实现协作公平的 5 个混合视频会议技巧(四)

  1. 建立文化规范

从完全远程工作到混合工作的转变将需要文化和技术的转变。有时技术是容易的部分,而实际采用则更难。重要的是支持您的员工适应利用技术的新方法。这包括对办公室和远程员工一致的 IT 配置和支持流程,以及从高层促进协作公平的执行驱动的变革管理计划。

enter image description here

在更细腻度的层面上,企业领导者还应该考虑不断发展的混合视频会议(如SparkleComm)规范如何最好地定位他们的团队以成功协作。例如,在会议室中,我们议办公室内的参与者尝试坐在桌子的一侧,直接面对另一侧的摄像头和监视器。然后,远程参与者在某种程度上完成了对话循环,而不是坐在一边或角落里。

很多企业在每周的战略讨论中使用了类似的座位配置。办公室员工可以看到远程员工,远程员工可以看到内部团队。它促进了一种开放式、论坛式的感觉,鼓励贡献和头脑风暴。 但是,对于交互性较低、程序性更强的会议(例如培训),现场员工通常从他们的个人工作区进行SparkleComm访问呼叫,以便他们可以轻松地在各自的屏幕上查看相关文档。

由于独特的组织变量,例如物理设施、员工个性和会议软件,都会影响结果,因此一刀切的混合会议模型可能不存在。确定如何在给定的工作场所最好地实现协作公平可能需要一些故障排除。

不可避免地会出现技术和后勤方面的问题,最好耐心和优雅地处理这些问题,并准备好随时适应。与其早期的混合视频会议实验相比,有设计公司已决定预留会议室以进行完全面对面的互动。今天,无论是在家里还是在办公室,参与者都可以从各自的办公桌上同感SparkleComm统一通信系统单独加入所有混合呼叫

真正让混合会议对我们产生影响的社会规范是每个成员都必须在自己的设备上参加并保持视频播放,它为每个人创造了一个公平的竞争环境。

实现协作公平的 5 个混合视频会议技巧(三)

3.使用第三方设备提升视频通话质量

第三方虚拟协作硬件,例如外部网络摄像头和行政桌面系统,可以通过提供更接近面对面交互的SparkleComm视频会议体验来帮助提高协作公平性。在协作技术投资中获得最大回报的组织更有可能为在家工作的员工购买高质量的终端设备。根据有关说法,来自第三方供应商(例如 Jabra、Poly 和Logitech)的外部设备提供的视频和音频质量比大多数内置笔记本电脑的摄像头和麦克风都高。例如,声学围栏可最大限度地减少背景噪音,而低光补偿则可校正黑暗环境。 enter image description here

这确实有所作为,自 2021 年初以来,尽管此类设备的功能有所提高,但它们的价格已经下降。作为客户而言,他们会考虑在他们的办公桌上放一个更好的摄像头。而且,根据公司的不同,可能会为每个人进行全面部署。培训也是确保用户知道如何利用高级功能的一个重要难题。

还有待观察的是,组织是否以及如何在混合工作人员在现场时向他们提供第三方视频通话设备。如果人们带着他们的笔记本电脑走进办公室,是否有一个储物柜可以让他去检查一个更高质量的相机,或者如果你是热办公桌,你会在每张桌子上放一个吗。也许公司还没有真正弄清楚他们想要做什么。

4.根据需要补充远程连接

一家定制 LED 霓虹灯和标牌的全球制造商和零售商,其员工遍布三大洲。联合创始人表示,其最常见的视频会议问题源于用户端的网络连接问题,这不可避免地损害了他们平等参与混合会议的能力。这些问题通常与员工的互联网计划过时或他们所在地区的网速很差有关。作为一种解决方法,该公司已开始鼓励员工使用他们公司提供的移动数据计划来启动SparkleComm视频通话热点。很幸运,数据上限比以前大了很多。

当远程用户在SparkleComm会议期间遇到音频和视频滞后以及偶尔掉线的情况时,他们采取了类似的方法。该公司为员工提供了稳定连接所需的硬件和互联网服务计划,从而保证了他们在虚拟餐桌上的座位。他们还确保他们的 IT 部门尽可能地为远程员工提供服务,以便在需要时提供指导或技术帮助。

