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在商业生活中，VoIP电话系统已变得非常流行。因为此系统在业务通信中提供了简单性和可负担性。这些电话系统的优点已经遍布全球。这就是传统电话几乎已过时的原因。VoIP极大地简化和改进了企业的通信方式。但是，存在一些基本的VoIP安全问题，对于组织而言，这是不容忽视的。

随着数据泄露成本的增长，保护是每个电话系统不断遇到的问题。参照研究，到今年为止，全球数据侵权的平均损失为392万美元。无论组织的规模如何，数据侵权服务都可能在VoIP系统中造成损害。

VoIP安全的重大威胁

医疗保健、银行业或能源行业等多个行业容易受到网络攻击。识别和理解可能影响您的业务的众多VoIP安全问题至关重要。这样，您可以轻松克服它们。这是您的企业可能面临的5个主要威胁。  

服务攻击拒绝 

VoIP网络由于此攻击而关闭，从而使用户无法使用它。攻击以多种方式发生，例如通过发送提供控制权的数据。拒绝服务攻击通常会影响网站或服务，其中包括知名的Web服务器，银行或信用卡支付网关。另外，他们经常受到复仇，勒索或行动主义的激励。 

战争拨号

黑客通过战争拨号使用不同的技术来自动呼叫多个电话号码，以查找IT安全基础架构中的薄弱环节。这种安全侵害可帮助黑客使用战争拨号工具搜索易受攻击的调制解调器。 

诈骗

黑客可以通过通行费欺诈来拨打另一条线路的电话，从而进入您的IP电话，并且可以拨打昂贵的国际电话号码，从而导致高额的通行费。

网络钓鱼

网络钓鱼是最常见的网络犯罪，在这种网络犯罪中，黑客以合法实体的身份强迫人们提供机密信息，例如个人识别信息，银行业务详细信息以及信用卡或密码。 

通话拦截 

通过呼叫拦截，黑客可以使用不安全的网络拦截呼叫。因此，他们可以在您的VoIP系统上访问实时呼叫甚至视频呼叫。 

网络电话解决方案SparkleComm采用灵活的网络结构，系电信运营商级别的网络应用。同时支持针对企业级别的应用。

5.清除收件箱

您收到的消息中很大一部分可能并不那么重要。实际上，其中许多与您无关。 优良作法是从源头上截断此类消息，以免浪费时间确定它们不重要，然后手动将其删除。

首先浏览最新的消息，然后取消订阅与您的日常工作无关或对您没有其他好处的任何列表。如果您发现任何似乎从未发送过任何相关邮件的发件人，请考虑为他们创建一个手动筛选器，以将其电子邮件重定向到垃圾邮件或垃圾文件夹。

限制收件箱中杂音的另一个技巧是，每当您收到来自所有答复电子邮件线程的另一个无关紧要的响应时，便激活静音或忽略功能。您越无情地阻止收件箱中无关的邮件，就越容易花时间在实际重要的邮件上。

6.简短并使用库存回复

最小化收件箱对您的生活的影响的另一种方法是减少实际回复电子邮件的时间。 

这背后的想法很简单：电子邮件越短，答复时间就越短。当然，这并不意味着您应该用一个词的答案回答每封电子邮件。保持礼貌的专业标准仍然很重要。 

但是，这就是事实，对于大多数电子邮件，您可以很容易地将所需的所有信息打包成五个简短的句子，同时还包含一些必要的趣味性，例如介绍性的“您好吗？”、或离别的“马上说”。

简短而简洁的回答也将使收件人更容易消化信息，甚至可能鼓励他们以类似简洁的回答来效仿。如果您确实想加快回复电子邮件的时间，则还可以考虑将普通电子邮件用于重复出现的邮件或收到的任何常见问题。 

从今天开始达到收件箱零

收件箱零的概念提醒我们，我们的电子邮件以及我们可能使用的任何其他通讯工具如SparkleComm统一通信平台都可以为我们服务，而不是相反。

有效的收件箱管理不是为了盲目的优化以达到零未读邮件。相反，它是关于创建一个系统的，使您能够尽可能轻松地识别出真正需要引起注意的消息，并过滤掉那些不需要引起注意的消息，以便您可以下定决心处理真正重要的事情。

使用本文中介绍的技巧来开发最能满足您需求的收件箱管理系统。而且，如果您热衷于了解有关电子邮件替代方法的更多信息，为什么不给自己预订SparkleComm统一通信平台呢？  

