统一通信-即时通讯-视频会议-电话会议-科技新闻及文章

一夜之间，我们所有人都知道，灵活的业务是弹性的业务。随着COVID-19席卷全球，能够快速过渡到远程工作区的团队比那些仍然依靠台式电话和纸质版完成工作的团队表现更好。

作为一家高科技创业公司，您可以从历史上这个巨大的，可教导的时刻中学到东西，同时决定自己的公司结构。今天，我们将从能够出色地完成并仍保持创新的公司那里学习“在家办公”过渡的最大教训：

1.停机可能使您的客户蒙受损失

2.团队协作与电话一样重要

3.找到可以收回成本的软件，然后再购买一些

4.灵活性对企业有利

5.购买前先考虑一下集成

6.避免未来的头痛：找到与您一起成长的软件

您的科技初创企业团队是否在尽可能有效地协作以提供良好的客户服务？

1.停机会给您的客户造成损失

对于初创企业而言，每一个客户都很重要，每一个错过的电话都会失去机会。听起来很戏剧性？是这样的。您的业务越小，对潜在和现有客户的培养就越关键。由于电话系统出现故障而无法使用可能会造成很大的损失。从第一天起就使您的团队在云上的主要好处之一就是提高了服务的可靠性。

有一个面向零售企业的一站式IT提供商，当其本地PBX开始花费大量时间和客户联系时，他们转而使用云通信。以前进行维护时，通常需要几个小时才能通过电话获得帮助，甚至需要花费数小时（甚至是几天）才可以得到现场技术人员的帮助。

他们没有内部维护PBX系统所需的专业知识。当系统备份程序导致丢失所有语音邮件时，他们决定需要一个新的电话系统。拥有大量的停机时间无法开展业务，他们需要一个更强大，更可靠的电话系统，而劳格SparkleComm统一通信已为他们提供了这一服务。

SparkleComm统一通信为其云电话以及近乎实时的监控仪表板提供了99.999％的正常运行时间服务水平协议（SLA），因此您会立即发现一个问题。另外，通过电话，电子邮件和在线聊天提供的24/7实时支持，您可以在客户甚至发现障碍之前就恢复运行。

了解有关技术创业公司如何使用SparkleComm统一通信与分散的团队更有效地协作并使客户满意的更多信息，请查看劳格科技的官网https://www.loogear.com/index.html。

虚拟会议已成为现代工作场所工作流程中不可或缺的一部分。尽管它们在工作连续性和沟通中起着至关重要的作用，但是要最大限度地提高远程会议的效率和有效性仍然是很大的挑战。

自然，远程会议的方法与常规的面对面会议有很大不同，因此人们自然以独特的方式进行响应和交互。但是，并不是所有情况下都适合使用远程会议，因此了解何时以及如何利用此技术至关重要。

让我们学习进行有效的虚拟会议所需的所有知识。

虚拟会议如何工作？

虚拟会议利用的技术使个人可以使用Internet连接通过视频和音频进行连接和协作。这是远程工作人员之间的实时交互，以实现共享的目标或计划。

有趣的是，虚拟会议比常规的面对面会议更容易计划和进行。对于许多人来说，这就像启动笔记本电脑并设置一个远程会议应用程序一样容易，其他人也可以“收听”。

您需要转动相机，以便其他人可以看到您，并且需要一个麦克风让其他参与者听到您的声音。此外，买一副耳机或头戴式耳机也是个好主意，因此您可以听别人说什么，而不会打扰周围的其他人。

远程会议有什么好处？

虚拟团队会议为大小企业都提供了无数机会。

无论是参与，跨位置和部门之间的沟通，还是其他潜在的交互，远程会议都是可扩展的且具有成本效益的选择。

以下是对远程会议最常见好处的一些深入见解：

降低成本

老实说-运营和差旅成本会迅速增加公司的支出。虚拟会议可以大大降低公司的管理费用。通过单击远程会话，您可以立即方便地与您的团队和同事互动。

此外，您可以进行内部和外部沟通，并保持健康的关系，而无需上下班。当您进行在线会议时，办公用品，水电，材料等运营支出也将稳步下降，从而节省了企业的时间和金钱。

远程会议使您可以在任何地方与任何人见面，并单击按钮即可提供有关与会者，持续时间，讨论等的详细信息。它还可以根据需要通过自动注释，转录和翻译来简化会议-在面对面会议中，您必须记笔记以跟踪关键点。

