确保在线会议安全的5条提示

使用具有正确安全功能的在线会议解决方案并应用这5个提示将有助于防止不请自来的窃听者与私人企业对话。

既然视频会议对于组织来说是最重要的协作工具,那么至关重要的是,必须认识到在线会议的必要安全性,不充分的安全策略可能导致的后果以及如何保护视频通话的隐私。

警示故事

今年早些时候,在使所有人都能在家工作的突如其来的热潮中,这些视频会议安全漏洞浮出水面:

1)过去的“战争拨号”黑客策略是使用随机化器猜测序列中的数字,可以访问不受密码锁定的视频会议

2)一系列在线课程遭到视频炸弹袭击后,波士顿地区的联邦调查局分支机构向学校发出了警告,这扰乱了学习并有时暴露了个人数据

3)科技网站The Verge播放了一个录像机,用成人资料破坏了虚拟欢乐时光

4)通过简单的Google搜索,《华盛顿邮报》在开放的网络上找到了成千上万个录制的视频会议,其中一些公开了个人或专业信息

尽管某些视频会议安全漏洞的后果可能比令人尴尬的事多于危害,但保持视频会议这一事实要求的安全计划与其他在线工作一样多。在虚拟欢乐时光或录制错误的档案中所造成的危害,不会像有人获得机密的公司董事会会议,产品路线图讨论或会计报告所造成的损害那样严重。

因此,重要的是不仅要了解视频会议的安全性,而且要让您和您的同事积极应用在线会议的最佳实践。

确保会议安全的5条提示

减少视频会议被黑客入侵的某些方法是技术性的,而其他一些方法仅需要常识和最佳实践。这里有5条提示,可帮助确保您的在线会议安全:

1、提前对会议进行分类:安排会议时,应为每个会议分配与某些安全协议相匹配的风险级别。这不仅使您可以配置技术,还可以告诉与会人员他们在确保会议安全方面的作用。一个好的经验法则是问:“你会在咖啡店里开会吗?” 如果没有,请尽可能加强安全性。

2、使用唯一的会议ID和密码:唯一的会议ID是您避免战争拨号的主要方法。猜测会议的凭据越难,不请自来的人访问就越困难。如果您的视频会议应用程序为每个人分配一个永久的个人会议ID(就像电话号码一样),则这一点很重要。仅将您的个人会议ID提供给您信任的同事,并始终锁定这些会议以阻止入侵者。您不希望不请自来的人仅仅因为拥有个人会议ID而参加CEO会议。

3、在开始业务之前进行点名通话:人们经常从主计算机以外的设备加入会议,因此只能通过电话号码或通用设备ID(例如“ AT&T上的iPhone XS”)进行识别。了解这些人是谁以及是否应该参加会议。如果您的与会者不在嘉宾列表中,则可以在谈论敏感问题之前将其删除。

4、限制共享:如果所讨论的问题很敏感,请考虑禁止未经主持人许可而邀请他人的人。如果邀请了原始来宾列表之外的人,请确保他们了解会议的性质和安全期望。无论您做什么,都不要在社交媒体,私人Intranet或其他公司平台上共享敏感会议的会议ID或邀请链接。

5、启用两因素身份验证:通过启用会议工具的两因素身份验证功能,可以使与会者更加放心,他们只是说自己是谁。尽管某些用户可能不喜欢该额外步骤,但两因素身份验证和单点登录提供程序(以及大多数电话的安全功能)使此过程尽可能快速,简便。而且,花费额外的几秒钟来实现额外的安全层是值得的。

视频通信的需求不会消失。商业的未来需要能够随时随地与任何人安全地进行通信的能力。使用具有正确安全功能的在线会议解决方案并应用这5个提示将有助于防止不请自来的窃听者与私人企业对话。

音频,网络和视频会议(三)

选择视频会议解决方案

在考虑备选方案时,应解决五个关键标准。尽管还需要考虑其他事项,但这五个标准是选择之前必须确定的基本考虑因素。这五个标准是目标、有效性、技术、位置和成本:

首先,考虑目标。如果会议的目的仅仅是传播信息或听取别人的演讲,那么网络广播可能是最好的解决方案。如果目标是进行讨论,那么电话或在线会议是一个更好的解决方案。如果目标是让每个人都可以处理文档,并讨论他们要进行的更改,然后一起处理这些更改,那么最好的解决方案是包含处理文档功能的在线解决方案。该目标可以确定哪个选项最适合您的会议需求。

