为什么要迁移到UCaaS?

商业通信的未来在云中。COVID-19大流行迫使组织意识到旧的,古老的工作方式和沟通方式已不再适合当今员工的工作方式。员工被捆绑在隔间中的台式电话和PC的日子已经一去不复返了。现在,一些组织将永久关闭其办公室,并使远程工作永久化,而其他组织则采用混合方法,将远程和办公室工作混合在一起。

对于需要从任何地方和任何设备上访问其通信工具的员工而言,迁移到UCaaS至关重要,无论他们是在家中,办公室中还是在办公室之间的任何地方。

UCaaS(如SparkleComm)使组织能够灵活地提供语音,视频消息传递通信服务,而不论其位置或设备如何,无论员工身在何处,都能保持联系并保持生产力。迁移到类似SparkleCommUCaaS可以带来更多好处,包括减少资本支出,减轻服务提供商的管理负担和安全性以及更快地访问AI等新功能。

根据有关调查显示,事实上,现在有64%的组织更可能使用云服务来支持远程工作。可以快速部署和扩展或缩小云服务,以满足当前的通信需求。与本地系统相比,它们还提供了更多的自定义选项和第三方应用程序集成,因此组织可以定制其平台以满足特定的员工或垂直需求。例如部署劳格SparkleComm统一通信平台,可以方便的与现有或者第三方的应用集成,而且他们还可以提供多重定制化方案。

但是,迁移到UCaaS不仅是要解决当前的通信需求,它还需要解决其他问题,这是为未来做准备,大流行只是灾难的一种,突显了通信服务业务连续性的需求。组织必须为飓风,野火,停电或任何其他可能导致办公室关闭和员工流离失所的灾难做好准备。灾难恢复和业务连续性是基于云的体系结构固有的。迁移到类似SparkleCommUCaaS意味着组织可以在对员工通信造成最小影响的情况下解决灾难。

SparkleComm引入了具有多个视频供稿的视频会议

几年前,对于许多组织而言,要想像完全依靠在线应用程序来运营业务还是要由远程员工来完成工作并不容易。

如今,包括网络会议软件在内的许多在线应用程序已经帮助我们填补了空白,使团队可以在多个不同的地方工作。

现在,为了继续提高远程工作效率,劳格科技研发的SparkleConference-Video提供了具有新的交互式界面的视频会议

让我们来看看可以通过SparkleConference-Video的新视频会议功能实现什么 ?

新的,用户友好的用户界面

SparkleConference-Video的在线会议界面现在具有崭新的外观,主菜单位于顶部,可轻松访问基本功能。

现在,会议中的活动发言人可以通过头像处的麦克风图标来识别。

还可以在与会人员列表中邀请成员,以及对成员进行静音、挂断等操作 。

一次查看多个提要

SparkleConference-Video中的新视频会议功能使您可以与多达100位参与者进行会议,并一次查看25个活动视频源。

将组织成员,客户,合作伙伴或客户添加到您的会议中,并根据需要进行讨论。

SparkleConference-Video没有会议截止时间。可以通过自己挂断或发起人结束会议结束。

视频会议的管理员控制

组织管理员可以为其组织中的所有成员启动或挂断视频会议

如果挂断了视频会议,所有成员都直接退出会议

主持人控件

随着越来越多的组织依靠Web会议应用程序进行远程工作,在线会议的安全性和隐私性已成为关注的问题。

SparkleConference-Video中,会议主持人可以锁定会议并仅允许选定的参与者加入会议

使用此功能,您可以防止黑客和滥用者入侵您的视频会议

如果需要,会议主持人还可以使与会者静音并将其从会议中删除。

确保在线会议安全的5条提示

使用具有正确安全功能的在线会议解决方案并应用这5个提示将有助于防止不请自来的窃听者与私人企业对话。

既然视频会议对于组织来说是最重要的协作工具,那么至关重要的是,必须认识到在线会议的必要安全性,不充分的安全策略可能导致的后果以及如何保护视频通话的隐私。

警示故事

今年早些时候,在使所有人都能在家工作的突如其来的热潮中,这些视频会议安全漏洞浮出水面:

