归档: January 2021

没有太多人喜欢在线网络会议。为了减少会议次数，每次会议应尽可能高效。满足效率的关键因素是参与者的参与。在本文中，我们将讨论提高在线网络会议参与度的10个技巧。在线会议参与

开始或结束在线会议时开个玩笑

这位爱好幽默的作家坚信，开个玩笑会很快引起与会者的注意。这是一个示例：“修复回声需要多少员工？不，认真的人可以解决该回声，否则您将全部被解雇。”

开始使用智能计划

注意细微的事情。星期几，会议时间和与会者时间表都可以影响他们的注意力范围。进行有趣的对话和视觉辅助，使会议尽可能简短，以使人们保持新鲜感。

明确说明在线会议的议程

组织很重要。会议主持人应列出所有要讨论的主题。您可以在会议开始时进行此操作，也可以将其放在会议邀请的议程部分中。

鼓励互动气氛

主持人应为所有与会人员提供有关您在会议主题上要输入的内容的角色。当他们可以拒绝时，请人们讲话。在转移到另一个主题之前，请人们进行输入。确保它们没有处于静音状态。

糖果粉碎

吃糖果鼓励参与，即使在这种情况下，他们也必须自己提供。使用关键字时，每个参与者都吃一块糖果，以帮助他们注意并吸引糖人。

他们可以拒绝，但是请他们

如果主持人呼吁人们讲话，那么每个人都会参与其中。这将给参加者施加必要的压力，使其注意，同时也显示出尊重所有人意见的迹象。

做笔记

为什么学生在演讲期间做笔记？保留信息并参与他们的教育。同样的概念在这里适用，让您的与会者记录在线会议和会议后的记录。

寻找人们想说话时发出的信号

有些人（例如我）可能会很害羞，无法在在线网络会议中插话。并不意味着我们的意见没有任何价值。如果只有主持人可以给我们点头。

给谈判留下一些结果

会议主题的结论有时可以协商。通过给他们投票，辩论甚至决定因素，向与会者表明他们的意见很重要。无疑将有助于下次会议的参与。

简化决策

为了节省时间和效率，决策过程应尽可能地流畅。主持人应该有一个容易做出决定的过程，无论是投票，明确选择还是时间表。

劳格(SparkleComm)统一通信平台，除提供语音的IP电话及视频通话外，也让企业能够有效的整合现有的数据业务流程。企业或组织机构可以从一个统一的软件界面(iOS／Android／Windows／macOS)，采用熟悉简单的操作模式进行语音通话、视频通话、电话会议、视频会议、即时消息、文件传递，而不用担心信息遗漏、延迟和误发等，从而拥有企业或组织机构专属的内部通讯解决方案。

