通过5个简单提示结束视频会议疲劳(一)

视频会议经历了一个繁荣的COVID-19的初期并没有太大的惊喜给任何人。视频技术是视觉的桥梁,使我们可以在很多人困在家里的时候面对面见我们的同事和亲人。

最初,在镜头前度过的所有时间都很新颖,甚至很有趣。它使从办公室或教室到家庭的过渡变得更加容易。有了SparkleComm视频会议系统,团队就可以从他们离开的地方接起,更有效地协作,并继续充分参与讨论。但是经过数月的背靠背视频会议,我们许多人都经历了视频疲劳。您(和其他许多人一样)可能会发现自己害怕您曾经喜欢的视频通话。

许多因素导致视频疲劳。观看视频时,会增加压力和被“观看”的感觉。当每个人都显眼地显示在屏幕上时,人们可以对自己的外观,说话和所作的事情更加自觉。在应对大流行的影响时,我们许多人已经比平时承受更大的压力。屏幕上存在的压力会增加这种焦虑感。

另外,由于我们对其他与会者的看法通常仅限于肩膀以上,因此我们错过了肢体语言提示。我们的大脑需要更多地关注面部表情和语气,以推断人们的想法和感受。当几个人以网格视图形式出现在屏幕上时,这项工作的难度将成倍增加。最后,诸如音频延迟和屏幕冻结之类的技术故障可能会使与会者感到沮丧,并使有效沟通更加困难。

SparkleComm视频会议已经成为一种通讯方式,而不仅仅是工作。我们中的许多人都依靠视频与朋友保持联系并上学。结果,我们将工作和个人时间都花在了摄像头上,而这些时间加起来很快。难怪人们会发现视频会议不堪重负。

幸运的是,您可以采取一些措施来减轻视频疲劳,同时仍然与同事互动并完成工作。以下五个技巧将帮助您为视频会议电池充电。

消除视频会议疲劳的五个技巧

1.问问自己是否真的需要视频。

视频会议技术具有明显的优势。它使我们能够与与会者保持更个人的联系,并使人们参与其中。但是,有时没有必要。如果您要安排会议,请考虑与其他参与者见面有多重要。使用视频通常可以更好地进行客户会议和集思广益会议,但是在关闭相机的情况下,例行签到和状态更新可能同样有效。

SparkleComm帮助这家保险企业实现梦想

很少有企业会声称他们提供的产品或服务可以帮助全世界数以百万计的人。但是保险行业就是其中之一。

但是,在大流行来临之际,当人们无法上班时,保险公司如何在锁定期间继续日常工作并维持正常的业务运作呢?追溯到COVID-19的前几年,有一个保险企业实际上就已经完全改变了他们团队的沟通方式。

他们的信息系统和数据质量总监解释说:“我们的办公室已经不多了。” 越来越多的合并导致人员增加。随着企业寻求更大的办公空间,他们的IT团队意识到这一举动创造了一个机会,可以淘汰他们的旧电话服务,并用更现代的移动云解决方案代替它。

因此,他们迁移到了SparkleComm的“随处工作”云统一通信解决方案。随着时间的流逝,他们的员工具有远程办公的灵活性,这将变得越来越重要。最大的好处是他们不再局限于任何地点,他们可以在任何设备上的任何地方拨打电话,将电话转接到合适的人,无论他们身在何处……而呼叫者只会以为他们都在办公室,这就像一个魔术。在SparkleComm统一通信应用程序中,您不仅可以拨打电话(使用您的公司电话,而不是私人电话号码),还可以检查语音邮件。

当他们首次推出SparkleComm的云统一通信解决方案时,这家保险公司主要致力于改善其为员工提供的电话服务。该团队以前从未具有复杂的呼叫队列之类的功能,而且他们也从未能够从任何地方接听和拨打商务电话。这是切换到SparkleComm的重要原因。当然,团队可以使用台式机和移动应用程序拨打电话。但是他们很快意识到,他们不仅可以打电话,而且现在还可以在SparkleComm统一通信应用程序中进行视频会议和团队消息传递。

IT团队的梦想

对于IT团队而言,帮助员工找出计算机和其他设备的技术问题只是常见的,这是不可避免的,而在最坏的情况下,这是非常耗时的日常任务之一。特别是当您的员工不在同一办公室时,因为您不可以步行到某人的办公桌亲自进行故障排除。现在,借助SparkleCommVideo,他们可以进行视频通话。即使在不同的地方,也可以跳视频聊天,让员工分享他们的屏幕,然后让他们引导解决问题,以便帮助他们解决问题。在SparkleCommVideo中,您可以选择要共享的屏幕。不仅在实用层面上很棒,而且在其主要的通讯工具中内置了视频会议,还可以轻松地使整个团队保持联系并了解每天的情况。

