如何现代化您的本地电话系统

电话系统是每个企业都需要的一项重要技术。沟通是公司运营、客户服务等的核心。但是,并非每个电话系统都具有相同的特性和功能。如果您仍在使用本地电话系统,您可能非常清楚它的局限性。因此,您可能正在寻求现代化。

那么,这样做的最佳途径是什么?事实是,传统电话系统让您望而却步,尤其是当您的办公室里没有员工时。采用更灵活技术的公司可以获得很多好处。这通常意味着迁移到云端。本地电话系统和基于云的SparkleComm电话系统之间的主要区别在于后者使用互联网。

enter image description here

您可能对从本地电话过渡到基于云的,这是正常的,但通常有些不顺利。在您追求现代化的过程中,有几件事需要考虑,您希望确保采用最适合您的新解决方案。

您目前使用本地电话的痛点是什么?

驻留在本地的电话系统有许多缺点。在考虑替换它的理想平台是什么时,请记录您当前的痛点。这些可能包括:

办公室以外的可用性限制

添加新线路或升级的挑战,可能需要提供商干预和高额费用

缺乏使最终用户易于使用的功能(即难以访问的语音邮件)

设备限制,因为大多数本地解决方案仅适用于物理电话

您的电话系统目标是什么?

下一步是记录新的电话系统将为您提供什么,这可能是痛点的答案。这些可能包括:

无论员工身在何处或使用何种设备,都可以灵活使用

增强可用性的功能升级

管理员控制以根据需要添加线路

自动助理根据需要路由呼叫者

高质量的通话清晰度和可靠性

与其他平台的集成

作为统一通信(UC) 平台一部分的SparkleComm电话系统,该平台包括一系列供员工使用的工具

确认您的痛点和目标后,接下来,您将定义物流。

绘制过渡图

现代化背后的物流涉及几个组成部分。首先,您需要定义用户数量、预算、功能和时间表。您不必是电话系统方面的专家,您只需要确定您的要求。

完成此操作后,就该寻找最佳的基于云的电话系统提供商了。寻找一款来支持您的过渡并提供您的业务所需的所有功能和必备品。

一些评估领域更具技术性。例如,您需要确定是否有足够的带宽、工作站连接和网络功能,您的新提供商可以帮助您解决这个问题。

寻找您的新供应商

您当前的电话系统提供商可能有基于云的解决方案。不要觉得有义务和他们呆在一起。货比三家以了解系统的差异以及提供商如何处理支持、安全性和可靠性。

以下是有关如何比较提供商的一些指南。

支持

是 24/7/365 吗?

他们提供什么类型的支持(电话、聊天、电子邮件等)?

他们是否优先考虑支持?

安全

供应商是否有安全认证?

他们的安全协议是什么?

他们是否为所有设备提供端点保护?

他们是否提供垃圾邮件呼叫者保护等特殊功能?

可靠性

他们每年的正常运行时间是多少?

他们如何解决业务连续性问题?

是什么让他们的云“更好”?

特征

它们是否提供了您在理想系统中概述的所有功能?

是否有呼叫分析选项?

电话系统是否有可以在移动设备上访问的应用程序?

安装和实施有多容易?

有培训吗?

预算

总拥有成本 (TCO) 是多少?(注意:从本地迁移到云时,您可能会省钱。您将不再需要投资和维护现场服务器或为技术人员付费。但是,在比较基于云的电话的供应商时,请确保定价是您所获得的公平市场。)

您是否必须使用他们的手机,如果需要,费用是多少?

支持是额外的吗?

是否有不同的计划或等级?

无限通话是月费的一部分吗?

是否提供附加组件(即免费电话号码)?费用是多少?

