确保视频会议记录安全的5种最佳做法(一)

视频会议应该可以提高生产力。相反,它给信息治理带来了新的挑战。随着组织越来越多地使用视频会议解决方案来进行业务通信并提高生产力,他们忽略了一个关键方面-确保会议记录的安全。

在线会议是开展业务的地方,因此,维护这些会议期间生成的信息的机密性对于业务战略至关重要。毕竟,您不希望专有信息落入他人之手。

想象一下这种情况:一家公司即将召开一次重要的视频会议,他们必须存储该录像,并保护其免受知识产权(IP)盗窃的伤害。假设他们将讨论一种利用黑洞为Alcubierre翘曲驱动器供电的新解决方案。并且出于法律或档案原因,必须将视频会议记录保存一段时间。

IT决策者(ITDM)是否清楚了解视频内容的安全共享和保留策略?通常,员工会通过文件共享服务(例如Dropbox和Box)共享视频记录。虽然这些解决方案可以用作快速解决方案,但它可能会导致数据安全问题。您还冒着不符合组织的安全和隐私标准的风险。

那么,公司如何促进SparkleComm视频会议录像的安全共享?在我们深入探讨与视频会议和数据记录相关的风险之前,让我们看一下数字如何成为加速企业领域创新并推动无纸化向云存储转变的关键催化剂。

从无纸化迁移到云存储

当计算机开始在商业世界中流行时,人们感到非常兴奋。计算机有望成为终止所有工具的业务工具,并消除了由于必须管理和存储数据的需求而使许多企业遭受非生产时间的需求。这些数据通常存储在纸质介质上,而电子存储的机会催生了“无纸办公”一词。理想的无纸化办公室根本不使用任何纸张,并且被吹捧为一种节省环境的方法。

在过去的几十年中,诸如电子邮件和传真之类的任务已被电子邮件所取代。现在,库存盘点,库存和归档几乎全是电子的,因此这使得服务器场承担着公司信息存储中的关键任务。

但是,并非所有公司都能负担得起大量的服务器,尤其是在现在,存储数字信息呈指数级增长的需求尤其如此。随着像SparkleComm统一通信平台这样的视频会议服务成为商务工具,对数字存储的需求越来越高。

为什么要选择视频会议(二)

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SparkleComm统一通信平台就是这样一种受欢迎的主机,通过与数百名参与者建立联系,可以促进您的业务发展。作为用于云视频会议的最具创新性的平台之一,SparkleComm会议提供丰富的功能,例如高清视频和音频,创新的白板,即时屏幕和内容共享,跨平台聊天,控制和管理,记录和回放等。

了解会议桥

现在会议桥允许通过电话连接参与者。这需要虚拟会议室和电话线才能拨打电话。这种类型的会议可以容纳数十名参与者,但是如果以三种方式进行呼叫,您将总共只能找到三名参与者。公司通常更喜欢这种方法,因为这样可以节省旅行成本和时间。他们只需要支付现场会议的费用。

特征:

●对于会议桥,将有一个管理员为各个会议室分配DID号。 ●有些参与者可以使用密码来确保安全,而有些参与者可以使用所有用户的通用密码。 ●在以下情况下,也会使用图形用户界面先进的会议系统并允许您查看和了解谁参加了会议。 ●在特殊情况下,还会创建动态会议室,该会议室适用于容量大的大型系统。

随着技术的进步,公司已经可以创建虚拟空间,从而实现轻松的通信方式。在当前情况下,这是一个重要的要求,因为时间和金钱是远远不够的。与人保持联系也变得更加容易,参与者可以随时随地加入全球。无论是小型企业,新兴企业还是大型企业,都选择视频会议,因为您可以比任何其他会议方法更快地启动任何会议。通过更好的沟通,您可以在短时间内发现并解决问题。这是非常积极的一步,因为这可以大大提高组织的生产力。