2.安排并关闭

控制您与电子邮件的关系的最有效方法可能就是在检查收件箱时更加有意。 

换句话说，不要在进入收件箱时对每封电子邮件做出反应，而应在每天检查和回复邮件时留出专用的时间。将电子邮件主要视为 异步通信的工具，意味着您可以将更多的时间花费在不间断的，专注的工作上。

找出最佳时间集中在检查和回复电子邮件上可能需要一些反复试验。这在很大程度上取决于您的能量水平和工作流程。但是，作为一般指导，有意义的是首先在早上放置一些时间，然后在早上再次放置，然后在午餐后再在下午放置。

为了从这种日程安排中受益，必须调整警报和通知设置，以使您在非电子邮件时间内不会被收件箱打扰。即使您没有阅读电子邮件，通知本身也足以将您的注意力从正在进行的任何工作中解脱出来。 

暂停收件箱，这样您就不会分心，直到您准备好阅读电子邮件为止。您可以使用“免费暂停”或“收件箱暂停”之类的扩展程序来控制何时在收件箱中出现新电子邮件。

您甚至可能在指定的电子邮件检查时间之外完全关闭了电子邮件程序。这种方法的唯一麻烦是，在某些情况下，可能会收到一封紧急电子邮件，要求您立即做出回应。对于这些情况，您可以设置对发件人的自动回复，其中包含有关如何在紧急情况下与您联系的说明，或者您可以设置自定义通知，仅在收到高优先级电子邮件时才会打扰您。

当您检查邮件时，最好在那儿尝试并处理它们。如果您只是在收件箱中放置一条消息，最终您将不得不重新阅读该消息，并就如何采取措施做出决定，从而使工作量加倍。 

3.使用过滤器和文件夹

减少收件箱混乱的另一种经过测试的方法是花一些时间创建过滤器（或“规则”），以便在邮件到达收件箱后将它们自动分类到不同的文件夹中。

您可以根据传入消息的任何属性来创建过滤器，例如发送者，主题行是否包含特定单词，电子邮件是否包含附件，是否直接发送给您或您是否刚刚已抄送邮件。

将收到的电子邮件分类到不同的文件夹中，可以更轻松地确定要优先处理的邮件。例如，您将要立即关注任何以“客户”或“高级管理”文件夹结尾的消息，而那些以“通讯”文件夹结尾的消息可以保留，直到您有更多的空闲时间为止，劳格SparkleComm即时通讯系统也具有这样的功能。

4.搜索功能是您的朋友

当涉及实物文件时，遵循严格的归档系统非常有意义，这样您就可以在需要时找到所需的文件。 

但是，有了电子邮件收件箱，永远存在的搜索功能意味着您只需简单地搜索相关的关键字，就可以找到所需的大多数主题和附件。不管收件箱有多混乱，这都是事实（尽管我们仍然建议您使用某种程度的过滤）。 

与仅跳至预定义文件夹中的邮件相比，仅依靠搜索功能可能会更加艰巨。但是，至少，搜索功能的有效性表明，您无需承受压力即可保持完美组织的收件箱。

更好的收件箱管理的4条原则

在探讨一些如何实现收件箱为零的策略之前，首先了解哪种心态可以帮助改善与电子邮件的关系非常重要。无论您最终使用哪种特定策略，都应牢记以下原则：

1.不仅仅是电子邮件

电子邮件不是唯一需要我们关注的交流渠道。对于我们大多数人来说，我们的“收件箱”还包含通过社交媒体，物理邮件，语音邮件和其他消息收发应用程序如SparkleComm即时通讯发送的消息。   

这意味着您需要找到一个健康的系统来处理适用于所有渠道的个人通讯。实际上，该系统不能涉及阅读和响应每条消息，这将我们引向下一个重点……

2.你不能全力以赴

由于一天只有几个小时，因此期望自己能够回复收到的每封电子邮件都是不切实际的。而且，大多数进入收件箱的信息可能都不那么重要。

您越早意识到自己无法处理收件箱中的每个项目，就越早专注于处理真正重要的消息。

3.边界很好

设置一些明确的（但要有礼貌！）准则来指导其他人如何与您在线互动可以大大减少您必须处理的电子邮件数量。 

请记住，其他人和您在同一条船上。他们了解在现代世界中，对以您的方式发送的每条消息做出回应是一个不可能的要求，并且他们通常会乐于以更敏锐的方式与您互动。大多数人都会以同情的理解来设定对如何，何时以及是否响应信息请求的明确期望。

  4.对他人做...

