在工作场所有效地管理沟通方式

管理团队可能很困难。您不仅需要跟踪所有团队成员的工作,而且还需要定期与他们沟通以评估他们的工作量,幸福感和其他需求。

但是,如果您的员工根本没有以与管理人员相同的方式进行沟通,该怎么办?沟通不畅和沟通不畅都是造成工作场所大多数问题的原因。鼓励您的经理注意团队的沟通方式,以便他们可以成为更有效率的主管。了解每个团队成员的沟通方式为沟通提供了新的途径,以防止绊倒,紧张和错误。

这似乎是一项艰巨的任务,但是有很多资源可以帮助您了解团队的沟通方式并适应这种沟通方式。

工作场所的不同沟通方式 有关传播的研究表明,有四种主要的传播方式:

分析型
直觉的
功能性
个人

这四种样式可能会发生冲突,但是如果谨慎对待,由这些不同样式组成的团队可以紧密协作。最重要的是,不同的沟通渠道服务于不同的目的,这些沟通渠道也应与沟通风格保持一致。教您的领导团队这些样式如何相互影响,使他们可以使团队表现更好。

分析沟通

管理具有分析性沟通风格的人完全符合您的期望:此人首先关心手头的事实。分析沟通者希望讨论尽可能直接,用硬数字支持任何理论或总结。

每个团队都需要一个可以采取分析方法解决问题的成员。这有助于最大程度地减少情感决策,并专注于最终结果。但是,这意味着团队成员可能不得不折衷他们的一些社会需求才能与分析人士一起工作-他们不是闲聊的人。

在与分析类型进行沟通时,鼓励您的团队为数据做好准备,一直到细节为止。敦促他们专注于话题,对期望保持清晰,并寻求数据驱动的观点。确保他们遵循详细的议程,然后跟进会议记录,行动项目和期望。

直观的沟通

直觉的沟通者会关心数据,但他们知道数据不是万能的。如果您的团队具有直觉型的能力,那么您可能会依靠他们获得重要的登月计划。他们看到了更大的前景,并准备深入研究这项工作。

每次与一个直觉的人交流可以是一次独特的体验。由于他们喜欢简短的,即时的沟通,因此他们倾向于不注意较小的细节。准备敲打细微差别,以免它们被直观的类型所遗漏。当管理一个直观的沟通者时,准备进行直截了当的对话和多次跟进。提供视觉辅助工具,将注意力转移到细节上。直截了当,并听听他们的大创意-允许开箱即用的推理-因为它们将被证明是无价的。

功能沟通

想想您最注重流程的员工。他们很可能是功能沟通者,他们采取整体解决问题的方法,然后逐步进行挖掘,以确保不会遗漏任何细节。功能类型由于对细节的关注,因此最适合过程和实现。

功能通信类型从多个角度审视问题。这意味着他们容易考虑想法,以确保考虑到每个细节。他们的疑问本质会导致他们“退后一步”或扮演一个有头脑的角色-也许是直觉型的代表。在这两种类型之间建立沟通通道,以填补功能性类型可以通过直观的沟通器预期的细节空白。

管理功能类型需要主动聆听的强大技能。这些类型的人希望确保您和他们一样关心细节—重申他们的谈话并与他们确认他们的计划很明确。鼓励他们提供反馈,并期望得到很多回报。确定截止日期,期望和流程,以使功能头脑轻松自在。

个人交流

个人沟通者专注于建立团队内部和与客户之间的关系。它们通常是使您的团队团结一致的粘合剂。也许它们可以促进整个团队中的外交官之间直观和实用的沟通者之间的友好讨论。但是有时候团队成员之间的交流可能会显得太非正式。在其他团队成员做出的决策背后,这些类型的沟通者也需要更多的解释,因此鼓励您的团队成员在提出新想法时也要解释他们的思维过程。

😊 确定团队的个性

通常,学习团队沟通方式的最佳方法就是问!

一些直截了当的类型(例如个人或分析型沟通者)从一开始就知道他们的个性和沟通方式。其他人并不太了解他们的沟通倾向,作为经理,您可能不会立即意识到。可以使用多种方法来确定团队的通信身份,但是三种主要方法可以改变您管理团队的方式。

团队建设活动

您的团队需要机会进行非正式的合作,以便他们能够了解彼此的沟通方式。举办休闲团队建设活动,以便他们可以学习如何更好地合作。这可以像虚拟团队会议,创意项目一样简单。一旦您的团队知道如何良好地合作(尤其是在家工作时),沟通将变得更加容易。

远程管理个人通讯风格

作为远程团队的经理,您如何获取所有这些信息并使其在数字领域中发挥作用?幸运的是,有大量的工具使团队和经理都可以更轻松地进行远程工作。将此作为管理人员实施或纳入您的入职流程的政策。

