在线和亲自举行会议的注意事项(二)

安排在线会议或面对面会议时要避免的陷阱

为了了解如何有效地在线或亲自进行会议,以下是一些常见的会议错误,您需要注意这些错误,避免在下次您负责安排会议时发生这些错误。

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1)选择错误的会议形式。

您必须了解,有时最好进行一次在线会议,有时最好是亲自见面。如上所述,第一次见面时最好亲自见面。但是,在很多情况下,不需要亲自开会,而且涉及的每个人都可能会觉得视频会议更合适。例如,当需要进行快速的非正式聊天时,SparkleComm视频会议是最佳选择。

2)没有向所有与会者充分提供会议通知。

您可能已经在商务中心预订了会议室,安排了餐饮并制定了最终的会议议程,但是如果您没有向与会人员提供足够的通知,而您的会议就要开始了。在线会议也是如此,因为您会浪费时间,尽管您不会预定会议室。所以选择一个能提前预约通知的视频会议系统很关键,劳格SparkleComm视频会议系统就能很好的完成这一点,避免发生没有向所有与会者充分提供会议通知的错误。

3)忘记指定会议负责人。

无论您是在会议室,办公室还是在线会议,没有领导者(或将领导会议的人)都是一个大错误。为了使会议具有建设性,他们需要带头。这样可以确保会议继续进行。传统上,无论开会地点在哪里,安排会议的人都将主持会议。劳格SparkleComm视频会议具有多重的权限控制功能,包括:拥有者、管理者、主席、成员、参与者等等,每个权限角色有清晰的功能区分。

4)无法创建会议议程并使每个人都知道。

创建会议议程并将其通知与会者非常重要,特别是对于涉及三个或更多人的正式面对面会议而言。

人们通常认为这是一种良好的礼节(尽管举行非正式视频会议并没有那么多必要),以便让其他人知道会议的目的。这可能只是一封简短的电子邮件,上面有几个要点,概述了您计划讨论的内容。

这些重要的考虑因素以及其他许多因素,例如:保持会议的气氛和节奏富有建设性,在会议之后进行跟进以确保达到目标等,这些因素都适用于在线会议以及亲自举行的会议。此外,作为业务专业人员,重要的是要精通进行视频会议和面对面会议,以展现领导才能并成为贵公司的重要资产。

在线和亲自举行会议的注意事项(一)

随着数字技术的普及,商务人士越来越倾向于在线开会,而不是亲自开会。这是可以理解的趋势,更不用说在许多方面具有内在的好处了。但是,进行面对面的会议仍然很重要,如果除了建立更强大和更有意义的业务关系之外,没有其他原因。

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在线会议和面对面会议的好处 

1)面对面的会议为印象留下了更多的机会。

在企业中,印象不仅重要,而且印象深刻。这就是为什么在视频会议之前进行面对面会议很重要的原因。在线会议是维持关系的好方法,但不是建立关系的好方法,这主要是由于缺乏肢体语言和阅读面部表情所涉及的困难。劳格SparkleComm视频会议虽然是在线会议,但它可以实现面对面的交流,完全能看清对方的肢体语言和表情神态,如果你想要面对面会议,SparkleComm在线视频会议是你不错的选择。

2)在线会议更便宜,因为没有人出差。

这是在线会议的一大好处,这也许是许多商人在线进行会议而不是亲自进行会议的最重要原因。旅行不仅涉及金钱,而且涉及时间,在业务中这通常是同一回事,因为时间等于金钱。

3)在办公室外亲自开会意味着每个人都不在案。

这不仅意味着记录会议,而且还意味着有机会见面和讨论真正的想法,而不必担心在拥挤的办公室中被窃听。在办公室外面对面开会是有利的,并且可以帮助商人了解真实的故事。通过寿司,拿铁咖啡或在街区漫步,我们的客户可以通过电话或电子邮件的方式让我们知道更多的色彩。

4)在线召开会议有助于保持关系,尽管距离遥远。

第一次与重要的业务伙伴或客户会面时,第一次面谈固然有利,但有时人与人之间的地理距离相距遥远,举行在线会议是保持重要关系的绝佳方式。与业务同行和客户保持联系对于使您的业务平稳运行至关重要。劳格SparkleComm的高清视频会议解决方案使用户可以随时随地在全球范围内举行多点高清视频会议

座机电话正在下降吗?