但是,已经发现,小型企业正在转向不需要软件下载的基于Web的会议平台。公司选择的主要原因在线会议与传统会议相比,时间因素是所有人的主要关切。

为什么要选择视频会议(一)

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视频会议使其用户能够以互联网为媒介进行现场会议,会议,演示和培训。使用此服务,您可以选择从一个发送者到多个接收者的实时点对点通信或多播通信。该通信平台的基本思想是在广泛的地理位置上流传输诸如文本消息,语音或视频通话或聊天之类的数据。

视频会议定义

根据剑桥词典给出的定义,视频会议是一种系统,通过该系统,许多计算机用户可以使用网络摄像头同时通过互联网彼此进行通信。

那么什么是视频会议

它启用 语音和视频会议。支持屏幕注释、民意调查、发言人管理、聊天讨论、共享白板等也是一些使用的平台。现在,借助SparkleComm统一通信平台,您可以访问,但是要访问所有需要下载和安装的功能。主要目的是进行商务会议、研讨会、演讲、在线教育,甚至通过远程键盘鼠标控制提供直接的客户支持。

视频会议如何工作

关于视频会议及其工作方式很容易理解。公司可以选择购买会议软件或自己进行会议或选择特定的托管服务(例如SparkleComm统一通信平台)。如果您选择主持服务,他们将为您提供举行会议的软件和服务器空间。两种方式都必须具有足够的服务器空间和带宽,才能有效地执行功能。

现在,根据软件类型,您可以选择以下任一选项:

●幻灯片演示,如Power Point。 ●通过网络摄像头发送图片或视频 ●在白板上写字或画图,并使用麦克风进行说明 ●使用主持人的计算机桌面启用屏幕共享 ●使用音频聊天询问或回答问题

用于网络视频会议的工具:

●XML,HTML和ASP标记 ●Java脚本 ●Flash动画 ●即时消息 ●流音频和视频

视频会议的用途是什么?

如果您检查一下 视频会议程序在互联网上,您会找到许多可用的选项。聊天和即时消息传递是主持人基于文本的小组讨论的最常见形式。更高或更高级的级别使用网络摄像头和视频流来在线共享文档。一些使用基于计算机和互联网的系统,而一些使用基于电话的系统来分发音频内容。

银行切换到云通信和协作平台可节省成本

随着银行业务从分支机构和柜员转移到电话和在线,客户服务需求也发生了变化。对于依靠传统电话系统为客户提供服务的银行,必要的结果是复杂的多运营商解决方案拼凑而成,从而增加了成本并削弱了客户满意度。这就是为什么具有百年历史的商业银行和消费者银行,在全国各地拥有多个分支机构的银行与统一通信供应商合作,为客户和分支机构创建统一的通信解决方案的原因。据统计,银行不仅在部署的头五个月内完全收回了成本并实现了173%的投资回报率,而且统一通信解决方案使公司在未来可以远程处理越来越多的银行需求的公司中处于领先地位。 

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挑战

很久以前一些银行就建立了一个专用的IP语音电话交换系统(PBX),以支持与客户之间以及分支机构之间的通信。由于其位置分布在多个城市,银行需要使用多个电话运营商为其现有系统供电。各个用户还通过其他方式进行了交流。 这种错综复杂的解决方案非理想之举,带来了严峻的挑战和低效率:

与多家电话运营商合作的需要导致了多余的费用。

一些分支机构依赖共享服务。一个市场的中断意味着许多其他分支机构的客户无法使用电话银行。

依赖Skype进行视频会议,该会议未与电话系统集成,并且需要自己的唯一用户名和联系信息。这使得很难与银行网络中的其他人快速建立联系。

解决方案

通过改用一个统一的通信系统,银行看到了一个机会,可以优化其传统电话的许多方面,而这些方面都使公司不必要付出更多的成本。 

尽管银行考虑了其他解决方案和提供商,但事实证明,它可以在无需投资新硬件的情况下切换到SparkleComm统一通信,这是一个关键的区别。这不仅有助于控制通信基础设施的成本,而且与劳格科技合作也可以最大程度地减少业务中断,在部署期间对日常服务的影响较小,并且不需要新的电话号码。

