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当前的大流行加速了远程工作、虚拟会议和视频会议的趋势。专家认为，这种趋势将继续下去，许多企业甚至在危机过去后仍选择以虚拟方式继续工作。这意味着虚拟会议将继续存在，组织需要开发流程来支持远程工作。

SparkleComm电话会议的虚拟议程和会议记录

SparkleComm电话会议与常规会议相比，召开SparkleComm电话会议可能更容易。由于团队成员不必出差，因此组织起来成本较低。无需预订会议室或检查所有参与者是否都可以参加。但是，在虚拟会议或处理其他问题的多任务期间，与会者也很容易分心。这就是为什么制定议程、坚持下去并进行准确的SparkleComm电话会议记录至关重要的原因。

如果没有虚拟会议议程，您更有可能失去对会议的控制。时间会更长，参与者会感到无聊，每个人都抱怨浪费时间。另一方面，SparkleComm电话会议虚拟会议纪要可帮助您回忆会议期间做出的决定、设定的截止日期和采取的其他行动。

为什么SparkleComm电话会议纪要很重要？

SparkleComm电话会议记录是任何会议期间发生的事情的正式记录。对于董事会会议等重要场合，这是法律要求。它们可以作为法庭上解决商业纠纷的证据。它们是证明成员遵守政策或充分履行职责的文件。

当然，每周团队会议的SparkleComm电话会议记录不如董事会会议重要。但始终记录会议记录应该是标准做法，以便您以后可以参考该文件。

SparkleComm电话会议纪要很重要，原因有很多：

• 作为会议的书面记录
• 跟踪截止日期、项目更新、状态等。
• 必须支持决策
• 帮助每个人在下一次会议上保持正轨
• 记录决策、业务解决方案和可操作的见解
• 常规会议纪要和虚拟会议纪要的区别

SparkleComm电话会议往往比常规会议更短、更频繁。所以你需要相应地调整你的会议记录策略。虚拟会议的一个优点是您无需编写和维护物理文档。如果会议被记录下来，那么您就可以通过另一种方式来查看所发生的事情。

团队可能有一个中央存储库来存储SparkleComm电话会议会议记录或只是在单个文档中维护连续记录。一些公司更喜欢使用多个自定义会议纪要模板。其他人更喜欢使用一种可定制的模板源。

您选择如何记录和存储虚拟会议纪要取决于业务，但您确实需要设置一个过程。

记录SparkleComm电话会议记录的技巧

指定某人花几分钟在理想的世界中，所有参与者都会做笔记，您可以根据这些笔记编写会议记录。事实上，很少有人会做会议记录，如果你依赖它，你不可能有任何连贯性。任命某人要好得多——要么是同一个人，要么在参与者之间轮换。

尽可能尝试使用视频

SparkleComm电话会议本质上是灵活的。虚拟会议可以是研讨会、团队建设练习、每周状态更新，或者只是让队友赶上的机会。无论出于何种目的，请尽可能尝试使用视频通话。这样你就知道谁在说话，人们就不太可能打断对方或互相交谈，参与者可以举手提问。

了解您的与会者

当您认识与会者时，做SparkleComm电话会议记录要容易得多。如果有人计划通过电话呼入，您可以进行点名。请每个人自我介绍，以便随时知道谁在说话。在交谈之前，请务必让纯音频与会者说出他们的名字，尤其是在您不熟悉每个人的情况下。

与会议主持人合作 对于时间更长、更重要的SparkleComm电话会议，最好与会议主持人一起正确设置一切。检查议程是否已发出，您有一份副本，并且您知道谁参加了会议。向他们询问会议细节，例如可能需要多长时间、主要议程项目是什么，以及哪些笔记是会议纪要必不可少的。这将帮助您更好地记笔记，并确保您不会错过最重要的细节。

标准和SparkleComm呼叫中心 IVR 通常具有相同的功能。您可以在任何解决方案中获得以下功能：

内置自动语音识别 (ASR) – 该技术可以实时识别和处理来电者所说的话。演讲甚至可以翻译成文本以创建对话的完整记录。 队列回叫 – 这使您的呼叫者可以选择让代表在到达排队位置时通过指定的电话号码回叫他们。

