适合分布式小公司的电话系统类型

今天的企业比过去更多地依赖通信系统。部分原因是企业必须对市场变化做出快速反应。另一个原因是远程工作比以往任何时候都更受欢迎。即使是较小的公司现在也拥有分散的员工队伍,这意味着您需要一个可以处理它的电话系统

enter image description here

分布式小公司

对于有人远程工作的公司来说,传统的电话系统并不能真正解决问题。分布式劳动力意味着人们使用多种设备和移动设备来完成工作。这意味着您需要一个灵活可靠的系统来在任何情况下保持工作。 

当前的大流行情况是证明远程工作必要性的最佳例子。在这场危机中,已经拥有分布式劳动力或能够转向远程工作的公司比其他公司表现得更好。很明显,远程工作不仅仅适用于大型企业。 

即使是中小型企业也需要远程办公的灵活性。即使您还没有准备好完全远程工作,您也可以从允许员工进行部分远程工作中受益。不是每个人都喜欢整天坐在小隔间里工作。许多人喜欢独立完成任务的自由以及更好地平衡工作和家庭生活的能力。 

例如,您可能有员工每周仅进入办公室 2 天或偶尔参加会议/培训课程。其他人可能会选择每天来,因为他们的工作角色需要它,或者他们在办公室更舒服。无论有多少人远程工作,您都需要一个适合您业务的通信系统。劳格科技SparkleComm统一通信系统就是适合您的通信系统。

电话系统的类型

专用分支交换

长期以来,企业唯一可用的选择是使用几条固定电话进行管理或选择 PBX(专用小交换机)。PBX允许公司处理更多呼叫,并且可以在员工之间共享电话线。它还支持公司语音邮件、IVR(交互式语音响应系统)、分机拨号等功能。 

然而,这些系统的购买、维护和维修费用昂贵。您需要专家来设置它并在以后进行任何更改。小型企业无法承担初始投资或聘请团队来管理系统。此外,您无法购买适合您需求的小型系统。每个中继线都有特定数量的线路,您必须购买比所需数量更多的线路。

网络电话系统

如今,小型企业有更多选择,包括托管和本地电话系统VoIP 电话刚推出时,就受到质量和可靠性问题的困扰。但从那时起,他们已经走了很长一段路。现代 VoIP 系统如SparkleComm VoIP非常好,它们与传统的固定电话没有区别。

SparkleComm VoIP通信系统有很多优点:

灵活– SparkleComm VoIP 系统包括对移动设备的支持,用户可以将多个设备连接到同一号码以进行商务通话

可扩展- 您可以根据需要购买任意数量的行、数字和其他资源。您只需为使用的内容付费

便宜——您不需要大量投资就可以开始使用SparkleComm VoIP。您甚至不需要任何特殊硬件! 

易于使用- 您的员工无需太多培训即可切换到SparkleComm VoIP。大多数变化发生在幕后,用户体验实际上在前端更好

可互操作–SparkleComm VoIP 是基于 IP 的,这意味着它可以与您可能每天使用的其他业务工具集成,例如您最喜欢的 CRM 系统

 复杂的功能集——小型企业很少使用“高级”功能,但大多数都包含在托管 VoIP 系统的基本计划中 

即使是粗略地深入了解商务电话系统的世界,也应该让您相信SparkleComm VoIP 是任何小型企业的最佳电话系统。

托管与本地 VOIP 系统

一旦您决定为您的企业使用 VoIP,您可能会遇到的下一个问题是托管系统和内部部署系统之间的区别。这两种类型的 VoIP 之间的差异是巨大的。 

内部部署 VoIP 与传统 PBX 非常相似,不同之处在于它使用 VoIP 技术通过数据网络发送语音呼叫。因此,您仍然需要购买和维护自己的设备和员工。如果您的企业拥有支持它的资源,那就太好了。

另一方面,托管 VoIP 更像是使用托管电子邮件。供应商管理硬件、软件和技术细节。您只需购买和使用通过互联网提供的服务。它不是很贵,而且您可以随时在业务增长时增加容量。

小型企业在混合工作中面临的挑战

小企业主的平衡法

对于企业主来说,混合工作需要一些横向思维。您需要决定工作模式,可能会找到较小的场所,整理技术,并使每个人都处于循环中。

灵活工作时间的谈判也可能很棘手,因为员工可能希望一周中有更多时间在远程工作,而不是企业主想要的。另外,如果您要求员工远程工作,您可能需要提供家庭办公设备。

enter image description here

请记住,混合模型需要一段时间才能适应。与其尝试将旧的工作实践改造成混合方法,不如开发新的工作方式以适应它——包括使用正确的技术,例如SparkleComm统一通信