商业VoIP电话系统是一种功能强大的解决方案，它利用Internet（而不是固定电话连接）来拨打和接听电话。

它看起来似乎并不多，但实际上可以为您的企业带来很多好处。

这是您需要了解的有关企业VoIP电话系统的所有信息。

毫无疑问，这些年来商务电话系统已经发生了变化。

如今，它们不仅促进了员工之间的沟通，而且还成为许多客户和销售支持团队的主要工具。

但是，随着其受欢迎程度的提高，用户的期望也在提高。

结果，当今的商务电话系统只需要大量存储。

为呼叫中心提供全渠道支持，使团队易于沟通，提供高级功能并与其他工具集成——仅是对它们的期望的几个示例。

幸运的是，现代VOIP解决方案完全有能力满足这些期望。

您还能从商务VoIP电话系统中得到什么？

以SparkleComm统一通讯中的SparkleSoftPhone为例。

SparkleSoftPhone是基于云的VoIP电话系统除了真正简化通话和降低成本外，还可以为您的企业带来很多好处。

您应该研究的最常见功能肯定是：

呼叫排队——您可以根据预定义的规则和业务代表的可用性将所有来电按队列排序

通话记录——您可以自动记录所有通话，并且可以随时随地访问它们，

个性化的问候和音乐——您可以轻松自定义呼叫者在与您联系时听到的第一件事，并鼓励他们留下您以后可以收听的语音信箱（说：这是您可以在下班后设置语音信箱问候的方法）

分机——具有个性化的号码和分机将使您的呼叫者可以与公司中的任何人联系，并让您在需要时将呼叫无缝路由到其他座席

回调——能够在您未接来电时自动与客户联系，这可以帮助您降低通话放弃率并提高客户满意度

集成——您将能够将电话系统与CRM，电子商务解决方案或帮助台工具集成在一起，以将所有相关数据保存在一个地方，从而更好地为呼叫者提供服务

联系历史记录——包括以前的电话，订单，聊天或便笺在内的所有客户互动的完整概述始终可以触及，因此无需在多个系统中查找它们

实时信息中心——无论团队多大，它都可以实时监控呼叫中心的活动

电话会议——安排电话会议的可能性可以改善团队中以及与客户或业务合作伙伴之间的信息流。

这些只是功能强大的VoIP电话系统中可以找到的一些功能。

实际上，它们是VoIP和传统电话系统之间的主要区别——考虑到它们提供的好处，这不足为奇。

实际上，基于云的电话系统可以轻松支持客户服务和销售团队的工作。

SparkleComm是这种解决方案的完美方案。

它不仅使您可以拨打和接听电话，而且可以利用对座席和呼叫的见解（无论是呼入还是呼出）。

您还可以将其与已经使用的大量工具集成在一起，包括CRM软件，帮助台工具或实时聊天，以支持您的联络中心。

如果您仍然不确定，可以免费试用。充分利用它！

12）客户喜好

如果您的客户不喜欢您使用的技术，那么呼叫中心有什么好处？

呼叫中心的目标是为您的客户解决问题。您想使他们易于联系并解决他们的问题。这建立了良好的客户关系。

在选择使用基于云的解决方案还是本地解决方案时，考虑客户希望使用的沟通渠道至关重要。

研究表明，有77％的客户 认为解决问题的速度是良好服务的最佳指标。换句话说：他们希望问题能够快速解决-并且不愿意等待代理商来接听电话。

使用现场呼叫中心，您将无法使用使快速解决成为可能的关键功能。您无法轻松转移呼叫，并且如果座席不在他们的办公桌旁，则通往他们电话的线路将转到语音邮件。

基于云的系统没有此问题，因为它提供了交互式语音响应（IVR）系统。结合了两个基本功能：

自动话务员：拨打您的虚拟电话号码的客户将与自动话务员打招呼。此消息询问他们需要什么帮助，而不是等待接待员接听电话。（可以将其视为具有自助服务方式的帮助台。）

呼叫转移：客户说他们需要帮助才能将某人添加到他们的帐户中。因此，基于云的系统将它们定向到专门从事该领域的代理。

切记：与具有出色客户满意度期望的公司开展业务时，美国人将多支付17％的费用 。从长远来看，这可以为您带来更多的客户。

结论

如您所见，每种类型的呼叫中心软件之间有很多差异。但是，基于云的SparkleComm呼叫中心的优势远远超过了现场解决方案的优势。

虚拟呼叫中心系统更加可靠和可扩展。另外，它适用于选择远程工作的劳动力不断增长的团队。在当今动荡不定的时代，这一点很重要。

开始使用SparkleComm建立基于云的呼叫中心。这使您可以无限制地访问通话记录，由AI驱动的呼叫分配以及无限制的呼叫队列-所有这些都必然会增加客户参与度。

这是运行高效VoIP呼叫中心所需的一切！