选择您的新提供商并规划过渡

通过比较后,你会发现SparkleComm统一通信系统是你不错的选择,选择SparkleComm电话系统后,现在开始执行转换。转换过程中需要的东西很少,号码移植是必要的,SparkleComm提供商可以提供帮助。请务必协调切换,以免您的电话系统停机。

您还需要让您的员工为变更做好准备,为他们提供有关变更发生时间、预期情况以及使用SparkleComm统一通信系统所需资源的有用信息,举办培训课程也很有帮助。

现代化您的本地电话系统并切断电源线

您的本地电话达到了它们的目的。几年前它们是有道理的,但现在世界不是这样运作或交流的,是时候消除它们的局限性和高昂的成本了。

为了帮助您找到最佳电话系统,请阅读我们的小型企业电话系统指南。

企业离不开的VoIP 功能

enter image description here

如果您经营一家企业,VoIP 就是您的朋友。顾名思义,互联网协议语音 (VoIP) 是指使用互联网拨打和接听电话的各种技术。

使用 SparkleComm VoIP,您将获得一个强大的业务工具,其成本仅为安装和维护传统呼叫中心所需费用的一小部分。它还包含一些有用的功能,例如自动助理、IVR、语音邮件和电话会议。

并非所有 VoIP 服务提供商都提供相同的功能。在您的虚拟电话系统中选择您的团队今天和明天实际需要的呼叫功能至关重要。

1) 高级呼叫管理

高级呼叫管理可帮助您优先考虑、保持、路由或阻止来电。此功能支持您的前台操作并减少客户的挫败感。它还提高了 VoIP 通话质量和影响。

2) 呼叫路由

借助高级呼叫路由,您的公司可以系统化他们如何引导来电。您可以按客户类型、目的、问题所有权、座席绩效和员工可用性路由入站呼叫。

3) 匿名来电拒接

并非所有电话都值得接听。您不希望骚扰电话使您的团队无法帮助有真正需求的真正客户。此功能可防止来自匿名或被阻止的来电显示的电话到达您的公司。

4) 自动话务员

要保持热情、乐观和有效地处理一整天的电话,需要付出很多努力。这就是为什么您的面向客户的员工需要他们可以获得的所有帮助。

自动接线员礼貌地帮助接听、升级和路由所有来电。您不需要人工接线员。这是双赢。虚拟接待员可帮助您:

节省招聘成本
让员工保持敏锐
让客户满意

5) 呼叫分析

正确的客户洞察力有助于实现业务转型。但首先,您需要收集和分析大量真实世界的数据。

SparkleComm VoIP 在许多不同的设备上运行,包括桌面电话和软件电话。这意味着他们可以记录和处理各种呼叫数据。其中包括呼叫会话指标、行为趋势、个体座席绩效等。

6) 呼叫转移

永远不要让重要的电话无人接听。无论您的团队在哪里,都可以解决客户的问题。

将办公电话接到的电话转接到手机或其他指定设备。此功能使您可以灵活地在任何地方接听电话并与客户保持联系。

7) 来电通知

对重要电话迅速采取行动。此功能在特定电话接通后立即向指定员工发送电子邮件通知。

定义一组呼叫标准以优化呼叫通知功能。例如,使用它向相关客户经理提醒高价值客户。

8) 呼叫停放

呼叫停放允许您团队中的任何人启用呼叫等待,直到合适的人接听电话。

即使您切换电话线,您也可以不间断地继续通话。在处理“暂留”呼叫之前,使超忙的团队能够接收或拨打优先呼叫。

9) 呼叫状态

很多事情都会惹恼客户。一种是必须拨打商务电话号码才能转接到忙线。如果您的电话服务具有SparkleComm VoIP 呼叫状态功能,则不会发生这种情况。

呼叫状态让您可以查看组织中每个人的电话状态。只需看一眼,您就会知道谁正在忙于处理电话或有空接听下一个紧急电话。

关于 VoIP 的 10 件事你需要知道

IP 电话 (VoIP) 电话服务,尤其是那些通过云提供的电话服务,对于中小型企业 (SMB) 而言,其优势实在太多了。它们的成本远低于旧式的本地 PBX 系统,更易于维护,并且可以轻松与您的员工每天使用的许多工具(例如您的帮助台)集成,提供根本不可用的功能标准固定电话服务。但在幕后,VoIP 也是一项复杂的技术。再加上它的使用无处不在,有手机就可以使用,而且它现在正在您的数据网络上运行,您可以快速看到事情可能变得困难和棘手的地方——而不仅仅是从技术角度来看。