(某些)员工缺乏联系

远程工作者可能会错过面对面的联系,这是企业需要解决的问题。大流行意味着同事之间的社交互动要少得多,超过 25% 的员工告诉我们的研究,他们的工作互动较少。

在过去一年左右的时间里,每个人都熟悉了SparkleComm统一通信等软件——在混合模式中,保持在线交流形式至关重要。(尽管如果您希望将所有通信都放在一个方便的包中,那么使用SparkleComm统一通信会更好。)

受访者将电子邮件列为与同事进行社交沟通的第一选择,其次是电话和短信。企业应该选择可靠、易于使用的电子邮件和电话系统,并确保它也包括视频会议,例如像SparkleComm统一通信那样,就包含视频会议功能。

关注生产力

混合型员工可能很难保持积极性和生产力。根据研究表明,四分之一的企业在过去几个月中的生产力下降——这是值得关注的事情。

您可以通过为员工提供跨消息、视频和SparkleComm软电话进行无缝协作的方式来提高生产力并最大限度地发挥团队合作的作用。但是,不要用持续的视频通话和监控来轰炸远程工作人员。

随着工作和家庭之间的界限变得模糊,一些远程员工会发现自己工作时间更长。与您的团队联系,以确保他们不会承受压力和倦怠。

SparkleComm VOIP电话系统解决方案在房地产中的优势

房地产中介是房产卖方与潜在买方或租户之间的对话者。代理商受益于交易佣金,因此在该行业中获得最大的交易数量至关重要。房地产业务范围从个体经营代理到大公司。今天的技术使小型企业或自由职业者更容易在多个市场提供大量资产,而无需大型基础设施或投资。这可以通过多种方式实现:

enter image description here

专用的互联网门户、网站和社交媒体为列表带来了全球可见性。

专门用于房地产业务的客户和任务管理 (CRM) 应用程序可以组织和自动化工作,使其更加有效。

借助技术,沟通更加有效:电子邮件、社交网络、SparkleComm VoIP 电话、网络聊天等。

所有这些技术服务的共同点是它们不需要大量的初始投资。在大多数情况下,它们可以按服务付费的方式获得,这降低了初始成本,并允许房地产中介在任何给定时间调整或扩展工作量。

成功的关键是知道如何以良好的市场价格找到产品,在这种情况下是外壳,并知道如何销售它们。但在这里,各方之间的沟通尤为重要,因为在整个过程中,买卖双方都是交易的一部分。

各方之间的沟通必须灵活、可靠和精确,这就是为什么电话是房地产中介必不可少的元素,因为它是客户服务的直接渠道。

房地产中介电话系统的主要功能

传统上,房地产中介在办公室有一个带总机的座机电话,每个员工都有一个座机电话。此电话与智能手机结合使用,具体取决于代理机构,属于员工或由房地产代理机构提供。

大多数买家来电来自广告或网站。广告号码通常是房地产代理的主要号码,当有电话打进来时,它通常会转接到第一个可用的代理。

另一方面,房地产经纪人在办公室外花费大量时间参观新房产并向买家展示房产。这导致了大量的移动电话呼叫、延迟呼叫以及他们不在办公室时无法从办公室接听电话。这就是为什么拥有一个适应座席移动性的同类电话系统非常重要的原因。

房地产 VOIP 的优势:改进电话的使用

下面,我们解释了SparkleComm VoIP 电话的主要优势,它可以帮助房地产机构:

随时可用。

有电话和联系方式的详细记录。

有更大的机动性。

将呼叫与相应的房地产经纪人联系起来。

改善房地产中介机构的存在。

根据广告、门户网站或客户联系方式识别来电。

  1. 防止客户无人看管

令人惊讶的是,仍有一些房地产机构只能处理一个电话。如果他们已经在与客户打交道,则下一个电话将无人接听。这可以通过虚拟总机解决,因为它通过 Internet 为公司提供了一条线路,并允许多个人同时接听电话。

在其他情况下,问题是由于没有一个系统可以在每个人都已经接听电话时接听电话。这可以通过排队并允许将呼叫转移到第一个可用代理来解决。

  1. 随时让客户了解他们通话的当前状态

SparkleComm VoIP 电话系统允许您通过介绍性指南开始通话“感谢您致电 劳格科技,我们很快就会接听您的来电。”这种类型的消息通知客户他们在保留呼叫之前已与您的公司联系。还可以报告排队位置和平均等待时间,减少潜在客户的电话放弃。