9）合作

您可能会有客户支持团队来处理呼叫中心内的特定问题。例如：

• 五名员工处理账单查询
• 八名员工帮助客户开设帐户
• 15名工作人员协助处理随机请求

虚拟电话系统具有自动呼叫分配器（ACD）。这会询问客户他们需要什么帮助，并将客户引导到最相关的支持团队-只要他们可用。

自动呼叫转移使协作变得容易。您无需像在本地电话系统上那样将呼叫者传递到办公室周围即可找到合适的人。

另外，您无需记住每个团队成员的复杂扩展名，也无需保留每个业务代表的专长。

使用SparkleComm软件，您只需使用设备上的软件，单击您想要将呼叫转接到的人。而已。

10）整合

软件集成对于您的业务战略至关重要。这是有道理的-我们比以往使用更多的工具和软件。逐个应用程序手动花费时间是对时间的巨大浪费。

本地呼叫中心软件无法解决该问题。标准的有线连接仅能接听电话。

您每次会议的所有笔记都必须手工完成。您可以将这些笔记复制到计算机上，并在需要时通过电子邮件将其发送给您的团队。

这就是真正的基于云的软件。由于是虚拟的，因此您的所有通话信息都已存储在设备中。该数据可以与其他工具（例如CRM）集成。

假设您正在与客户A通话。当来电匹配其详细信息时，CRM集成会提取其通话记录。它提取他们的客户信息，例如：

• 他们上次通话的日期和时间
• 他们之前曾寻求帮助的问题
• 他们就某个特定问题打电话了多少次

11）分析和通话统计

我们已经提到过，基于云的呼叫中心平台可带来生产力优势。

这不只是一种理论-您实际上可以使用实时分析来检查代理性能。

它将向您显示有关呼叫中心活动的重要数据，例如：

• 哪个座席接听电话最多
• 客户满意度最高的代理商
• 哪个座席在每次通话上花费最多的时间

没有这些指标 是可见的与现场系统。这样就不可能准确地跟踪您的呼叫代理的绩效并奖励最好的员工。

另外，虚拟呼叫中心具有呼叫监视功能。您可以记录代理商与客户的对话，并重放特定的客户互动。

那是用于培训目的的金尘。您可以向新员工展示最佳（和最差）方式，以提供良好的客户体验。

6）可靠性和停机时间

您的企业负担不起停机时间。当呼叫中心软件出现故障或完全不可用时，您实际上什么也做不了。但是您的客户仍在打电话，并且您仍在支付代理商的薪水。

幸运的是，云联络中心软件可帮助减少停机时间而严重影响您的业务的风险。在SparkleComm，我们的正常运行时间达到了99.999％的记录。您的代理无法拨打电话的情况极为罕见。

现场电话系统不能总是保证正常运行时间。在温暖的一天，您的服务器机房可能会过热。工程师可能未正确安装电线。当这些灾难发生时，您的维护团队可能会生病。这些情况中的每一种都会损害业务连续性。

而且，更糟糕的是：停机时间比虚拟系统还要持续更长的时间。您将不得不等待工程师对其进行修复。

7）防止黑客入侵的安全性

黑客攻击是企业的主要问题。

您不希望您的呼叫中心成为数据泄露的受害者，而让黑客监视您的所有客户通信。

通常将现场电话系统视为最安全的选择。服务器和连接在您的办公室中。黑客将需要绕过您的办公室安全并进入服务器机房才能访问该信息。

一些企业怀疑虚拟呼叫中心软件，因为从表面上看，它没有这种级别的安全性。

但是，如果您使用的是云解决方案，则无需担心呼叫黑客攻击。包括SparkleComm在内的某些提供商拥有军用级数据中心。这些系统全天候24/7受到监控。立即发现并解决任何潜在威胁。

8）移动团队的灵活性

一个越来越多的企业都允许员工远程工作。大约29％的员工在家工作，另外20％的员工是流动员工（在旅途中工作）。

本地电话系统完全不适合那些企业。您需要办公室里的员工从有线设备接听电话。

但是，基于云的呼叫中心软件使它们可以在任何地方工作。您的呼入呼叫中心代理可以位于世界的另一端，仍然可以通过其设备接听商务电话。

他们只需要一个互联网连接和一个设备（例如手机）就可以打出电话。

这为企业提供了另一个优势：您可以雇用远程支持代理。您的员工不必在同一间办公室上下班。

这意味着您可以在全球范围内找到最优秀的人才，并聘请最优秀的客户服务代理商-无论他们身在何处。

3）维护和保养 

物理电话系统需要维护。您可能会意外地断线或服务器过热。您还需要每隔几年升级一次设备；电话技术贬值。

这些问题中的每一个都意味着您需要打电话给维护部门，这将导致又一次昂贵的旅行，从而中断您的办公室。每次旅行可能会使您的每个代理商损失超过23分钟的时间。那就是他们被干扰后要花多长时间才能回到正轨。