改善内部和外部沟通

虚拟团队会议鼓励明确的交流和更好的互动。当每个人在屏幕上都是一个正方形时，人们会迅速学会直接与需要的人进行交流，以及在需要时进行交流，而无需亲自去办公室。

此外，它还可以在虚拟环境中促进健康的工作环境。员工可以通过聊天和Messenger选项更好地建立联系并相互了解。远程协作可以促进沟通，促进协作。

只要主持人始终处于控制之中并阻止干扰并阻止人们互相交谈，一站式就可以实现很多成就。

借助远程会议，距离不再是障碍，您可以在各个位置与客户联系，并与他们建立并保持健康的联系。

节省时间

不可否认，远程会议可以为员工和雇主节省大量时间。

通勤的麻烦，寻找停车位，在加油站停车都不再需要-虚拟会议消除了旅行的需要，并节省了您可以在其他地方更有效利用的时间。

提高生产力

生产力对于公司的成长至关重要。在舒适的家中进行快速的虚拟会议可以激发更高的效率和产出。结果，您可以提高工作效率，这可以帮助企业产生更多的利润。

同样，即时在线会议比常规的面对面会议要有效得多，在常规的面对面会议中，每个人都走到会议室，花时间解决问题，并将会议至少延长10-15分钟。

总而言之，人们可以更快，更高效地完成工作。您可以设置计划，安排时间表，相应地管理时间，并对其进行优化以提高生产率。此外，您还可以管理环境并删除令人分心的东西。

加强跨团队合作

合并的远程会议可以改善跨团队和整体协作。由于您不必依靠公司中的其他人员将您与需要交谈的人联系起来，因此可以促进有效的协作。

此外，对团队进行集中管理，每个成员都可以与相关人员访问，共享，查看和交换文件。它促进透明，安全和快速的通信。在线平台具有促进跨职能团队之间成功进行虚拟协作的多种功能。

远程工作人员优先考虑敏捷性，移动性和无缝的通信方法，这使他们在远程工作时可以毫不费力地实时协作。尽管虚拟会议不能完全取代人际关系，但可以促进员工之间健康，平衡的沟通和协作。

全球人才库

远程会议是一种与全球人们建立联系的有效方式，否则将无法实现。它使您可以快速查找，与地理上相距遥远的其他人建立联系并建立关系。

此外，在招聘人力资本方面，企业有更广泛的选择。新员工不一定必须是本地员工。他们可以居住在世界任何地方，并在需要特定技能时为公司提供寻找和雇用人才资源的机会。

通过虚拟会议，地理障碍不会阻止公司探索全球人才库并寻求最佳资源来扩展业务。

虚拟会议最佳实践

参加虚拟会议的想法可能对您而言并不陌生。您已经参加了许多在线会议和研讨会，以了解发生了什么。

而且总是一样的。

您找到一间房间（最好是安静的房间）并具有良好的Internet连接，然后启动该虚拟会议软件，只是发现甚至没有一半的与会者在线，主要演讲者的麦克风正在进进出出，所以您无法理解一个东西，谁在发出令人讨厌的嘶哑声？

让我们面对现实：虚拟会议很少方便。人们分心，没人愿意打开视频，演示总是比他们需要的更长。

根据我们的虚拟会议调查，只有30％的受访者表示他们的大部分或全部（80-100％）在线会议富有成效。但是虚拟会议不会很快消失。

如果您正遭受这种虚拟协作不景气的困扰，那么现在该是有关如何举办有效的虚拟会议的进阶课程的时候了，这样您的团队就永远不会在再次拨入时退出。

虚拟会议与面对面

关于哪种方法更有效没有争议：面对面会议无疑是赢家，有68％的受访者表示，他们更喜欢面对面会议而不是虚拟会议。但是，重要的是要了解何时安排虚拟会议和面对面会议是合适的。

