小型企业中电话系统的优势

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随着电话业务的竞争越来越激烈,包括现在捆绑了Internet和电话服务的有线电视公司,向您的小型企业添加扩展的SparkleComm电话系统可能比您当前的电话服务便宜。即使在家庭办公室工作,您也可以以比您想像的少的价格添加复杂的电话系统。

  • 更专业

通过为您提供各种语音消息选项,即使是最基本的电话系统也可以使您显得更加专业。您可以设置音乐或销售信息,以便人们在保持状态下收听。当客户打来电话而您不在或在另一条线路上时,电话系统会让呼叫者知道如何联系各个部门或人员来留言。甚至基于家庭的电话系统也可以让呼叫者知道您是不在办公室还是仅在另一条线路上。使用个人手机进行商务活动使您可以在为朋友或商务伙伴录制语音消息之间进行选择。

  • 更多功能

SparkleComm电话系统提供许多服务来简化业务,包括呼叫者ID,语音邮件,呼叫转移,电话会议,呼叫录音,静音,频繁号码存储以创建快速拨号目录和自动重拨。与您的部门负责人谈谈他们遇到的任何电话问题,以及有关提高性能的服务建议。

  • 通话追踪

如果要查看谁在使用电话进行出站呼叫,包括跟踪销售部门的绩效,则可以使用商务电话系统跟踪呼叫时间,时长,收件人和呼叫者。这些报告使您可以按扩展名排序,以便您可以检查特定部门或员工的电话模式。

  • 电话会议

SparkleComm电话系统更有用的功能之一是能够进行电话会议。这样可以防止一方无法出席会议时取消会议,并为安排会议提供了更大的灵活性。允许人们参加会议几乎可以为您节省成千上万的旅行和住宿费用,以及因旅行而损失的生产力。

  • 不会那么贵

为电话系统选件定价时,您可能会发现新系统比您多年来使用的服务便宜。VoIP或Internet语音协议使您可以通过Internet拨打和接听电话。该技术已经可用了足够长的时间,以至于已经解决了大多数错误,并且其质量与许多土地或小区提供商相似或更好。如果您在家工作,您的Internet服务提供商可能会提供将Internet,有线电视和电话服务捆绑在一起的软件包,从而使该服务比单机电话便宜。通过多条线路,您可以保留家庭电话号码并添加业务线。许多小型商务电话系统允许您随时添加线路和功能,从而帮助您控制成本。

电话会议和视频会议之间的区别

视频会议行业正在持续快速发展,尤其是随着新技术的发展。您可能对电话会议技术和视频会议技术感到困惑。在下面的两部分中,我们将解释电话会议视频会议之间的主要区别。

第1部分:电话会议和视频会议的定义

●电话会议

电话会议是通过两个或两个以上位置之间的电话会议电信系统。诸如电话会议,电话会议和音频会议之类的技术术语有时也用于指代电话会议。

电话会议中,可以通过一个或多个不同的电信手段,例如电话,计算机,电视,无线电,电报和电传打字机来传输纯音频或音频视频数据。

特别地,互联网电话会议包括视频会议,网络会议,互联网电话会议和增强现实(AR)会议。

● 视频会议

视频会议是在两个人或更多人在不同地方通过计算机网络进行视频会议以传输音频和视频数据的行为。

简单来说,视频会议可在两个人之间传输文本和图像。最复杂的是,它可以在地理上分布的多个人之间传输高质量的音频和视频图像。

第2部分:电话会议和视频会议之间的区别

●关系

从上面的定义中,我们可以轻松地看到电话会议被用作包含视频会议的总称。视频会议和电话会议都支持一对一或多对多会议,目的是通过电信系统进行实时通信和协作。

●差异

1.电话会议是仅语音或音频视频通信,而视频会议通过提供视频和语音来支持会议,因此您在听通信者时可以绝对看到对方。

2.电话会议能够在会议期间使用传统的PBX系统或 网络电话而视频会议正在提供VoIP服务。正式的带宽占用较少,而后者则严重依赖于网络宽带。

3.除了电话会议可以在会议期间传输的音频和视频数据之外,视频会议还可以使您共享更多信息,例如文件,应用程序,白板等。

近年来,对于大多数公司来说,视频会议已开始逐渐普及到电话会议中。但是,仍然需要您选择一个视频会SparkleComm之类的工具或适合您业务的音频会议系统。高质量的语音和视频,共享更多的信息,更安全的对话以及所投资的资金–在您做出决定时应考虑所有这些要点。

远程工作的最大障碍以及如何克服他们(一)