  1. 改善机构的地域存在

SparkleComm IP电话服务可以在任何地方使用。这还允许您从另一个地理区域(另一个城市或省)获取号码,从而能够从办公室或任何其他地方接听电话。因此,您可以在这些位置宣传您的广告,为您的客户提供存在感和信心。

例如,虽然我们的房地产代理位于北京,但我们可以使用带有重庆或成都的号码,以便在这些地点宣传我们的广告,从而为我们的客户提供存在感和信心。

拥有外国的联系电话也很有用,这样您的国际客户就可以在当地为他们打电话,使联系更容易。

4.增加可用性

即使房地产经纪人外出拜访,他也可以像在办公室一样通过智能手机或任何支持互联网的设备接听电话,或者立即将电话转接给另一位同事。

该辅助传输功能也可以是兴趣。在许多情况下,座席可以在访问期间通过移动电话接听电话,但为客户提供服务所需的信息却在办公室。在这些情况下,座席可以将呼叫转移到办公室,先与同事交谈以解释情况,从而方便客户服务。

  1. 分配号码的灵活性

我们可以在几秒钟内设置固定的联系电话,无需长期合同或永久性。这对于以下方面可能非常有趣:

每个平台都有一个号码,这样当电话打进来时,我们就知道潜在客户来自哪个平台。

我们可以为特定的物业或广告注册临时号码,在接听之前确定来电原因。在独家财产或特定活动的情况下,这可能很有趣。

每个代理都有一个编号,以便他们可以管理自己的广告。

拥有地理区域的数字,以表示服务中的位置。例如,如果我们的房地产代理在北京,但我们在重庆提供物业,我们可以有一个区号为 023的联系电话。这样我们的客户就可以看到他们可以在当地与我们联系。同样,我们也可以拥有国际电话号码,以便我们来自国外的客户能够以更便宜且显然更近的方式与我们联系。

拥有固定电话号码很有趣,因为它比手机更能代表专业性。此外,SparkleComm VoIP已经可以用于固定电话号码。

  1. 增加可扩展性

SparkleComm VoIP 电话即服务允许您在几分钟内根据您的工作量扩展或减少您的通信系统,这使我们能够适应活动并调整服务成本。

  1. 可访问性:任何可以上网的地方

从任何可以访问互联网的地点和设备,房地产经纪人都可以使用他们的SparkleComm商务电话服务来接听和拨打电话,这有利于远程工作。

  1. 非工作时间接听电话

下班后,您可以定义给客户的信息性消息,指示营业时间,替代联系方式,例如电子邮件/即时消息,呼叫转移到随叫随到的手机或语音邮箱,允许您将语音消息转发到带有相应转录的电子邮件到文本。

  1. 将语音邮件消息发送到您的电子邮件

在电话上管理语音邮件可能很复杂,但通过电子邮件接收它们可以简化管理消息的过程,座席可以边听他们的电脑边录下相关信息。此外,在扬声器不可用或无法使用的情况下,SparkleComm中转录到文本的功能会有所帮助。

10.详细的通话记录和报告

SparkleComm IP 电话允许随时访问特定座席和整个组织的详细呼叫记录,并可以随时使用适当的安全机制记录和访问它们。通过呼叫报告,可以评估每个座席的电话性能和使用情况。

  1. 附加服务

SparkleComm VoIP 电话提供对附加服务的访问,例如:通话录音、会议室、入侵、在线聊天、优雅且具有成本效益的桌面终端等。

  1. 与 CRM 集成

SparkleComm VoIP 电话解决方案通过本地集成或小型开发促进与业务应用程序的集成,特别是 CRM。与 CRM 的集成将有助于大大提高生产力,以对客户透明的方式促进远程工作和移动环境,并通过自动呼叫记录帮助商业跟进。

  1. 成本

IP 电话作为一项服务将避免安装和配置物理交换机的成本。这也意味着可显著节省维护和支持成本。服务成本可以与传统运营商的线路成本相似,并且在许多情况下更低。SparkleComm IP 电话允许您根据您的业务量调整服务和/或为您实际使用的服务付费。

灵活的沟通如何彻底改变我们的工作方式

近年来,工作场所已经过渡到一个新的世界。我们的工作方式经历了快速转变,灵活的沟通占据了中心位置。 

现在越来越多的企业正在转向远程和混合工作模式。研究表明,与前几年相比发生了显著变化,97.6% 的员工希望至少在某些时候远程工作。随着这些新的工作模式开始发挥作用,曾经为我们服务的工具即将短缺。随着通信领域的不断发展,企业一直在问“我们如何才能驾驭这个新世界?” 