当与某人面对面会面时，您会得到他们的不间断关注，并且可以看到他们的肢体语言。面对面的互动最适合与潜在或当前的客户会面和工作面试。

但是，当团队处于远程状态且没有其他选择时，虚拟会议对于制定重大决策和推动业务发展必不可少。

让我们讨论一些有效的虚拟会议的技巧，并听取 一些专家的 意见，以帮助他们提高会议的生产力和吸引力。

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虚拟呼叫中心软件可跨位置连接座席。在家工作或远程工作的代理人通过互联网成为凝聚力强的团队。

使用VoIP（互联网协议语音）技术，呼入电话通过互联网而不是电话线路由。这使该软件可以围绕座席和电话设计呼叫中心，而不管线路或位置如何。

一些公司在其虚拟客户服务流程中使用基于AI的“聊天机器人”。这是使用IVR （交互式语音响应）技术完成的，该技术允许计算机通过语音和键盘通过电话进行通信。

但是大多数虚拟代理都是通过VoIP呼叫中心进行远程工作的人员。

为什么要虚拟化？

传统方式运营呼叫中心涉及不必要的成本。您可能需要支付基本工资的70％作为运行成本。 

对于像我们这样的基于VoIP的虚拟呼叫中心，削减成本只是众多好处中的第一项。

通过虚拟呼叫中心大幅削减成本

本地呼叫中心的开销很大。当您考虑房地产，办公室装修，技术和管理的成本时，事情会变得很昂贵。

一个虚拟呼叫中心急剧变化的东西。它大大减少了您对办公空间的需求。这种变化可以导致房地产和中心运营成本大大降低。

您不再需要排除远程员工。有许多最佳实践可优化您的 虚拟团队沟通。

–在不缩减规模的情况下最大程度地减少您的办公室房地产支出

一个虚拟呼叫中心，您可以缩小你的办公室房地产，增加你的员工，并降低成本，而这样做。 

–与在家工作的员工一起扩大您的团队

SparkleComm统一通信平台能够通过允许员工在家工作而扩展团队而无需扩展到更多办公室。他们的最大容量不再与办公室的实际空间联系在一起，因此他们所要做的就是雇用更多的人。

通过使用虚拟呼叫中心，组织可以获得巨大的速度和性能。例如，您可以与座席一起迅速建立呼叫中心，仅需使用应用程序和互联网即可处理来自家里的入站呼叫。 

–避开昂贵的地区，并以更低的价格雇用顶级技术/法律人才

明智的业务举动是将办公室设在便宜得多，规模较小的城市。

–降低起薪并保持理想的雇主

40％接受调查的美国工人认为这是一种特权，他们很乐意减薪来获得它。在这些人中，有74％的人认为减薪2％至5％是值得的。20％的人表示愿意支付当前薪水的10％。

在家中工作对工作的需求正在增加。通过提供他们，潜在的雇员在开始薪水上的挣扎更少了。

因此，您可以降低薪水，以更少的钱获得与甚至更高的才能相同的才能。

远程工作策略的光环效应是如此强大。

6）入站销售活动

入站销售活动着重于销售给致电您公司的感兴趣的买家。如果您的公司在广播，电视或其他大众媒体上做广告，您可能会遇到潜在客户的反响。

您需要操作电话的经验丰富的销售代理商才能获得健康的ROI。计划一个包含脚本，特价和明确目标的入站销售活动。考虑额外的培训，以便您的销售团队可以克服异议并完成销售。

入站销售活动与大多数营销活动并驾齐驱。如果您无法关闭感兴趣的买家，则营销和广告费用将浪费。大规模的入站销售活动的一个例子是电视直播，人们可以通过媒体突击达到人们拿起电话捐赠给非营利组织的目的。

有用的呼叫中心软件功能

下面，我们列出了可帮助您将广告系列提升到更高水平的基本功能。与典型的互联网电话服务不同，呼叫中心功能专为高容量活动而设计。在扩展时，您的呼叫中心软件也会随之扩展。