远程工作可能很棒。您不必每周花费数小时的通勤时间或与恼人的同事交谈,他们不会停止说话,甚至不必脱掉睡衣(尽管我们建议这样做)。 您完全可以控制自己的工作环境,这意味着您可以建立一个使自己的工作效率最高的家庭办公室。 但是在常规办公室之外工作并不完全有益,远程团队会遇到独特的挑战,这些挑战也会损害他们的生产力。 

幸运的是,这些障碍并非不可能克服,它们只需要一点额外的注意即可。让我们看一下远程工作者面临的一些最大障碍以及如何克服这些障碍:

1.家庭中断 

无论您在哪里工作,中断都将发生。在办公室里,健谈的同事和嘈杂的打印机可能会损害您的注意力。但是在家里,打扰似乎更加强大。 

如果您白天有孩子在家,那么他们可能会大大分散您的工作。即使您在工作期间有保姆,配偶或其他照顾孩子的帮助,他们也会吵闹(或在最不方便的时刻闯入您的家庭办公室)。 即使您没有孩子,也可能会出现干扰。从意想不到的客人到您的猫在键盘上爬行,知道如何在家中高效地工作意味着找到一种摆脱一切的方式。 

如何克服家庭干扰 

除非您独自工作并住在树林中僻静的小屋中,否则您可能无法完全消除干扰。但是,您可以执行以下操作来获得需要重点关注的空间: 找到一些单独的空间,在您家中僻静的地方摆放一张桌子。这可能是在备用卧室,指定的家庭办公室,甚至只是厨房或客厅的一角,就是您可以去的不受干扰的地方。

设置忙音。如果您在工作时还有其他人在家,请建立某种信号,让他们知道您正在忙碌而不被打扰。这可能是关门或戴着耳机的任何事情。 

建立工作时间。如果忙碌的信号无法解决问题,请确定特定的工作时间,让家人让您独自一人,以便您可以工作。对于在家外的人(例如家人或朋友,可能在一天中打来电话)保持相同的工作时间。工作时间结束后,您可以随时通过SparkleComm统一通信与他们联系。

走出去,如果您的家中到处都能别打扰,那么该是时候去看看其他地方了。看看您当地的图书馆,共享空间,甚至只是街上的咖啡店。 

如何有效管理远程团队(二)

3.优先考虑沟通

沟通和协作在现代办公室中极为重要,但在管理远程团队时更是如此,为您的团队设置他们需要一起工作的工具,并建立他们应遵循的流程以使每个人都顺利进行。

自由职业者人才市场强调了减少远程团队“调度标签”的重要性。不久前,还没有听说过远程敲门的等效手段。电子邮件响应仍然很慢,而长途电话则很昂贵。但是那个时代已经过去,现在,有无数工具可以使即时协作比步行到冷却器更容易。即使您的团队是100%分散的,您也几乎不需要向某人发送电子邮件来安排电话或会议以处理某些事情。只需仔细检查您的时区,然后敲一下就可以了。让员工可以随时联系他们以获得所需的信息,或者使用允许他们通过SparkleComm团队消息传递应用程序或项目管理工具异步交换必要信息的工具。项目管理工具通过向您显示分配给他们的对象和到期时间,来帮助每个人在任务和项目上进行协作。

确保您还使用了云文件存储,以便员工可以找到所需的文件,而不必追赶其他人在其硬盘上找到该文件。

4.注意时间表

当全都在一个屋檐下时,协调会议和聚会非常简单,当您分布在多个时区时,会很快变得复杂。 

如果您安排他们在当地时间晚上10:00开会,这会使远程工作人员感到被认可和参与,这会有所帮助。确保您了解团队的时区和工作时间(通常可以在使用的任何日历软件中进行设置),并在可用性重叠的情况下最大化时间。 

例如,对于旧金山和都柏林的员工,太平洋标准时间上午8:00至上午10:00通常有两个小时的重叠时间,都柏林员工仍在办公室。确保在这些窗口中安排重要的团队时间或部门对话。如果您发现自己经常失去对远程团队的时区和可用性的跟踪,则相关日历软件的工具可以帮助您。

5.评估绩效

衡量远程知识工作者的“输出”可能会变得晦涩难懂,但通讯工具也可以在这里提供帮助。 

使用SparkleComm消息传递平台和每日视频站台作为团队成员的渠道,以提供项目状态更新和成功(或失败)。如果您可以让团队了解正在进行的其他项目,则更容易实现目标。 大多数项目管理工具都有跟踪器,可以向您显示团队和个人完成了多少个项目以及完成得多快。