作为消费者,我们只是不局限于某个地点,因此座机不再像以前那样重要。我们在不知不觉中没有办公室的情况下就移动进行讨论,共享文档甚至完成交易。实际上,在一个地方开展业务变得越来越少见。企业已经变得移动起来,员工遍布不同的地理区域,在火车上以及在各大城市,固定电话实际上已经死了。

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日常会议总是包含共享联系人详细信息,例如:电子邮件地址,电话号码,以及(不那么频繁)社交链接和即时消息ID。如今,最经常与他人共享的电话号码是移动电话,很少有固定电话。

作为普通消费者,宽带和移动电话是所有需要的连接性。两者的重要性已开始为我们的沟通方式提供信息。我们不是在谈论铃声,我们是在谈论电话对话,消息传递和数据。当面对固定电话时,与智能手机相比,我们许多人都对固定电话的“哑”感到沮丧。

对于我们中仍然需要办公室的人们,我们需要与他们交谈的东西,尤其是在办公室里。因此,在某些情况下,旧手机的隐喻仍然有用。事实是,与老式的接收器通话要比轻薄的手机听一个小时还舒服。

电话已通过VoIP(如SparkleComm)重新启动。VoIP代表Internet语音协议。这意味着,就像我们的移动电话一样,SparkleComm VoIP电话服务是通过网络(通常是Internet)提供的,而不仅限于位置。因此,用户现在可以在可以访问Internet的任何地方依靠高质量的电话服务。而且,通过轻松访问电话租赁,用户可以完全控制他们使用的设备,并且始终能够掌握最新的技术趋势。

接收器可能看起来像旧手机,但功能范围更大。从短信和自动接收服务,到从世界任何地方访问,此款新手机功能更强大,并提供更多好处。座机只是一片空白,而SparkleComm VoIP则使我们能够从世界上任何地方下载呼叫数据,无论是在家里还是在外,在咖啡店还是在机场。借助SparkleComm的一些最新移动功能,用户比以往任何时候都拥有更大的权力。

VoIP的灵活性以及我们不断变化的通信期望使旧电话降级了。在线电话使企业具有灵活性和重点。

SparkleComm VoIP是您业务的升级。无论您是需要在该国的另一边开设新的办公室,即时调整营业时间,还是优先处理最重要联系人的电话,SparkleComm在线电话都可以在您工作时调整您的工作方式。我们的旧手机用铜线绑在办公室的特定角落。有了Internet,云计算以及一个更加互联的世界,我们就不会局限于全球任何一个地方,企业必须并且正在变得越来越以移动设备为中心。

我们不再局限于书桌,我们正在看到向移动的转变,从我们的习惯开始,我们就跟随着习惯去工作。我们所知的电话是古董,是不同时代的遗物。VoIP为各种规模的企业提供了原来只有技术巨头和全球公司才能负担得起的通信工具。互联网和在线电话的结合提供了更好的通信,并将旧的固定电话席卷而去。

最新的VoIP技术——以及它们如何使您的业务受益

互联网协议语音(VoIP)系统使世界各地的企业能够简化其通信系统。只需宽带互联网连接,一台计算机以及一台传统电话和适配器(或专用VoIP电话),企业就能捆绑其互联网/电话成本并节省大量资金。此外,SparkleComm VoIP使企业不仅可以增加其电话服务的功能和范围,还可以简化其内部和外部业务通信。

以下是VoIP技术的最新趋势,最大趋势和功能,以及如何利用它们来更有效地开展业务。

托管云PBX框

尽管VoIP的优势之一是它的简单性(您可以仅使用专用电话或适配器立即激活VoIP),但是如果您真的想最大程度地赚钱,值得投资基于云的托管私人分支机构交换(PBX)系统。这基本上是一个企业系统,可将VoIP从电话服务或互联网提供商手中夺走,并为您的系统提供自定义的托管和管理。PBX系统为其业务客户管理整个线路网络,并提供高级呼叫管理,呼叫路由,呼叫记录和语音邮件通知等功能,以及大量的统一通信(UC)服务。主机系统管理所有维护,便捷的云存储可立即访问号码和联系人,而无需占用宝贵的系统存储空间。通过帮助提供更好的客户体验,基于云的VoIP主机中心还可以平均节省27%的公司成本。