在接入端,网络管理员可能需要通过 WAN 优化或软件定义的 WAN升级连接并确定协作流量的优先级。便携式存储设备还可以帮助减少远程员工的云延迟。

对于甚至无法访问移动宽带的真正远程用户,云和卫星互联网提供商之间的合作伙伴关系可能会改善连接。

实现协作公平的 5 个混合视频会议技巧(二)

但是,即使有强大的 IT 规划和最好的意图,协作公平说起来容易做起来难。根据分析师的预测,随着大流行的消退,从完全远程到混合视频会议环境的转变可能会带来一些成长的痛苦。可能一开始会很尴尬,因为我们都习惯的体验正在改变。

enter image description here

改进混合视频会议的 5 种方法

随着世界越来越多地接受混合工作,以下是在视频会议中实现协作公平的五项专家建议。

  1. 为会议室添加视频功能

根据工作场所协作研究,57% 的组织计划在 2021 年底之前升级其会议室以支持混合视频会议。分析师预测所有企业会议室都将很快具有类似的功能,而在大流行之前只有三分之一.

在很多人的办公室中,IT 团队部署了SparkleComm视频会议系统和智能屏幕,以及智能扬声器和吸顶式麦克风。现场工作人员将使用新的视频会议设备与内部同事和外部客户会面。例如还有一家位于北京的目录搜索引擎,它也投资了SparkleComm视频会议室系统,以促进混合会议参与。这个想法是给办公室员工一种与远程同事共享房间的印象。

劳格等供应商也在研究技术,以与远程工作人员相同的方式对房间内参与者的面部进行单独构图,以便每个人都平等地出现在屏幕画廊中。这种能力对实现协作公平大有帮助。这必须发生,但需要一些时间,可能还需要一些硬件升级才能使其发挥作用。

  1. 考虑虚拟白板

现在人们每天都会了解关于数字白板应用程序的问题,而在大流行之前,每个月都很少。这是因为组织越来越多地将虚拟白板视为视频会议策略中缺失的元素。它解决了在混合会议场景中对通用画布的需求,传统白板将排除远程参与者。现场和远程工作人员都受益于虚拟白板笔记的保质期不受限制,用户可以随着时间的推移添加内容。这是一份活文件。

例如,SparkleComm视频会议系统现在可以让团队在混合会议期间使用虚拟白板。SparkleComm应用程序通过将办公室内和远程参与者保持在同一个数字页面上来促进协作公平。它使我们能够收集会议期间抛出的想法,并在会议结束后轻松访问它们。

实现协作公平的 5 个混合视频会议技巧(一)

专家表示,混合工作的命运可能取决于混合视频会议中的协作公平。了解如何支持办公室和远程会议参与者。

enter image description here

某网页设计公司 在 2020 年年中尝试混合视频会议时,它遇到了一些早期的绊脚石。他们的第一种方法是让办公室里的每个人都聚在一个会议室里,远程工作人员通过视频加入,在桌子末端的监视器上可见。他们的目标是最大限度地为现场人员提供面对面交流的优势。但这种设置最终造成了双方的不平等,现场同事进行了旁听,排除了基于视频的参与者和他们的远程同事,他们可以通过虚拟会议应用程序(如SparkleComm视频会议系统)更轻松、更直接地访问数字文档。作为一种解决方法,领导要求会议室中的用户分别从各自的设备加入视频会话,但这在几秒钟内就被放弃了,因为反馈和回声。

企业在转向混合工作方面投入了大量资金,并指望用类似SparkleComm这样的视频会议来实现这一目标。根据“工作场所协作:2021-22”报告,近一半的组织计划支持现场和远程员工的流动组合,只有 12% 的组织预计将全职返回办公室。但是,如果混合劳动力是未来,它的成功可能取决于企业提供协作公平的能力。这意味着无论是在现场还是远程,员工都可以平等地参与讨论并享有相当的影响力。

如果混合会议没有成效和成功,对所有参与者都具有高度的包容性,那么混合工作本身就存在风险。这很重要,因为很多公司都依赖混合工作。如果远程员工发现自己在讨论中被边缘化,他们可能会不情愿地返回办公室或离职。这两种情况都会威胁到高层长期的公司战略。