如果您希望同事，客户和其他联系人尊重您的沟通界限，则最好也尊重他们的沟通界限。这意味着您应该避免以不断更新的方式轰炸人们，开会后直接打电话给他们，或者在迫在眉睫的截止日期临近时闲逛到他们的办公桌旁进行即兴聊天。

这也意味着您应该尽可能简短地传达信息，如利用SparkleComm即时消息（稍后再介绍）。

将收件箱归零的6个技巧

管理良好的收件箱是为了使您尽可能有效地收听重要消息，同时又将生产力降低的干扰降到最低。使用以下技巧来开发最适合您的收件箱管理系统：

1.充分利用其他交流工具

电子邮件并不是所有类型对话的最佳媒介。我们所有人都参与了电子邮件交换，这似乎拖延了太长时间，而通过接听电话或安排简短的SparkleComm视频会议来迅速解决讨论变得更加有意义。

事实是，您可以通过简单地将更多对话转移到更适合的沟通渠道来减轻管理收件箱的负担。但这并不意味着您需要外出订阅一堆不同的应用程序来获得所有这些不同的通讯选项。 

例如，通过将电话，视频会议和团队消息集成到一个平台中，劳格科技提供了多种电子邮件替代方案，它们更适合于不同部门之间快节奏的团队合作，全部集中在SparkleComm统一通信一个应用程序中。SparkleComm由于具有内置的文件共享功能，因此可以实时共享想法并做出反应，并且可以由多方同时处理文档。您甚至不需要单独的任务管理工具，因为SparkleComm统一通信应用程序使您可以创建任务并将其分配给队友并设置截止日期（甚至对任务进行颜色编码）！

您可能会遇到面对大量未读电子邮件的恐惧，或者忽略了一些混乱中丢失的重要消息的恐慌。 也许您想知道是否有可能真正掌握不断填满收件箱的永无止境的消息流的顶部。考虑到传入邮件的数量之多，似乎您永远都在逆流而上。 

好消息是你并不孤单。数十年来，人们一直在努力解决如何管理不断补充的收件箱的问题。到2024年，全球电子邮件使用量预计将达到45亿用户，这个问题不会很快消失。您需要的是一个可持续的收件箱管理系统，该系统可确保您与重要对话保持联系，并为您提供专注于其他生产活动所需的时间和空间。在本文中，我们将研究如何采用“收件箱为零”的原则和策略来保护自己免受通讯过载的影响。 实际上，现在已经有很多通讯平台代替了电子邮件，例如劳格科技SparkleComm统一通信平台就集成了电子邮件、即时消息的功能。

就像我们将看到的那样，收件箱为零并不意味着要拥有一个完全为空的收件箱，而是要想出办法以最小的精神压力来保持您的个人通讯的最上端。

让我们从查看收件箱零开始的方式开始，消除对实现它的含义的常见误解。

收件箱零：真正意义是什么

术语“收件箱为零”最初是由生产力作家Merlin Mann创造的，用于描述一种简单的，三层的收件箱管理方法。 

根据Mann的系统，每当您在收件箱中遇到新电子邮件时，都应通过以下三种方式之一进行处理：

1.如果不需要您采取任何措施，请立即将其存档。

2.如果消息需要快速简单的答案，请在那儿进行答复，然后将其存档。

3.如果该消息需要一个复杂的或深思熟虑的答案，请延迟编写您的答复，直到以后有机会全面答复为止。

像我们大多数人一样，曼恩熟悉每天面对满溢收件箱的压力，并认识到这是许多人可避免的压力来源。在开发他的系统时，他的目标是使我们摆脱不断思考我们的电子邮件所带来的消耗。而且他的哲学很简单：不需要阅读无关的消息，可以立即处理简单的消息，而更长的消息可以等到我们留出时间来正确回答它们。 

不幸的是，许多人误解了收件箱零号的意图，并取而代之的是保持收件箱干净整洁的压迫。 但是，曼恩（Mann）从来没有打算使用“零”一词来暗示您应该对保持收件箱为空做出狂热的承诺。相反，“零”只是指您不希望收件箱中的注意力集中在收件箱上。 

这是关于释放你的精神收件箱，这是收件箱零的精髓。当我们以这种方式思考时，我们意识到有效的收件箱管理系统可以帮助我们在沟通需求与生产性工作的所有其他需求之间取得适当的平衡。   当然，收件箱混乱无助于头脑清晰或有效的项目管理，但也没有使您的所有其他活动服从于达到零未读邮件的毫无意义的目标。因此，考虑到这一点，现在让我们看一下开发实用，有效的收件箱管理系统所需的条件。