无论您是希望改善内部或外部沟通,更换现有工具,还是添加新工具,我们都可以帮助您克服沟通难题。具有完全灵活性的正确通信工具(如SparkleComm统一通信平台)可以成为您的竞争优势,也是增强团队协作和生产力的关键。

enter image description here

走正确的道路前进 

以正确的方式驾驭这个新的通信领域至关重要——您的企业的成功取决于它,我们随时为您提供帮助。在这篇博文中,我们将分享在通信方面取得进展的最佳途径。 

路径 1:消息、视频和电话在一起

您是否知道67% 的员工认为统一平台会改善他们的工作流程?统一通信即服务 (UCaaS)使在单个应用程序中进行电话、消息传递和视频会议成为可能。借助多合一的SparkleComm集成通信工具,您可以随时随地通过您首选的渠道轻松进行通信——不再需要在多个应用程序之间切换。     管理多个通信应用程序可能会变得昂贵且令人头疼,这就是为什么 UCaaS 是最佳选择的原因。只有一家供应商可以满足您的所有业务通信需求,这将使您的生活更简单,并为您腾出更多时间专注于您的业务。 

借助SparkleComm等高级 UCaaS 工具,您将看到对业务成果的直接、积极的影响。例如,在部署劳格SparkleComm统一通信呼叫中心解决方案后,中小型企业客户的员工流动性提高了 68%,客户满意度提高了 50%,员工生产力提高了 33%。 

得益于SparkleComm统一通信,总部位于重庆的某初创公司能够使用SparkleComm统一通信来释放创新并像企业一样进行通信。尽管他们的团队因地理而异,但SparkleComm正在帮助他们建立一个紧密联系且高效的团队,所有团队都朝着一个共同的目标努力,它在内部的价值变得越明显。

现在就找到合适的通信合作伙伴,即使他们在您处于启动模式时提供的超出您的需求。如果一切按计划进行,您很快就会成为一家不断发展壮大的公司,到那时,您会希望您的业务沟通环境支持您的成功,而不是阻碍它。

路径 2:优先考虑生产力

有趣的事实:81% 的员工认为协作应用程序提高了工作效率。如果您的通信和协作工具没有提高生产力,那么请重新考虑您的下一步行动。 

技术旨在最大限度地提高员工、供应商和其他利益相关者之间的生产力,而不是阻碍它。想想你的员工需要什么才能成功,然后给他们。例如,员工不想处理复杂且不可靠的工具。 

使您的员工能够在消息、视频会议、电话、短信和传真之间无缝协作,从而增强他们的能力。甚至考虑一下可以改变员工工作生活的小事,例如让他们在手机上使用公司电话号码,这样他们就可以随时随地轻松连接,而不会被束缚在办公桌上。劳格科技SparkleComm统一通信平台刚好能帮助您。 SparkleComm是新一代的融合语音、视频即时消息、文本、图片等移动互联网的数据融合通信平台。

在做出决策时,始终将生产力作为重点。问问自己,“这个决定是否有助于提高生产力?” 如果是这样,这是一条需要认真考虑的路径。  

路径 3:移动友好的云

能够在不同地点工作是每个人的首要任务,77% 的企业同意云通信支持移动员工。

员工不想被束缚在办公桌前,尤其是在远程和混合工作日益增多的情况下。通过选择基于云的通信提供商,您可以从任何地方管理您的业务,并使用移动设备、台式机或网络上的任何设备(手机、笔记本电脑、平板电脑,等等)进行通信。使用SparkleComm统一通信,您甚至可以使用切换功能,让您在旅途中从桌面无缝切换到移动(反之亦然)。 

迁移到云并不像您想象的那么可怕,通过合适的供应商,您可以轻松保留现有电话号码或获取新的本地、全球或免费号码。 

我们生活在一个桌面电话现在是可选的而非强制性的时代,所以为什么不利用它呢。

  路径 4:找到可靠的供应商

说到通讯工具,可靠性强是一个要求。如果您不能依靠消息、视频会议或电话来工作,那还有什么意义呢?想象一下,当您与客户进行重要通话时,您的电话意外掉线,这看起来并不美观,而且可能会花费您的业务资金。 

确保您的业务以万无一失的可靠性取得成功。首先,选择一家提供 24/7 多通道支持、99.999% 的正常运行时间让您在停电和灾难期间保持连接的通信供应商,以及被行业专家评为第一的通信供应商。

途径 5:安全凭证至关重要

您知道吗,平均而言,只有 5% 的公司文件夹得到了适当的保护,到2025 年,据估计网络犯罪每年将给全球造成10.5 万亿美元的损失?此外,安全漏洞在过去五年中增加了 67%。这至少可以说是令人担忧的。 

