评估汇总信息以进行基准测试。

但是,在创建指标(以及不可避免的数据)时,组织应考虑如何保护员工数据和隐私。如果组织使用分析来衡量参与度或生产率,则他们必须确保安全地存储数据,管理有权访问数据的人员并制定措施以防泄漏。组织还需要向供应商询问如何保护数据并防止数据被错误使用。

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将AI功能引入生产力监控

组织可以从SparkleComm联络中心获取灵感,并应用AI分析来监控员工的生产力。联络中心一直在使用AI提供有关座席通讯的见解。例如,情感分析使用自然语言处理来识别对话中的情绪调。

情感分析可以在联络中心产品中广泛使用,这些功能可能会扩展到组织的其他领域。例如,劳格SparkleComm统一通信平台将AI驱动的呼叫中心与其视频会议集成,以增加诸如情感分析,多说话者识别和语音识别等功能。人工智能驱动的技术可以捕获诸如声音增强或压力反应之类的信息,而这些信息通常不会被音频和视频会议服务记录下来。

最后,一切都与信任有关

雇主有正当的需求,有权知道远程员工是否在工作,但他们不仅要查看数据,还需要查看数据。当您开始想到通过协作平台过滤所有内容的想法时,很容易想到定义工作世界的想法。只要有信任,我们不必开会,文档共享和浏览,并不是需要所有关于工作流程的内容。

充分利用类似SparkleComm这样的远程通信协作和生产力平台的最佳方法是征求所有人的意见并推动广泛采用。例如,一个组织可以创建一个由领导,办公室工作人员和家庭工人组成的咨询委员会,以就员工应该使用什么工具以及如何使用这些工具达成平衡的观点。例如现在很多企业都在使用SparkleComm统一通信平台,无论是员工还是管理者都乐于接受。

要使这些平台有效,人们必须使用它们,因为还有其他选择。如果员工觉得老板要在组织选择的协作平台中观察他们的一举一动,他们就会出去找自己的东西。