基于技能的路由 - 此功能使您的企业能够将呼叫者引导至最佳呼叫中心代理进行查询。

直观的脚本设计器——SparkleCommIVR 系统需要使用脚本才能知道如何与呼叫者进行交互。此功能可帮助您创建该特定脚本。

振铃组 – 振铃组使您可以在指定组内的任何电话系统上接听来电。

这些类型的 IVR 系统之间的真正区别在于企业如何使用它们。IVR 工具通常用于帮助座席更好地管理他们的呼叫负载并确保客户拥有可靠的自助服务选项。虽然其他行业经常出于同样的原因使用 IVR，但他们也可能出于其他原因利用 IVR。这些可能包括节省运营成本，因为 IVR 可以取代人工接待员。

SparkleComm呼叫中心 IVR 最佳实践 只要您以最有效的方式使用 IVR 系统，它就会为您的企业带来巨大的好处。以下是使用此类联络中心解决方案的一些最佳实践。

为客户提供实时代理选项- SparkleComm呼叫中心IVR 系统中提供的自助服务选项是该软件必须提供的最有益的功能之一。但是，您仍应始终确保为客户提供与现场代理交谈的选项。有些问题根本无法通过自助服务门户解决。这样，您的客户将始终可以获得帮助。

仅在转接过程中进行通话录音通知-建议您尽可能限制通话录音通知。不需要不断提醒客户他们的通话正在被录音。您只需要在必要时触发这些公告。

提供多种语言——SparkleComm呼叫中心IVR 系统是高度可定制的，这意味着可以轻松调整平台以满足客户的需求。很可能您的客户并不都说同一种语言。因此，明智的做法是在呼叫体验的早期提供以多种语言收听 SparkleComm呼叫中心IVR 菜单选项的选项。这样，您的客户的需求将得到满足，他们将能够感受到您的组织提供了包容性的客户体验。

主菜单选项不应超过 30 秒– 您要确保菜单选项简洁明了。确保简化菜单选项将确保您的客户在您的组织中获得最佳体验。如果您给用户太多选择，他们可能会感到沮丧并过早挂断。

IVR 听起来应该像人一样——实施SparkleComm呼叫中心 IVR 系统旨在帮助增强您的客户体验。但是，如果您的系统听起来像机器人，那么对于来电者来说可能是一种刺耳的体验。IVR 设计人员实际上可以通过将预先录制的语音响应输入到工具中，甚至使用正确的语气和语调来使这些平台人性化。这样，您的客户就会觉得他们是在与真人交谈。

使用语音识别和介入——语音识别允许SparkleComm呼叫中心 IVR 系统处理客户对他们说的话。借助此功能，您的工具可以自然暂停，以便客户输入信息或响应语音提示。这将为您的呼叫者提供无缝体验。但是，如果您的工具不提供语音识别功能或功能有限，您需要确保它提供插入功能。这些功能将允许最流畅的对话。

与 IVR 共享的信息应传递给现场代理——SparkleComm还指出，客户的一个常见问题是不得不向各个代理重复信息。因此，为避免这种情况，请确保在呼叫转移期间传递与 IVR 共享的所有信息。这样，接手的代理就可以跳入对话而不会错过任何一个节拍。

SparkleComm呼叫中心不会出错 作为一家小型企业，您的代理可能会捉襟见肘。但这并不意味着您应该牺牲向呼叫者提供的客户支持的质量。IVR 系统值得购买，因为它可以提升您的客户服务，而无需花费您的胳膊和腿或花时间培训新的人工代理。

从长远来看，实施这些工具之一将使您的客户和代理受益。如果您希望提升组织的技术，请查看我们的SparkleComm呼叫中心指南。

一个交互式语音应答SparkleComm呼叫中心电话系统（IVR）可提供的好处无数的任何业务。但对于SparkleComm呼叫中心来说，这项技术是无价的。这些工具允许您控制呼叫量，当您的小型企业可能没有带宽来单独处理所有这些入站呼叫时，这是一个巨大的好处。借助这些工具，您可以在更大的组织级别上开展业务，而无需支付大量劳动力带来的昂贵成本。

在本文中，我们将讨论交互式语音应答系统如何使您的小型企业受益。我们将介绍以下部分：

什么是呼叫中心SparkleComm IVR？ IVR 系统充当您企业的虚拟接待员。他们通过交互式菜单与呼叫者交互并收集必要的数据和呼叫者意图。处理完该信息后，IVR 系统会将呼叫者发送给最适合他们需求的座席。