讯息传递

一般分析人员喜欢信息简短,职能员工喜欢通过浏览待办事项清单来开始新的一天。大家各司其职,而不会在SparkleComm统一通信这样的消息传递工具中互相干扰工作流程。

SparkleComm统一通信可用于管理项目和人员,使它成为管理人员的便捷工具。为您的团队管理的每个项目设置一个渠道,以便他们可以跟踪各个计划并在那里进行头脑风暴。保持团队沟通是保持沟通和良好合作的第一要务。

您不知道的VoIP十件事(二)

2. 谁将负责您转向SparkleCommVoIP的重要阶段。这些阶段包括初始需求分析和设计,采购流程,实施,最后是系统的持续运行。请注意,通常这不能是同一个人。IT人员可能是实施和操作的最佳选择,但通常不是设计客户将使用或确定哪种呼叫数据对市场部门最有用的IVR系统的人员。因此,您需要指定所有利益相关者将是谁。是的,如果您没有内部专业知识,则其中一些人很可能是供应商或顾问。

3. 您需要寻找或雇用一名员工来代表公司在采购和实施过程中的利益。尽管会有很多供应商愿意提供全部服务,但他们不一定有相同的兴趣。通常,他们都是想尽可能多地向您出售产品,迅速安装并签名,然后为以后的“范围变动”收取额外费用。只有您这边的人会担心长期的操作可靠性以及诸如安全地维护呼叫数据之类的辅助性事情,例如,您的公司可以保持遵守任何行业数据安全法规。请注意,对于一个很小的公司,这可能是抵押品,但是必须要有人负责。这个人需要对VoIP技术有足够的了解,以制定决策并知道这些决策将如何影响公司的其他部门。这不是同一个人在以前的项目符号点中提到的。

网络准备和成本

1. 确保您当前的网络基础结构可以支持SparkleComm VoIP并具有处理网络流量增加的能力 。您还需要知道您的基础架构是否可以满足语音和视频流量的特定要求,包括支持任何服务质量(QoS)或虚拟LAN(VLAN)要求。如果您当前的路由器或交换机不支持这些功能,则可能意味着一些基础架构升级。如果当前的提供商不能满足大量电话流量的带宽要求,则可能还需要升级Internet服务提供商(ISP)。VoIP供应商应该能够估算您的通话量会增加多少带宽,但是您也可以聘请外部专家来进行这些计算。

您不知道的VoIP十件事(一)

IP语音(VoIP)有许多好处,它已成为企业通信事实上的标准。但是,像每种技术一样,可能会有很多警告。IP语音(如SparkleComm电话服务,尤其是通过云计算提供的电话服务,对于中小型企业(SMB)而言具有太多的好处,可以忽略。它们的成本远远低于老式的本地PBX系统,易于维护,并且可以轻松地与员工每天使用的许多工具集成在一起,例如您的服务台,提供了一些根本无法使用的功能标准的座机服务。但在幕后,VoIP也是一项复杂的技术。再加上它无处不在,只能在一部电话上使用,现在它已经在您的数据网络上运行,您不仅可以从技术的角度来看,还可以快速看到问题可能会变得棘手。当在商业级VoIP提供商和电话服务综述中测试这些解决方案时,对于从未实施过新电话系统的人们来说,发现了10个潜在的陷阱。尽管其中大多数主要适用于业务场景,但有些也适用于将VoIP用于住宅服务的场景。这些陷阱中的某些应该是显而易见的,但对于所有人来说可能并非如此,而有些陷阱可能根本不是常见的。但是它们都很重要,当心它们可以为您省去一些严重的麻烦。

规划和人员编制

1. 在执行其他任何操作之前,请准确确定为什么要使用VoIP(如SparkleComm电话系统。但是,除非您知道这些原因是什么以及它们可能如何影响您的业务,否则您还没有准备好进行实际购买或迁移。可能会省钱的模糊想法并不是这些原因之一。有充分理由的例子包括建立SparkleComm呼叫中心,提供不同办公地点之间的协作方式,保留来自客户关系管理 (CRM)平台的呼叫数据以用于市场营销或客户服务,以及为新的地点做准备,预期增长。

与呼叫中心团队进行的10场精彩对话(四)

尽管这听起来有些明显,但它有助于防止进行规定性培训的危险。

彼得解释说:“规范性培训是指在指导呼叫中心顾问进行某些事情时,无论个人客户的需求如何。没有关注单个客户的需求和针对他们的最佳的呼叫中心解决方案。” 

“ 有时候,呼叫中心顾问经过培训后将呼叫作为任务来解决,这是他们必须解决的问题。这是很容易忘记人的因素“。

“但是触发式对话有助于将注意力重新集中到另一个人身上;“你想要什么,而不是我需要做的”。客户会感觉到通话的情感元素是不同的。”

