视频会议技术的特点和能力

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视频会议在过去几年已经成熟,包括以下吸引企业用户的功能:

虚拟背景有助于避免在凌乱的房间或用户的远程位置分心。公司可以创建品牌背景,为视频会议提供更专业的外观和感觉。

屏幕共享使参与者可以轻松地以清晰的方式呈现或解释内容。某些应用程序甚至可以将演示文稿共享为背景,因此感觉更像是一种面对面的体验。

会议转录服务跟踪行动项目、后续步骤和其他重要的会议记录。

翻译服务使与会者能够以多种语言进行交流并接收实时文字记录。

通往其他应用程序的网关可防止用户启动和在多个程序之间切换。

SparkleComm视频会议也将受益于人工智能和机器学习。IT 领导者已经开始采用 AI 驱动的功能,例如自动转录、用于开始会议的面部识别和用于控制会议的语音识别。

人工智能可以帮助解决混合工作环境中出现的问题,其中一些参与者远程参加,而其他人则聚集在一个房间里。例如,人工智能可以执行以下操作:

支持主动参与者取景和画质提升;
增加主动降噪和隔音屏障,过滤来自宠物、汽车等的噪音;
通过隐藏式字幕使实时翻译更进一步;
使用面部识别来识别说话者,然后向参与者实时提供有关他们的更多信息;
和部署聊天机器人以根据参与者日历自动安排下一次会议。

借助人工智能,如果体验有效,企业可以更好地了解员工和客户如何使用他们的SparkleComm视频会议平台,然后相应地调整他们的策略。

  • 采用视频会议的挑战

SparkleComm视频会议具有所有优点,但确实存在一些挑战,其中最大的挑战是如何确保员工在办公室或远程时获得相同的用户体验。任何让会议体验变得复杂的事情都不会得到太多关注。

从用户的角度来看,视频会议平台必须易于导航并具有相似的外观和感觉,无论如何或在哪里访问该平台。

带宽可能是另一个重大挑战——特别是如果用户大部分是远程的并且无法访问高速连接。IT 领导者必须花时间了解其首选视频会议平台的带宽要求,包括对高质量视频的要求。如果用户遇到严重的延迟,他们会感到沮丧并放弃平台。按照这些分步提示计算办公室和远程用户的视频会议带宽要求。

如何在办公室处理视频会议是另一个挑战。固定室内系统可能过于昂贵和复杂,无法吸引那些希望视频会议平台具有易用性、移动性和敏捷性的用户。这些系统还往往需要指定的视听技术来协助会议设置。现在,供应商提供了一系列即插即用系统,这些系统更具移动性,并且具有帮助面对面和远程参与者共享体验的功能。

归档、存储和管理SparkleComm视频会议生成的文件可能会让人头疼,尤其是当企业处于高度监管的行业(例如金融或医疗保健)时。例如,法规可能要求 IT 记录和保存视频和音频文件以及在整个电话会议期间可能发生的聊天讨论和文件共享。

要避免的 9 个常见网络研讨会错误

网络研讨会在过去几年中大受欢迎,原因显而易见。它们为组织提供了许多美妙的好处,从潜在客户生成到建立权威、扩大受众范围以及简化举办实体活动的成本。但这并不意味着每个网络研讨会都会成功。我们也目睹了人们在尝试举办自己的网络研讨会时常犯的许多错误。为了帮助您避免这些陷阱,我们汇集了您应该避免的 9 个最常见网络研讨会错误的专业知识,以便您可以举办有史以来最好的虚拟活动。

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1.活动注册太复杂

吸引相关观众是您的网络研讨会成功的关键。如果您通过出色的促销计划吸引了他们的注意力,您如何确保在注册页面上吸引了他们?

