如何为您的小型企业选择团队聊天应用程序(二)

它们与其他应用程序连接,让您的生活更轻松

当普通团队处理数十种业务工具时,再添加一个工具的想法可能令人生畏。这就是为什么选择最好的团队沟通应用程序归结为找到与您公司已经依赖的工具集成并整合的东西。

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例如,任何物有所值的应用程序都将与微信或微软之类的应用程序集成。与支付软件或 CRM 等工具的其他集成允许您的企业创建工作流程自动化,这可以将您的团队转变为生产力机器。例如劳格SparkleComm统一通信系统就可以灵活的集成应用,可以方便的与现有或者第三方的应用集成,如工作流、团队协作、OA系统、企业邮箱、微信等。

这里的要点是,选择正确的集成可以帮助您构建更精简的通信堆栈,而不会让您依赖这么多工具。而不是投资于一个专门的会议解决方案,以及视频聊天应用程序,和一个团队通讯工具等等。

它们也允许您与客户和承包商沟通

团队沟通不仅仅意味着与您的直接同事交谈。还记得我们说过协作的重要性吗?理想情况下,您的通信应用程序还应该让您与同事、客户和其他第三方(包括自由职业者或承包商)通话和聊天。劳格 SparkleComm统一通信不仅是一个专门的企业内部通讯解决方案,也是一个融合语音、视频、即时消息、文本、图片等移动互联网的数据融合外部通信平台。

同样,您的目标是将您的所有沟通都集中在一个地方,内部的、外部的,所有的。

他们会跟踪您的业务互动

简化通信堆栈的最大好处之一是您可以更轻松地跟踪过去的重要对话。这创造了一种急需的责任感(并且还可以消除不必要的问题和浪费时间的对话)。

例如,假设您要确认某人发送了会议请求或共享了文件。或者,您可能想从几个月前的一次谈话中澄清细节。借助SparkleComm统一通信应用内搜索功能,您可以立即找到答案,而无需追查任何人。

如何为您的小型企业选择团队聊天应用程序(一)

如果你正在寻找一款可以帮助您的团队随时随地保持联系的聊天应用程序,那么你来对地方了。

在混合工作的世界中,沟通至高无上。如果办公室里的人不能轻易联系到在家工作的团队成员,任务肯定会落空,反之亦然。这样会浪费时间和金钱,小企业更加知道每一分钱都很重要。

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您可能认为任何旧的即时消息系统都可以很好地完成这项工作,但是您会惊讶于功能丰富、可靠的聊天应用程序可以改变您的工作方式。

出色的团队聊天应用程序的业务优势

您可能已经知道大多数通信工具必须提供什么。您知道,团队聊天和私人聊天频道等基本功能。然而,有一些关键功能在幕后将最好的团队沟通工具与不太好的工具区分开来。以下是您在购买工具时需要注意的一些关键功能。

他们将您的所有通信放在一个地方(包括消息、视频和电话

如果您认为商业交流只不过是电子邮件,那么是时候考虑更大的问题了。毕竟,并非所有内容都必须是电子邮件。想要节省时间并完成更多工作吗?然后,您需要能够通过各种渠道进行交流。

例如,视频通话可让您立即体验面对面的互动。需要电子邮件链的省时替代方案?尝试即兴通话和语音聊天。并且不要忘记移动友好的功能,以确保您可以与远程工作人员和旅途中的人们取得联系。例如,劳格SparkleComm视频通话应用程序(专为 Mac、PC、iOS 和 Android 设计)让您只需轻点一下即可将电话从计算机切换到手机(反之亦然)。

毕竟,采用团队通信应用程序的最终目的是减少团队的工作量并提高实时效率,同时与同事建立关系。这意味着无论每个人在哪里工作,都能够相互交谈。

他们实际上鼓励你的团队一起工作

您可以选择世界上最好的通信应用程序,但如果您的团队实际上不使用它,则意义不大。   一些团队聊天应用声称他们的目标是一起消除电子邮件。这是一项艰巨的任务。 如果我们是诚实的,还有的时候,电子邮件是最好的选择,没有绕过它。并非所有事情都需要开会,也不是所有事情都紧急到需要即时消息。