对于从未实施过新电话系统的人来说,有 10 个潜在的陷阱。虽然其中大部分主要适用于商业场景,但有些也适用于将 VoIP 用于住宅服务的场景。其中一些陷阱应该是显而易见的,但它们可能并不适合所有人——有些可能根本不明显。但它们都很重要,注意它们可以为您省去一些严重的麻烦。 enter image description here 规划和人员配备

1.在你做任何其他事情之前,确切地决定你为什么要转向 SparkleCommVoIP 电话系统。有很多原因可能是一个好主意,但是,除非您知道这些原因是什么以及它们可能如何影响您的业务,否则您还没有准备好进行实际购买或迁移。一个模糊的想法可以省钱并不是这些原因之一。好的理由包括建立呼叫中心、提供不同办公地点之间的协作方式、保留来自客户关系管理 (CRM) 平台的呼叫数据以用于营销或客户服务,以及为新地点或预期增长。

2.决定谁将负责您转向 VoIP 的重要阶段。这些阶段包括最初的需求分析和设计、采购过程、实施,最后是系统的持续运行。请注意,通常这不能是同一个人。 IT 人员可能是实施和运营的最佳选择,但他们通常不是设计客户将使用的 IVR 系统的人,也不是决定哪些呼叫数据对营销部门最有用的人。因此,您需要指定所有利益相关者是谁;而且,是的,如果您没有内部专业知识,他们中的一些人很可能是供应商或顾问。

3.在采购和实施过程中,您需要寻找或雇用一名员工来代表公司的利益。虽然会有很多供应商愿意提供完整的服务,但他们不一定有相同的兴趣。通常,他们都是尽可能多地向您出售产品,快速安装并签署,然后为任何后续的“范围蔓延”收取额外费用。例如,只有站在您这边的人才会担心长期运营可靠性和辅助事项,例如安全地维护呼叫数据,以便您的公司可以保持遵守任何行业数据安全法规。请注意,对于一家非常小的公司,这可能是一项附带义务,但需要有人成为关键人物。此人需要对 VoIP 技术有足够的了解才能做出决策并了解这些决策将如何影响公司的其他部门。这与上一个要点中提到的不是同一个人。

网络准备和成本

4.确保您当前的网络基础设施可以支持 VoIP 并有能力处理网络流量的增加。您还需要了解您的基础设施是否能够处理语音和视频流量的特定要求,包括支持任何服务质量 (QoS) 或虚拟 LAN (VLAN) 要求。如果您当前的路由器或交换机不支持这些功能,这可能意味着一些基础设施升级。如果您当前的提供商无法支持大量电话流量的带宽要求,您可能还需要升级您的 Internet 服务提供商 (ISP)。估算您的通话量会增加多少带宽是您的 VoIP 供应商应该能够处理的事情,但您也可以聘请外部专家来进行这些计算。

5.不要低估 VoIP 的成本。当然,这些月费率看起来不错,但要深入挖掘。如果你得到的只是在手机上运行的软电话,那么你还需要为每个人买一部手机,有很多数据分钟或更可能是无限计划。如果这些软电话在 Windows 或 Mac 机器上运行,那么每个人都必须拥有一台计算机,其硬件支持 VoIP、访问互联网以及内部处理声音和耳机的设备。如果 VoIP 选择使用(或至少支持)桌面电话,加上每部电话的有线网络连接费用。记住人员成本:必须有人管理所有这些,有人必须提供支持。然后是持续的维护和许可;这一切都加起来了,所以请确保您详细了解整个实施过程,这样您就不会对突然出现的新费用感到惊讶。

考虑业务

6.为转换到 VoIP 制定一个切实可行的时间表。尽管有些供应商可能会说,但这不会是立竿见影的。即使您要从一个 VoIP 系统更改为另一个系统,这也不是一日之功。坐下来计算计划、获取、实施、培训和转换的时间,然后加倍。甚至可能是三倍。这是贵公司与自身和外部世界沟通能力的重大变化。急于求成简直是愚蠢的。及时进行试点部署、测试和优化,然后分阶段进行最终部署,这样如果出现问题,您的整个运营就不会陷入混乱。