我们看到许多组织犯的一个常见错误是创建的活动注册页面太长且太复杂,没有经过优化,并且没有对潜在参与者进行资格预审。

请记住,人们的注意力持续时间很短,并且不喜欢填写表格。因此,为了吸引尽可能多的受众,请使您的注册页面尽可能短。您只想获取基本信息,例如姓名、电子邮件地址和一个符合条件的问题,例如他们的工作场所或行业。特别是如果您的网络研讨会是混合活动(实体和虚拟参与者),最好与可以为您管理注册过程的网络研讨会提供商合作。

  1. 留给晋升的时间太少

太多企业将促销活动留到活动前的最后一周。这是一个大错误,您宣传活动的时间越长,您可以接触到的潜在参与者就越多。理想情况下,一旦您的演讲者锁定,或至少在您的开始日期前 3-4 周,就开始宣传您的活动。结合使用电子邮件营销、社交媒体和展示广告以获得最佳效果。

  1. 销售过于激进

网络研讨会是极好的营销工具,因为它们为您的观众提供价值以换取他们的时间。他们不会调整到您要出售的网络研讨会。我们目睹了太多善意的网络研讨会主持人提供了精彩的内容,却以长篇大论的方式结束了活动。您的网络研讨会是为了帮助,而不是出售。做对了,你的听众会记住并奖励你。

  1. 不录制网络研讨会

实时网络研讨会非常适合创建参与度并与您的观众建立联系,但这并不意味着您的观众不应该选择他们可用的点播内容。我们看到组织犯的一个大错误是未能在其战略中包含点播内容,这意味着他们失去了无法参加实时网络研讨会的所有潜在客户。 

优秀的网络研讨会提供商会记录和转录您的会话,供按需受众使用,或拼接用于未来的营销资产。

  1. 网络研讨会在视觉上很无聊

当观众在线收听时,您必须找到更有创意的方式来吸引他们的注意力。我们看到的一个常见网络研讨会错误是,演示者过多地专注于创建精彩的口语内容,但没有吸引人的视觉辅助工具来帮助保持观众的注意力。 

这并不意味着拥有一个包含数千个点的巨大幻灯片。选择显示的视觉效果,而不是讲述您的故事。想想明亮的图形、短视频,甚至幽默的图像都有助于吸引观众的注意力并更好地消化你的信息。

  1. 让你的听众远离谈话

不要把你的听众排除在谈话之外。这是我们在选择使用通用视频会议工具而不是专业网络研讨会平台举办网络研讨会的组织中看到的一个大错误。 

观众是通过不与他们互动的静态网络研讨会完成的。选择可以促进演讲者之间以及彼此之间对话的网络研讨会提供商。寻找诸如SparkleComm提供主持问答会话、实时聊天和实时投票等功能。

  1. 会话太长

对于观众来说,没有什么比持续太长时间的网络研讨会或听演讲者喋喋不休并偏离主题更令人反感的了。 

如果您有很多很棒的演讲者或内容要讨论,请考虑将您的网络研讨会分成较小的剧集以创建网络研讨会系列。网络研讨会系列是很好的营销工具,因为您正在创造更多机会来吸引观众。如果他们继续回来收听您的下一集,您将在他们和您的组织之间建立良好的关系。

8.未能跟进正确的线索

太多的组织犯了一个错误,即未能寻找有助于他们跟进正确线索的数据和受众洞察力。并非每个潜在客户都应该从您那里得到相同的一般跟进。您想知道谁注册了但从未露面,谁退出了您的网络研讨会,在什么时候退出,谁参与并互动,等等。这些见解将帮助您设计定制的事后培育计划,帮助将这些潜在客户转化为付费客户。

寻找优质的网络研讨会提供商,在您的网络研讨会结束后为您提供受众数据和见解。 

  1. 没有使用正确的网络研讨会软件

归根结底,您使用的网络研讨会软件足以决定网络研讨会的成功与否。我们看到太多的企业错误地认为他们会通过使用通用的视频会议工具来偷工减料,结果却是视听质量很差,注册过程一团糟,没有分析数据来帮助他们转换潜在客户以及无法吸引目标受众的乏味、静态的演示。

劳格科技,我们研究了数以千计的网络研讨会用户在创建网络研讨会平台和服务以克服这些错误时所犯的错误。我们的SparkleComm视频会议服务平台是最终万无一失的答案。从问答环节、实时聊天和投票等令人难以置信的参与功能,到最高质量的视听、无压力的管理注册、数据安全以及幕后工作的专家团队,以确保您的活动始终顺利进行。