话虽如此,我们仍然认为通信应用程序需要具有鼓励有意义的工作场所协作的功能,例如SparkleComm统一通信平台就具有以下功能:

会议请求和日程安排

通知

文件存储和文档共享

低学习曲线也是确保您的团队采用任何给定工具的巨大优势。如果应用程序太复杂,则更有可能退回到老式的交流方式(即使速度较慢)。

如何通过虚拟电话系统使用您现有的电话

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随着驱动电话系统的技术不断改进,一些企业主存在一种误解,认为他们需要升级现有电话或操作系统才能跟上进步的步伐。

幸运的是,这不是真的。SparkleCommVoIP电话系统的一大好处是它可以轻松地与您现有的电话一起使用。

以下是如何开始。

什么是SparkleCommVoIP电话系统

SparkleCommVoIP电话系统使用互联网进行高清电话和电话会议,而无需广泛的企业级基础设施。有时被称为基于云的通信或零基础设施电话系统,它的灵活性和低设置成本使其成为刚刚起步或希望保持低价格同时考虑全球性的中小型企业的流行选择沟通。

SparkleCommVoIP电话系统可以与任何智能手机、预先存在的互联网协议语音 (VoIP) 系统或电话号码结合使用。您只需要连接互联网即可开始使用。

SparkleCommVoIP电话系统有什么好处?

随着许多企业选择摆脱传统的固定电话技术,越来越多的移动企业选择虚拟电话系统来管理电话、电话会议、语音邮件和重定向。使用虚拟电话系统,您的手机可以取代您过去需要复杂硬件网络的所有呼叫路由角色。

SparkleComm创建了SparkleCommVoIP电话系统来管理所有呼叫路由功能,包括:

  • 代理组
  • 扩展
  • 寻线组(振铃组)
  • 寻呼组
  • 机器人接待员
  • 服务标志(下班后切换)
  • 使用门户管理联系人和设置

将联系人移动到虚拟电话系统很容易,只要您选择具有门户的提供商,该门户允许您管理您的设置并修改一系列联系人和按钮设置。

将现有电话与虚拟电话系统一起使用的一大好处是,它将您的业务与个人电话分开,您的客户永远不会看到或访问您的个人号码。这意味着,如果您不在办公室,您可以继续直接从您的个人手机拨打专业的商务电话。

我该如何开始?

入门很容易。我们的SparkleCommVoIP合作,定制一个低维护的SparkleCommVoIP电话系统,以满足您企业的独特需求。您现有的电话系统将继续正常工作,而我们会与您现有的电信公司和当地技术人员在幕后工作,让您在商定的“切换”日期之前进行设置。因为我们为您管理电话系统,所以您的业务不会出现停机或中断。

如果有一个 电话系统

您是否知道澳大利亚政府已强制要求进行更改,这意味着到 2022 年所有企业都需要从 ISDN 电话系统切换?

虽然这听起来很头疼,但通过切换到SparkleCommVoIP电话系统等基于云的系统,您不仅不再需要担心复杂的硬件系统,而且您还可以通过我们的完全可定制的电话系统。

业务生产力将不遗余力地提高。

将您现有的电话与SparkleCommVoIP电话系统一起使用不仅经济高效,而且包括无限拨打澳大利亚固定电话和手机号码的电话,并且没有锁定合同。

SparkleCommVoIP电话系统谈谈您现在如何将现有电话与虚拟电话系统配合使用。

您应该了解的 5 种视频会议趋势

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在过去的 10 年中,我们看到视频会议行业发生了巨大的变化,而且情况不会很快放缓。