7.决定要如何处理旧电话系统。如果您有一堆状况良好的模拟电话,那么您可以将它们与您的 VoIP 电话系统一起用于不需要 VoIP 功能的员工。或者,您可能希望将它们放置在公众可以使用的区域或处于恶劣环境中的区域,例如室外装配区或工厂车间。您可能需要一些备份(接下来会详细介绍)。

8.意识到您的运营应急和业务连续性计划必须改变,您必须计划并投资于增加的可靠性。基本上,如果网络出现故障甚至只是出现问题,您将如何继续开展业务?因为您的电话系统将取决于本地网络和互联网的可靠性和性能,所以您需要考虑故障保护和替代方案。备份到您的主要互联网服务提供商 (ISP),如果语音对您的运营至关重要,那么即使互联网完全中断,也可以使用电话服务。是的,这可能意味着保留一些模拟线路和兼容电话。这也意味着规划故障转移、网络冗余,当然还有备份。

安全仍然至关重要

9.不要忘记安全。所有可以攻击您的 IT 网络的东西也可以攻击您的 SparkleCommVoIP 网络,此外还有诸如呼叫篡改和呼叫劫持之类的事情以及使用您的 VoIP 电话系统拨打长途电话和使用您的内部电话的坏人设备作为恶意软件攻击的主机。如果您的 VoIP 系统不能很好地保护您的安全,这可能会变得更糟,例如要求您关闭数据包检查(正如我在我测试的一个电话系统中发现的那样)。此外,如果您出于销售或服务目的保留任何呼叫数据,则在保护传输中和静止的 VoIP 流量时,数据隐私法规有时会有自己的要求。如果您的行业以这种方式受到监管,请确保您准确了解 VoIP 如何适用于您的其他数据安全预防措施。

10.最后,在选择 SparkleCommVoIP 电话系统时,请考虑您的员工和客户的需求。这包括决定您的员工实际需要哪些功能以及他们不需要哪些功能。通常,这意味着分配利益相关者,他们将制定涉及您的电话系统的任何流程,并与操作这些流程的一线员工坐下来了解如何改进它们。它还包括设计系统,使客户不会迷失在菜单中,不会遇到奇怪的按键选择,或听到自动服务员无休止的选择。如果您缺乏在内部完成这项工作的专业知识, SparkleCommVoIP 公司都接受过培训来处理这些问题;请记住在计划期间将它们添加到您的总体成本统计中。

在选择 SparkleCommVoIP 系统时,您还需要牢记真正的优先事项。例如,如果您希望它运行良好,那么成本不应该是主要因素。相反,您需要功能。如果您的 VoIP 系统正常运行并且没有您不需要的功能,那么它可能还会直接为您节省一些钱,并且它应该可以提高您的员工的工作效率,这将间接节省资金。

VoIP 视频会议给企业带来的好处

VoIP 视频会议的基础

随着新技术的出现,人们现在可以通过比以往更多的渠道进行交流。电话、短信、聊天、社交媒体和其他通信方式至关重要,但VoIP 视频会议取得了极大的飞跃,尤其是在最近几个月。

enter image description here

越来越多的公司正在将他们的视频通信系统转向 VoIP 解决方案,以提高他们的生产力。在技术领域,VoIP代表“互联网协议语音”,该术语描述了使用互联网传输不同类型数据(包括语音和视频)的过程。

VoIP 服务将您的声音转换为通过 Internet 传输的数字信号。如果您拨打普通电话号码,信号会在到达目的地之前转换为普通电话信号。VoIP 可以让您直接从计算机、特殊的 VoIP 电话或连接到特殊适配器的传统电话进行呼叫。此外,机场、公园和咖啡馆等地点的无线‘热点’允许您连接到互联网,并可能使您能够无线使用 VoIP 服务。”

VoIP 视频会议比以往任何时候都更受欢迎

VoIP 技术完全依赖于有效的互联网连接。除了支持电话外,它还作为视频会议系统广受欢迎。您可能已经在不知不觉中使用了SparkleComm VoIP 视频会议

在疫情期间,视频会议平台对于公司连接客户和员工至关重要。没有面对面会议的可能性,这项技术使企业能够保持运营。事实证明,虚拟会议平台对于需要通过视觉互动来代替面对面会议的企业尤为重要。 