任何行业的企业都可以利用SparkleComm呼叫中心 IVR 技术。由于呼叫中心经常被大量呼叫者淹没，因此呼叫中心通常使用 SparkleComm呼叫中心IVR 工具。可以利用 IVR 软件来增强这些呼叫者的客户体验。SparkleComm呼叫中心IVR 解决方案提供的功能可以提供更好的自助服务选项。这将使更快乐的客户和代理有足够的时间来处理更复杂的工单。

使用SparkleComm呼叫中心 IVR 的好处 使用 SparkleComm呼叫中心IVR 可为您的团队带来许多好处。以下是您可以从实施这项技术中获得的一些期望。

提高首次联系解决率——您的联络中心有 其跟踪的某些 SparkleComm呼叫中心KPI，并且首次联系解决率很可能在其中。在您的日常软件堆栈中使用SparkleComm呼叫中心 IVR 系统可以帮助您提高首次联系的解决率。

这是因为由于基于技能的路由，呼叫将始终被定向到最有能力满足呼叫者需求的人。由最合格的座席接听电话，这些查询可能会在第一个电话中得到解决，而无需转接。

提升您的客户服务产品——SparkleComm呼叫中心 系统可以帮助您从多个不同角度提升您的客户服务产品。由于 SparkleComm呼叫中心 IVR 工具提供的大量功能集，它可以帮助提高您的代理和公司的效率。反过来，这将有助于提升您的客户服务产品。

熟练使用 SparkleComm呼叫中心 IVR 处理客户查询的座席在解决问题和满足特定客户的需求时会更加熟练。当您成功地提供这些服务时，您将不可避免地拥有更快乐的客户。

降低运营成本–SparkleComm呼叫中心 IVR 不仅有助于提高您的团队效率，而且从长远来看还可以为您节省资金。由于该平台会在您的团队之间接听和分配来电，因此它可以取代现场接待员。更不用说 IVR 平台是负担得起的，这意味着实施其中之一的投资回报率是绝对值得的。

优先考虑高价值客户的带宽——虽然您的所有呼叫者都很重要，但一个简单的事实是，有些人总是比其他人具有更高的优先级。实施 IVR 系统将使您能够为这些呼叫者提供他们应得的充足时间。这要归功于 IVR 系统能够为您的呼叫者提供不太复杂的问题以及自助服务选项，以解决他们自己的问题。

提高呼叫路由和转接率——IVR 系统使您的客户的呼叫过程变得更加容易。一方面，这些平台专门设计用于将呼叫者路由到最合适的座席。这种优化的路由意味着您可以期待更低的呼叫放弃率，并且您的呼叫者可以期待更少的等待时间。

呼叫者还可以期望通过SparkleComm呼叫中心 IVR 减少代理之间的转移。正如呼叫中心助手所说，最常见的客户挫折之一是从一个座席转移到另一个座席。但由于 IVR 系统允许基于技能的路由，您的呼叫者将不可避免地减少转移。

提升客户体验——IVR 系统旨在让通话体验变得简单而轻松。因此，客户对贵公司的满意度将自动提高。您还可以利用这些系统来衡量当前的客户成功水平，因为您可以运行客户体验调查，如 CSAT 调查。简而言之，更快乐的客户可能会停留更长时间。

无论您经营电子商务客户服务部门、技术支持中心，还是任何其他与客户服务和客户支持相关的中心，SparkleComm呼叫中心都可以帮助您提高客户满意度。

优先处理VIP客户 每个企业都有一些非常重要的客户，无论如何都不应该让他们等待。我们基于人工智能的功能使SparkleComm呼叫中心更聪明，可以知道谁必须坐在前排才能得到服务。优先迎合优质客户，让他们满意。

首次呼叫解决 节省时间 + 节省精力 + 减少等待解决方案 = 满意的客户

在第一次通话中解决客户的顾虑可以提高他们的满意度。用于统一客户支持和详细客户信息的全渠道通信可以帮助您提高 FCR（首次呼叫解决）。

个性化客户服务 通过客户首选的沟通渠道与客户沟通。不要让他们等待或搁置，通过 SparkleComm呼叫中心信使、电子邮件或短信让他们知道他们的问题正在得到处理。安排自动回叫以更新客户。最后，获取客户的所有信息，以给予个性化的回应，以感到专心。通过将他与始终照顾客户的敬业专业人士联系起来，建立更好的客户关系。