无论是采用基于云的服务、机器学习还是简单的屏幕共享功能,视频会议都使专业人士能够随时随地连接,使精明的企业及其员工受益。

以下是 2021 年您应该了解的 5 种视频会议趋势。

技术格局将继续发展

随着苹果、谷歌和微软等巨头继续推动机器学习和人工智能 (AI) 的全球扩散,视频会议行业继续开发与这些不断发展的技术集成的功能。

随着目标检测等功能的发展,人工智能将有助于增加每次会议体验的沉浸感。这将允许更好的计算视觉,因为房间中的每个物体都被跟踪并优化照明以实现完美的照明。我们还将看到智能摄像头控件的引入,这些控件有助于通过自动摄像头平移来跟踪视频会议中的人员。

更重要的是,随着我们看到技术格局的不断发展,我们将见证面对面会议的减少。这意味着未更新其SparkleComm视频会议技术的企业将成为过去。

硬件和软件集成

硬件供应商与其软件同行之间的合作伙伴关系将继续结合,因为企业主选择将他们的工作流程保持在一个界面中,而不是在系统之间跳转。

这将流向企业的通信基础设施,许多人选择通过与SparkleComm视频会议供应商相同的提供商使用基于云的 PBX。这些服务可以通过应用程序或专用服务和基础设施轻松管理。整体会议体验也将得到改善,因为软件和硬件可以协同工作以产生最高质量的视频和音频。

云将继续占据主导地位

基于云的SparkleComm视频会议的日益流行似乎没有任何进展。2014 年至 2018 年的使用量增长约为880%,与全球云迁移率一致。鉴于该解决方案的灵活性和可扩展性以及降低传统通勤和旅行成本的能力,这并不令人意外。

企业继续看到远程工作对员工生产力的好处,从而增加了灵活的工作安排。这一趋势与基于云的SparkleComm视频会议解决方案的日益普及密切相关。

到 2021 年,企业领导者可以期待基于云的电话会议能够改进视频会议和会议室系统之间的集成。电话会议将从单点发起并与任何设备兼容,从而减少手动维护的需要并提高利益相关者的连通性。

SparkleComm视频会议设施将得到改善

随着远程工作和灵活工作时间成为常态,难怪55% 的公司已将视频会议纳入日常运营中。这意味着工作空间必须升级其技术以实现企业级音频和视频质量。对于希望提高企业视频会议通话专业性的企业领导者来说,专用的视频会议室将变得非常重要。

不仅音频和视觉质量会不断提高,企业还能够通过他们的品牌定制虚拟环境,并为他们的会议添加自己的视觉风格。

更新办公室布局以反映这些不断变化的期望也将成为 2021 年的重中之重。特别设计的多功能小型会议室、配备SparkleComm视频会议功能的非正式会议室和董事会议室将优先于传统办公空间。

会有很多功能增强

到 2021 年,预计会看到推动界面易用性的功能增强。用户希望他们的工作场所技术简单、直观和可靠,这样他们就可以花更少的时间尝试设置基础设施或解决技术问题,而将更多时间花在推动业务进步的重要对话上。

随着客户希望根据保护敏感信息的能力来区分品牌,数据保护功能也将继续改进。

在智能分析和数据反馈方面取得了令人兴奋的进步。这意味着人工智能可以分析会议的情绪和参与度,将数据发送回主持人,以帮助提高效率和协作。

您的企业需要无缝SparkleComm视频会议吗?

视频会议正在不断改进企业及其员工随时随地进行连接的方式。它不仅有助于节省时间,还大大降低了与旅行和通勤相关的成本。

通过投资SparkleComm视频会议最先进的视频会议技术,您将确保您的企业始终通过最精简、可靠和技术先进的通信连接起来。

最重要的是,如果您希望举办虚拟或混合活动,我们的澳大利亚团队随时为您提供帮助,甚至可以监控和管理您的视频会议。

入门很容易,因此如果您选择 SparkleComm视频会议,您可以详细了解我们的点播视频会议解决方案。

你如何做虚拟会议记录?

