在工作中推行远程程序的4个步骤

有关远程工作的所有好处是不在上下班的通勤中花掉时间,可以自由调整日程安排,可以在最有生产力的地方工作。但是您的公司没有宽松的远程办公政策。那么如果让你自己决定是否支持远程工作,你会怎么选?

👉第一步:制定远程工作建议

首先,您需要定义提案的范围。如果您的公司目前不适合远程办公,那么您可能不太可能说服他们将其业务100%远程化。 假设您的目标是让老板改变想法,使您能够至少部分地进行远程工作,这可能是每周几天或每月几周。

您的提案应遵循以下结构。在此示例中,客户服务团队负责人使用简洁,基于事实的论据来支持其立场:

1)说明您当前的职责,承担的工作量以及现在如何履行职责。

o回答客户的问题(60%):我回答来自公司帐户的社交媒体,电子邮件和电话查询。

o培训新的服务代表(25%):我会审核新的客户服务代表,他们会响应客户并提供反馈意见,以便他们改进。

o改进团队协议和流程(15%):我带领团队每周进行一次退步,以解决问题,找出问题出在哪里,并集思广益如何改进系统。然后,我写出我们的调查结果供我的经理签署并确保将其实施。

2)说明远程工作对您如何履行职责有什么影响(如果有)

o回应客户的问题:远程工作不会影响这一职责范围;我可以在家中用笔记本电脑和手机来完成此任务。

o培训新的服务代表:可以远程完成;我会拨入客户电话(但被静音),并且可以监视在家中的电子邮件回复。我会通过SparkleComm视频通话进行新的签到。

o改善团队规章制度和流程:我认为这次会议将是更加成功的面对面会议,因此,我将确保会议在我从办公室工作的那一天进行,而不是远程进行。

3)解决为适应远程工作而需要进行的物流,工作流程或通信方面的任何更改

o我想将小组会议从星期五移至星期四,因为我计划在星期五进行远程工作,并希望能够从办公室主持会议。

o我需要团队下载视频会议软件。我建议我们从SparkleComm视频会议之类的远程程序开始,该程序将满足我们小团队的需求,并首先使用我们工作用笔记本电脑上的相机。如果我们在声音或视频质量方面有疑问,我们咨询SparkleComm视频会议供应商投资购买更好的硬件。

4)定义测试期的期限-测试期将持续多长时间,您将使用什么度量标准来衡量您的成功,以及哪些利益相关者需要签署以使其成为永久性安排?

o我建议一个为期四个星期的测试期,其中我每周最多要进行两天的远程工作。

o我们将查看我处理的客户反馈数量,客户满意度等级以及团队衡量成功的定性反馈,并将它们与我在办公室内工作时得到的那些指标进行比较,以了解是否存在区别。

👉第二步:提出您的提案

撰写建议后,请召开会议与您的雇主讨论。如果您不习惯主持会议,请提前练习公开演讲的技巧,以使演示尽可能顺利。

当您提出要求时,请确保您不仅在为您而且为您的雇主考虑价值方面。谈论增加的精力如何使您与客户更多地互动,或者不通勤节省的时间如何使您早日开始工作。

如果您公司的竞争对手或同行有远程工作计划,请在您的演示文稿中突出显示它们,并建议在您的公司开始一个计划可以帮助吸引和保留人才。

👉第三步:设置测试程序

如果您的提案获得批准,并且准备进入试用阶段,请确保在最终计划中包括所有相关部门和人员,包括公司IT,安全和法律团队的成员。

一些很好的问题要问:

您是否需要像笔记本电脑或耳机这样的新技术在家中工作,您的IT部门可以帮助您做到这一点吗?您的办公室内团队成员是否需要新的硬件或软件来与您协作,例如摄像机或付费视频聊天程序?

在开放网络上工作时是否存在安全方面的顾虑?您是否需要使用VPN来访问工作计算机,并且已经完成所有设置? 您的工作是否存在保密问题,远程工作空间将如何解决这些问题?

然后弄清楚您的个人设置和时间表是什么样的。你会在家工作吗?在共享空间中?您的上网时间是多少?您的团队是否与此同步?您会在午餐时尝试锻炼身体还是在孩子放学回家时去看孩子?远程工作可提供更大的灵活性-您将如何利用它?