营销 通过采取明智的举措扩大您的营销活动并改善结果。这种智能呼叫中心解决方案为使用SparkleComm呼叫中心进行营销和广告以产生潜在客户的企业提供了前所未有的功能。

全渠道营销 电话营销仍然有效，但并非适用于所有类型的潜在客户。有些人讨厌电话销售人员并且容易挂断电话。使用所有可用的或首选的沟通渠道来接触潜在客户，以增加吸引注意力并进行对您有利的对话的机会。

战略营销 使用有关客户、他们的偏好、他们的行为和其他细节的有见地的信息来定义真正有效的营销策略。选择合适的潜在客户群；通过正确的渠道与他们联系，并与他们进行高度个性化的对话，以直接转化潜在客户并产生销售。

参与前景 与潜在客户进行高度个性化的交流而不是机器人脚本可以帮助您让客户沉浸在对话中。在正确的时间通过正确的渠道与他联系将进一步增加参与度，从而增加增加他兴趣的机会。

潜在客户转化/销售 无论您是在销售某物还是只想为收款公司增加收款，这款智能SparkleComm呼叫中心解决方案都非常适合您。

最大限度地利用资源 SparkleComm智能呼叫中心拨号器将帮助您最大限度地提高可用资源的效率和生产力，以在更短的时间内获得更多潜在客户。提高生产力和资源利用率有助于多次接触所有潜在客户以增加销售额。

给您的潜在客户留下深刻印象 将潜在客户与最擅长处理他的代理联系起来。呼叫中心拨号器中具有最佳技能和完整客户详细信息的SparkleComm呼叫中心会尽一切努力给客户留下深刻印象并将其转化为客户。

保持联系 及时跟进并通过点对点调查收集反馈可以帮助您将潜在SparkleComm呼叫中心转化为客户。此外，可以通过使用对客户的洞察来增加销售额来运行向上销售和交叉销售活动。

构建交互式语音响应(IVR) 应用程序，即使是按键式应用程序，也是艺术与科学的结合。它需要深入了解您的特定产品/服务、垂直行业以及客户如何描述和讨论您的公司及其产品。此外，重要的是要充分了解您的客户愿意使用自动化系统进行的活动类型，同时考虑到他们的安全问题。了解 IVR 应用程序开发最佳实践也很重要，因为我们多年来已经了解了哪些有效，哪些无效。

虽然有很多东西需要了解，但市场上有很多人才，他们在为特定垂直行业编写基于按键的 IVR 应用程序方面拥有丰富的经验和专业知识。初次使用 IVR 的开发人员通常很想接受编写自己的脚本的挑战，但我强烈建议他们抵制这种冲动并找到合适的资源。一个好的脚本将加快 IVR 应用程序的采用，并从第一天起提高呼叫转移率。以下是一些 IVR 脚本编写最佳实践：

1、聘请在编写按键式或支持语音的应用程序方面经验丰富的人员。（按键式脚本编写器相对便宜，甚至支持语音的用户界面专家的服务成本也在下降。）

2、请您的联络中心 SparkleComm 座席编制一份他们希望使用 IVR 自动执行的特定任务的列表。（任务将根据您是实施按键式解决方案还是支持语音的解决方案而有所不同。）

3、与客户焦点小组一起审查潜在 IVR 用途列表，以评估他们对使用 IVR 执行这些任务的反应。

4、在脚本中，保持每个选项列表简短；4 被认为是可以接受的，但是一旦达到 5，人们就不太可能记住之前的那些。

5、抵制过度嵌套您的选择的冲动。您可以通过嵌套提供更多选项，但您可能会在第一个嵌套后失去观众。

6、始终让您的客户能够选择退出并请求代理。

7、如果您在 IVR 中要求呼叫者提供他们的帐号和验证信息，请不要强迫他们在选择与代理通话时重复这些信息，除非他们未能在 IVR 中提供正确的数据。

8、尽可能地个性化脚本和选项，但不要太多，以免混淆调用者。

9、在上线之前，让您的联络中心工作人员测试和审查 IVR。这将有助于为系统创建内部倡导者，并提供了解您的应用程序的优秀测试人员。

10、请记住，语音识别不仅仅是带有语音的 IVR；它是一个更复杂的用户界面，可以实现更复杂的交互。

如果您不确定如何做某事，请寻求帮助。