9.教练对话

仅向SparkleComm 呼叫中心顾问发送质量得分并期望他们改善质量得分是不够的。需要进行对话以解释分数的真实性,并从中学习。

因此,进行点对点评估是一项很好的活动,呼叫中心顾问和教练/团队负责人会听取回电,并分别给它打分。然后,双方就如何为通话打分的方式进行了交谈。

即使在两名呼叫中心顾问之间进行此操作,也有助于建立点对点讨论,以讨论如何为客户做得更好,并就他们已经做好的事情分享赞美。

10.学习对话

根据彼得·马西(Peter Massey)的说法,在任何电话会议结束时,与呼叫中心顾问进行非正式讨论,以了解他们从该电话会议中学到的知识,确实可以帮助他们发展。

彼得说:“ 通过问一些简单的问题,例如'客户喜欢那个电话的回答吗?','下次您会做些什么?','艾米将如何回答这个问题?',您可以让他们参与其中每次接触都是学习的机会,这将帮助您建立持续学习的文化。”

如果呼叫中心顾问相信教练的问题,他们可以随时问自己,他们将不断从每次接触中汲取教训,这将有助于促进他们的发展和绩效。

综上所述

这些对话中的每一个都可能对组织内最重要的交互类型产生积极影响:客户与呼叫中心顾问的对话。

请记住,所有客户体验都取决于客户与公司之间的对话质量,通常是一个人,即他们正在与之交谈的人。有时间和技巧与客户交谈是客户体验的本质。

一旦在像SparkleComm 呼叫中心这样的呼叫中心开始进行这十次对话,您可能会对它们如何影响客户体验感到惊讶。

如何为您找到最佳的视频会议(二)

  • 什么是最适合我的视频会议服务?

最适合您的视频会议服务适用于会议的典型大小,频率和时长。此外,您需要一种与您小组当前的技术兼容并适合您预算的产品。您的成本将根据组织的规模及其实现目标而有所不同。

为了找到最适合您的视频会议软件,请考虑以下事项:

多少组织者将创建会议?大多数视频会议解决方案的成本取决于将安排会议的主持人的数量。只有几个主持人可以降低您的成本,但是将要求所有会议都由这些授权的员工来安排。

请考虑您和您的会议参加者使用的计算机类型。通过视频会议服务,您可以使用Firefox和Chrome等常见的Internet浏览器加入会议。某些还具有可下载的桌面应用程序,许多用户发现该应用程序更快,更方便。检查以确保该服务可与您的操作系统一起使用。

与会者是否可以通过智能手机进行连接?大多数服务具有Android和iOS应用程序,可让会议参与者从智能手机或平板电脑轻松加入视频通话。其中一些具有高级功能,可让您使用设备开始会议,使用共享的虚拟白板进行协作或在开车时切换到安全驾驶模式。

您不仅需要视频会议吗?如果要促进积极的参与和协作,请寻找一种服务,该服务可让同事轻松使用即时消息聊天,管理任务,共享内容和文件以及使用交互式白板集思广益。

试用免费版本。许多视频会议服务都有精简计划,没有月租费。对于满足轻量级需求的个人和小型公司而言,这是一个不错的选择。大多数免费计划都有局限性,包括可以参加会议的人数或会议时长,因此请确保首先为您工作。

免费试用测试服务。没有免费计划的会议平台通常使您可以使用免费试用版试用该软件。它们的长度从7天到30天不等,是一种测试几种选择的精明方法。

  • 2020年视频会议服务

SparkleComm

最适合:想要功能丰富的云统一通信并可直接使用以及想要部署私密内部服务器的中小型企业
不建议用于:个人用户的免费使用
免费试用:是,会安排专人一对一跟进
电话应用程序:适用于Android和iOS设备
桌面应用程序:适用于Windows,Mac和Linux

SparkleComm是集丰富功能于一体的通信服务,它语音通话视频通话电话及视频会议即时消息手机对讲呼叫中心等功能。支持数百人同时会议,也可方便的与现有或者第三方的应用集成。可定制化。

Zoom

最适合:从单个人到企业级公司的任何人,都在寻求功能丰富的服务
不建议用于:那些不想支付额外费用来添加免费电话号码的人(尽管市区内有许多本地电话号码)
基本价格:每个组织者每月$ 14.99
免费版本:是
免费试用:无可用
电话应用程序:适用于Android和iOS设备
桌面应用程序:适用于Windows,Mac和Linux
日历插件: Microsoft Outlook和Google日历

服务的免费版本通常只有一部分功能。Zoom通过为多达100人的会议提供免费帐户以及全额支付版本的大多数巧妙元素,证明了这一假设是错误的。这些风吹草动包括虚拟背景,白板,高清视频和有效的发言者视图,可在其他同事开始讲话时自动切换主显示。