大流行如何使虚拟会议民主化

2020 年,伟大的远程工作实验是必然的,而不是设计的。它最终促成了范式转变,使最终用户对虚拟会议的期望变得更好。从历史上看,混合会议涉及大多数参与者聚集在会议室中,而“一些落后者”远程加入,通常没有视频。这些参与者退居次要位置,由面对面的利益相关者推动对话。但是,一旦大流行开始,就没有更多的会议中心,每个人都在同一平面上,具有相同的参与、获取信息和影响结果的能力。

看到和体验这些好处也促使 IT 领导者保持混合会议参与者的平等地位。例如,在咨询和专业服务公司中,协作公平已成为战略重点。公司的 IT 组织正在努力确保其全球最终用户包括并连接,无论物理位置如何。这意味着要仔细关注技术、培训和文化。

VolP 电话 - 我的选择是什么,什么是最好的

我经常听到“VoIP 硬电话和软电话哪个更好”的问题?

如果您关注过我的博客,您可能会猜到我的答案,那就是“视情况而定”。让我们来谈谈在为您的联络中心座席或其他员工选择正确的技术时,它依赖什么来帮助您做出正确的决定。

VoIP 硬电话(我用它来区别于被称为软电话的软件程序)有许多不同的形状、大小和功能列表,最终用户的成本也大不相同。全国知名品牌包括 Cisco、Linksys、Polycom、Snom、Aastra 等。功能范围从单线到多线选项、LCD 显示屏、免提电话等。

联络中心世界中,我们发现对电话复杂性的需求非常低。事实上,联络中心经理通常不仅不想为昂贵的、功能丰富的电话买单,而且不希望他们的SparkleComm座席有很多花里胡哨的东西,这通常会干扰他们的联络中心应用程序或公司特定的标准流程,以及因此,在他们的SparkleComm座席桌面电话上选择一个非常基本的功能集。

软电话是进入市场的较新产品,但现在肯定已经存在很多年了。软电话是驻留在座席工作站上的软件程序,它具有与SoarkleComm座席硬电话/桌面电话类似的功能。软电话有几个优点:首先,成本。典型的软电话可以一次性购买,成本低于 50 美元,更新/升级通常包含在软电话许可证的费用中。

如果安装在笔记本电脑或膝上型计算机上,软电话非常具有移动性,并且无论机器位于何处,都可以用作实际的SparkleComm 座席电话。

软电话功能非常丰富,提供电话会议视频会议、聊天和在线状态。它们还可以根据用户的需要进一步缩小。软电话具有功能丰富、移动方便且价格低廉的许多优点。但是,当管理层对其座席环境的控制较少时,有些情况会导致一些客户在使用软电话时出现问题。例如,有时对他们的计算机具有管理员权限或具有上网能力的家庭代理可以通过流式传输广播或视频、参与在线游戏以及以其他方式最大化代理工作站上的 CPU 来利用计算机的处理能力资源。由于软电话是工作站上的另一个应用程序,当工作站的 CPU 试图跟上时,SparkleComm 座席和客户呼叫的实际语音质量可能会降低。因此,如果与其他在能力和权利方面更加锁定的环境相比,代理对他们机器上发生的事情有更多的自由,那么软电话可能不是最佳的。

总之,硬电话和软电话各有优缺点,确定哪个最适合您的联络中心取决于您的目标、座席环境以及电话与联络中心工具所需的复杂程度。

硬电话特点

1)功能丰富

2)手机放在桌面上的典型体验

3) 预计每部手机支付 150 至 300 美元以上

4)硬件故障

软电话特性

1)功能丰富

2)桌面空间节省器,因为它位于计算机上

3)物美价廉

4)移动的

5)受到 CPU 最大化的负面影响

作为一般规则,任何一种电话类型都可以很好地与 NICE 解决方案套件配合使用以拨打或接听电话。两者都是 VoIP 端点,能够使用简单的高速(非拨号)互联网连接与 SparkleComm 平台和全球电话网络进行通信。

关于软电话和硬电话的决定应基于对特定联络中心或企业很重要的标准,但常见的标准是成本、移动性和功能集。

SparkleComm 提供两种电话类型,销售工程师将与客户和合作伙伴协商,以帮助讨论决策标准和商业价值,以确保为每个独特的客户需求提供最佳解决方案。