我们的商业法律团队如何利用SparkleComm中的消息传递团队完成销售(二)

我们的大多数合同人员都在SparkleComm应用中的众多消息传递团队中: 

全面法律组织的团队通常致力于影响整个法律部门的重大公告以及随意的对话。

接下来,我们的律师和谈判人员将使用商业法律团队来讨论更多一般性合同问题,并交流想法和经验教训。

我们还有专门针对特定客户销售交易的消息传递团队,这些团队将所有资源整合到一个讨论线程中。 

enter image description here

当商业法律团队致力于完成特定交易时,消息传递组通常包括组织中的相关利益相关者,包括销售,财务,安全,网络等的代表。在某些情况下,我们甚至可以将客户添加到有关合同的团队中,以保持讨论的畅通。 

一旦为特定合同建立了消息传递组,我们将使用它来提出问题并实时讨论谈判的细节,从而有助于保持谈判的势头,以便更及时,更高效地签署交易。 

通过视频会议达成协议

精美的文字是一种很好的交流方式,但是电话和视频会议才是真正的动作发生的地方。在签署客户合同之前,重要的是坐下来一起审查合同要求和其他详细信息。 

除非客户拥有另一个首选的视频平台,否则我们希望在SparkleCommVideo上做到这一点。首先,SparkleComm使预订会议变得很容易。由于我们已经使用Outlook日历和电子邮件,因此通过SparkleComm集成,我们可以直接从Outlook发送会议邀请和指向任何内部或外部利益相关者的链接。 

会议时间到了,所有客户所需要做的就是单击电子邮件邀请中的链接并通过其网络浏览器加入。从最后开始,我们只是进入SparkleComm应用程序(我们一直保持打开状态),然后单击“加入”按钮。如果仅合同本身是如此简单! 

每个人都参与进来后,我们可以详细讨论并使用屏幕共享之类的功能来充实细节。

使合同更顺畅

作为一个组织,我们致力于通过让他们的生活更轻松来使我们的客户满意。作为律师,我们的法律部门的首要责任是确保我们遵守规则并最大程度地降低法律风险。从合同的角度来看,实现这种平衡是一项微妙的举动。 因此,SparkleComm是我们完成工作的最重要的环节。 

我们的商业法律团队如何利用SparkleComm中的消息传递团队完成销售(一)

实时跨部门协作对于每个季度末完成业务至关重要。当我们需要匆忙批准的合同条款时,我们只需要给利益相关者发送消息或致电并立即获得答复,我们就可以在SparkleComm应用程序中完成所有工作。

团队合作是我们在工作时的重要组成部分(当您拥有一个可以轻松开展工作的强大平台SparkleComm统一通信时,它会有所帮助)。但是,没有比我们的法律团队更好的跨职能协作示例了。

enter image description here

业务的不断变化的性质,竞争和法规不断增加,客户期望提高以及诸如并购之类的气氛,意味着每个人都想保持领先地位。但是正如他们所说,魔鬼在细节中,或者无论如何都是精美的东西。 

我们所有的业务协议均以合同为指导。作为合同专家,我们的内部律师会帮助我们为遇到的任何事情做好准备,并确保我们所有的合同都能完成任务。我们与内部利益相关者和我们的客户紧密合作,以确保文档真正满足所有相关人员的需求。

达成交易需要合作

我们的许多交易都非常简单明了,并且使用标准合同,尤其是当我们与具有基本需求的小型企业合作时。但是大型组织有时对内部要求更为严格,无论是围绕安全性使用更严格的语言还是将付款期限更改为45天。当需要自定义时,那就是我们召集商业法律团队的时候。

关于合同更改是否可以接受,通常要召集一个以上的人来进行。提出变更请求时,我们首先要了解的是是否甚至可以进行修改,这意味着需要与知道答案的特定部门联系。例如,如果更改请求是为了修改付款条件,则我们需要与财务团队合作,看看他们可以做什么。这就是SparkleComm消息传递平台的用武之地。

内部使每个人都在同一页面上

SparkleComm统一通信平台中,我们的许多对话都是从SparkleComm应用程序中的消息传递团队开始的,关于合同的讨论也不例外。SparkleComm应用程序中的团队功能可创建专用的讨论线程,使我们可以共享消息,文档,照片,电子表格和其他信息,从而将整个对话保持在一个地方。