1)过去的“战争拨号”黑客策略是使用随机化器猜测序列中的数字,可以访问不受密码锁定的视频会议

2)一系列在线课程遭到视频炸弹袭击后,波士顿地区的联邦调查局分支机构向学校发出了警告,这扰乱了学习并有时暴露了个人数据

3)科技网站The Verge播放了一个录像机,用成人资料破坏了虚拟欢乐时光

4)通过简单的Google搜索,《华盛顿邮报》在开放的网络上找到了成千上万个录制的视频会议,其中一些公开了个人或专业信息

尽管某些视频会议安全漏洞的后果可能比令人尴尬的事多于危害,但保持视频会议这一事实要求的安全计划与其他在线工作一样多。在虚拟欢乐时光或录制错误的档案中所造成的危害,不会像有人获得机密的公司董事会会议,产品路线图讨论或会计报告所造成的损害那样严重。

因此,重要的是不仅要了解视频会议的安全性,而且要让您和您的同事积极应用在线会议的最佳实践。

确保会议安全的5条提示

减少视频会议被黑客入侵的某些方法是技术性的,而其他一些方法仅需要常识和最佳实践。这里有5条提示,可帮助确保您的在线会议安全:

1、提前对会议进行分类:安排会议时,应为每个会议分配与某些安全协议相匹配的风险级别。这不仅使您可以配置技术,还可以告诉与会人员他们在确保会议安全方面的作用。一个好的经验法则是问:“你会在咖啡店里开会吗?” 如果没有,请尽可能加强安全性。

2、使用唯一的会议ID和密码:唯一的会议ID是您避免战争拨号的主要方法。猜测会议的凭据越难,不请自来的人访问就越困难。如果您的视频会议应用程序为每个人分配一个永久的个人会议ID(就像电话号码一样),则这一点很重要。仅将您的个人会议ID提供给您信任的同事,并始终锁定这些会议以阻止入侵者。您不希望不请自来的人仅仅因为拥有个人会议ID而参加CEO会议。

3、在开始业务之前进行点名通话:人们经常从主计算机以外的设备加入会议,因此只能通过电话号码或通用设备ID(例如“ AT&T上的iPhone XS”)进行识别。了解这些人是谁以及是否应该参加会议。如果您的与会者不在嘉宾列表中,则可以在谈论敏感问题之前将其删除。

4、限制共享:如果所讨论的问题很敏感,请考虑禁止未经主持人许可而邀请他人的人。如果邀请了原始来宾列表之外的人,请确保他们了解会议的性质和安全期望。无论您做什么,都不要在社交媒体,私人Intranet或其他公司平台上共享敏感会议的会议ID或邀请链接。

5、启用两因素身份验证:通过启用会议工具的两因素身份验证功能,可以使与会者更加放心,他们只是说自己是谁。尽管某些用户可能不喜欢该额外步骤,但两因素身份验证和单点登录提供程序(以及大多数电话的安全功能)使此过程尽可能快速,简便。而且,花费额外的几秒钟来实现额外的安全层是值得的。

视频通信的需求不会消失。商业的未来需要能够随时随地与任何人安全地进行通信的能力。使用具有正确安全功能的在线会议解决方案并应用这5个提示将有助于防止不请自来的窃听者与私人企业对话。

音频,网络和视频会议(三)

选择视频会议解决方案

在考虑备选方案时,应解决五个关键标准。尽管还需要考虑其他事项,但这五个标准是选择之前必须确定的基本考虑因素。这五个标准是目标、有效性、技术、位置和成本:

首先,考虑目标。如果会议的目的仅仅是传播信息或听取别人的演讲,那么网络广播可能是最好的解决方案。如果目标是进行讨论,那么电话或在线会议是一个更好的解决方案。如果目标是让每个人都可以处理文档,并讨论他们要进行的更改,然后一起处理这些更改,那么最好的解决方案是包含处理文档功能的在线解决方案。该目标可以确定哪个选项最适合您的会议需求。