IT领导者对工作的未来说的三件事(二)

3.确保办公室员工和远程员工之间的无缝协作

圆桌会议上的IT领导者同意,尽管远程员工不在办公室会议室,但他们应该是会议的正式参与者。挑战在于弄清楚如何确保现场和远程工作人员能够平等地参与会议。

大流行带来了一个独特的优势:视频会议。由于大多数员工都在远程工作,因此每个人都只是屏幕上的一个方框,并且没有办公室内的与会者来主导对话。大流行结束后,IT团队需要确保会议不会像大流行前时代那样由上班族主导,而是要继续在COVID-19期间建立平衡。一种建议是关闭办公室会议室,并坚持每个人都从办公桌上登录视频会议。另一个提到他的组织测试了增强现实和虚拟现实技术,人们可以在其中创建化身并在虚拟空间中相遇。

一位IT高管为会议室配备了大型投影仪,因此办公室工作人员可以更清楚地看到通过SparkleComm视频会议进行连接的远程同事。其他人则认为,对会议的担忧被夸大了,其国际分支机构的员工已经恢复正常。 当这些跨国公司举行会议时,包括来自美国和其他地区的人,这些人通过SparkleComm视频会议进行联系,因此上班族将更加了解远程工作者,并确保他们参与其中。 

通信技术在未来工作中的作用

在大流行期间和大流行之后,将要求IT领导人更快地做更多的事情。IT经理还必须支持其自己的IT组织内的灵活工作安排。这意味着要确保远程员工拥有相同的晋升机会。IT主管必须单独查看每位员工,并允许他们在最舒适,安全和高效的地方工作,无论是在远程,现场还是两者兼而有之。

组织如何实现这一目标归结为他们的技术堆栈。借助脱节的协作应用程序,员工可以自己忙于解决沟通方面的障碍,使他们默认为低效率的沟通形式。当远程团队合作的障碍太多时,员工将只能独自工作。这限制了创新,使公司在新冠肺炎后时代缺乏实力。

确保有效协作的关键是将所有基本通信工具捆绑在一起的SparkleComm统一通信。借助用于团队消息传递,视频会议和电话的SparkleComm单一平台,员工可以从世界任何地方访问重要的对话,文件和会议。无论员工是在办公室,在家工作还是有灵活的时间表,位置都不会妨碍团队在未来的工作中进行协作。

IT领导者对工作的未来说的三件事(一)

当3月COVID-19袭击时,每个部门的IT组织都迅速转移了工作重点,以提供在家工作的工具和资源。六个月后,IT领导者必须采取下一步措施:在大流行期间使用技术改善业务运营,并为大流行后的工作环境做准备。

在近期虚拟圆桌讨论中,多个行业的IT领导者讨论了他们当前面临的挑战以及他们正在追求的创新项目。 根据讨论结果的说法,三个主要挑战是:

1.加快数字化转型,同时降低成本

在冠状病毒爆发期间,数字化变革席卷了每个行业,IT部门争相为员工提供维持生产力所需的计算机,SparkleComm统一通信软件和其他应用程序。

现在,支持远程工作人员的最初危机已经结束,IT部门承担了两个看似矛盾的优先任务:继续加速数字化转型,同时降低成本。

面对预算限制和预算削减,IT领导者正在投资可促进销售或简化组织运营的技术,从而提高了利润。

例如,一些组织正在将其应用程序迁移或重新架构到云中以节省资金。一些公司专注于自动执行任务的技术,从而使组织可以用更少的人做更多的事情。其他人则在人工智能或机器学习方面进行投资,以帮助销售团队更好地了解客户的偏好,或者允许IT团队预测并防止停机和设备故障。一位IT主管说,虽然这不容易实现,但关键是要确保您的IT团队留出空间来投资于新技术重点。

由于业务领导者现在需要在COVID-19中加快数字化转型,因此IT团队现在有资源更快地实施新技术。实际上,圆桌会议上的一位IT管理员表示,在过去的六个月中,他已经看到了两年的变化。

2.灵活的工作安排是未来

冠状病毒危机结束后,很明显的一件事是:远程工作仍然存在。领导人坚信,绝大多数员工在办公室工作时,他们的组织不会回到COVID-19之前的日子。相反,他们希望使用一种混合模型,其中一些将在办公室工作,一些将永久远程,而另一些将有灵活的工作安排,轮流工作日。这意味着IT部门将不得不支持在任何地方工作的员工。

实际上,一些IT团队已经开始通过多因素身份验证提高安全性来增强其在家工作的技术。他们还确保将被允许进行永久远程的工人能够使用他们在办公室中拥有的技术,例如双显示器和SparkleComm统一通信系统。