无论您身在何处,都可以有效地管理您的远程团队

远程工作正处于商业利益,员工需求和文化转变的完美交汇处,因此获得了巨大的普及。随着越来越多的人习惯了这一想法,并发现使用正确的工具完全可以完成这一任务,这种趋势在将来只会越来越流行。 如果您想保持竞争力,那么现在就需要掌握如何雇用,管理和保留远程员工的方法,并且如果您能够从任何位置进行这种工作,那么您将变得很不错,能够在未来许多年内蓬勃发展。

如何有效管理远程团队(一)

随着企业继续探索总部以外的城市或国家/地区的人员配备选项,当然,借助技术,远程工作或“远程办公”正在真正起飞。 远程工作一度被认为是“劳动力的未来”,但在过去五年中迅速普及,增长了44%。

是什么在推动增长?好吧,原因很多。 首先,当今的员工在工作地点和方式上寻求更大的自由度和灵活性。有现代员工的生活方式要求(家庭,宠物,健康和保健),然后还有每天的通勤时间可以减少太多。研究表明,远程员工的敬业度和生产率更高,据报告,敬业度提高了9%,生产力提高了13.5%,离职的可能性降低了50%。

因此,远程工作对员工非常有用,但是现在的问题是,您如何管理分散在世界各地的远程劳动力? 

我们将研究管理远程团队的五种最佳实践,包括以下内容:

1.牢记个性和技能来招聘

如果您想更轻松地管理团队,则必须首先雇用合适的团队。如果您雇用了合适的人,这些人自然是很好的远程雇员(自我启动者,不需要很多指导),那么以后您会发现管理起来容易得多。

第一步是确保您能找到合适的人选。并非每个人都非常适合远程工作,合适的远程员工需要是一个强大的独立工作者,专注,精通技术,能够在没有指导的情况下进行有影响力的工作,并且具有不可思议的强大沟通能力。当您从附近地区招聘时,这已经是一个艰巨的任务,但是当您尝试从全国各地进行筛选时,这甚至会更加困难。

远程第一团队建议编写清晰明了的职位描述,不仅要突出您要寻找的特定技能和经验,还要准确概述远程团队成员在组织中取得成功所需要的素质。 

有一社交媒体调度软件在整个生存过程中都有一个完全远程的团队,他们已经学到了一些有关如何为远程角色合理招聘的技巧。最初,他们通过查看社交媒体帖子(适当程度)并分析电子邮件中的措词来根据他们的公司价值筛选候选人。  然后是有的的远程团队在面试过程中严重依赖视频聊天软件如SparkleComm视频会议。虽然电话采访可以在筛选过程的早期提供价值,但类似SparkleComm视频聊天可以帮助招聘经理更好地评估肢体语言和性格。除此之外,他们还经常通过每周视频环聊介绍新的团队成员。

组建远程团队时的座右铭应该是“雇用行动者”。行动者是即使没有指导也能使事情成真的人。 雇用远程工作人员时,最重要的一项素质就是雇用您可以信任的人,以便完成工作,兑现他们的承诺,并激励自己日复一日地尽力而为,而无需您盘旋在他们的周围(因为您不想买那么多机票)。

2.帮助员工感到包容

当您与同事之间的边界,距离很远或有墙壁隔开时,最重要的事情就是与他们沟通。远程团队需要被授权通过任何必要的手段彼此进行通信,无论是视频聊天语音聊天还是即时消息,通信都是远程团队成功的基础。

但是,这不是在拥有远程团队时很重要的唯一沟通方式。 《哈佛商业评论》的一项研究发现,远程员工经常感到自己在优先事项和决策制定方面被遗忘,甚至在背后被谈论着。除了每周一次的“签到”消息外,还需要鼓励您的员工经常进行公开坦诚的沟通。让他们感到被包容。

幸运的是,利用当今的技术,这从未如此简单。SparkleComm视频聊天可以帮助远程团队与管理人员和彼此进行宝贵的面对面交流(87%的远程员工报告说,当视频可用时,他们感觉与同事之间的联系更加紧密),而即时消息传递平台(如SparkleComm)则使他们可以进行跨越不同时区的对话。

这些技术的用途也不仅限于会议和项目,远程团队可以每周举行社交时间,进行闪电演讲或主题环聊,以提高社交参与度。这些努力从表面上看似乎很蓬松,但是在工作中增进团队成员之间的牢固社交联系可以对员工敬业度和生产率产生巨大影响。 

盖洛普(Gallup)的一项研究发现,据称在工作中拥有最好的朋友的员工导致更多的忠诚客户和12%的利润增长。与工作无关或休闲的聊天也可能导致偶然的对话,有助于推动创新和新想法。