从长远来看,劳格SparkleComm还可以使银行通过以下几个关键方式简化其支持:

单个后端可简化支持和计费功能

定制仪表板

一个SparkleComm电话系统,还集成了团队消息传递和视频会议,通过简化分支之间的通信来减少内部瓶颈

通过七个人的团队(一名高级主管和六名服务台分析师),银行能够在一个月内将其多个分支机构全部转换为新的SparkleComm统一通信系统。现在,技术支持分析师平均每周只需15分钟即可为用户排除故障。

主要好处

无需新硬件(银行甚至能够继续使用其现有手机),与劳格科技进行SparkleComm统一通信的转换在短短五个月内即可收回成本,从而消除了内部基础设施成本以及生产力提高,客户满意度提高带来的间接收益,并降低了IT成本。  

得到教训

尽管实施统一通信系统的快速回报不言而喻,但银行与统一通信供应商的合作伙伴关系还揭示了遗留的PBX系统在业务上可承受多少拖累,以及新系统可带来的复合改进。

过时的系统的瓶颈和服务中断不仅会增加成本并削弱客户满意度,而且这些弱点最终会阻碍收入的增长。通过简化与SparkleComm的通信,银行可以改善其客户服务并消除具有挑战性的内部障碍和瓶颈,同时还可以减少硬件和其他持续成本。 

随着越来越多的企业在COVID-19大流行及以后的大流行中转向移动和分布式运营模式,这是一个有力的教训:升级到SparkleComm统一通信可实现与客户和员工之间更可靠,无缝通信的双赢,同时改进过时的旧系统的成本。

建立远程联络中心积极文化的六种方法(二)

向代理商提供及时,相关的反馈

当经理不在同一办公室时,经理如何向他们提供反馈?SparkleComm云联络中心技术在这里也有帮助。它使联络中心主管可以通过耳语指导,静默监控甚至可以加入正在进行的呼叫来纠正路线。

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即使代理在远程工作,反馈对他们仍然至关重要。他们需要它来进行持续改进,这也不是难事。实施定期员工反馈的公司,其人员流动率不超过15%。

智能地将联系人路由到合适的座席

在关于联络中心座席人员参与的报告中,研究人员指出,工作压力是影响座席留在联络中心的五大原因之一。工作压力的一个来源是与无法解决其问题的客户打交道。也许客户的问题很复杂,或者您没有正确的知识来解决问题。

能够智能地将联系人路由到正确的座席,对建立积极的工作环境大有帮助。智能路由基于AI,座席的技能和可行的分析。这如何建立积极的远程工作文化?座席们感觉到他们在自己的技能范围内正在做有意义的工作,结果他们会变得更加投入。

定制的工作流程

利用SparkleComm联络中心技术,您可以构建自定义的工作流程,从而提高座席的工作效率和参与度。例如,SparkleComm建立在一个开放的API平台上,这意味着您可以集成自己喜欢的生产力工具来创建无缝的自动化工作流程。这种自定义级别使座席可以将更少的时间花费在呼叫后的工作上,自动化以前的手动任务,并减少错误,所有这些都可以提高整体生产率。

优化时间表

在2019年有关远程工作的缓冲区报告中,有40%的受访者表示,灵活的时间表将是远程工作的最佳福利。联络中心座席通常负责轮班工作。如果有一种方法可以优化他们的日程安排,使他们仍然可以远程工作,但只能在最繁忙的时间工作,该怎么办?

市场领先的SparkleComm联络中心技术提供了调度功能,可以优化座席的时间,以确保他们不会闲置(无论他们在哪里工作)。优化的计划可以提高生产率和士气。

作为联络中心经理,无论您的代理商在哪里,您的任务之一就是确保积极的工作文化。SparkleComm云联络中心解决方案通过简化座席的工作来帮助建立这种积极的文化。