当前的大流行加速了远程工作、虚拟会议视频会议的趋势。专家认为,这种趋势将继续下去,许多企业甚至在危机过去后仍选择以虚拟方式继续工作。这意味着虚拟会议将继续存在,组织需要开发流程来支持远程工作。

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SparkleComm电话会议的虚拟议程和会议记录

SparkleComm电话会议与常规会议相比,召开SparkleComm电话会议可能更容易。由于团队成员不必出差,因此组织起来成本较低。无需预订会议室或检查所有参与者是否都可以参加。但是,在虚拟会议或处理其他问题的多任务期间,与会者也很容易分心。这就是为什么制定议程、坚持下去并进行准确的SparkleComm电话会议记录至关重要的原因。

如果没有虚拟会议议程,您更有可能失去对会议的控制。时间会更长,参与者会感到无聊,每个人都抱怨浪费时间。另一方面,SparkleComm电话会议虚拟会议纪要可帮助您回忆会议期间做出的决定、设定的截止日期和采取的其他行动。

为什么SparkleComm电话会议纪要很重要?

SparkleComm电话会议记录是任何会议期间发生的事情的正式记录。对于董事会会议等重要场合,这是法律要求。它们可以作为法庭上解决商业纠纷的证据。它们是证明成员遵守政策或充分履行职责的文件。

当然,每周团队会议的SparkleComm电话会议记录不如董事会会议重要。但始终记录会议记录应该是标准做法,以便您以后可以参考该文件。

SparkleComm电话会议纪要很重要,原因有很多:

  • 作为会议的书面记录
  • 跟踪截止日期、项目更新、状态等。
  • 必须支持决策
  • 帮助每个人在下一次会议上保持正轨
  • 记录决策、业务解决方案和可操作的见解
  • 常规会议纪要和虚拟会议纪要的区别

SparkleComm电话会议往往比常规会议更短、更频繁。所以你需要相应地调整你的会议记录策略。虚拟会议的一个优点是您无需编写和维护物理文档。如果会议被记录下来,那么您就可以通过另一种方式来查看所发生的事情。

团队可能有一个中央存储库来存储SparkleComm电话会议会议记录或只是在单个文档中维护连续记录。一些公司更喜欢使用多个自定义会议纪要模板。其他人更喜欢使用一种可定制的模板源。

您选择如何记录和存储虚拟会议纪要取决于业务,但您确实需要设置一个过程。

记录SparkleComm电话会议记录的技巧

指定某人花几分钟在理想的世界中,所有参与者都会做笔记,您可以根据这些笔记编写会议记录。事实上,很少有人会做会议记录,如果你依赖它,你不可能有任何连贯性。任命某人要好得多——要么是同一个人,要么在参与者之间轮换。

尽可能尝试使用视频

SparkleComm电话会议本质上是灵活的。虚拟会议可以是研讨会、团队建设练习、每周状态更新,或者只是让队友赶上的机会。无论出于何种目的,请尽可能尝试使用视频通话。这样你就知道谁在说话,人们就不太可能打断对方或互相交谈,参与者可以举手提问。

了解您的与会者

当您认识与会者时,做SparkleComm电话会议记录要容易得多。如果有人计划通过电话呼入,您可以进行点名。请每个人自我介绍,以便随时知道谁在说话。在交谈之前,请务必让纯音频与会者说出他们的名字,尤其是在您不熟悉每个人的情况下。

与会议主持人合作 对于时间更长、更重要的SparkleComm电话会议,最好与会议主持人一起正确设置一切。检查议程是否已发出,您有一份副本,并且您知道谁参加了会议。向他们询问会议细节,例如可能需要多长时间、主要议程项目是什么,以及哪些笔记是会议纪要必不可少的。这将帮助您更好地记笔记,并确保您不会错过最重要的细节。