如果这是您的情况,并且您正在寻找使您的公司拨打和接听视频电话的方式现代化的选项,那么SparkleComm VoIP 视频会议可能就是您正在寻找的。

VoIP 视频会议为您的企业带来的好处

疫情迫使多家企业改用在线通信平台,以便远程工作人员可以远程协作和互动。由于需要更可靠和更快的 Internet 连接,许多组织在维持稳定运行方面面临困难。

然而,VoIP 视频会议的兴起证明了对工作场所的积极影响。最近的数据显示,超过一半的员工报告保持或提高了他们在协作任务上的生产力。这部分是由于可用的数字应用程序和工具,例如SparkleComm视频会议

enter image description here

如果您的公司也面临这一挑战并正在考虑 VoIP 视频会议,您可能希望阅读以下部分:

1)提高效率和生产力

SparkleComm VoIP 视频会议的发展取得了巨大的进步,使其更加有用。通话已经不仅仅是通过摄像头和小屏幕与人互动,现在还融入了强大的协作功能以及与基本业务系统的集成。 

总体而言,企业可以通过实施在线视频会议来创造并保持领先于竞争对手的优势。视频通话简化了团队之间共享信息的过程,以帮助他们更快地做出决策。 

使用SparkleComm VoIP 视频会议,您的公司可以与远程工作人员或客户组进行即时通信。因此,时间减少了,效率提高了,每个人都能够更好地参与和合作。

2) 增强的安全性和稳定性

不安全的远程工作策略以及其他不当行为可能导致系统安全事故。如果您未能采取必要的预防措施来保护您的网络,您可能会将您的公司置于危险之中。但是,如果您使用可信赖的SparkleComm VoIP 视频会议提供商提供的安全服务,您可以放心,您的信息是受到保护的。 

您将从 VoIP 系统中受益匪浅,因为您只需与值得信赖的提供商打交道即可解决任何问题或为您的服务添加更多功能。通过这种方式,您将体验到尽可能少的中断。

3) 更具成本效益

降低成本也是转向SparkleComm VoIP 视频会议的重要原因。无论双方之间的距离如何,使用 VoIP 拨打的电话都比通过其他方式拨打的电话便宜得多。您可以随时将这些通话从语音切换为视频。此外,您可以以较低的投资享受与可靠的 VoIP 服务提供商进行统一通信的更多好处。

4) 更大的适应性

SparkleComm VoIP 视频会议可以是传统基于固定电话的电话会议的显着演变。结合添加的图像,VoIP 是一种更灵活的方式来连接世界各地的人们。连接到 Internet 的计算机或移动设备是所有参与者加入 VoIP 业务视频通话的必要条件。

5)混合友好

SparkleComm VoIP 视频会议可以成为让您的混合团队随时随地保持联系并使您的公司适应当前工作场所趋势的好方法。

6) 可扩展性以适应您的业务需求

与使用需要大量程序来添加更多号码或在网络中包含分布式劳动力的传统电话线相比,VoIP 更容易扩展。您的组织可以根据您的增长团队需求快速增加带宽以扩展您的SparkleComm VoIP 视频会议容量。

7) 轻松协作和沟通

如上所述,SparkleComm VoIP 视频会议通话也非常适合促进协作。您几乎可以从任何设备拨打或接听这些电话。呼叫平台允许您与语音、视频、文件共享、聊天甚至共享整个屏幕进行交互。VoIP 还是其他通信方式的基础,例如 SMS、语音电话和数字传真。 

如果您依赖信誉良好的 VoIP 服务,您的团队可以通过多种方式进行联系。

远程和以混合方式工作需要现代解决方案。SparkleCommVoIP 视频会议服务可随时随地跨多个渠道提供无缝、安全且经济高效的通信。您可以依靠我们的专家使您的通信系统易于访问、安全且高效。