只需单击一个按钮即可创建会议

SparkleCoom视频会议系统为您提供了尽可能多的会议室,您可以根据需要选择任意数量的与会者。

为任何数量的参与者创建永久性和临时性会议。SparkleCoom视频会议系统允许您从我们的虚拟总机中即时创建电话会议并邀请任意多的参与者。

我们简化了创建动态和永久性会议室的过程,因此您可以将团队聚在一起,而无需支付额外费用。设置会议室并邀请不限数量的参与者。 电话会议录音enter image description here

记录电话会议并将其存档在云中

使用SparkleCoom,,您无需担心在电话会议中遗漏某些东西。

可以记录所有电话会议的后代,将其安全地存储在云中,然后在适合您的时间立即播放。

记录电话会议并将其安全地存储在SparkleCoom以备记录。

通过屏幕和文件共享为会议增添色彩

有时,它有助于向人们确切地显示您在说什么。

SparkleCoom允许您通过即时文件和屏幕共享为电话会议带来新的维度。单击即可发送文件并显示您的桌面!

即时文件和屏幕共享更有效地协作。

无论您是刚刚开始选择SparkleCoom会议解决方案,还是尝试重新调整会议策略,本文都将帮助您了解您的员工如何看待他们的会议解决方案 - 无论是现在还是将来。虚拟视频会议是人们在全球互联世界中不断发展的方式。SparkleCoom会议系统解决方案能够帮助您!

商务礼节电话礼节的简单指南(二)

针对特定情况的附加规则

除了上面列出的基本礼节外,您可能还需要处理特定情况的规则。例如,员工应该如何为客户取消息或留下语音邮件?一些常见的业务情况的一些指示可能会派上用场:enter image description here

接电话时 确保员工在第三声铃响之前接听电话。不再和客户经常挂断电话。员工应通过自己的姓名和公司名称进行自我介绍,而不仅仅是一个简单的问候。一个很好的例子是-'谢谢您致电XYZ办事处,我叫Susan。我今天能为您提供什么帮助?” 您不必说早安或类似的问候,因为人们经常会在一天中的时间上犯错误。

保留通话 始终询问客户是否可以保留客户。给出适当的理由,例如“我需要了解一些信息”或“在前进之前需要与Jane交谈”。如果等待时间将超过一分钟左右,请与客户联系。请记住要感谢客户的等待。提供给他们回电或询问他们是否介意等待更长的时间。

转接电话 类似于将呼叫者置于保持状态,告诉客户为什么要转移他们,并询问他们是否满意。他们是找错人了吗,还是他们的问题需要有权更大的人来解决?转接呼叫时,请确保对方知道客户的姓名和其他信息。不要让客户一遍又一遍地重复同样的事情!

为客户提供您要与他们转接的人的姓名和电话号码,以便他们在由于任何原因而掉线时可以回电。另外,请给他们提供您的姓名和电话号码,以便在联系人不可用时与他们联系。

留言时 确保员工在收到消息时获得所有相关数据。至少应包括客户名称,联系信息以及致电的简短原因。您可能还需要其他信息,例如日期和时间。另外,包括收件人将要采取的措施,例如客户需要回电或他们希望收到电子邮件回复。

留下语音信箱时 SparkleComm语音邮件是在某人不接电话时联系他的一种重要方法。但是大多数语音邮件都无法应答,因为呼叫者没有留下足够的信息。留下语音邮件时,请包含以下信息:

您的姓名和部门 您的联系电话以及可以接听电话的时间 你为什么打电话 客户在回电之前需要采取的任何措施 回复客户电话时 通过使用SparkleComm对于任何忙碌的人来说,打电话标签都不是一件有趣的事情,因此请询问何时该打电话或何时可以给您回电,从而避免使用电话标签。有时候给他们一些时间(例如下午3点至5点)是合适的。如果您要回复客户的语音邮件,请确保记下他们在邮件中包含的所有信息。与往常一样,不要让客户重复自己!