基于云的电话系统没有这个问题，因为它们并不总是需要台式电话。您可以改用软件电话-设备上安装的计算机软件。

如果您的虚拟呼叫中心软件停止运行，请致电您的服务提供商。他们可以解决问题而无需到您的办公室。

以下是有关如何解决无法正常工作的商务电话线路的更多建议。

4）代理商生产力

您是否知道企业与员工建立联系后，生产率会提高20-25％ ？

云联络中心解决方案使用人工智能来做到这一点。目的是使您的呼叫中心代理更有效率。

以预测拨号器功能为例。它分析以前的呼叫行为以预测座席将呼叫哪个号码，从而节省时间。他们不需要记住完整的号码，也不需要在拨号时全部输入。

但是，本地呼叫中心解决方案没有自动拨号器。工作人员需要记住要在台式电话上拨打哪些号码。

这是在安装和维护期间分散他们注意力的主要时间。

5）可扩展性

随着业务的增长，致电您的支持热线的客户数量将会增加。您将不可避免地雇用新的客户支持代理来帮助您处理这些电话。

唯一的问题？现场电话系统很难扩展。每次安装新的台式电话时，您都需要支付额外的费用。该台式电话需要另一位标注工程师将其连接到本地服务器。最重要的是，将新台式电话添加到您的呼叫路由流程可能需要花费数小时。

但是，基于云的联络中心解决方案更易于扩展。随着您的外拨呼叫中心的增长，它也随之增长。

在招募新员工时，您不需要任何其他硬件。一旦您设置了呼叫路由，他们便可以从其现有工作计算机接听电话。

要使他们能够访问您的SparkleComm虚拟呼叫中心，只需要将更多用户添加到您的在线帐户中。

大多数时候，您甚至不需要致电服务提供商。只需将软件下载到他们正在使用的设备上，为他们提供访问权限，他们就可以使用了。

有足够的电话系统术语可以使您的头部旋转。您经常需要一本字典来了解您要支付的费用。当您尝试运行呼叫中心时，不了解VoIP和商务电话的细微差别并不理想。

我们希望使用两种最受欢迎的呼叫中心软件类型来创造记录：本地和基于云的呼叫中心。目标？为了帮助您确定您的业务需要哪些。

呼叫中心类型

1）本地呼叫中心

本地呼叫中心是办公室的传统设置。它使用物理设备，包括台式电话和服务器。

台式电话通过PBX系统连接到服务器。因此，它被称为现场呼叫中心-设备存储在您的工作场所。

使用本地呼叫中心的企业数量正在下降。

为什么？因为设置很复杂，所以您的团队负责维护它。而且，如果出现问题，您需要与电话系统提供商进行约会，以使其恢复正常运行。

2）基于云的呼叫中心

基于云的呼叫中心与本地设置相反。您在工作场所不需要物理设备；服务器在线。

基于云的SparkleComm呼叫中心通常使用云托管的PBX运行。 通过VoIP（互联网协议语音）连接进行呼入和呼出电话。这意味着您的客户支持代理可以通过Internet连接而不是有线连接来拨打和接听电话。

使用基于云的提供商的代理可以使用任何连接互联网的设备与客户进行通信。他们可以使用个人手机、笔记本电脑或台式计算机。只要他们拥有4G或Wi-Fi这样的互联网连接，他们就很好。