VoIP / 统一通信协作

由于由万维网联合会开发的开源技术(WebRTC),VoIPUC服务现在可以合并为可行的应用程序,可以代替电子邮件使用。这些应用程序可以利用VoIPUC功能来提供聊天和即时消息传递,也可以实现到视频会议中。

VoIP与其他基于云的管理工具的集成

当今的业务管理工具必须能够执行多任务处理并与其他平台集成,VoIP也不例外。借助基于云的平台,利用应用程序编程接口(API)的工具和产品,VoIP可以与计费系统,服务台程序,公司联系中心和客户关系管理软件集成在一起。这将进一步简化公司/客户的沟通,也可以提高处理客户支持时的响应速度。

VoIP与物联网的集成

它不只是一个新的流行语:物联网正在迅速成为一种生活方式,不仅在企业中,而且在家庭中。

根据西门子的研究,到2020年,可能有260亿个事物连接到互联网。从业务角度来看,这意味着可以将VoIP技术集成到执行从电源到计算机的众多远程控制任务中。打开办公室灯。更重要的是,如果您是在虚拟办公室中工作或出差,则可以使用VoIP远程设置计算机显示器和其他办公设备,预留和自定义工作区以及转移您的公司电话号码-触摸平板电脑或智能手机上的按钮。

随着SparkleComm VoIP技术的不断发展,很明显,该平台将扩展到远远超出其原始功能的其他功能。由于这些进步,SparkleComm VoIP已成为令人兴奋的商业工具,具有惊人而深远的潜力。

VoIP业务应用(二)

通过SparkleComm VoIP定制业务应用

在家办公或远程办公

考虑一下个人和企业通常如何使用电子邮件。它没有连接到特定的设备或位置,而是连接到单个用户。因此,您可以在工作时从智能手机,笔记本电脑或台式机访问电子邮件。不在其他时区或国家/地区都没关系。SparkleComm VoIP可以完成电话通话。

这也许是SparkleComm VoIP最为人熟知或广泛使用的业务应用程序。企业可以利用VoIP端点的可移植性,使员工可以在家中,客户现场甚至在旅途中进行工作。个人可以简单地使用软电话通过他们的办公室号码从任何位置拨打和接听电话,客户永远不必知道他/她现在不在他们的办公桌旁。

业务连续性和弹性

组织最关心的问题是如何在灾难或紧急情况下恢复正常工作。传统上,将员工转移到新位置通常意味着需要对电话系统进行大量的重新布线或重新编程。借助VoIP,组织可以在任何需要的地方建立备份位置。这些站点可以在几分钟之内上线,即使出现问题,业务也可以照常继续工作。假设使用托管VoIP服务的企业遭受大火。借助SparkleComm VoIP,可以将员工简单地转移到备用办公室并继续工作,甚至可以将其送回家以从那里继续工作。

客户开发的智能应用程序

尽管开发人员和供应商引入了许多VoIP功能,但客户也为生态系统的创新做出了贡献。一些企业将其电话系统链接到各种企业IT系统,以增强客户服务,供应链管理或团队协作。

例如,一个组织可以实施一个业务应用程序,以在供应链中断的情况下自动触发与相关人员的电话会议。可以通过他们最接近的任何设备联系这些用户,从而避免了与常规固定电话相关的延误。

度假村可以将电话系统与客户数据库集成在一起,以便将高价值或高优先级的呼叫自动路由到有权做出决策的高级管理人员,从而有效地绕开了一线员工。同样,医院可以部署一个智能应用程序,如果特定患者需要医疗帮助,则该应用程序仅向特定的护士和医生提供自定义警报,而不是广播一般警报。

实际上,许多供应商正在利用从特定实施中获得的知识来开发可出售给其他客户的解决方案。因此,SparkleComm VoIP的创新在很大程度上受到客户的推动,从而可以不断扩展和扩展可完成的范围。