不要因犯上述任何常见错误而浪费您的网络研讨会。联系劳格科技的团队,预订SparkleComm视频会议平台免费演示吧。

设置视频会议的指南

如果您对如何设置视频会议感到困惑,本指南将引导您完成整个过程。

如果空间有限,视频会议是举办大型会议的理想方式。您可以在多个位置设置视频会议设备,并召开一次可容纳数十甚至数百名参与者的会议。它是举办市政厅的 CEO、专业人士向不同地点的多个利益相关者进行演示或为全球员工举办有趣的虚拟活动的完美解决方案。

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设置视频会议,无论是在您公司的会议室还是在家中,是一个相当简单的过程,本指南将告诉您:您需要什么硬件,你需要什么软件,如何在笔记本电脑上设置视频会议以及如何设置您的视频会议空间以获得最佳光学效果。

什么是视频会议

视频会议是一种在线会议,参与者通过带有视觉和音频组件的实时通话进行交流。参与者实时互动,无论距离多远,都可以看到和听到对方。

视频会议通常用于大型团体会议,一端的参与者通常聚集在一个大房间里,大房间将他们连接起来。但是,视频会议也可用于娱乐聚会和虚拟活动。

设置视频会议需要什么硬件?

要召开视频会议,您至少需要以下硬件:

● 连接互联网的大屏幕

当您有多个与会者聚集在一个空间参加SparkleComm视频会议时,您需要一个大屏幕来显示会议内容和另一端的与会者,并且需要连接到互联网。如果房间足够大,您甚至可能需要两个屏幕。

● 网络摄像头

网络摄像头—可以与您的屏幕和计算机系统集成,也可以是外部摄像头。网络摄像头的最低理想视频质量为 1080p 全高清。如果您使用外部网络摄像头,请将其安装在可以捕捉到与会者的位置。360° 摄像头可以安装在会议桌的中央,并在会议桌周围的每个发言者讲话时捕捉他们。

● 会议电话

由于在较大的房间内使用麦克风可能难以捕捉声音,因此建议在进行视频会议时使用具有回声消除、自动增益控制和自动降噪功能的会议电话。有多种类型可供选择,您甚至可以获得集成了网络摄像头的会议电话。

设置视频会议需要什么软件?

要进行无缝视频会议,建议您使用具有以下功能的SparkleComm视频会议软件:

● 强大的安全性

● 一流的音质

● 录音功能,方便您稍后分享视频会议或回放

● 屏幕共享功能

如何在笔记本电脑上设置视频会议

如果您的视频会议是小型会议(2-6 人),您的笔记本电脑应该适合进行通话。在这种情况下,请确保您的笔记本电脑具有以下功能:

● 网络摄像头,可以集成到您的笔记本电脑中,也可以安装在笔记本电脑显示器的顶部

● 扬声器麦克风,也可集成或外接

● 如果您没有扬声器和/或麦克风,您将需要一部电话和会议拨入号码

SparkleComm视频会议软件

如何设置您的会议空间以获得最佳光学效果

● 尽量减少电线

太多电线和电线很麻烦,可能会危害健康,并且会分散与会者的注意力。建议您在视频会议中使用的设备(例如会议电话或网络摄像头)是无线的。如果需要电线,建议您投资于综合电线管理。

● 适当的照明

光线充足的SparkleComm视频通话会增加其整体清晰度和美感。避免自然光和人造光的组合(如果可能,使用一种光源)并使用漫射照明而不是裸灯泡。灯罩或灯具罩会产生柔和的光晕,最大限度地减少阴影。

● 使用浅色墙壁的房间

如果您可以选择在浅色墙壁空间和深色墙壁空间之间进行SparkleComm视频会议,请选择墙壁浅色的房间。浅色墙壁的房间会反射光线并照亮房间的其他部分。此外,如果房间内的家具是浅色的,则是理想的选择。

● 使用强大的互联网连接

强大、可靠的互联网连接可能是顺利进行SparkleComm视频会议的关键。至少,使用速度为 1 Mbps 的互联网连接进行视频会议,但是,理想的速度是 3 Mbps。