本地呼叫中心与基于云的呼叫中心：前12个差异

1）设置和持续成本

建立呼叫中心时要考虑的最重要因素之一是与之相关的成本。

传统的本地电话系统通常具有较高的设置成本。您需要提供者来您的工作地点并安装设备。费用会随着安装时间和设备本身的成本而累积。

但是，基于云的呼叫中心最多可以为您节省60％的成本。这是因为云托管的PBX系统是虚拟的。您不需要工程师来安装任何设备，也不需要花费昂贵的台式电话费用。

只需联系您的基于云的提供商，并要求他们使用您已经拥有的设备进行虚拟设置。

最好的部分？基于云的系统节省的成本并不止于此。呼叫中心随附的虚拟电话号码使客户可以更便宜地致电给您。没有更高的国际电话费率；他们正在使用互联网连接给您打电话。

2）安装时间

我们已经知道本地呼叫中心需要物理设备。您需要与服务提供商联系，并要求他们安装系统。

本身就是一个压力大的情况。您不仅需要商定一个安装日期（可能需要数周的时间），而且还需要他们进入您的办公室进行安装。仅安装一次，就可能耗费整整一天的时间。

但是，呼叫中心软件在线。您不需要工程师来工作。他们可以在线设置您的虚拟呼叫中心。您所需要做的就是将移动应用 下载到代理的设备上，或在浏览器中启动该服务。

在配置基于云的呼叫中心时，请记住以下方便事项清单。

3.它使共享和注释文件变得快速，容易

假设您需要由团队运行文档以进行编辑和获得常规反馈。如果您使用的是电子邮件，则必须打开一条新消息，考虑一个相关的主题行（以便将来所有人都可以找到此电子邮件），起草并发送带有附件的消息，以及然后将所有不同的注释和注释集归还给您。

如果您的同事直接注释您的文件，则必须全部打开它们，捕获每个人的笔记，然后以干净的新版本同步所有内容。再过几周，如果您需要弄清楚是谁提出了什么建议以及为什么要提出建议，则必须寻找并查看每个人的电子邮件。（希望您能找到它们！）

现在，如果您使用的是正确的文件共享工具，则可以轻松地从一开始就保持所有这些详细信息。您只需上传文件并标记团队要求评论和编辑。使用正确的SparkleComm文件共享应用程序，您的团队将能够在应用程序中直接注释文件，无需更改原始文件。这意味着您可以在应用程序中查看每个人的注释，并在干净的本机文件中仅添加所需的注释。

更好的是，文件共享功能已集成到更大的SparkleComm团队消息传递和协作应用程序中，您可以实时共享文件，而您正在与团队进行其他即时消息传递之类的任务，甚至创建新任务或团队跟踪的事件。

什么是最好的文件共享服务？

好的，我们一直在暗示要确保您使用的是正确的文件共享服务，而不仅仅是选择您发现的第一个文件共享服务。但是，什么使一种服务比其他服务更好呢？

我们的看法是，您应该在文件共享应用程序中寻找几件事。这些功能将为您的团队和公司带来最大的价值：

首先，请确保它是免费的。许多免费的文件共享工具只有在您的团队达到最大文件上传数量之前才免费（请记住，每个版本都算作一个唯一的上传）。或文件总存储大小的上限。或最大数量的团队成员访问该服务。然后，这些服务将引导您进入其“企业”或“专业”订阅。

告诉他们，不用了，谢谢，而是找到了一种服务，该服务实际上永久地提供免费文件共享和无限文件存储。

确保它是更大的团队协作平台的一部分。应用跳频是一种痛苦，它还会降低生产率。即使您有免费的文件共享应用程序，也不想每次要向团队发送文件进行审核时都不必跳出您从事的其他工作任务。

相反，请寻找嵌入在集成团队协作环境中的免费文件共享功能。想象一下，如果您的团队可以将文件直接拖到他们的团队聊天应用程序中，那么他们现在将决定与团队共享文件，那么他们的生产力将会提高多少。例如劳格SparkleComm统一通信系统，就有免费文件共享功能。想象一下，如果在SparkleComm应用中即使在创建团队邀请时也可以将任何相关文档拖放到其中，那么为团队日历创建一个新的事件或任务将变得更加简单。

换句话说，不要仅仅寻找用于共享团队文件的其他应用程序。查找一个完全集成到多人团队消息和协作解决方案中的免费文件共享应用。幸运的是，您可以在SparkleComm应用程序中找到所有这些一体化功能，包括无缝集成到团队协作平台中的免费文件共享。