其次,考虑每种解决方案的有效性。例如,如果不关心时间,则可能有音频选项可用于编辑文档。可以由一个人负责编辑。该人员将根据讨论做笔记,然后编辑文档,然后将文档发送给其他人。但是,如果需要面对面的互动才能召开有效的会议,那么在线解决方案将是最好的选择。确保会议解决方案有效,将确保达到目标。

第三,研究参与者的可用技术和技术知识。如果拥有在线解决方案意味着要购买新设备,例如网络摄像头和麦克风,那么使用现有电话线的简单音频解决方案可能会更好。如果参与者对诸如文档共享和编辑之类的技术不满意,则需要考虑到这一点。会议的参与者需要对使用该技术感到满意,以便使其有效并达到其目标。

第四,检查参与者的位置。如果每个人都可以轻松驾车或散步,那么传统的面对面会议也许会起作用。如果每个人都位于世界各地,那么在线会议解决方案会更好。如果参与者分散在同一时区,但不在轻松的旅行距离内,那么音频解决方案可能会起作用。参与者的位置可以确定需要哪种类型的解决方案。

最后,研究成本。费用应包括所有相关的费用,例如技术,购买在线平台的使用费用,参与者的时间,差旅和运输费用(如果有)以及任何其他相关费用。人们在同一房间的物理会议通常非常昂贵。但是,在线开会通常会比较便宜,因为他们使用当前可用的技术而无需任何人出差。SparkleComm会议解决方案可以根据预算进行更改。

音频,网络和视频会议(二)

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让我们快速了解一下您的业务的一些主要好处。

有效的决策

这意味着要从所有相关人员那里获得输入,以便在决策过程中获得完整而准确的信息。在当今世界,许多企业从包括国际资源在内的许多来源收集信息的情况下,需要一种快速,准确地收集这些信息的方法。会议服务提供了一个完美的SparkleComm解决方案,所有参与者都位于一个位置-虚拟位置。在此类决策上进行协作的能力对企业有利。

降低成本

这是最明显的好处。无需支付员工去出差(机票、酒店费用、食物、出租车等)的费用,甚至可以在城镇各处,员工都可以从他们目前所在的任何位置进行会议。这可能包括各种情况,例如与其他公司人员见面时参与联合项目,以培训新员工或新员工学习新技能的能力。降低成本意味着您的企业可以保持竞争优势,例如以较低的价格提供您的产品或服务或仅仅获得更高的利润。同样,在其正常工作地点参加会议可以使员工参加出现的任何即时问题,而不必等待返回,从而提高了生产率。

实时通讯

尽管当事方可能位于不同的时区和不同的位置,但所涉及的当事方仍可以进行实时通信。这样就可以提问和回答问题,而不会因时区或其他优先级而使对应和延误混淆。

实时通信还意味着参与者之间可以共享文档和程序。能够共享文档和程序意味着更少的编辑时间,将文档发送给审阅和更多的编辑。相反,可以在讨论更改时将其合并,并且参与者可以同时查看最终文档并给予批准。

特征

以下是像SparkleComm一样的会议解决方案提供的一些可用功能的简短列表:

  • 演示文稿共享——最基本的功能,可让您与所有人共享演示文稿。
  • 文档共享——与您的听众共享任何文档。
  • 应用程序共享——与所有会议参与者共享任何应用程序。
  • 桌面共享——共享桌面上的任何内容。
  • 远程控制共享——允许其他参与者接管您的屏幕。
  • 注释——会议期间任何人都可以更改文档。
  • 轮询——请参与者提供反馈。
  • 文件传输——上传/下载文件。
  • 文字聊天——问题和答案的聊天窗口。
  • 视频集成——查看您正在与之交谈的人。
  • 录制和播放——录制整个会议并保存到文件中。
  • 移动集成——在智能手机上使用应用。
  • 在屏幕上绘制并突出显示。

音频,网络和视频会议(一)

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虚拟办公室、远程办公和远程计算的日益普及,使得员工,、伴和客户必须利用各种会议解决方案召开多方会议。当然,让所有各方飞赴卡波开会一周并与客户进行生意谈会是一件很有趣的事,但是今天,经济学要求大多数会议都在虚拟地进行。实现这些目标的最常见方法是通过调用,而为此,需要提供程序。

VoIP(互联网协议语音)比以往任何时候都使会议变得更加轻松。这是因为它的工作方式与数据网络相同。数据包是通过Internet发送的,这些数据包是音频、视频还是Web数据都没有关系,它们全部都汇聚为数字数据。因此,在SparkleComm VoIP解决方案之上已经出现了许多协作服务,尤其是商务提供商。您仍然可以获得常规的电话服务和丰富的功能,还可以安排网络研讨会来进行培训或远程授课,并共享虚拟白板和演示文稿,与地球另一端的客户进行视频通话,并节省机票费用、可怕的时差等等。