👉第四步:进行实验并扩展

当您开始远程工作时,请多加沟通。与客户通话后,与您的队友进行视频聊天,当您一天完成工作时收到消息,并标记问​​题,并尽可能多地发出通知。在SparkleComm视频会议上汇报您的工作时间,以便您的主管确切地知道您在哪里花费了多少时间,这有助于避免有人首次开始远程工作时常见的微管理。

当您继续前进时,反思一下什么可行,什么无效。假设您的提案正在顺利进行,并且您的经理愿意将远程工作机会扩展到团队的其他成员,那么您将是最有能力为公司设计远程工作策略以及有关例程,流程和问题的说明的人将是无价的。

更好的视频电话会议的4个技巧

如果您因新型冠状病毒的爆发而呆在家里,仍然可以通过视频协作来完成工作。这是最大限度地延长视频聊天时间的方法。

在过去几周中,COVID-19新型冠状病毒的爆发导致数十次技术会议和大会被取消  。现在公司正在关闭办公室,并要求员工在家工作。如果您受到影响,则大多数的面对面会议都有可能被更改为SparkleComm电话会议

起初在家工作听起来不错,但是必须自己做所有IT工作可能很麻烦。毕竟,您最后想要做的是在拨入电话时遇到技术问题;没有人可以帮助您解决连接问题,而这实际上可能会妨碍您进行高效的下午活动。

在通话开始之前,请确保一切正确。这是准备在家中或任何地方工作的SparkleComm视频电话会议的方法。

注意你的周围环境

如果您需要在通话中出现在相机上,请确保您知道周围发生了什么。如果您在嘈杂的街道上,请关闭该窗口并打开灯。脸部的柔软填充至关重要,只要可以避免发出刺眼的直射光,就可以使用带阴影的台灯。如果您有大窗户,请面对窗户以使它们照亮;否则相机会在曝光方面挣扎。 

通过连接方式发挥创意

大多数公司都会使用他们喜欢的服务,例如SparkleComm统一通信。如果您使用的是个人计算机,则只需下载适当的SparkleComm桌面应用程序或单击链接并登录到您的帐户即可。 

但是,如果您必须快速思考并找到适合您需求的视频通话服务,请记住,大多数移动消息应用程序都具有视频功能。诸如Facebook Messenger,SparkleComm,Android Messages等应用程序允许进行有限的视频通话。其中许多服务还具有Web和桌面应用程序。SparkleComm还允许群聊,  并支持在计算机上接听电话。

清除带宽不足

视频聊天的缺点之一是像素化屏幕和断断续续的音频,带宽不足。如果您预计要进行三方视频通话,请确保您家中的智能设备没有占用网络连接。

如果孩子们正在播放视频游戏,机器人吸尘器正在绘制您的房屋图,或者您的PC上正在运行大量软件程序,那么所有这些活动可能会在不适当的时间打扰您的视频通话。 

首先,  请检查您的互联网速度,  以了解您使用的是什么以及是否能得到所需的付款。如果您担心其他人会耗尽连接的资源,请按以下方法查看有人是否在窃取您的Wi-Fi。

提前登录

不要等到会议开始后才发现您的连接不良或软件无法正常运行。在会议开始之前进行测试。您可以使用程序的测试功能在SparkleComm中进行此操作  。

SparkleComm中,单击个人资料图片,然后选择“设置”>“音频和视频设置”,然后在“视频”部分下应有一个摄像机预览。您也可以在SparkleComm联系人中寻找声音测试服务以测试音频质量。

您不知道的VoIP十件事(四)

3、 意识到您的应急计划和业务连续性计划将不得不改变,您将必须计划并投资于增加的可靠性。基本上,如果网络出现故障甚至出现问题,您将如何继续开展业务?因为您的电话系统将取决于本地网络和Internet的可靠性和性能,所以您需要考虑故障保险和替代方法。备份到您的主要Internet服务提供商(ISP),并且如果语音对您的操作至关重要,即使Internet完全中断,也可以通过这种方式获得电话服务。是的,这可能意味着要保留一些模拟线路和兼容电话。它还将意味着计划故障转移,网络冗余,当然还有备份。

安全仍然至关重要

1. 不要忘记安全。所有可能攻击您的IT网络的事物也可能攻击您的VoIP网络,此外还有诸如呼叫篡改和呼叫劫持之类的事情,以及使用SparkleCommVoIP电话系统拨打长途电话和在家中使用的个人设备作为恶意软件的宿主攻击。如果您的VoIP系统不能很好地发挥您的安全性,例如要求您关闭数据包检查(如我在所测试的一个电话系统中发现的那样),则情况可能会变得更糟。此外,在保护传输中和静止时的VoIP流量时,如果您保留任何用于销售或服务目的的呼叫数据,则数据隐私法规有时会有自己的要求。如果您的行业受到这种方式的监管,请确保您完全了解VoIP如何适合您的其余数据安全预防措施。劳格科技SparkleCommVoIP则不会出现安全方面的额问题,SparkleComm具有特有的保密通话技术,支持客户端(app2app)端到端动态加密,使得通话内容无法被窃听。

2.

