家庭办公室设置的5个UC注意事项(一)

COVID-19的传播意味着重新开放办公室和组织的持续不确定性,现在正采取措施将部分或全部员工保留在永久的远程工作环境中。劳格提出了五种最佳实践,以使用正确的统一通信工具促进永久性远程办公室设置。

随着COVID-19在家办公的订单逐步取消,各州开始恢复日常生活的样貌,我们不应该假定劳动力会自动返回办公室。

在大流行期间,全球企业都了解到,在家办公时,他们的员工队伍同样强大,而且功能强大,尤其是在充分利用SparkleComm统一通信(UC)等技术时。但是由于种种原因,导致我们变得遥不可及,因此通常匆忙进行设置,并将其作为临时安排进行管理。

现在,许多组织决定将部分或全部员工保留在永久的远程工作环境中,因此必须花费时间和资源来建立永久的在家工作设置。

SparkleComm UC将是通过各种可以轻松,快速实现的技术实现顺畅通信的关键。以下注意事项将使有效的永久UC远程设置成为可能,同时还使员工保持生产力和敬业度。

1.硬件

对于硬件和家庭办公室,尤其是有关计算机和电话的考虑因素将决定您如何有效利用UC

由于许多组织仍在为每个团队成员部署台式电话,因此那些转向永久家庭办公室设置的组织可能会考虑将台式家庭电话随身携带。当台式电话是VoIP电话(最有可能是VoIP电话)并且可以连接到家用路由器时,此方法效果最好。

另外,也可以选择将手持设备或桌面应用程序用于软件电话技术,最有可能的情况是使用桌面选项。

当涉及到UC 的网络会议元素时,在我们许多人都在旁边工作的笔记本电脑旁边配备一台显示器,而远程操作则使我们能够在一个屏幕上记笔记,并在另一个屏幕上让网络摄像头运行会议,从而确保团队成员的感觉在通话中与其他人联系,同时轻松记笔记。

重塑COVID-19之后的会议室的未来(二)

在设施经理担心需要三倍于会议室的数量之前,请考虑并非所有人都全职回到办公室。许多办公室工作人员长期以来一直希望在家中工作,但是他们面临着经理们的抵制,他们认为生产率会受到影响。这不再是这种情况,甚至在COVID-19之后的环境中,远程工作将是许多公司的经营战略的一个重要组成部分。

对于设施经理来说,结果是一个平衡:在通常的一天里,办公室里的人员会更少,但需要更多地分散。您可能不需要更多空间,但是您将不得不进行不同的设置,例如您需要设置远程需要的SparkleComm视频会议系统。

科技如何减轻负担

新技术可以大大改变会议室的设计。第一个领域是非接触式控件。我们接触的公共表面越少,通过或收缩某些物体的可能性就越小。如果可以避免的话,我们不想在会议室戴手套。同时,有关会议室语音控制的争论可能不再是争论。我相信语音辅助会议室将很快变得非常普遍。另一个选择是基于应用程序的房间控件,例如SparkleComm视频会议系统。我不想拿起会议室遥控器,那么为什么不让SparkleComm视频会议应用程序代替我们的会议室?

会议室技术还将帮助解决社会疏离问题。我们不会挤在免提电话旁,呼吸彼此的空气。我们也不会肩并肩坐着,以帮助我们在镜头前看起来不错。我们的音频和视频系统(如SparkleComm)已经适应我们的新要求。无论我们坐在哪里,我们都需要能够覆盖整个房间的音频。我们需要的视频既可以以看起来不错的方式来框定与社交保持距离的人,也可以在他们说话时以感觉自然的方式在他们之间切换。

随着工作空间的重新构想,将遵循一套新的会议室设计最佳实践。今天的情况太新了,最佳实践不存在。我们以前从未做到过,我们都将共同开始旅程。但是,在重新评估会议室的未来时,请记住这一点:您的团队应该感到安全,如果他们的工作空间支持社交疏散和指示共享空间整洁的准则,那么他们的工作效率将更高,压力也较小。

重塑COVID-19之后的会议室的未来(一)

在让员工舒适地回到会议室之前,公司将需要技术来帮助他们重新思考会议室设计的未来。

远离社会会成为一种永久的生活方式吗?如果安全的话,我们会回到握手和拥抱上吗?似乎不太可能。据说握手是在选择剑的时代开始的。人们握手来表明他们不会互相攻击。我认为不再需要这种行为了,至少在典型的办公室环境中不再如此。握手是不同时期的不卫生的打招呼方式,至少在我看来,没有它,我们会更好。

这不仅限于握手。在一个小房间里有很多人呼吸相同空气,与人并肩而坐,面对面甚至能感受到对方的唾沫的交流......这些都会让人感到不舒服,至少在这个特殊时期。

将安全房间作为优先事项

在COVID-19之前的日子里,会议室的设计非常简单。所有这些房间必须功能齐全。无论我们的工作团队需要什么功能,都必须得到支持。房间必须直观且可靠,以使团队能够高效工作,而不会因复杂的会议室工具而烦恼。最后,房间必须具有吸引力,团队,以及更重要的是他们的老板,想要拥有酷技术的漂亮空间。但是,今天,会议室的未来必须考虑一个新问题:我们必须让人们感到安全。

这可以通过政策变更,房间设计变更和新技术的组合来实现。政策的变化将决定社会卫生的新规范。清洁指南将指导会议之间如何对房间进行消毒。大公司可能会雇用更多的清洁人员,而小办公室可能会依赖确保会议参加者自己知道在会议开始前如何擦拭高接触表面。洗手液站将随时可用,必须完全重新考虑或消除共有的食物区域,我们有很多事情要解决,我们才刚刚开始,还没有所有答案。