SparkleComm视频平台非常适合视频会议

SparkleComm 视频会议系统将帮助您的视频会议顺利进行的原因有很多:

● 易用性

SparkleComm视频会议平台可以轻松地直接从网络浏览器加入会议,并且需要密码或下载。

● 屏幕共享

视频会议期间显示视觉效果的能力是通过学习材料进行演示或演讲的最佳方式,SparkleComm视频会议软件可以让主持人或演讲者与观众共享他们的屏幕,甚至可以让会议中的其他人共享他们的屏幕。

● 一流的安全性

SparkleComm视频会议对每个呼叫进行加密,确保视频会议的安全和免受外部破坏。

● 聊天框

可以在本机聊天框中提问和评论,而不会打断演讲者。当您想要进行问答环节时,这是进行演示的理想工具。

● 一流的音质和降噪

SparkleComm语音技术可抑制背景噪音,并在轻声和大声说话者之间保持一致的音量水平,以确保没有遗漏或误解任何内容。空间音频功能通过呈现来自不同位置的每个人的声音,使人们更容易专注于对话的内容,因此无论身在何处或使用何种设备,每个人都可以听到好像他们在同一个房间里一样。

● 能够记录的时刻

SparkleComm能记录您的视频会议的部分或整个事情。所有录音都存储在云中的安全容器中,并进行加密。录音创作者可以访问它们。

SparkleComm统一通信提升企业 IT 通信

随着时代发展和技术的进步,传统的通信系统已无法满足现代企业的发展,企业IT 团队已经开始寻找方法来增加公司传统电话基础设施的容量。人们意识到现有的通信服务已经超越了任何本地电话系统,是时候迁移到可扩展、灵活的SparkleComm云统一通通信解决方案了。

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与公司共同成长的商务沟通环境

当技术团队决定实施云解决方案时,他们还希望利用这个机会将尽可能多的员工日常工作流程集成到一个环境中。

很多企业一直在使用桌面电话、传统传真设置以及不同的在线会议和即时消息解决方案,通过SparkleComm统一通信平台,可以将所有这些工作流程以及我们需要的其他工作流程(包括 SMS 文本消息)放入一个用户友好的云环境中,企业员工可以在任何设备上使用该环境。除了这种新的云解决方案允许的灵活性和移动性之外,SparkleComm统一通信系统还使新员工、地点甚至公司的入职比以往任何时候都更加容易。现在,当企业雇用新员工或开设新的办公地点时,他们只需在SparkleComm平台上扩展新员工即可。就这样,企业立即能够从任何地方进行商务电话、短信、视频会议、传真和即时消息

通过基于云的SparkleComm呼叫中心解决方案改善客户体验

一些需要电话销售的公司在迁移到SparkleComm统一通信以提供基于云的电话、视频会议和其他通信服务的几个月后又使用了SparkleComm呼叫中心功能。事实证明,该实施对他们的客户支持团队的益处与SparkleComm对公司其他业务的益处一样。

借助SparkleComm呼叫中心,他们能够监控在任何给定时间处理电话的座席数量,以及他们接听电话的速度。质量管理工具还使他们的经理可以轻松监控座席的表现并为他们提供反馈。

促成成功的公司合并

企业在发展,很多时候,企业也在并购上得益于SparkleComm统一通信,企业之间的收购从业务沟通的角度来看是顺利而无缝的。将一家新公司带入 IT 领域可能非常困难且具有破坏性,但SparkleComm的多站点 功能使其变得容易。企业所要做的就是将新公司的业务编号和菜单选项添加到SparkleComm环境中。他们仍然有他们熟悉的问候语,但现在他们的电话会转接到新的团队,因此这可以帮助将来电者定向到合适的人。此外,SparkleComm现在拥有所有呼叫报告和分析功能来监控该位置的流量以及企业的代理如何处理他们的呼叫。

有了 SparkleComm统一通信系统,企业对增加员工、开设新地点、扩展到不同的地理区域,甚至与其他企业合并的想法都更加满意。SparkleComm非常可靠且易于使用,因此我们不再担心过去随着任何这些类型的增长而发生的 IT 问题。现在,我们可以专注于发展我们的业务并为更多客户提供服务。