最后,在选择VoIP电话系统时,应考虑员工和客户的需求。这包括确定员工实际需要什么功能以及不需要什么。通常,这意味着分配利益相关者,他们将规划涉及您电话系统的任何流程,并与操作这些流程的一线员工坐在一起,以了解如何使其变得更好。它还包括设计系统,以使客户不会迷失菜单,遭受奇怪的按键选择或听到自动值班人员无休止的选择。如果您缺乏在内部执行此操作的专业知识,则大多数VoIP咨询公司都已对此进行了培训。只需记住在计划过程中将它们添加到您的总体费用统计中即可。

选择VoIP系统时,您还需要牢记真正的优先级。例如,如果您希望它运行良好,那么成本不应该是主要因素。相反,您需要功能。如果您的VoIPSparkleComm系统按其应有的功能运行,并且没有您不需要的功能,那么它也可能直接为您节省一些钱,并且应该使您的员工更加高效,这将间接节省金钱。

您不知道的VoIP十件事(三)

2. 不要低估VoIP的成本。当然,这些月度费率看起来不错,但需要更深入地了解。如果您所获得的只是在手机上运行的软电话,那么您还需要购买每个人的手机,其中包括大量的数据分钟或更可能是无限计划。如果那些软电话(如SparkleComm)在Windows或Mac机器上运行,那么每个人都将必须有一台具有支持VoIP的硬件的计算机,可访问Internet的设备以及内部用于处理声音和耳机的设备。例如劳格SparkleComm就是一套全面集成语音、视频、电话、即时消息和邮件功能,可安装于智能手机、电脑(PC/Mac)的软件客户端。如果VoIP选择使用(或至少支持)台式电话,请记住,这些电话的价格在每台75至150美元之间,加上与每部电话的有线网络连接的成本。很少有VoIP台式电话支持Wi-Fi,但是如果您为所有人提供Wi-Fi电话,那么那些支持VoIP的台式电话将要求您升级访问点。还有请记住人员成本:有人必须管理所有这些,而有人必须提供支持。然后是持续的维护和许可;这一切加起来,所以请确保您详细了解整个实施过程,以免新支出增加时感到惊讶。

考虑业务

1. 找出可行的时间表以过渡到VoIP。尽管某些供应商可能会说些什么,但这不会立即生效。即使您从一个VoIP系统更改为另一个,也不是一天的操作。坐下来计算计划,获取,实施,培训和转换的时间,然后将其加倍甚至三倍。这是您公司与自身和外界沟通能力的重大变化。及时进行试点部署,测试和优化,然后分阶段进行最终部署,以便在出现问题时避免整个操作混乱。

2. 决定要使用旧电话系统做什么。如果您有一堆状况良好的模拟电话,那么对于不需要VoIP功能的员工,您可以将其与SparkleComm VoIP电话系统一起使用。或者,您可能希望将它们放置在可供公众使用或处于困难环境中的区域,例如室外装配区或工厂车间。您可能需要一些备份(下一个更多内容)。

如何为您找到最佳的视频会议(三)

  • 什么是视频会议软件?

视频会议软件是一种将不同物理位置的人们联系在一起的技术,可创建一个虚拟会议室。也可以称为视频会议服务,解决方案或系统。使用大多数服务,您不必在计算机上下载任何内容,而是使用联机界面来加入和参加会议。也就是说,许多公司都有一个可以下载的桌面应用程序。与在线版本相比,这些服务可以更快,更易于使用并且更强大。

  • 什么是视频会议应用程序?

视频会议应用程序有两种类型。桌面应用程序是您在计算机上下载并使用的应用程序。SparkleComm视频会议系统都具有适用于Windows和Mac计算机的应用程序,还有一些具有适用于Linux操作系统的应用程序。使用其他类型的计算机(包括Chromebook)的用户将需要使用在线平台,而不是台式机应用程序。如果没有桌面应用程序,用户将通过浏览器(例如Chrome或Firefox)在线连接网络会议软件。

SparkleComm也提供移动应用程序,使您可以在智能手机或平板电脑上下载视频会议。这些应用程序使您在不在办公室时(例如在机场等时)可以轻松加入会议。如果您没有计算机,或者计算机暂时无法使用,应用程序也是理想的选择。

  • 什么是屏幕共享?

屏幕共享使您可以将计算机桌面呈现给SparkleComm视频会议中的其他会议参加者。这是共享演示文稿或每个人都可以同时看到的信息的便捷方式。当您需要在视觉上引导某人通过各种步骤(例如,培训员工使用新型软件)时,它也很有用。

某些视频会议解决方案使您可以切换控制者,以便几个人可以在会议期间共享他们的屏幕,而某些视频会议解决方案可以让您同时查看会议与会者的视频供稿,以查看共享的屏幕。少数服务可以使与会者使用虚拟的协作式白板集思广益,并可视化计划。

  • 免费视频会议

优点

对于想要省钱的个人,企业家和小型组织的一个很好的解决方案
无需每月或每年付款
允许您在提交之前尝试服务

缺点

参加人数通常有限
通常为会议长度上限
可能缺少录制和其他高级功能

许多视频会议系统都有免费计划。这与免费试用版不同,免费试用版通常为您提供一两个星期的完全访问服务的时间。相比之下,免费计划可让您无限制地访问公司付费计划的精简版。

对于想与潜在客户或行业伙伴进行远程连接的个人,从一流的视频会议服务中选择免费计划是一个诱人的选择。在给定的月份中仅召开几次会议的小型企业和组织也可以从这种省钱的选项中受益。