自动呼叫分配器（ACD） – ACD有效地将呼叫分配给可用的座席。智能路由策略可确保每个呼叫都能到达正确的座席。

呼叫转移–呼叫转移使座席只需单击一下按钮即可转移呼叫。如果您的呼叫中心依靠高级代理商完成交易，那么无缝转接至关重要。

呼叫监控–呼叫监控使经验丰富的座席可以监控学员的呼叫。呼叫过程中，呼叫者无法听到监视器的声音。

通话记录–使用通话记录，您可以保留所有电话对话的数字记录。这是培训新员工和进行质量控制的绝佳工具。

呼叫队列– 呼叫队列让客户等待轮到，即使所有座席都在通话中。即使所有线路都忙，您也不想用忙信号打客户，并强迫他们重新拨号。

联系人列表 –数字联系人列表使您的销售代表可以轻松跟踪他们的电话。它们有助于简化呼叫过程，并为主管提供可靠的记录。

客户关系管理（CRM） – CRM帮助您跟踪所有客户交互。可靠的销售渠道CRM对于成功跟进至关重要。

拨号号码识别服务（DNIS） – DNIS的功能类似于反向呼叫者ID，因此您的VoIP系统可以识别某人拨打的到达代理的号码。这对于跟踪入站呼叫活动的效果很有用。

交互式语音响应（IVR）——使用IVR，呼叫者可以通过录音和拨号盘与电话系统进行交互。设置您的IVR，以确保来电到达正确的部门。

运营呼叫中心活动的最佳解决方案是什么？

这些呼叫中心活动不会激发您的成长吗？无论您的布局如何，都可以提高性能。对于呼叫中心的经理或业务负责人来说，可能会感到压力。

如果您的电话系统不易于配置或添加代理，则可以准备对其进行大修。高效的通话活动具有正确的基础架构。

您需要强大的入站功能。您需要更好的呼出电话功能。您鄙视缓慢而又不可靠的工具，这会使您的团队瘫痪。SparkleComm的 VoIP呼叫中心解决方案具有联络中心所需的所有功能。使用它可以将其提升到一个新的水平。

入站呼叫中心活动

入站广告系列可帮助您改善业务代表处理来电的方式。大多数入站营销活动不专注于销售，而是专注于改善客户服务。您可以细分并关注特定的客户级别。

入站呼叫中心活动的最佳做法

入站呼叫中心的操作与出站呼叫中心的操作不同。由于没有拨号，因此您主要是在与现有客户打交道。

使用自动呼叫分配，因此每个业务代表都可以处理适当的呼叫。

传达策略以建立团队以取得成功。

使用呼叫中心软件实时跟踪呼叫量，以进行劳动力管理。

在呼叫中心展示活动进度，以激励您的员工。

通过应用这些最佳实践，您的入站广告系列将更加成功。

4）客户服务活动

客户服务活动专注于解决客户的入站问题。为了帮助您的代理商有效地为客户服务，请根据客户的关键细分对不同的队列进行分类。

您可以专注于支付更多钱的高价值客户或与您在一起很长时间的客户。客户使用您公司的时间越长，他们越愿意分享坦诚的反馈。

SparkleComm呼叫中心活动的目标始终应该是提供优质的 客户服务。为此，请关注以下指标：

• 等待时间短
• 首次通话解决率
• 放弃率低
• 客户满意度和保留率

这就是通往更快乐客户的道路。如果在每次呼叫后发送自动调查，则可以使用这些手段来评估呼叫中心的帮助。

5）技术支持运动 

与一般客户服务不同，技术支持包括更复杂的方案。不仅要关注表面级别的指标，还应该改善基础流程。底层的呼叫中心基础架构和呼叫路由产生了很大的变化。

考虑以分层方式培训您的团队。此策略可提高您的客户服务团队的绩效。

第一级可以处理大多数“操作方法”和基本问题。第二层可以处理更复杂的问题，这些问题需要更高的能力和技能。

除了测量呼叫时间之类的指标外，首次解决方案至关重要。如果技术支持无法解决您客户的问题，那么您的竞争对手就会这样做。