呼叫中心墙板:该做的和不该做的

呼叫中心取决于其座席和员工的表现。由于呼叫中心的工作速度和速度对时间很敏感,因此重要的指标是连续测量的,以评估座席整体的表现。 enter image description here 当结合“正确”的 KPI 和信息时,呼叫中心墙板可以带来各种积极影响:

为座席提供动力——通过向所有小组成员传达实时 KPI,您可以激励销售和支持人员了解他们的立场并超越他们的目标。显示适当的平均队列性能有助于座席立即发现他们的差距并提高表现出色的士气。 获得即时调整的能力——通过显示关键的运营指标,例如在给定时间等待呼叫的数量和连接的座席数量,主管可以更轻松地在队列之间移动,同时查看墙板上的 KPI 和警报,使数据驱动的时刻随着情况的变化做出即时决策。 监控 SLA 以提高客户满意度–服务级别协议(SLA) 是为您的客户提供特定服务标准的承诺。通常来说,服务水平 (SL) 反映了在特定秒数内应答的呼叫的百分比。这是一个关键的呼叫中心晴雨表,可能会因各种因素而波动,例如呼叫量、服务中断或座席缺勤。 提高整体生产力——更多地让座席参与,让他们掌握自己的表现。环境将改变,每个人都希望保持积极的指标,从而有助于提高整体呼叫中心的生产力。 但当然,有一个问题。虽然呼叫中心的墙板有很多好处,但如果没有战略性地组织起来,它们也会分散座席的注意力。

那么呼叫中心墙板的最佳信息是什么?

这取决于呼叫中心的目标以及如何实现上述目标。仔细考虑你想要激励什么。您的墙板应该集成非常真实的实时指标,届时您的团队可以使用这些指标为整体运营改进做出贡献。

也许您想显示等待呼叫和最长等待时间等指标,让主管立即检测呼叫高峰并及时调整座席人员配置;或者,您可能希望关注 SLA 和平均通话时间(或平均处理时间)以吸引座席并比较性能。没有可显示的典型正确或错误信息。这实际上取决于您的业务目标以及您希望让团队参与的方式。

有效的墙板结合了业务目标和代理需求

呼叫中心墙板只有在传达简单而清晰的信息并且可以快速掌握时才有效和高效。SparkleCOmm呼叫中心解决方案提供了恰到好处的墙板工具,您可以定义它,一目了然地了解呼叫中心的脉搏。

可定制和编辑,它提供了 16 个关于您的呼叫流、KPI 和座席状态的可用指标小部件,允许主管和座席根据实时统计数据采取行动,并为他们的目标做出快速、明智的决策。这些指标包括:

此刻的通话活动:深入了解队列当前的通话活动,包括等待通话总数、活动通话总数、未接来电总数、放弃通话总数、已接电话总数以及当天、一周或一个月的通话总数。 座席概览:一目了然地监控您的队列成员的存在和活动状态,包括座席总数、登录座席数和空闲座席数。 SLA:根据您设置的参数可视化每个队列的实际 SLA。主管还可以配置为在达到预定义阈值时接收即时警报。 分析KPI完成率:随时更新关键KPI完成率,墙板可以数字和直观的图形显示呼叫放弃率,接听率和错过率。 客户服务的关键时间指标:评估确定客户在队列中是否得到最佳服务和代理效率的关键时间指标,包括平均等待时间、最长等待时间和平均谈话(处理)时间。

在所有这些有用的指标中,您可以选择要显示的内容并自定义墙板布局,以最大限度地吸引您的团队。只需拖放即可定义每个小部件的尺寸,并使用直观的图标控件轻松删除或编辑指标,因此您的关键性能指标位于前面和中间,以提供更大的视觉冲击。

此外,为了您的实时管理和分析操作更进一步,SparkleCOmm呼叫中心 还支持多屏显示和自定义数据时间范围选择。您可以同时显示两个或多个不同队列的墙板,以比较不同座席组的表现,或选择不同的时间范围来轻松比较队列当日、本周或当月的表现。为您的呼叫中心获得比较洞察力再容易不过了