网络会议的优缺点

了解各种网络会议的优缺点对于业务成功至关重要,因为它可以让公司充分发挥所提供的潜力,同时保持对挑战的认识以及可以采取哪些措施来克服这些挑战。 

随着网络会议在现代工作生活中扮演着越来越重要的角色,花时间了解它的一些优点和缺点是值得的。这样做可以让您更好地理解为什么网络会议解决方案如此有价值,并让您为一些障碍做好准备。

在本文中,我们将仔细研究网络会议如何使您的业务受益,以及您需要注意或采取措施防止的一些潜在缺点。

enter image description here

网络会议的优缺点

下面,我们将网络会议的一些优缺点分解为三个主要优点和三个主要缺点的列表,以便对其中的每一个进行足够深入的探讨。

网络会议的 3 大优势

网络会议有助于彻底改变现代工作场所并从根本上改变业务沟通。在本节中,我们将探讨网络会议可以使雇主和雇员受益的一些最重要的方式。

降低位置的重要性

网络会议相关的最大优点之一是消除了物理或地理位置作为会议、小组讨论、活动和协作会议的障碍。毕竟,有了合适的设备和软件(如:SparkleComm),人们就可以从世界任何地方参加这些聚会。

这会产生许多显着的连锁反应。例如,这意味着公司可以增加SparkleComm会议或产品发布活动的规模,因为它们可以被全球观众“参加”。这也意味着可以无限制地召开商务会议,从而有可能从世界不同地区招聘员工和人才。

显着降低长期成本

网络会议相关的另一个主要优势是降低成本的能力,这适用于企业和员工。对于公司来说,视频会议有可能大大减少差旅费用,它在促进远程或混合工作方面的作用也可以让企业减少办公空间。

事实上,通过使用网络会议软件,公司每年可为每位员工节省多达不少金钱。对于员工而言,主要的经济利益是减少了前往工作场所参加SparkleComm会议或活动的需要。在定期举行会议的组织中,这些节省的费用也会迅速增加。

可以创造更好的工作/生活平衡

重要的是要承认,商务会议的传统方法会对员工的工作/生活平衡产生负面影响,特别是如果他们需要定期出差参加会议。当存在虚拟参加的选择时,它提供了一个机会,通过减少准备旅行和通勤本身所需的时间来改善这种平衡。

节省的时间可能使员工睡得更久,这意味着他们可以更好地休息或享受更多远离工作的社交时间,这可以提高整体幸福感。企业也可以从中受益,因为充分休息、快乐的员工可能会更有效率,而且不太可能想找一份不同的工作。

网络会议的 3 个缺点

越来越多的企业开始接受网络会议必须提供的潜力,但应对与该技术相关的挑战或困难也同样重要。

初始设置可能很昂贵

虽然与网络会议相关的长期节省是一个重要的加分点,但公平地说,通常需要大量投资才能将事情摆在首位。除其他外,企业需要确保其基础设施能够满足需求,并且所有员工都拥有必要的设备。

通常,这意味着为远程工作的人提供显示器、耳机和网络摄像头。每个人都需要访问核心网络会议软件。可能还需要数字白板解决方案和视频会议监视器。但是使用SparkleComm就不会出现这种担忧。

可能导致社会孤立

网络会议技术在混合和远程工作模式中起着关键作用,这些模式有很多好处,但它们也会导致社交孤立感。例如,经常在家工作且独自生活的员工很容易缺乏与现实世界的联系,这需要谨慎管理。

在最好的情况下,网络会议旨在打破障碍并使人们更紧密地联系在一起。尽管如此,您确实需要仔细监控每个员工并发现任何不开心的迹象。举办非工作虚拟聚会并联系个别员工也有助于对抗孤立。

技术问题可能导致中断

虽然可以采取措施降低技术问题的风险,例如投资高质量设备和提供员工培训,但与更传统的网络会议方法相比,它们仍然是许多网络会议的一个因素,需要被视为劣势。技术上一些最常见的困难包括不稳定的互联网连接、软件兼容性问题和音频问题。

总结

掌握各种网络会议的优点和缺点,可以让企业提高对技术的理解并开展更好的会议。尤其重要的是要认识到打破地理障碍、改善员工工作/生活平衡和节省资金的好处。如果您对此感兴趣,不妨下载SparkleComm开始您的会议。