组织比以往任何时候都花更多的钱来保护他们的业务免受安全威胁。在通信合规性和安全规定方面,是时候提高标准了。 

选择一家拥有领先安全认证(例如 SOC 3 和 HITRUST)并符合行业要求(例如 HIPAA 和 FINRA)的通信供应商,以确保您的企业始终按照行业标准安全运营。 

使用SparkleComm统一通信,您将获得多项全球认证,最重要的是,SparkleComm具有七层安全保护,可全面保护您的业务。

UCaaS 支持在家混合工作的 3 种方式

UCaaS 可以支持在家混合工作的通信工作流。了解 UCaaS 如何减少隔离、提供办公室级用户体验并管理工作与生活的平衡。

enter image description here

COVID-19 大流行迫使许多企业将员工转变为在家工作模式。远程工作趋势已经建立多年,但 COVID-19几乎在一夜之间将其推向了新的水平。包括统一通信即服务(如SparkleComm)在内的基于云的技术在使这种新常态成为可能方面发挥了关键作用,并且结果好于雇主和雇员的预期。

随着 2022 年的临近,企业正在探索如何安全地将员工带回办公室。对于许多员工来说,在家工作已经变得足够舒适,现在已成为他们首选的工作方式。为了让这部分劳动力保持快乐和参与,IT 决策者必须认识到远程工作生产力需求与基于办公室的工作不同。IT 决策者必须解决在家中混合工作的三个挑战,并探索 UCaaS 如何提供帮助。

在家工作的挑战1:克服孤立

远程工作在 2020 年之前对许多员工来说都是新鲜事物,可以说并不是每个人都适合远程工作。当然,在办公室也是如此,这也是一段时间以来远程工作成为一种增长趋势的原因之一。在这两种情况下,UCaaS 都是提供一致工具集的关键推动因素,无论位于何处。然而,同样真实的是,云和数字技术改变了工作的性质,不再需要传统办公室的物理装饰来提高工作效率。

除此之外,隔离可能是远程工作的最大缺点。随着健康成为混合工作的重要考虑因素,企业必须对这一现实保持敏感。这是 UCaaS 的另一个强大用例,因为这些类似SparkleComm这样的统一通信平台为与办公室和家中的同事交流提供了多种选择。

由于此刻发生了如此多的人际接触,值得注意的是,大多数 UCaaS 应用程序都是实时或接近实时的。例如,异步渠道,如电子邮件,缺乏消息、视频和语音的即时性,所有这些都是与他人面对面交流的良好代理。再加上SparkleComm视频会议的沉浸式特性,UCaaS 提供了许多工具,可以在很大程度上解决远程工作带来的隔离问题。

在家工作的挑战2:拥有办公室级的用户体验

远程工作进展缓慢,主要是因为居家环境不及办公环境。可靠的宽带可能会不一致,而且云之前的世界只能为远程工作者提供有限的工具集。在许多情况下,这些工作人员在其移动设备上的协作能力比有线端点更好。但是移动体验仍然不够好,而且在很长一段时间内都不切实际。

所有这一切都随着 UC,尤其是 UCaaS 发生了变化,UCaaS 只需要宽带连接即可提供更好的用户体验。事实证明,云的进步在支持远程工作方面具有变革性,这催生了当今许多 UCaaS 供应商所呼应的随时随地工作的口头禅。

当员工在家中可以像在办公室一样使用相同的工具集时,在家混合工作的优点就会变得更加强大,而缺点也更容易被容忍。此处的关键是 UCaaS(如SparkleComm) 支持无需绑定到办公桌或会议室的互动协作形式。反过来,这又支持与无论身在何处的同事进行无缝通信。

在家工作的挑战3:管理工作与生活的平衡

虽然 UCaaS是远程工作的关键推动者,但它也可能让事情变得过于简单。数字技术带来了很多效率,但副产品之一是永远在线的文化。多年来,它一直是 24/7 的经济体,但当今技术的实用性和可负担性使其能够渗透到我们的个人生活中。

几乎所有的知识工作者都在为家庭和工作之间的不断模糊而苦苦挣扎,而这种情况只是在大流行期间被放大了。许多员工最终在办公室工作效率更高的一个关键原因仅仅是因为人们可能发现很难将家与工作分开。

正如SparkleComm UCaaS 使在家工作变得容易一样,该技术还可用于帮助创建边界,让员工休息更多、在工作时间远离社交媒体或提醒他们专注于截止日期或会议时间表。当 AI 功能融入SparkleComm UC 应用程序时尤其如此,因为 AI 会随着时间的推移学习工作人员模式和时间表,以便更轻松地设置和管理用户定义的边界,并考虑到工作与生活的平衡。