其次,考虑每种解决方案的有效性。例如,如果不关心时间,则可能有音频选项可用于编辑文档。可以由一个人负责编辑。该人员将根据讨论做笔记,然后编辑文档,然后将文档发送给其他人。但是,如果需要面对面的互动才能召开有效的会议,那么在线解决方案将是最好的选择。确保会议解决方案有效,将确保达到目标。

第三,研究参与者的可用技术和技术知识。如果拥有在线解决方案意味着要购买新设备,例如网络摄像头和麦克风,那么使用现有电话线的简单音频解决方案可能会更好。如果参与者对诸如文档共享和编辑之类的技术不满意,则需要考虑到这一点。会议的参与者需要对使用该技术感到满意,以便使其有效并达到其目标。

第四,检查参与者的位置。如果每个人都可以轻松驾车或散步,那么传统的面对面会议也许会起作用。如果每个人都位于世界各地,那么在线会议解决方案会更好。如果参与者分散在同一时区,但不在轻松的旅行距离内,那么音频解决方案可能会起作用。参与者的位置可以确定需要哪种类型的解决方案。

最后,研究成本。费用应包括所有相关的费用,例如技术,购买在线平台的使用费用,参与者的时间,差旅和运输费用(如果有)以及任何其他相关费用。人们在同一房间的物理会议通常非常昂贵。但是,在线开会通常会比较便宜,因为他们使用当前可用的技术而无需任何人出差。SparkleComm会议解决方案可以根据预算进行更改。

音频,网络和视频会议(二)

让我们快速了解一下您的业务的一些主要好处。

有效的决策

这意味着要从所有相关人员那里获得输入,以便在决策过程中获得完整而准确的信息。在当今世界,许多企业从包括国际资源在内的许多来源收集信息的情况下,需要一种快速,准确地收集这些信息的方法。会议服务提供了一个完美的SparkleComm解决方案,所有参与者都位于一个位置-虚拟位置。在此类决策上进行协作的能力对企业有利。

降低成本

这是最明显的好处。无需支付员工去出差(机票、酒店费用、食物、出租车等)的费用,甚至可以在城镇各处,员工都可以从他们目前所在的任何位置进行会议。这可能包括各种情况,例如与其他公司人员见面时参与联合项目,以培训新员工或新员工学习新技能的能力。降低成本意味着您的企业可以保持竞争优势,例如以较低的价格提供您的产品或服务或仅仅获得更高的利润。同样,在其正常工作地点参加会议可以使员工参加出现的任何即时问题,而不必等待返回,从而提高了生产率。

实时通讯

尽管当事方可能位于不同的时区和不同的位置,但所涉及的当事方仍可以进行实时通信。这样就可以提问和回答问题,而不会因时区或其他优先级而使对应和延误混淆。

实时通信还意味着参与者之间可以共享文档和程序。能够共享文档和程序意味着更少的编辑时间,将文档发送给审阅和更多的编辑。相反,可以在讨论更改时将其合并,并且参与者可以同时查看最终文档并给予批准。

特征

以下是像SparkleComm一样的会议解决方案提供的一些可用功能的简短列表:

  • 演示文稿共享——最基本的功能,可让您与所有人共享演示文稿。
  • 文档共享——与您的听众共享任何文档。
  • 应用程序共享——与所有会议参与者共享任何应用程序。
  • 桌面共享——共享桌面上的任何内容。
  • 远程控制共享——允许其他参与者接管您的屏幕。
  • 注释——会议期间任何人都可以更改文档。
  • 轮询——请参与者提供反馈。
  • 文件传输——上传/下载文件。
  • 文字聊天——问题和答案的聊天窗口。
  • 视频集成——查看您正在与之交谈的人。
  • 录制和播放——录制整个会议并保存到文件中。
  • 移动集成——在智能手机上使用应用。
  • 在屏幕上绘制并突出显示。