会议室设计中最明显的方法是重新定义会议室的大小,以便可以加强社交距离。减少会议室中的所有其他椅子(甚至更多)是一个好的开始。典型的10人会议室现在变为三人社交区。原来的三人杂物间现在是一个单人可视电话亭。甚至不需要会议室,直接使用SparkleComm视频会议系统就可以,因为SparkleComm视频会议系统模拟会议室空间,可以给与会者一个全新的安全的无接触式体验。

明天会议室的7个要点(二)

4.视频会议系统

由于明天的会议将包括办公室内和远程工作人员,因此企业需要部署电话会议软件,以将分散的劳动力连接在一起。基于云的电话会议软件将视频会议系统的所有组件结合在一起——会议室中的摄像机,麦克风和扬声器,以及远程工作者的计算机或智能手机。

通过像劳格科技SparkleComm这样的基于云的视频会议解决方案,物理会议室中的人们可以通过单击平板电脑来启动视频会议。另一方面,远程工作人员只需单击其日历软件中的会议链接即可加入会议。

5.电源线

如今,员工不停地开会,而他们经常将笔记本电脑和智能手机带到会议室。不要让移动设备用尽电池寿命。公司需要在会议桌上安装电源插座和USB端口,以便员工可以插入电源并为其设备供电。

6.白板

有时,您需要在会议室中使用老式的白板来记下想法或在会议中绘制图表。但是,您也可以部署交互式或数字白板,使员工可以使用手写笔甚至手指在白板上书写或绘图。

这些设备可以支持SparkleComm视频会议,并允许用户保存屏幕并与会议参与者共享屏幕,因此他们不必亲自做笔记。某些数字白板允许用户连接其笔记本电脑或智能手机,以便他们可以将设备中的内容共享到白板上。  

7.视频线

视频电缆对于不需要综合视频会议系统的会议室非常有用。对于可容纳两到四个会议参与者的小会议室,企业可以安装HDMI或DisplayPort电缆,因此员工可以快速将笔记本电脑与电视显示器连接起来共享屏幕。

未来的会议室将所有工人召集在一起

在COVID-19爆发期间,公司离开了办公室和实际的会议空间,但是对于许多人来说,这只是临时决定。当他们返回时,许多人将建立一个混合的工作环境,其中包括办公室内和远程员工。这就要求领导者重新设计其物理会议室,以包括视频会议设备,以支持分散的员工队伍,并使员工无论身在何处都能进行协作。

现代视频会议设备即插即用,并且比过去的早期网真设备更加经济实惠和用户友好。例如,劳格科技SparkleComm是一个基于云的视频会议解决方案,可为企业提供各种规模的物理会议室的高端视频会议体验。它与现成的视频会议设备无缝集成,并且非常易于部署和使用。

借助SparkleComm,会议室中的员工可以通过触摸iPad发起视频会议,而远程员工只需单击一下Google或Microsoft Office日历中的会议链接即可轻松地参加预定的视频会议。该技术使办公室员工和远程工作人员可以一起参加明天的会议,并进行有效的沟通和协作。

明天会议室的7个要点(一)

参加视频会议是我们新的在家工作方式的一部分。过去,由走进办公室里挤作一团的人组成的团队现在变成了单击屏幕上的按钮以进行沟通和协作的团队。我们只需打开屏幕并加入对话即可。

大流行结束后,公司更有可能为员工提供更灵活的工作安排。有些将专门在办公室工作,有些将全职进行远程工作,而另一些将进行混合。这意味着企业将拥有办公室和远程工作人员的组合。公司必须为这种情况做准备,并改造其传统会议室以容纳分散的团队。

明天会议室的基本工具

当企业计划员工何时以及如何恢复工作时,他们需要为会议室配备这七种技术,以创造最终的视频会议体验。  

1.大电视屏幕

膝上型计算机可以在紧要关头工作,但是除了最接近膝上型计算机的人之外,没有人能够在屏幕上看到远程工作人员。为了获得最佳会议体验,组织需要投资于大型高清显示器。员工在家中拥有高清电视,并期望在工作场所中获得相同的高质量视频体验。

大型显示器用途广泛,可用于SparkleComm视频会议和演示。如今,4K和UHD(超高清)显示器可提供最高分辨率,提供更清晰,更明亮的视频和更鲜艳的色彩。这将使远程工作人员在屏幕上看起来完美无瑕,并且如果员工共享他们的计算机屏幕,设计和图像将看起来更加精确。

2.摄像机

当今的摄像机充满了最先进的功能,包括4K视频和平移-倾斜缩放功能,该功能可以自动对焦并自动对房间中的活动扬声器进行取景和放大。

如今,新的摄像头取代了静态图像的静态摄像头,而使远程工作者可以更好地看到谁在讲话,并感觉与会议更加紧密。实际上,当今的某些摄像机还具有减少阳光刺眼,消除阴影并平衡会议室照明的技术。

3.扬声器和麦克风

不良的音频会打乱会议,并使视频会议双方的员工感到沮丧。幸运的是,企业可以在各种扬声器和麦克风中进行选择,以确保为办公室内和远程员工提供高质量的声音。

如今,新的音频系统通过专注于有源扬声器并减少背景噪声来提供更好的声音。一些视频会议解决方案是多合一的单元,其摄像机具有条形音箱的内置扬声器和麦克风。加上使用高品质语音质量的SparkleComm视频会议系统则更能提高会议效率。对于较大的会议室,公司可以安装附加的扬声器和麦克风,以确保音频均匀分配,并且可以在整个房间内拾取人们的声音。  

企业可以在会议桌上放置多个扬声器和麦克风,因此每个与会者都可以讲话和聆听。他们可以部署无线麦克风,使扬声器能够在房间内漫游。他们还可以安装一个天花板麦克风,该麦克风可以在整个房间内拾取人们的声音。