您需要了解的有关会议服务的所有信息

本文将引导您完成以下任务:

  • 使用视频连接多方的简短历史。
  • 使用Internet会议服务的主要好处。
  • 对通常包括的一些主要功能的介绍。
  • 选择适合您需求的服务提供商的指南。
  • 对当今一些最受欢迎的服务提供商的介绍。

视频会议的简短历史

视频会议始于电视的发展。它开始于闭路两点会议。人们在电话/电视的任何一端,并使用专用电路互相进行视频会议。德国邮政服务是最早使用这种方法的知名公司,成立于1936年。

从这种早期的视频会议类型开始,出现了其他类型的双向,闭路解决方案。太空机构经常使用无线电波与宇航员进行闭路讨论;这就是NASA与空间站上的宇航员交谈的方式。电视台以类似的方式使用闭路双向视频,以允许现场的记者与演播室中的记者交谈并回答记者的问题。

在这些早期发展之后,使用了卫星链接。这些卫星链接允许两个单元之间进行点对点通信。但是,该技术非常昂贵,并且具有相同的结果。此外,卫星连接不能用于商务会议。

在1990年之前,视频会议使用了昂贵的技术。这项技术对公众不可用。该技术通常使用产生低质量图像和音频的模拟信号。随着1990年代互联网的出现,一切都发生了变化。

1990年之后,可用于视频会议的技术变得更加普遍,独占性降低并且价格降低。现在,会议无需使用专用设备,而可以使用普通的随时可用的设备来邀请多方参加。

1995年,举行了第一次公开视频会议。这是在北美和非洲之间,这将旧金山的一个博览会与南非的开普敦的一个聚会联系起来。这是互联网的新技术和基础设施可以实现的第一个公开示例。从那时起,技术不断发展,这种功能很容易以低成本获得。

使用业务预算模板改善簿记(三)

如何制作预算模板?

以下是三个免费的预算模板,可用来启发您的预算计划。

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Microsoft Office模板

如果您主要是在计划支出,那么您可能会发现此Microsoft Office模板很有用。该工作表提供您每月预算的图表,以清晰,易于理解的方式查看您的支出。既有计划支出也有实际支出的标签,如果您要分析预算编制的情况,这是理想的选择。

Capterra模板

这个Capterra模板之所以受欢迎,是因为它提供了有效,清晰的预算概览。该预算工作表是一个Excel模板,因此对于精通Microsoft Excel的任何人来说都是一个不错的选择。您可以创建每月和年度预算,包括费用,实际收入以及一次性成本和可变成本。万一您需要一些指导,还有一个“说明”选项卡,其中进一步详细介绍了如何充分利用模板。

Google表格模板

如果您更熟悉Google云端硬盘,那么这可能是您的最佳选择。在您的Google表格文档中,点击模板库选项。这将弹出各种模板供您选择,例如此年度业务预算模板。它包括一个基于其他两个选项卡的数据的收入,费用和总计摘要的选项卡。

如果您的预算由几个人组成,这将特别有用,因为他们所有人都可以访问文件的最新版本。 

如何设置预算电子表格?

首先,请选择一个小型企业预算模板。请记住检查以下内容:

1.仔细检查预先填写的公式:如果添加类别或四处移动它们,请确保计算仍然正确,并且正确的单元格包含正确的公式。

2.条件格式:用于数据分析,对突出显示低值或高值非常有用。如果预算金额或商品成本超过预算,则将单元格设为红色。这将为您提供需要分析以找出发生这种情况的原因的总体情况。

3.所得税:创建预算电子表格时,请务必从总收入中扣除总费用,以包含税前净收入。

4.大笔一次性费用:包括您的大笔一次性费用,但在其他单独的列中,应与其他较小的定期费用分开。这将使您确定是否可以在某些领域扩大支出,或者您是否在本季度/年度将大量预算花费在较大的购买上。 

从您的业务合作伙伴和经理那里获得一些建议可能会有所帮助。 一旦获得初步草稿,您就可以使用SparkleComm的屏幕共享功能来与团队一起预算。而且,由于SparkleComm可以视频通话,因此您可以实时编辑并远程完成预算,而不必召开面对面会议。 

开始使用您的业务预算模板

现在,您已具备创建有效,准确的业务预算模板所需的所有工具。这应该有助于跟踪您的现金流,并最终使您更好地控制自己的业务。启动成本很难预测,但是通过预测预算,您将为小型企业提供最佳机会。

不要害怕利用在线可用的免费资源,例如Capterra模板,但请务必查看上面的清单,以使模板适合您。