结束通话时 许多人不喜欢结束通话,因为他们不知道该说些什么。一个简单的“感谢您与ABC公司联系”或诸如“我很高兴我们可以解决问题”之类的短语通常就足够了。如果需要其他电话,请说明您将要采取的措施以及是否/何时再次与他们联系。总是以告别结尾,避免使用avoid语或惯用语。S通过使用parkleComm电话会议即时通信系统能够帮到您

商务礼节电话礼节的简单指南(一)

enter image description here即使在社交媒体和电子邮件时代,许多客户在与您的企业进行通信时也更喜欢电话交谈。SparkleComm应用系统就是一个很好的选择。

在我们深入探讨商务电话基本礼节之前,礼节为何如此重要?毕竟,我们不需要通话规则!不幸的是,这种态度会使您失去前景和销售。尽管您不需要个人通话规则,但基本的电话礼仪商务通话的必备条件。

考虑一下,当您打招呼时,您的员工给您留下的印象是随意的打招呼或无私的语调。粗鲁甚至无聊的员工可能会在留住客户和失去有前途的前景之间有所不同。

为什么要对员工进行电话礼仪培训?

考虑对员工进行电话礼节培训的原因

1.创造良好的第一印象 通常,这是客户第一次与您的企业互动。无论他们是要从您那里购买东西还是要解决问题,他们都希望获得良好的体验。每个客户都应该受到尊重,并且态度也延伸到电话交谈中

2.增加客户信任 一些客户可能会来您的办公室与员工面对面交流。其他人只能通过电话与您互动。在电话上创造良好的第一印象可以使您有机会增强客户走进办公室时的信任度。仅有几家公司拥有忠实的客户群,这些客户群仅基于电话方面的经验!

3.提高客户满意度 许多客户将 基于单个对话或一系列电话来评估您的服务。有礼貌而乐于助人的员工可以提高客户满意度。反之亦然。训练有素的员工甚至会驱走最忠诚的客户,因此要做好更好的准备。

4.商务电话电话礼节基础

如前所述,在进行商务通话时要遵循一些规则。无论您是与客户联系还是与您联系,这些要素均适用。与客户,供应商,合作伙伴,甚至与内部同事交谈时,您的员工应跟随他们。代表公司接听或拨打电话的任何人都需要接受电话礼节方面的培训。

5.专业语言 始终使用专业语言。听起来很简单,但令人惊讶的是有许多企业不遵守它。培训您的员工避免使用随意的语言,例如挂断电话,发生什么事情等。请始终使用类似的专业术语,例如“我可以让您搁置吗?” 和“我能为您提供什么帮助?”

6.说话的语气 您的语气与您使用的单词同样重要。在正常的面对面交谈中,客户可以看到您的面部提示,肢体语言和手势来解释您的单词。电话交谈中所有这些都丢失了,除了您的语音语调。乐观的声音告诉客户您正在注意,而无聊的拐弯同样容易得罪。

7.说话速度 您已经听说过急于介绍的客户服务代表或销售人员,以便他们可以进行实际的交谈。任何客户都不会觉得他们的电话给您的业务造成负担。您应该训练您的工作人员说话缓慢并说出正确的声音。即使您已经知道解决问题的方法,也不要着急介绍或在句子中间打扰客户!

8.身体语言 尽管在电话中常常缺少肢体语言提示,但它仍会影响您的声音以及对客户的发声方式。您可以自己听到不同之处。坐在椅子上和躺在沙发上时,尝试与同事交谈。您的声音会根据您的姿势和姿态而微妙地变化。

9.礼貌有很长的路要走电话上交谈时,您的员工应始终保持礼貌。是的,如果客户不高兴或太大声,可能会很难。但是有礼貌会使客户平静下来的速度比您的员工只是简单地向他们大喊大叫。您可能需要提高自己的声音才能听到客户的话,但始终要彬彬有礼。

10.戴上微笑 与肢体语言类似,人们实际上可以在电话中“听到”您的微笑。微笑时,声音会自动变轻。实际上,当您不笑时,要保持乐观和积极的态度可能会非常困难!

11.做好准备接听电话之前做好准备就意味着了解电话系统的工作方式。您的员工知道如何保留呼叫者或将其转移到其他部门吗?每个人都正确设置了他们的语音信箱吗?确保每个人都熟悉公司SparkleComm电话系统的常用按钮和功能。

12.成为积极的倾听者 对于客户而言,没有什么比让服务代表说出错误的姓名或在通话过程中反复询问相同的信息更糟糕的了。它表明您没有在听他们的声音。通话时停止多任务,并随身携带一个记事本,以便您记下重要信息。

11.一致性是关键 确保您的员工在公司范围内始终接听电话。这样,客户就知道会发生什么。您不希望会计团队以一种方式接听电话,而服务团队以另一种方式接听电话。无论部门如何,客户都应该知道他们会受到礼貌和专业的欢迎。 SparkleComm即时通信可以帮到您!