视频会议清单:如何主持视频会议(一)

工作场所正在改变。越来越多的公司开始求助于远程工作者、自由职业者和外部顾问来提高工作效率。

实体办公室不那么重要。现代团队不需要坐在一起一起工作。

现在销售也是如此。客户可能更愿意让你坐在屏幕的另一边,而不是出现在他们的办公室里。这样对他们更方便,对你们的销售人员也更有效率。

尽管如此,我们还是会开会。无论是销售人员会见新客户,还是向整个公司展示你的季度回顾。

只是,与其找到会议室,把每个人都从办公桌上拉出来,会议可以在任何地方轻松地参加和展示。

这一切都要归功于视频会议

为什么要举办视频会议?

仍然有很多商人对视频会议的想法感到不舒服。他们要么不相信这项技术,认为它只是一种时尚,要么仍然不惜一切代价坚持面对面的想法。

但有时旧的想法需要被抛在脑后。我们现在有机会让更多的人更容易、更有效率地开会。面对面的交流有时仍然是必要的,但在很多情况下并不合适。

相反,视频会议非常适合以下情况:

远程团队--你们仍然可以定期见面,互相联系,而不必在同一间屋子里。这可能就是为什么你有一个远程团队的首要原因。 销售电话--想要和你的电话一起分享幻灯片或显示你的屏幕?视频会议可以让你轻松地向每一个利益相关者展示,而不必出现在他们的家门口。 记录会议--使用视频会议的另一个好处是,错过了视频会议的人可以在以后参考视频。 只需要参加部分会议的人--你是否曾经因为一件小事需要你的意见而不得不坐着开完一个很长的会议?视频会议可以让人们在必要时来来去去,而不必离开他们的办公桌。

相信吗?太好了。如果您是第一次开始,您可以下载我们的视频会议清单

技术必备的条件:

视频会议不同于一般的会议有一个明显的原因:你们不在一个房间里。你们依靠现代技术把你们聚在一起。

如果这是你第一次做这些,你需要什么?

1. 稳定的互联网连接

我们都有过中途中断的Skype电话。或者每个人切换到音频只是为了保持对话的活力。

如果在视频会议期间发生这种情况,不仅看起来很糟糕,而且会破坏整个目的。

你可以用各种不同的工具在几秒钟内检查你的网速。谷歌推荐来自测量实验室的网络诊断工具,服务提供商如AT&T和Verizon也提供他们自己的诊断工具。

SparkleComm,如果您想主持一场直播会议或网络研讨会,我们建议您的上传和下载速度为15Mb/s,如果您是与会者,则建议您的上传和下载速度为5Mb/s。

2. 实心麦克风和网络摄像头

有两个关键因素使这次会议成为“视频会议”:声音和视觉。很明显,观众需要看到谁在说话,听到他们在说什么。

如果你是为一个大的、高端的观众做这些,你可能需要投资一些专门的设备。我们推荐这些麦克风和摄像头用于网络研讨会,它们也将是理想的视频会议。

3.优秀的视频会议软件

会议的成功取决于你使用的视频会议软件的质量。有很好的选择,也有一些不再是最先进的。

需要注意的几件事:

1)观众不需要下载任何东西。 2)web会议应该准备好参加,只有一个链接。 3)一个简单的聊天功能。 4)大多数web会议工具都有这个功能,但是检查一下还是很重要的。 5)共享文件的能力。

你可能想在演讲时分享你的幻灯片或其他资源。最好是在会议中进行,而不是在后续的电子邮件中。如果你想让你的视频会议成功,这是你必须做的一项主要投资。所以要做好功课。

4. 清晰的照明

这是很容易忘记的一点,因为你可能认为你的办公室有不错的照明。毕竟,当你们一起在房间里时,你很容易就能看到每个人。

但在摄像头上,事情通常看起来不同,特别是如果你使用的是内置摄像头。所以,在直播之前先看看主持人的样子是值得的。可以很简单地搬到房间的另一个地方,或者面朝窗户坐着。

再说一次,你不必为视频会议购买特定的灯。只要确保演讲者清晰可见即可。

为了提供帮助,这里有一个关于完美的网络会议和视频会议设置的快速指南。如果这是为你自己的团队——一个内部会议——你可能不需要担心。只要确保你的电脑有一个高质量的网络摄像头,而且你的麦克风至少能工作。

事先检查一下。对于大多数视频会议的主持人来说,没有什么比在开始时等待10多分钟来让他们的声音和视频工作更糟糕的了。

这可能比你实际需要的要多……但你明白我的意思。

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