曾经尝试在旧电子邮件中查找文件，但您不记得发件人，主题行或文件名了吗？疯了，不是吗？这样的不便会降低您的生产力并消耗精力。更糟糕的是，当您最终找到该文件时，您可能已经忘记了让您首先寻找它的绝妙主意。这就是为什么我们相信不要将工作文件发送到电子邮件中，而是要使用SparkleComm云统一通信应用程序来建立您的团队以进行免费文件共享。

但是，避免您在一页一页的电子邮件中查找您知道的文件，这只是使用文件共享工具的众多好处之一。这是其他可以帮助您整个团队的方法。

1.它创造了一个单一的真理来源

每当您和您的同事在文档，电子表格，设计模型或任何其他类型的文件上进行协作时，您都会得到很多版本。如果这些文件散布在团队的电子邮件和台式机中，那么一周之内（更不用说六个月的时间），谁又会知道File_rev4是最新的文件，还是某个地方存在File_rev5？

当您都使用同一个文件共享应用程序（如SparkleComm）时，您将自动归档所有这些版本并将它们组织在同一位置，这样，跟踪最新文件将很容易。另外，您不必担心令人尴尬的事件，例如您的一位同事错误地与客户共享过时的版本，因为他们不知道团队此后就对其进行了更新。

2.您的团队可以在任何地方访问他们的文件

许多专业团队无法在办公室外访问其工作电子邮件。当涉及团队在文件上的协作时，这可能会使您的团队无法推进项目，除非关键参与者在他们的办公室计算机上。

但是，借助SparkleComm的文件共享服务，您和您的团队可以在任何地方查看，编辑和共享项目的文件。实际上，您的团队甚至可以发现这种方式（在办公室外）更有效地协作，因为您不会每隔30秒就收到一封新的工作电子邮件而受到打扰。

3.参与度

根据研究表明，远程工作的员工中，有60％至80％的时间（即每周工作五天的三到四天）是最敬业的。90％的员工表示，工作环境的灵活性有助于他们的士气。

研究还发现，远程工人的生产率比现场工人高20％到25％。员工敬业度的另一个标志：允许远程工作的公司的营业额比不提供在家工作的公司的营业额高25％。

4.保留

灵活的工作是员工最希望从雇主那里获得的福利之一。一项调查发现，80％的工人会选择雇主提供灵活的时间表，而不是没有弹性的时间表。另一个发现，有30％的受访者因为没有提供灵活的工作选择而辞职，另有16％的人出于同样的原因正在寻找新的职位。

5.文化

考虑公司文化很重要，因为在家庭工作团队中很难培养，并且56％的员工表示，良好的工作场所文化对他们来说比薪水更重要。 

在没有我们以前经常面对面的互动的情况下，将新员工定位到公司会比较棘手。为了与您的远程员工共享公司文化，请使用有效的沟通策略，例如经理签到，新闻通讯，员工调查和SparkleComm视频聊天，仅举几例。

对性能的直接影响

不提供任何工作灵活性的可能性，将来可能会吃亏。您不仅不能吸引顶级人才，而且还可能使潜在的员工流失给竞争对手，这将直接影响公司的绩效。

随着越来越多的公司开始提供永久性的远程工作机会，请确保您已准备好这样做。请记住，您的成功将取决于强大的统一通信系统，例如劳格SparkleComm统一通信系统可通过直接的消息传递，音频，视频和Web会议与您远方的员工保持紧密联系。SparkleComm 除提供语音的IP电话及视频通话外，也让企业能够有效的整合现有的数据业务流程。企业或组织机构可以从一个统一的软件界面(iOS／Android／Windows／macOS)，采用熟悉简单的操作模式进行语音通话、视频通话、电话会议、视频会议、即时消息、文件传递，而不用担心信息遗漏、延迟和误发等，从而拥有企业或组织机构专属的内部通讯解决方案。这将使您的在家工作的员工无论居住在何处，使用台式机还是移动设备以及访问办公室的频率如何，都能够取得成功。